Contoh Proses Onboarding: 4 Langkah, Amalan Terbaik, Senarai Semak & Alat pada 2024

Bagi jabatan sumber manusia, "proses onboarding" selama dua bulan selepas mengambil pekerja baharu sentiasa mencabar. Mereka mesti sentiasa mencari jalan untuk membantu kakitangan "pemula" ini berintegrasi dengan cepat dengan syarikat. Pada masa yang sama, bina hubungan yang kukuh antara kedua-duanya untuk mengekalkan perkhidmatan pekerja lebih lama. Jadi, apa yang terbaik contoh proses onboarding?

Untuk menyelesaikan kedua-dua masalah ini, perlu mempunyai 4 langkah digabungkan dengan senarai semak yang menyokong Proses Onboarding dengan jayanya.

Jadual Kandungan

• Apakah Proses Onboarding? | Contoh Proses Penyertaan Terbaik
• Faedah Proses Penyertaan
• Berapa Lama Perlu Proses Onboarding?
• 4 Langkah Proses Penyertaan
  • Langkah 1: Pra-pemulaan
  • Langkah 2: Orientasi – Mengalu-alukan Pekerja Baharu
  • Langkah 3: Latihan Khusus Peranan
  • Langkah 4: Penglibatan Pekerja Berterusan & Pembinaan Pasukan 
• Senarai Semak Pelan Proses Onboarding
• Lagi Petua dengan AhaSlides
• Takeaways Utama

Lagi Petua dengan AhaSlides

• Apakah orientasi digital?
• Soalan onboarding untuk pekerja baharu

Apakah Proses Onboarding? | Contoh Proses Penyertaan Terbaik

Proses onboarding merujuk kepada langkah yang diambil oleh syarikat untuk mengalu-alukan dan menyepadukan pekerja baharu ke dalam organisasi mereka. Matlamat orientasi adalah untuk menjadikan pekerja baharu produktif dengan cepat dalam peranan mereka dan dihubungkan dengan budaya syarikat.

Menurut pakar dan profesional HR, proses orientasi mesti dilakukan secara strategik - sekurang-kurangnya setahun. Perkara yang ditunjukkan oleh syarikat pada hari dan bulan pertama pekerjaan - akan memberi kesan yang ketara kepada pengalaman pekerja, menentukan sama ada perniagaan boleh mengekalkan pekerja. Proses onboarding yang berkesan selalunya termasuk:

• Digital Onboarding - Baharu mengupah kertas kerja yang lengkap, menonton video orientasi dan menyediakan akaun sebelum tarikh mulanya dari mana-mana lokasi.
• Tarikh Mula Berperingkat - Kumpulan 5-10 pekerja baharu bermula setiap minggu untuk sesi teras teras bersama-sama seperti latihan budaya.
• Pelan 30-60-90 Hari - Pengurus menetapkan matlamat yang jelas untuk memahami tanggungjawab, bertemu rakan sekerja dan mempercepatkan dalam 30/60/90 hari pertama.
• Latihan LMS - Pekerja baharu melalui pematuhan mandatori dan latihan produk menggunakan sistem pengurusan pembelajaran dalam talian.
• Membayangkan/Mentoring - Untuk beberapa minggu pertama, pekerja baharu memerhati ahli pasukan yang berjaya atau digandingkan dengan mentor.
• Portal Sewa Baharu - Tapak intranet pusat menyediakan sumber sehenti untuk dasar, maklumat faedah dan Soalan Lazim untuk rujukan mudah.
• Sambutan Hari Pertama - Pengurus meluangkan masa untuk memperkenalkan pasukan mereka, memberikan lawatan kemudahan, dll. untuk membuat pendatang baru berasa seperti di rumah sendiri.
• Integrasi Sosial - Aktiviti selepas kerja, makan tengah hari dan perkenalan rakan sekerja membantu pekerja baharu terikat di luar tugas kerja rasmi.
• Daftar Masuk Kemajuan - Menjadualkan pendirian mingguan atau 1:1s dua mingguan terus berada di landasan yang betul dengan membenderakan cabaran lebih awal.

Faedah Proses Penyertaan

Proses onboarding bukan kerja orientasi. Tujuan orientasi adalah untuk menyiapkan kertas kerja dan rutin. Onboarding ialah proses yang komprehensif, terlibat secara mendalam dalam cara anda mengurus dan berhubung dengan rakan sekerja anda, dan boleh bertahan lama (sehingga 12 bulan).

Proses penerimaan yang berkesan akan membawa faedah berikut:

• Meningkatkan pengalaman pekerja

Jika pekerja berasa tidak selesa, mereka tidak menyukai pengalaman dan budaya korporat, jadi mereka boleh mencari peluang lain yang lebih sesuai dengan mudah.

