8 kluczowych kroków do napisania programu spotkania z przykładami i bezpłatnymi szablonami

Więc co to jest Program spotkania? Prawda jest taka, że ​​wszyscy uczestniczyliśmy w spotkaniach, na których czuliśmy się bez znaczenia, nie rozumiejąc nawet, dlaczego musimy się spotykać, aby omówić informacje, które można rozwiązać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Niektóre osoby mogą nawet uczestniczyć w spotkaniach, które przeciągają się godzinami bez rozwiązania jakichkolwiek problemów.

Jednak nie wszystkie spotkania są bezproduktywne i jeśli chcesz efektywnie współpracować ze swoim zespołem, spotkanie z agendą uratuje Cię od powyższych katastrof.

Dobrze sporządzony program wyznacza jasne cele i oczekiwania dotyczące spotkania, zapewniając, że wszyscy znają swój cel i wiedzą, co musi się wydarzyć przed, w trakcie i po.

Dlatego w tym artykule dowiesz się, jak ważne jest posiadanie planu spotkania, jak stworzyć skuteczny program i dostarczysz przykładów (+szablony) do wykorzystania na następnym spotkaniu.

• Dlaczego każde spotkanie potrzebuje porządku obrad
• 8 kluczowych kroków do napisania skutecznego programu spotkania
• Przykłady programów spotkań i darmowe szablony
• Przygotuj plan spotkania za pomocą AhaSlides
• Na wynos 

Więcej wskazówek dotyczących pracy z AhaSlides

• 10 rodzajów spotkań w biznesie
• Protokół ze spotkań: Najlepszy przewodnik pisania, przykłady (+ bezpłatny szablon) w 2023 r
• 6 Best Spotkania z hackami

Dlaczego każde spotkanie potrzebuje porządku obrad

Każde spotkanie wymaga planu, aby było produktywne i efektywne. Agenda spotkania zapewni następujące korzyści:

• Wyjaśnij cel i cele spotkaniai pomagają utrzymać koncentrację i właściwy tor dyskusji.
• Zarządzaj czasem i tempem spotkań, upewnij się, że nie ma bezsensownych argumentów i zaoszczędź jak najwięcej czasu.
• Określ oczekiwania wobec uczestnikóworaz zapewnić uwzględnienie wszystkich istotnych informacji i działań.
• Promuje odpowiedzialność i organizację, prowadząc do bardziej efektywnych i wydajnych spotkań.

8 kluczowych kroków do napisania skutecznego programu spotkania

Oto kilka kluczowych wskazówek, które pomogą Ci napisać skuteczny program spotkania:

1/ Określ rodzaj spotkania 

Ponieważ różne rodzaje spotkań mogą obejmować różnych uczestników, formaty i cele, ważne jest, aby wybrać odpowiednie do sytuacji.

• Spotkanie inauguracyjne projektu: Spotkanie, które zawiera przegląd projektu, jego cele, harmonogram, budżet i oczekiwania.
• Wszystkie ręce się spotykają: rodzaj spotkania obejmującego całą firmę, na które zapraszani są wszyscy pracownicy. Informowanie wszystkich o wynikach, celach i planach firmy oraz promowanie poczucia wspólnego celu i kierunku w organizacji.
• Spotkanie w ratuszu: spotkanie w ratuszu firmy, na którym pracownicy mogą zadawać pytania, otrzymywać aktualizacje i przekazywać informacje zwrotne kierownictwu wyższego szczebla i innym liderom.
• Spotkanie Zarządzania Strategicznego: Spotkanie, na którym starsi liderzy lub dyrektorzy spotykają się, aby omówić i zaplanować długoterminowy kierunek. 
• Wirtualne spotkanie zespołu: Spotkania zespołu wirtualnego mogą obejmować prezentacje, dyskusje i działania interaktywne i mogą być prowadzone przy użyciu oprogramowania do wideokonferencji, komunikatorów internetowych lub innych cyfrowych narzędzi komunikacyjnych. 
• Sesja burzy mózgów: Kreatywne i oparte na współpracy spotkanie, podczas którego uczestnicy tworzą i omawiają nowe pomysły.
• Spotkanie jeden na jeden: Prywatne spotkanie między dwojgiem ludzi, często wykorzystywane do oceny wyników, coachingu lub rozwoju osobistego.

2/ Określ cel i cele spotkania

Jasno określ, dlaczego odbywa się spotkanie i co Ty lub Twój zespół macie nadzieję osiągnąć.

3/ Zidentyfikuj kluczowe tematy 

Wymień kluczowe tematy, które należy omówić, w tym wszelkie ważne decyzje, które należy podjąć.

4/ Wyznacz limit czasu

Przydziel odpowiednią ilość czasu na każdy temat i całe spotkanie, aby upewnić się, że spotkanie przebiega zgodnie z harmonogramem.

5/ Zidentyfikuj uczestników i ich role

Sporządź listę osób, które wezmą udział w spotkaniu i określ ich role i obowiązki.

6/ Przygotuj materiały i dokumenty uzupełniające

Zbierz wszelkie istotne informacje lub materiały, które będą potrzebne podczas spotkania.

