Флаер за состаноци за почеток на проектот за нокти во 8 чекори (+бесплатен шаблон!)

Дури и најдисциплинираните компании таму понекогаш можат да почувствуваат дека нивните проекти одат на лошо. Почесто отколку не, проблемот е еден од подготовка. Решението? Добро структурирана и целосно интерактивна почеток на состанокот на проектот!

Повеќе од обична помпа и церемонија, добро изведен состанок за почеток може навистина да извлече нешто убаво од десната нога. Еве 8 чекори за одржување на состанок за почеток на проектот што создава возбуда и добива сите на истата страница.

Време на започнување!

Што е состанок за проектот Kickoff?
Зошто состаноците на проектот за почеток се толку важни?
8 чекори до состанок за кикот на проектот Кикас
Шаблон за агенда за состаноци за почеток на проектот

Совети за запомнување на состаноците

Мора претходно да имате агенда за почетниот состанок. Испраќањето на е-пошта за почетокот на проектот е многу важно! Значи, ајде да ги провериме неколкуте примероци од агендата на почетниот состанок!

Почетната сесија треба да биде кратка и концизна, со многу игри и активности, како што е тоа кога AhaSlides доаѓа многу при рака! Проверете повеќе совети со нас како подолу:

Алтернативен текст

Започнете го разговорот.

Добијте вреден придонес од вашиот тим и клиенти за време на состанокот на почетокот на проектот. Користете анкети во живо, прашања и одговори и алатки за размена на идеи со овој бесплатен шаблон!

🚀 Погледнете го шаблонот

Што е состанок за проектот Kickoff?

Како што пишува на плехот, состанок за почеток на проектот е состанок каде што ќе го започнете вашиот проект.

Вообичаено, состанокот за почеток на проектот е првиот состанок помеѓу клиентот кој нарачал проект и компанијата што ќе го оживее. Двете страни ќе седнат заедно и ќе разговараат за основите на проектот, неговата цел, неговите цели и како тој ќе стигне од идејата до реализација.

Општо земено, има 2 типови на почетните состаноци за кои треба да знаете:

Надворешен почеток на проектот - Развоен тим седнува со некој од надвор од компанијата, како клиент или заинтересирана страна, и дискутира за планот за проект за соработка.
Внатрешна PKM - Тим од во рок од компанијата седнува заедно и разговара за планот за нов внатрешен проект.

Иако и двата типа може да имаат различни исходи, постапката е прилично исто. Во суштина постои нема дел на надворешен почеток на проектот што не е дел од внатрешен почеток на проектот - единствената разлика ќе биде за кого го држите.

Повеќе ангажман со вашите собири

Зошто состаноците на проектот за почеток се толку важни?

Целта на Почетните состаноци треба да биде гласна и јасна! Можеби изгледа доволно едноставно да започнете проект само со доделување на еден куп задачи на вистинските луѓе, особено на денешното работно место опседнато со табла Канбан. Сепак, ова може да доведе до тоа тимовите постојано да го губат својот пат.

Запомнете, само затоа што сте на иста табла не значи дека сте на истата страница.

Во срцето на истиот, состанокот за почеток на проектот е искрен и отворен Дијалог помеѓу клиент и тим. Тоа е не низа соопштенија за тоа како ќе работи проектот, но a разговор за плановите, очекувањата и целите до кои се стигнува со разуздана дебата.

Еве некои од придобивките од одржувањето на состанокот за почеток на проектот:

Ги добива сите подготвени - „Дајте ми шест часа да отсечам дрво и првите четири ќе ги поминам на острење на секирата“. Ако Абрахам Линколн беше жив денес, можете да бидете сигурни дека првите 4 од 6 часа на проектот би ги поминал на состанок за почеток на проектот. Тоа е затоа што овие состаноци содржат сите неопходните чекори за да се тргне кој било проект на десната нога.
Тоа вклучува сите клучни играчи - Почетните состаноци не можат да започнат освен ако не се сите таму: менаџери, раководители на тимот, клиенти и кој било друг што има удел во проектот. Толку е лесно да се изгуби трагата за тоа кој е одговорен за што без јасноста на почетниот состанок за да се сфати сето тоа.
Тоа е отворено и колаборативно - Како што рековме, почетните средби на проектот се дебати. Најдобрите се ангажираат сите присутни и изнесете ги најдобрите идеи од сите.

Повеќе ангажман со вашите собири

8 чекори до состанок за кикот на проектот Кикас

Значи, што точно е вклучено во агендата на почетниот состанок на проектот? Го намаливме на 8-те чекори подолу, но секогаш треба да запомните дека постои нема поставено мени за овој вид состанок.

Користете ги овие 8 чекори како водич, но никогаш не заборавајте дека лежи крајната агенда ти!

