Kata-kata yang sedia untuk digunakan untuk memberitahu pengurus anda apa yang berkesan dan apa yang tidak, serta cara melakukannya tanpa merosakkan hubungan.
Maklum balas hanya berkesan apabila ia mengalir dari dua arah. Namun, pengurus biasanya mendapati lebih mudah untuk memberi maklum balas daripada menerimanya, dan pekerja bimbang komen yang jujur akan didengari sebagai kritikan. Jika itu kedengaran biasa, panduan ini memberi anda prinsip, perkataan dan cara untuk menjadikannya lebih selamat untuk semua orang.
Mengapa maklum balas kepada pengurus penting
Analisis Gallup terhadap data penglibatannya mendapati bahawa pengurus menyumbang sekurang-kurangnya 70% daripada varians dalam skor penglibatan pekerjaApa sahaja yang dilakukan oleh pengurus anda, pasukan anda akan merasainya. Maklum balas ke atas adalah salah satu daripada beberapa cara untuk mempengaruhinya.
Apabila ia dilakukan dengan baik, ia:
- Menunjukkan kepada pengurus titik buta mereka. Mereka sering tidak dapat melihat bagaimana keputusan mereka mempengaruhi pasukan.
- Membina kepercayaan. Apabila orang ramai boleh meluahkan apa yang mereka fikirkan dengan selamat, keputusan, penyelesaian masalah dan idea akan bertambah baik.
- Meningkatkan penglibatan. Pengurus yang bertindak berdasarkan maklum balas menunjukkan mereka mengambil berat tentang perkembangan pasukan mereka.
- Menyokong penambahbaikan berterusan. Pasukan yang bercakap secara terbuka tentang cara ia berfungsi boleh menyelesaikan masalah lebih awal.
Cara memberi maklum balas kepada pengurus anda
Memberi maklum balas ke atas memang janggal, tetapi beberapa tabiat menjadikannya lebih mudah untuk didengar.
- Pilih masa dan tempat yang sesuai. Pilih saat apabila anda berdua tidak tergesa-gesa atau tertekan, dan di tempat yang peribadi.
- Jelas dan spesifik. Huraikan apa yang berlaku, bila, dan bagaimana ia mempengaruhi anda atau pasukan. Patuhi apa yang anda perhatikan dan elakkan andaian.
- Fokus pada tingkah laku, bukan perwatakan. "Tarikh akhir telah dipindahkan dua kali minggu lepas" adalah tentang satu tindakan. "Anda tidak teratur" adalah tentang orangnya.
- Gunakan pernyataan "I". "Saya rasa tidak pasti tentang keutamaan apabila ringkasan berubah" lebih sesuai daripada "Awak tak pernah beri arahan yang jelas".
- Dengarlah pihak mereka. Berikan ruang untuk balasan. Mungkin terdapat konteks yang anda belum fahami.
- Cadangkan cara untuk maju. Masalah dengan penyelesaian yang dicadangkan adalah jauh lebih mudah untuk diambil tindakan daripada aduan.
- Akhiri dengan nota positif. Namakan sesuatu yang berjalan lancar supaya perbualan berakhir secara membina.
Contoh maklum balas pengurus untuk situasi biasa
Sesuaikan perkataan dengan situasi anda sendiri. Setiap satu ditulis untuk menamakan isu dan meminta perbualan, bukan menuntut perubahan.
Arahan yang tidak jelas
"Apabila saya menerima tugasan daripada anda, saya sering berasa tidak pasti apa yang anda harapkan daripada saya. Bolehkah kita meluangkan beberapa minit untuk bersetuju tentang matlamat dan bagaimana hasilnya?"
Pengiktirafan
"Pasukan kami telah bekerja keras dalam projek terakhir dan kami menghargai sedikit penghargaan. Bolehkah kita berbincang tentang cara meraikannya, atau bagaimana sumbangan diiktiraf dengan lebih kerap?"