7/ Rozdaj agendę z wyprzedzeniem

Wyślij program spotkania do wszystkich uczestników, aby upewnić się, że wszyscy są gotowi i przygotowani.

8/ W razie potrzeby przejrzyj i zrewiduj agendę

Przejrzyj program przed spotkaniem, aby upewnić się, że jest kompletny i dokładny oraz wprowadź niezbędne poprawki.

Przykłady programów spotkań i darmowe szablony 

Oto kilka przykładów programów spotkań, które można wykorzystać do różnych typów spotkań:

1/ Porządek Spotkania Zespołu

Data: 

Lokalizacja: 

Uczestnicy: 

Cele spotkania zespołu:

• Aktualizowanie postępów w realizacji projektów
• Przegląd bieżących problemów i rozwiązań

Porządek spotkania zespołu: 

• Wprowadzenie i powitanie (5 minut) | @Kto
• Przegląd poprzedniego spotkania (10 minut) | @Kto
• Aktualizacje projektu i sprawozdania z postępów (20 minut) | @Kto
• Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji (20 minut) | @Kto
• Otwarta dyskusja i opinie (20 minut) | @Kto
• Działanie i kolejne kroki (15 minut) | @Kto
• Zamknięcie i uzgodnienia kolejnych posiedzeń (5 minut) | @Kto

Darmowy szablon spotkania miesięcznego z AhaSlides

2/ Agenda spotkania All Hands

Data: 

Lokalizacja: 

Attkońcówki: 

Cele spotkania:

• Aktualizowanie wyników firmy oraz wprowadzanie nowych inicjatyw i planów dla pracowników.

Porządek obrad: 

• Powitanie i wprowadzenie (5 minut)
• Aktualizacja wyników firmy (20 minut)
• Wprowadzenie nowych inicjatyw i planów (20 minut)
• Sesja pytań i odpowiedzi (30 minut)
• Uznanie i nagrody dla pracowników (15 minut)
• Ustalenia zamknięcia i następnego spotkania (5 minut)

Szablon spotkania na wszystkie ręce

3/ Porządek spotkania inaugurującego projekt

Data: 

Lokalizacja: 

Uczestnicy:

Cele spotkania:

• Ustalenie jasnych celów i oczekiwań wobec projektu
• Przedstawienie zespołu projektowego
• Omówienie wyzwań i zagrożeń projektowych

Porządek obrad: 

• Powitanie i wprowadzenie (5 minut) | @Kto
• Przegląd i cele projektu (15 minut) | @Kto
• Przedstawienie członków zespołu (5 minut) | @Kto
• Przydział ról i odpowiedzialności (20 minut) | @Kto
• Przegląd harmonogramu i harmonogramu (15 minut) | @Kto
• Dyskusja na temat wyzwań i zagrożeń projektowych (20 minut) | @Kto
• Elementy działania i kolejne kroki (15 minut) | @Kto
• Zamknięcie i uzgodnienia kolejnych posiedzeń (5 minut) | @Kto

Pamiętaj, że to tylko przykłady, a punkty porządku obrad i format można dostosować w zależności od konkretnych potrzeb i celów spotkania. 

Przygotuj plan spotkania za pomocą AhaSlides 

Aby ustalić harmonogram spotkania z AhaSlides, wykonaj następujące kroki:

• Utwórz konto: Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zarejestruj się AhaSlides i załóż konto. Lub udaj się do naszego Biblioteka szablonów publicznych.

• Wybierz szablon planu spotkania: Mamy różne szablony planu spotkań, których możesz użyć jako punktu wyjścia. Po prostu wybierz ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i kliknij „Pobierz szablon”.

• Dostosuj szablon: Po wybraniu szablonu możesz go dostosować, dodając lub usuwając elementy, dostosowując formatowanie i zmieniając schemat kolorów.

• Dodaj elementy porządku obrad: Użyj edytora slajdów, aby dodać elementy porządku obrad. Możesz dodać tekst, kołowrotek, ankiety, obrazy, tabele, wykresy i nie tylko.

• Współpracuj ze swoim zespołem: Jeśli pracujesz z zespołem, możesz współpracować nad agendą. Po prostu zaproś członków zespołu do edytowania prezentacji, a oni będą mogli wprowadzać zmiany, dodawać komentarze i sugerować zmiany.

• Podziel się agendą: Kiedy będziesz gotowy, możesz udostępnić plan swojemu zespołowi lub uczestnikom. Możesz udostępnić link lub za pomocą kodu QR.

Wraz z AhaSlides, możesz z łatwością stworzyć profesjonalny, dobrze ustrukturyzowany plan spotkania, który pomoże Ci pozostać na bieżąco i osiągnąć cele spotkania.

Na wynos 

Postępując zgodnie z tymi kluczowymi krokami i przykładami, korzystając z pomocy AhaSlides Mamy nadzieję, że dzięki tym szablonom będziesz w stanie stworzyć dobrze ustrukturyzowany plan spotkania, który zapewni Ci sukces.

Często Zadawane Pytania