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6 dicas para aumentar a eficiência das reuniões da equipe!

6 dicas para aumentar a eficiência das reuniões da equipe!

Trabalho

Lindsie Nguyen . Agosto 16 2022 . 4 min ler

Você provavelmente reuniu várias idéias criativas para faça de suas reuniões de equipe uma experiência interativa e envolvente. No entanto, você ainda acha que suas reuniões de equipe estão faltando alguma coisa? A eficiência deve ser o ponto chave aqui.

Você pode "hackear" a eficiência de suas reuniões de equipe agora usando essas dicas práticas sobre como obter o desempenho máximo de sua equipe com um local bem facilitado, uma atmosfera que promove uma atitude aberta, criativa e comprometida entre os atendentes, e uma linha do tempo que obtém todas as tarefas discutidas corretamente.

Enfatize a importância da reunião

Se seus colegas de equipe não reconhecem os valores das reuniões de equipe, eles se sentirão forçados e sem vontade de se envolver. Então, em primeiro lugar, mostre a eles as vantagens do encontro. Muitas decisões não podem ser tomadas sem uma discussão profunda e cara a cara, pois é o processo de falar e pedir que investiga o caminho para escolhas racionais. Além disso, reuniões de equipe eficazes permitem conversas abertas que aproveitam as perspectivas e experiência dos membros para resolver problemas com base em suas habilidades e conhecimento. Eles também melhoram as relações interpessoais e o entendimento entre os colegas de equipe.

“Muitas ideias crescem melhor quando transplantadas para outra mente do que aquela em que surgiram.”
Oliver Wendell Holmes

Organize em um espaço para reuniões com logística facilitada

O espaço para reuniões afeta profundamente as emoções e o intelecto dos participantes, portanto, leve isso em consideração ao escolher o local. Dependendo do tema pretendido e da atmosfera da reunião, você pode escolher um espaço adequado. Ele pode emitir uma vibração aconchegante, monotônica ou distante, que depende de sua equipe. A sala de reuniões deve estar equipada com instalações essenciais (ar condicionado, assentos confortáveis, água / chá, etc.) e garantir que as propriedades técnicas funcionem corretamente, checando duas vezes antes da reunião.

Seja qual for o estilo, mantenha a sala de reuniões facilitada

Estabeleça regras básicas para cada membro

A determinação de regras para sua equipe responsabiliza todos por suas responsabilidades e estimula seu envolvimento durante a reunião. Você pode personalizar as regras básicas estabelecidas para a cultura e o estilo de trabalho de sua equipe, mas geralmente pode se referir a presença, presteza, participação ativa, lidar com interrupções, cortesia na conversa, honestidade etc. Além disso, dê a todos o poder de discutir sobre se essas regras são suficientemente racionais e como aplicá-las durante as reuniões. Não se esqueça de destacar a importância deles para que seus colegas de equipe conheçam o jogo e sigam as regras.

Aviso: Essas regras básicas NÃO devem ser quebradas!

Crie uma agenda em ordem de importância

Não tente empacotar tantas coisas na linha do tempo que luta para completá-las de maneira superficial. Em vez disso, finalize aqueles que são relevantes para o tópico da reunião e organize-os em ordem de importância, para que, embora você possa ficar sem tempo e precisar analisar alguns itens, todos os problemas urgentes foram resolvidos. Além disso, você deve distribuir a agenda para seus colegas de equipe antes da reunião. Dessa forma, eles podem fazer críticas construtivas sobre a agenda, formular suas opiniões e preparar todos os recursos necessários para a próxima reunião.

Planeje cuidadosamente uma agenda - detalhada e não muito cheia

Incentivar o envolvimento ativo dos colegas de equipe

Minha dica favorita! Isso poderia ser feito ao longo da reunião, com atividades interativas que envolvem a participação de todos os companheiros de equipe. Alguns jogos para quebrar o gelo no início, algumas pesquisas ao vivo, um mini texto ou perguntas e respostas de voz envolveriam todos em uma atmosfera entusiasmada. Você também pode fazer com que todos na sala sejam atualizados com relatórios instantâneos e enviar suas avaliações dentro do prazo. Uma maneira fácil de fazer isso é usando AhaSlides, um software de apresentação online ideal para reuniões interativas e inovadoras da equipe. Nenhuma instalação é necessária, então por que não experimentá-lo?

Não mais reuniões de equipe chatas e desengajantes!

Tomar decisões finais e atribuir deveres individuais

Não passe para o próximo item da agenda se nenhuma decisão final tiver sido tomada em relação à questão atual. De fato, o princípio chave para uma reunião eficiente é encerrar as coisas de maneira agradável, em vez de se arrastar por nada. Ter atas de reunião é uma dica: você pode acompanhar o fluxo e saber se houve um corte final em todos os tópicos. Além disso, certifique-se de atribuir algumas tarefas a cada indivíduo e que elas conheçam suas responsabilidades sem nenhuma confusão.

Uma atribuição detalhada de tarefas para esclarecer a confusão é uma DEVE!

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