Чекор # 1 - Вовед и кршачи на мраз

Секако, единствениот начин да се започне кој било почетни состанок е преку меѓусебно запознавање на учесниците. Без разлика на должината или големината на вашиот проект, клиентите и членовите на тимот треба да бидат меѓусебно во првичните услови пред да можат ефикасно да работат заедно.

Додека едноставен вовед од типот „оди заокружена маса“ е доволен за да ги запознае луѓето со имињата, мразокршачот може да додаде уште еден слој на личност осветли го расположението пред почетокот на проектот.

Пробајте го ова: Се вртат на тркала 🎡

Поставете едноставни теми за воведување на спинер тркало, потоа натерајте го секој член на тимот да го заврти и да одговори на која било тема на тркалото. Смешни прашања се охрабруваат, но не заборавајте да го задржите повеќе или помалку професионално!

Тркало за вртење кое се користи како прекинувач за мраз.

Дали сакате повеќе вака? 💡 Имаме 10 мразокршачи за секој состанок точно тука.

Чекор # 2 - Позадина на проектот

Бидејќи формалностите и свеченостите се надвор од патот, време е да започнете со отпочнување на бизнисот. За да започнете состанокот успешно, треба да имате јасна агенда за почетниот состанок!

Како што прават сите големи приказни, најдобро е да започнете од почетокот. Нацртај ја целата преписка помеѓу вас и вашите клиенти за да ги натерате сите вклучени во проектот целосно да се запознаат со она што се случило досега.

Ова може да биде слики од е-пошта, текстови, минути од претходни состаноци или какви било ресурси што додаваат каков било вид контекст за вашата компанија и вашиот клиент. Олеснете им на сите да визуализираат правејќи временска рамка.

Чекор # 3 - Побарувачка на проектот

Покрај позадината за кореспонденција, ќе сакате да нурнете длабоко во деталите на зошто овој проект е започнат пред се.

Ова е клучен чекор бидејќи дава јасен преглед на точките на болка што проектот сака да ги реши, што е нешто што и тимовите и клиентите треба да го чуваат во првите редови на нивниот ум во секое време.

Протипирај 👊

Вакви фази се зрели за дискусија. Прашајте ги вашите клиенти вашиот тим да ги изнесе своите идеи зошто мислат дека овој проект е сонуван.

Доколку е применливо, секогаш треба да се обидувате да го канализирате глас на клиентот во овој дел. Соработувајте со клиентот за да набавите примери од реалниот свет на потрошувачи кои споменуваат точки на болка што вашиот проект се обидува да ги поправи. Нивните мислења треба да го обликуваат начинот на кој вашиот тим му пристапува на проектот.

Чекор # 4 - Цели на проектот

Значи, го разгледавте Минатото на проектот, сега е време да се погледне на иднина.

Имајќи директни цели и јасна дефиниција за успех за вашиот проект навистина ќе му помогне на вашиот тим да работи кон него. Не само тоа, тоа ќе му покаже на вашиот клиент дека сте сериозни во врска со работата и имате слично високи влогови во тоа како оди.

Прашајте ги присутните на состанокот „Како ќе изгледа успехот? Дали е тоа повеќе клиенти? Повеќе критики? Подобра стапка на задоволство од клиентите?

Без разлика на целта, таа секогаш треба да биде ...

Остварување - Не претерувајте се. Знајте ги вашите граници и замислете си цел вие всушност имаат шанса да постигнат.
Мерливи - Поддржете ја вашата цел со податоци. Целете кон одреден број и следете го вашиот напредок кон него.
Време - Дајте си краен датум. Направете сè што можете за да ги постигнете вашите цели пред тој рок.

Чекор # 5 - Изјава за работа

Ставањето на „месото“ на „почетен состанок“, Изјава за работа (SoW) е големо нурнување во спецификите на проектот и како тој ќе се спроведе. Тоа е главно наплата на агендата за почеток на состанокот и треба да го привлекувате најголемиот дел од вашето внимание.

Проверете го овој инфографик за тоа што да вклучите во вашата изјава за работа:

Инфографик што ги објаснува 6-те мини чекори вклучени во објавувањето изјава за работа на состанокот за почеток на проектот.

Имајте на ум дека изјавата за работа не се однесува толку на дискусијата како на остатокот од агендата за состаноците на проектот. Ова е навистина време за проект да се доведе едноставно изложи план за акција за претстојниот проект, а потоа зачувајте ја дискусијата за следна точка на состанокот.

Исто како и остатокот од вашиот почетен состанок, вашата изјава за работа е супер променлива. Спецификите на вашата изјава за работа секогаш ќе зависат од сложеноста на проектот, големината на тимот, деловите вклучени итн.