Penyertaan yang berkesan adalah mengenai menetapkan nada untuk keseluruhan pengalaman pekerja. Memberi tumpuan kepada budaya korporat untuk memastikan pembangunan pekerja adalah cara untuk memastikan pengalaman pekerja dan pelanggan apabila berhubung dengan jenama.

• Kurangkan kadar pusing ganti

Untuk meminimumkan bilangan pusing ganti yang membimbangkan, proses onboarding akan membimbing dan mewujudkan keadaan terbaik untuk pekerja bekerja dan berkembang, dengan itu membina kepercayaan dan melibatkan mereka dengan lebih mendalam dengan organisasi.

 Jika pengambilan telah mengambil banyak usaha untuk mencipta pengalaman terbaik bagi calon untuk menjadikan calon berpotensi menjadi pekerja percubaan untuk perniagaan. Kemudian onboarding ialah proses "penutupan jualan" untuk membawa pekerja sepenuh masa secara rasmi diingini.

• Tarik bakat dengan mudah

Proses penyepaduan menyediakan pengalaman pekerja yang menarik yang membantu pemilik perniagaan mengekalkan bakat dan menarik calon yang kuat.

Selain itu, pastikan anda memasukkan pekerja baharu dalam program rujukan pekerja anda, supaya mereka boleh mempamerkan bakat hebat dari dalam rangkaian kerja dengan mudah. Kaedah rujukan pekerja diketahui lebih pantas dan lebih murah daripada menggunakan perkhidmatan, jadi ia merupakan saluran yang berkesan untuk mendapatkan calon yang berkualiti.

Berapa Lama Perlu Proses Onboarding?

Seperti yang dinyatakan, tidak ada peraturan ketat tentang proses onboarding. Walau bagaimanapun, adalah penting untuk teliti semasa proses ini untuk memaksimumkan penglibatan pekerja dan meminimumkan pusing ganti pekerja.

Banyak syarikat mempunyai proses rujukan yang berlangsung hanya sebulan atau beberapa minggu. Ini membuatkan pekerja baharu berasa tertekan dengan tanggungjawab baharu dan terputus hubungan daripada seluruh syarikat.

Untuk memastikan pekerja mempunyai sumber yang mereka perlukan untuk mengenali syarikat, melatih secara dalaman dan berasa selesa melakukan kerja mereka seperti yang diharapkan. Ramai profesional HR mengesyorkan bahawa proses itu mengambil masa kira-kira 30, 60 90 hari rancangan onboarding, manakala sesetengahnya mengesyorkan melanjutkannya sehingga setahun. 

4 Langkah Proses Penyertaan

Langkah 1: Pra-pemulaan

Pra-pemasangan ialah peringkat pertama proses penyepaduan, bermula apabila calon menerima tawaran kerja dan menjalankan prosedur yang diperlukan untuk bekerja di syarikat.

Dalam fasa pra-rujukan, bantu pekerja menyelesaikan semua kertas kerja yang diperlukan. Ini boleh dipanggil masa paling sensitif untuk calon, dengan begitu banyak pilihan di hadapan. Pastikan anda memberi calon banyak masa kerana mereka mungkin akan meninggalkan syarikat mereka sebelum ini.

Amalan onboarding terbaik

• Bersikap telus tentang dasar syarikat yang sangat mempengaruhi pekerja, termasuk dasar penjadualan, dasar telekomunikasi dan dasar cuti.
• Semak proses, prosedur dan dasar pengambilan pekerja anda dengan pasukan HR dalaman anda atau dengan alat luaran seperti kaji selidik dan tinjauan pendapat.
• Beri bakal pekerja tugas atau ujian supaya anda dapat melihat prestasi mereka dan mereka dapat melihat prestasi yang anda harapkan.

Langkah 2: Orientasi – Mengalu-alukan Pekerja Baharu

Fasa kedua proses integrasi untuk mengalu-alukan pekerja baharu ke hari pertama mereka di tempat kerja, jadi mereka perlu dibekalkan dengan orientasi untuk mula menyesuaikan diri.

Ingat bahawa mereka mungkin belum mengenali sesiapa dalam organisasi itu, atau tahu cara melakukan kerja harian mereka. Itulah sebabnya HR perlu memberikan gambaran yang jelas tentang organisasi sebelum mereka memulakan kerja mereka.

Hari pertama di tempat kerja sebaiknya disimpan dengan mudah. Semasa orientasi, bantu pekerja baharu memahami dengan lebih baik budaya organisasi dan tunjukkan kepada mereka cara kerja mereka mungkin sesuai dengan budaya ini.