Komunikasi
"Saya fikir komunikasi kita boleh menjadi lebih berkesan. Saya amat menghargai maklum balas yang lebih tepat pada masanya dan terus terang tentang kerja saya, dan mungkin pemeriksaan berkala untuk menyemak kemajuan dan penyekat."
Beban kerja dan sempadan
"Saya ingin bercakap tentang beban kerja saya sekarang. Saya sukar untuk mengimbangi kerja dan kehidupan peribadi. Bolehkah kita mengutamakan tugasan saya dan menetapkan tarikh akhir yang realistik?"
Kesihatan mental
"Saya sedang berhadapan dengan beberapa masalah kesihatan yang telah menjejaskan fokus saya. Saya sedang menerima sokongan, tetapi saya mahu anda tahu sekiranya anda perasan penurunan dalam prestasi saya."
Pengurusan mikro
"Saya ingin lebih banyak pemilikan terhadap projek saya. Bolehkah kita berbincang tentang bagaimana saya boleh membina kepercayaan anda terhadap kerja saya, supaya saya boleh bekerja dengan lebih bebas?"
Konflik pasukan
"Saya perasan beberapa ketegangan yang belum dapat diselesaikan dalam pasukan. Saya fikir menanganinya lebih awal akan melindungi semangat. Bolehkah kita bincangkan bagaimana?"
Sumber
"Kekurangan [sumber atau alat tertentu] menyukarkan tugasan untuk diselesaikan dengan cekap. Bolehkah kita berbincang tentang bagaimana saya boleh mendapatkan apa yang saya perlukan?"
Kritikan membina
"Saya menghargai kritikan yang lebih membina terhadap kerja saya. Mengetahui dengan tepat di mana saya boleh menambah baik akan membantu saya maju dalam peranan saya."
Perwakilan
"Kerja tidak terasa dikongsi secara sama rata pada masa ini. Sebahagian daripada kami terbeban dan yang lain mempunyai lebih banyak kapasiti. Bolehkah kita berbincang tentang cara untuk mewakilkan tugas dengan lebih adil?"
Maklum balas positif kepada pengurus anda
Maklum balas ke atas bukan sahaja untuk masalah. Pujian khusus memberitahu pengurus tingkah laku yang perlu terus dilakukan.
- "Saya sangat menghargai cara anda mendengar fikiran dan kebimbangan saya. Ia membantu saya rasa dihargai."
- "Sejak menyertai pasukan ini, saya telah belajar banyak daripada anda. Pengalaman anda sangat berharga untuk perkembangan saya."
- "Terima kasih kerana menggalakkan keseimbangan kerja-kehidupan yang sihat. Menghabiskan masa rehat daripada kerja adalah baik untuk kesejahteraan saya."
- "Kepimpinan anda yang tenang sepanjang krisis baru-baru ini telah memastikan pasukan terus fokus dan berada di landasan yang betul."
- "Terima kasih atas sokongan anda dalam projek yang lalu. Bimbingan anda telah membantu saya melakukan kerja yang terbaik."
- "Terima kasih kerana menghubungi saya minggu lepas ketika saya kelihatan terbeban. Saya rasa dilihat dan didengari."
- "Terima kasih kerana mengiktiraf kerja keras kami. Ia menunjukkan bahawa usaha kami dihargai."
- "Saya menghargai kepercayaan anda terhadap saya dengan cabaran baharu. Ia telah membina keyakinan saya."
- "Komunikasi anda yang jelas dan ringkas memudahkan pemahaman tentang matlamat dan jangkaan kami."
- "Anda telah mewujudkan persekitaran yang inklusif di mana kerja berpasukan dan rasa hormat adalah norma, dan ia dapat dilihat dalam cara kami bekerja."
Contoh maklum balas yang membina, mengikut kategori
Membangkitkan masalah dengan kepimpinan
Matlamatnya adalah untuk memulakan perbualan, bukan untuk menuding jari.