Сакате да знаете повеќе? 💡 Проверете го ова сеопфатен напис за изработка на изјава за работа.

Чекор # 6 - Оддел за прашања и одговори

Иако можеби се чувствувате принудени да го напуштите вашиот дел за прашања и одговори до крај, ние всушност би препорачале да го задржите директно по вашата изјава за работа.

Таков јасен сегмент сигурно ќе предизвика прашања и од вашиот клиент и од вашиот тим. Бидејќи најголемиот дел од состанокот е толку свеж во мислите на сите, најдобро е да се удри додека пеглата е жешко.

Користењето на софтвер за интерактивна презентација за домаќин на вашите прашања и одговори може да помогне сè да се одвива непречено, особено ако вашиот состанок на почетокот на проектот има голем број на присутни....

Тоа е организирано - Прашањата се подредени според популарноста (преку гласови за позитивно) или според времето и можат да бидат означени како „одговорени“ или закачени на врвот.
Тоа е модерирани - Прашањата може да бидат одобрени и отфрлени пред да бидат прикажани на екранот.
Тоа е анонимни - Прашањата може да се поднесуваат анонимно, што значи дека секој има глас.

Чекор # 7 - Потенцијални проблеми

Како што рековме претходно, состанокот за почеток на проектот е да се биде што е можно поотворен и искрен. Тоа е како градиш чувство на доверба со вашиот клиент од голот.

За таа цел, најдобро е да се разговара за потенцијалните проблеми со кои може да се соочи проектот на патот. Никој не бара од вас да ја предвидите иднината овде, само за да излезете со пробна листа на бариери на кои може да наидете.

Бидејќи вие, вашиот тим и вашиот клиент ќе му пристапите на овој проект со различни влогови, идеално е да го добиете сите вклучени во дискусијата за потенцијалниот проблем.

Чекор # 8 - Пријавување

Редовното пријавување со вашиот клиент е уште еден начин да се зацврсти довербата помеѓу двете страни. На вашиот почеток на состанокот на проектот, имате неколку прашања за решавање што, кога, кој како овие чекирања ќе се случат.

Пријавувањето е прилично фино балансирање меѓу транспарентност напор. Иако е убаво да се биде што е можно поотворен и транспарентен, мора да управувате со ова во рамките на тоа колку всушност ќе бидете достапни за be отворен и транспарентен.

Проверете дали сте ги одговориле овие прашања пред крајот на состанокот:

Што? - Точно во кој детал му треба ажурирање на клиентот? Дали треба да знаат за секој мал детаљ од напредокот или се важни само големите знаци?
Кога? - Колку често вашиот тим треба да го ажурира вашиот клиент? Дали треба да го пренесуваат она што го направиле секој ден или само да го сумираат она што успеале на крајот на неделата?
Кој? - Кој член на тимот ќе биде тој што ќе се поврзе со клиентот? Дали ќе има член од секој тим, во секоја фаза, или само еден единствен дописник во текот на целиот проект?
Како? - Со кој метод клиентот и дописникот ќе останат во контакт? Редовен видео повик, е-пошта или постојано ажуриран документ во живо?

Како што е случајот со повеќето точки од дневниот ред на состанокот за почеток на проектот, најдобро е да се разговара на отворено. За голем тим и голема група клиенти, можеби ќе ви биде полесно да направите анкета во живо со цел да се намалат опциите за воспоставување на најдобра можна формула за пријавување.

Сакате да знаете повеќе? 💡 Проверете неколку најдобри практики за пријавување со вашите клиенти.

Анкета Ефикасно со AhaSlides

Шаблон за агенда за состаноци за почеток на проектот

Со вашиот експертски испланиран состанок за почеток, само чекате да разнесете ум во собраниската сала, последниот допир можеби е малку интеракција да се собере сето тоа.

Дали знаевте само за тоа 29% од бизниси се чувствуваат поврзани со нивните клиенти (Галуп)? Откажувањето е епидемија на ниво на Б2Б и може да остави на почетокот состаноците да се чувствуваат како рамен, неинспиративен процес низ формалностите.

Ангажирањето на вашите клиенти и тимови преку интерактивни слајдови навистина може зајакнување на учеството го зголемуваат распонот на внимание.

AhaSlides има арсенал на алатки вклучувајќи анкети во живо, прашања и одговори и слајдови на идеи, па дури и квизови во живо и игри да го запалат вашиот проект на вистински начин.

Кликнете подолу за да земете бесплатен образец без преземање за вашиот состанок за почеток. Променете што сакате и презентирајте го без никаков трошок!

Фатете го Шаблонот

Кликнете подолу за да креирате бесплатен AhaSlides сметка и започнете да создавате свои интересни состаноци преку интерактивност!

Создадете свои

Тагови: Бизнис состанок