Amalan onboarding terbaik:

• Hantar pengumuman pengambilan pekerja baharu yang epik.
• Jadualkan "bertemu dan bertanya khabar" dengan rakan usaha sama dan pasukan di seluruh syarikat.
• Menjalankan notis dan perbincangan tentang masa cuti, ketepatan masa, kehadiran, insurans kesihatan dan polisi pembayaran.
• Tunjukkan tempat letak kereta, bilik makan dan kemudahan perubatan kepada pekerja. Kemudian perkenalkan diri anda kepada pasukan kerja dan jabatan lain yang berkaitan.
• Semasa penghujung fasa kedua, HR boleh mengadakan pertemuan pantas dengan pekerja baharu untuk memastikan pekerja baharu itu selesa dan disesuaikan dengan baik.

(Nota: Anda juga boleh memperkenalkan mereka kepada kedua-dua aliran onboarding dan pelan onboarding, supaya mereka memahami di mana mereka berada dalam proses itu.)

Langkah 3: Latihan Khusus Peranan

Fasa latihan adalah dalam proses integrasi supaya pekerja dapat memahami cara bekerja, dan syarikat boleh menyemak kapasiti pekerja.

Lebih baik lagi, tetapkan matlamat pintar untuk membantu pekerja memvisualisasikan perkara yang perlu dilakukan, cara untuk berjaya, dan kualiti dan produktiviti yang sepatutnya. Selepas sebulan atau suku tahun, jabatan HR boleh menjalankan semakan prestasi untuk mengiktiraf usaha mereka dan membantu mereka meningkatkan prestasi mereka.

Amalan onboarding terbaik:

• Laksanakan program yang berbeza seperti latihan sambil bekerja dan memberi ujian, kuiz, sumbang saran dan pekerjaan kecil untuk pekerja membiasakan diri dengan tekanan. 
• Sediakan senarai tugas rutin, matlamat tahun pertama, matlamat regangan dan penunjuk prestasi utama.

Sebarang bahan latihan bersepadu hendaklah disimpan dengan selamat di mana pekerja boleh mengakses dan merujuknya dengan mudah mengikut keperluan.

Langkah 4: Penglibatan Pekerja Berterusan & Pembinaan Pasukan 

Bantu pekerja baharu membina hubungan yang kukuh dengan organisasi dan rakan sekerja mereka. Pastikan mereka yakin, selesa dan terintegrasi dengan baik dengan perniagaan dan bersedia untuk memberi maklum balas tentang proses orientasi.

Amalan onboarding terbaik:

• Mengadakan acara pembinaan pasukan and aktiviti jalinan pasukan untuk membantu pendatang baru berintegrasi dengan lebih baik.
• Lengkapkan daftar masuk pelan penerimaan pekerja baharu 30 60 90 hari untuk mengetahui perasaan pekerja baharu secara keseluruhan dan mengetahui sama ada mereka memerlukan sokongan, sumber dan peralatan khusus.
• Gandingkan pekerja baharu secara rawak dengan orang di seluruh syarikat untuk permainan perjumpaan pasukan maya. 
• Buat dan hantar tinjauan pengalaman calon atau tinjauan pendapat supaya anda tahu bagaimana proses anda.

Senarai Semak Pelan Proses Onboarding

Gunakan strategi tersebut bersama templat rujukan dan senarai semak berikut untuk membina proses rujukan anda sendiri.

Senarai semak onboarding untuk pekerja baharu yang jauh

• Gitlab:  Panduan untuk Penyertaan Jauh untuk Pekerja Baharu
• hubspot: Cara Memasukkan Pekerja Jauh 
• Laluan Sutera: Mencipta World-Class Remote Onboarding Plan 

Senarai semak onboarding untuk pengurus baharu

• Boleh digunakan: Memasukkan senarai semak pengurus baharu
• Lompat kerja: Senarai Semak Pilihan Anda untuk Mengambil alih Pengurus Baharu

Senarai semak onboarding untuk onboarding jualan

• Lembaran Pintar: Templat Pelan Penyertaan 90 Hari untuk Jualan
• hubspot: Manual & Templat Latihan Jualan untuk Pekerja Baharu 

Selain itu, anda juga boleh merujuk kepada proses onboarding Google atau proses onboarding Amazon untuk membina strategi yang berkesan untuk anda.

Key Takeaways

Anggap proses onboarding anda sebagai program 'perniagaan' yang perlu dijalankan, melaksanakan idea baharu dengan mengumpul maklum balas untuk meningkatkan kualiti. Dari masa ke masa, anda akan melihat lebih banyak faedah untuk kedua-dua jabatan dan perniagaan apabila melaksanakan program latihan yang berkesan - integrasi.

AhaSlide akan membantu anda merancang, melibatkan orang lain dan mengukur pengalaman penyelarasan pekerja baharu anda dengan lebih pantas, lebih baik dan lebih ringkas. Cuba secara percuma hari ini dan teroka perpustakaan templat sedia untuk disesuaikan dan digunakan.

Soalan Lazim