- Penentangan terhadap idea-idea baharu: "Saya perhatikan bahawa cadangan daripada pasukan tidak selalunya diterokai. Pendekatan yang lebih terbuka terhadap idea baharu mungkin membawa perspektif baharu kepada projek kami."
- Kekurangan pengiktirafan: "Pasukan ini menghargai galakan. Maklum balas yang lebih kerap terhadap kerja kami, yang positif dan membina, akan meningkatkan semangat dan motivasi."
- Penyelesaian konflik yang lemah: "Saya fikir penyelesaian konflik dalam pasukan boleh diperbaiki. Mungkin latihan atau protokol yang lebih jelas untuk mengendalikan pertikaian akan membantu."
- Kekurangan hala tuju: "Pandangan yang lebih jelas tentang matlamat jangka panjang syarikat, dan bagaimana kerja kami menyumbang kepada matlamat tersebut, akan membantu kami fokus."
- Pengawasan rapi: "Banyak tugasan kami mempunyai pengawasan rapi, yang boleh terasa seperti pengurusan mikro. Dengan lebih banyak autonomi, dan bimbingan anda apabila kami memerlukannya, saya fikir pasukan akan berasa lebih berkuasa."
Isu berkaitan kerja
Jadilah spesifik dan berikan penyelesaian yang mungkin.
- Beban kerja: "Beban kerja saya telah meningkat dengan ketara dan saya bimbang tentang kualiti kerja saya. Bolehkah kita bincang tentang pendelegasian atau pelarasan tarikh akhir?"
- Kekurangan sumber: "Kami sering kekurangan [sumber khusus], yang memperlahankan pasukan. Bolehkah kami melihat pengurusan sumber yang lebih baik?"
- Dinamik pasukan: "Saya telah melihat beberapa cabaran dalam [bidang tertentu]. Menanganinya boleh meningkatkan kerjasama. Bolehkah sokongan pembinaan pasukan atau penyelesaian konflik membantu?"
- Proses yang tidak berkesan: "[Proses atau sistem] semasa nampaknya menyebabkan kelewatan dan kerja tambahan. Bolehkah kita menyemak dan memperkemasnya?"
- Kekurangan latihan: "Saya memerlukan lebih banyak latihan dalam [kemahiran khusus] untuk menjalankan tugas saya dengan baik. Adakah terdapat peluang pembangunan atau bimbingan yang boleh saya gunakan?"
Miscommunication
Kekalkan nada kerjasama dan sasarkan kejelasan bersama.
- Jangkaan projek: "Terdapat sedikit kekeliruan tentang jangkaan untuk [projek]. Taklimat bertulis ringkas dengan keperluan dan tarikh akhir akan membantu kami kekal sejajar."
- Arahan yang tidak jelas: "Beberapa arahan dalam mesyuarat terakhir kita tidak jelas, terutamanya tentang [tugasan]. Bolehkah kita ulangkajinya sekali lagi?"
- Jurang komunikasi: "Jurang dalam komunikasi kadangkala menyebabkan salah faham, terutamanya melalui e-mel. Bolehkah kita bersetuju dengan format yang lebih jelas, atau mengadakan mesyuarat susulan yang pendek?"
- Maklumat tidak konsisten: "Saya telah melihat ketidakkonsistenan dalam taklimat baru-baru ini mengenai [topik]. Bolehkah kami mengesahkan maklumat yang betul dan terkini?"
- Susulan mesyuarat: "Selepas mesyuarat pasukan terakhir kami, saya rasa mungkin terdapat salah faham tentang [perkara ini]. Bolehkah kita kaji semula dan sahkan langkah seterusnya?"
Meminta panduan
Menunjukkan bahawa anda ingin belajar memudahkan untuk mengatakan ya kepada permintaan tersebut.
