Ben je een deelnemer?

6 hacks om de efficiëntie van teambijeenkomsten te vergroten!

6 hacks om de efficiëntie van teambijeenkomsten te vergroten!

Portfolio

Lindsie Nguyen Augustus 16 2022 4 min gelezen

Je hebt waarschijnlijk een aantal creatieve ideeën verzameld voor maak van uw teambijeenkomsten een interactieve en boeiende ervaring. Toch vindt u nog steeds dat uw teambijeenkomsten iets missen? Efficiëntie zal hier het belangrijkste punt zijn.

U kunt de efficiëntie van uw teamvergaderingen nu 'hacken' met behulp van deze eenvoudige praktische tips over hoe u de topprestaties van uw team kunt bereiken met een goed gefaciliteerde locatie, een sfeer die een open, creatieve en toegewijde houding onder aanwezigen bevordert, en een tijdlijn die alle taken op de juiste manier bespreekt.

Benadruk het belang van de vergadering

Als uw teamgenoten de waarden van teamvergadering niet erkennen, zullen ze zich gedwongen voelen en niet bereid zijn om zich in te zetten. Dus laat ze eerst de voordelen van de bijeenkomst zien. Veel beslissingen kunnen niet worden genomen zonder een diepgaande en persoonlijke discussie, omdat het proces van praten en vragen de weg naar rationele keuzes onderzoekt. Bovendien maken effectieve teamvergaderingen open gesprekken mogelijk die profiteren van de perspectieven en expertise van leden om problemen op te lossen op basis van hun vaardigheden en kennis. Ze versterken ook de interpersoonlijke relaties en het begrip tussen teamgenoten.

"Veel ideeën groeien beter wanneer ze in een andere geest worden getransplanteerd dan waar ze opkwamen."
Oliver Wendell Holmes

Organiseer in een vergaderruimte met gefaciliteerde logistiek

Vergaderruimte beïnvloedt diepgaand emoties en intellecten van bedienden, dus houd hier rekening mee bij het kiezen van de locatie. Afhankelijk van het beoogde thema en de sfeer van de vergadering, kunt u een geschikte ruimte kiezen. Het kan een gezellige, monotone of verre sfeer afgeven, wat aan jouw team is. De vergaderruimte moet zijn uitgerust met essentiële voorzieningen (airconditioner, comfortabele stoelen, water / thee, enz.) En moet ervoor zorgen dat de technische eigenschappen correct werken door dit voorafgaand aan de vergadering te controleren.

Wat de stijl ook is, houd de vergaderruimte gefaciliteerd

Stel basisregels vast voor elk lid

Het bepalen van regels voor uw team houdt iedereen verantwoordelijk voor hun verantwoordelijkheid en stimuleert hun betrokkenheid tijdens de vergadering. U kunt de basisregels instellen voor de werkcultuur en de stijl van uw team, maar in het algemeen kan dit verwijzen naar aanwezigheid, snelheid, actieve deelname, afhandelingsafhandeling, beleefdheid, eerlijkheid, enz. Verder geeft u iedereen de mogelijkheid om te discussiëren over of deze regels rationeel genoeg zijn en hoe ze tijdens vergaderingen kunnen worden toegepast. Vergeet niet hun belang te benadrukken, zodat je teamgenoten het spel kennen en de regels volgen.

Opmerking: deze basisregels mogen NIET worden overtreden!

Maak een agenda in volgorde van belangrijkheid

Probeer niet zoveel dingen in de tijdlijn te proppen dat je moeite hebt om ze op een plichtmatige manier te voltooien. Voltooi in plaats daarvan de onderwerpen die relevant zijn voor het onderwerp van de vergadering en rangschik ze in volgorde van belangrijkheid, zodat alle urgente problemen zijn aangepakt, hoewel u misschien te weinig tijd heeft en sommige items moet doornemen. Bovendien moet u de agenda voorafgaand aan de vergadering onder uw teamgenoten verspreiden. Op deze manier kunnen ze constructieve beoordelingen op de agenda geven, hun mening geven en alle benodigde middelen voorbereiden voor de komende vergadering.

Plan zorgvuldig een agenda - gedetailleerd en niet te vol

Moedig actieve betrokkenheid van teamgenoten aan

Mijn favoriete tip! Dit kan gedurende de hele vergadering worden gedaan, met interactieve activiteiten waaraan alle teamgenoten deelnemen. Een paar ijsbrekers in het begin, enkele live-enquêtes, een mini-tekst- of gesproken vraag en antwoord zouden iedereen in een enthousiaste sfeer betrekken. U kunt ook iedereen in de ruimte op de hoogte houden met actuele rapporten en hun in-time beoordelingen indienen. Een gemakkelijke manier om dit te doen is door AhaSlides, een online presentatiesoftware die ideaal is voor interactieve en innovatieve teambijeenkomsten. Geen installatie vereist, dus probeer het eens.

Niet langer saai en ontkoppelen van Team Meetings!

Neem definitieve beslissingen en wijs individuele taken toe

Ga niet verder naar het volgende agendapunt als er geen definitieve beslissingen zijn genomen over de huidige kwestie. Het belangrijkste principe voor een efficiënte vergadering is inderdaad om dingen mooi af te ronden in plaats van voor niets te slepen. Het hebben van vergadernotulen is een tip: u kunt de stroom volgen en weten of er een definitieve verlaging is voor alle onderwerpen. Zorg er bovendien voor dat u sommige taken aan elk individu hebt toegewezen en dat zij hun verantwoordelijkheden kennen zonder enige verwarring.

Een gedetailleerde taakverdeling om verwarring weg te nemen is een must!

Laat teamvergaderingen een sterker team vormen met deze hacks! Probeer met het maken van leuke vergaderactiviteiten AhaSlides nu!

Externe Links

Gebruik deze referentiecode bij het afrekenen: AHAXMAS21