- Perkembangan kerjaya: "Saya ingin maju. Bolehkah kita menjadualkan masa untuk membincangkan laluan kerjaya saya dan kemahiran yang perlu dibina?"
- Projek yang sukar: "Saya mendapati [bahagian tertentu] [projek] mencabar. Saya amat menghargai nasihat anda tentang cara untuk menanganinya."
- Prestasi: "Saya ingin menambah baik peranan saya. Pada pendapat anda, di manakah saya boleh melakukan dengan lebih baik, dan kemahiran manakah yang harus saya fokuskan?"
- Dinamik pasukan: "Saya telah cuba menambah baik cara pasukan ini bekerjasama. Daripada pengalaman anda, apakah cadangan anda?"
- Pengurusan beban kerja: "Saya sukar untuk menguruskan beban kerja saya. Bolehkah anda berkongsi teknik untuk mengutamakan atau menguruskan masa saya?"
Jadikan maklum balas ke atas lebih selamat dengan pengumpulan tanpa nama
Kebanyakan ketakutan berkaitan maklum balas datang daripada atribusi. Jika sesuatu komen boleh dikesan daripada anda, ia membawa risiko. Jika ia muncul sebagai sebahagian daripada corak merentasi pasukan, adalah lebih mudah bagi pengurus untuk menganggapnya serius.
Anda boleh menjalankan ini dalam mesyuarat pasukan dengan AhaSlides. A skala penilaian Slaid membolehkan semua orang memberikan pernyataan seperti "Saya mendapat arahan yang jelas" atau "Saya mendapat maklum balas yang berguna" daripada telefon mereka, dan penyebaran jawapan muncul di skrin. Oleh kerana pasukan melihat keputusan sebagai corak, skor yang lebih rendah dibaca sebagai isyarat pasukan, bukan aduan daripada seorang sahaja.
An Terbuka Berakhir Slaid kemudian mengumpulkan cadangan dalam kata-kata orang lain sendiri, seperti "Apakah satu perkara yang boleh saya lakukan untuk menyokong anda dengan lebih baik?". Komen dipaparkan bersama-sama di skrin, jadi pengurus membaca tema dan bukannya mesej individu. Semak tetapan penyertaan anda sebelum sesi supaya peserta tidak ditanya nama mereka.
Jika anda lebih suka mengumpulkan jawapan dalam beberapa hari, pencipta tinjauan percuma berfungsi sebagai tinjauan kendiri. Pelan percuma ini menyokong sehingga 50 peserta, jadi ia sesuai untuk pasukan biasa. Untuk lebih banyak perkataan skala penilaian, lihat kami Contoh skala likert.
Soalan lazim
Bagaimanakah saya boleh memberi maklum balas kepada pengurus saya? Pilih momen peribadi, huraikan situasi tertentu dan kesannya, gunakan pernyataan "Saya", dengarkan pandangan mereka dan cadangkan jalan ke hadapan.
Apakah maklum balas ke atas? Maklum balas yang mengalir daripada pekerja kepada pengurus mereka, berbanding arahan pengurus kepada pekerja yang biasa.
Apakah contoh maklum balas positif untuk pengurus? "Terima kasih kerana menghubungi saya ketika saya kelihatan terbeban" atau "Kepimpinan anda yang tenang semasa krisis baru-baru ini telah memastikan pasukan berada di landasan yang betul". Pujian khusus lebih berkesan daripada ucapan terima kasih secara umum.
Bagaimanakah pekerja boleh memberikan maklum balas tanpa nama? Gunakan tinjauan tanpa nama atau skala penilaian langsung dan slaid terbuka dalam mesyuarat pasukan, supaya pengurus melihat corak dan bukannya nama.
Berapa kerapkah pasukan perlu memberi maklum balas kepada pengurus? Secara berkala, bukan sahaja semasa semakan tahunan. Pemeriksaan nadi ringkas setiap suku tahun, serta daftar masuk tidak formal, memastikan isu-isu kecil.
