E-mail de convite para reunião | Melhores dicas, exemplos e modelos (100% grátis)

As reuniões podem ser um elemento essencial para a eficácia, coordenação e união da equipe. Muitas empresas realizam reuniões pelo menos uma vez por semana, que podem ser encontros informais para uma conversa franca com os funcionários ou reuniões mais formais da diretoria para discutir o planejamento futuro da empresa e o relatório anual. É obrigatório que os administradores ou líderes enviem cartas-convite aos participantes ou convidados.

Um convite para reunião é importante para realizar reuniões oficiais de forma eficaz e tranquila. Existem várias maneiras de enviar convites para reuniões. Neste artigo, nos concentramos em lidar com e-mails de convite de reunião, o método mais conveniente e popular de convidar pessoas para participar de suas reuniões.

Conteúdo

• O que é um e-mail de convite para reunião?
• Por que o e-mail de convite para a reunião é importante?
• Escreva um e-mail de convite para reunião passo a passo
• Tipos de e-mail de convite de reunião e exemplos
• Concluindo!

Modelos de reunião rápida com AhaSlides

O que é um e-mail de convite para reunião?

Um elemento fundamental das atividades comerciais, o e-mail de convite para reunião é uma mensagem escrita que descreve o propósito da reunião e solicita a presença de pessoas na data e local especificados, além de incluir anexos mais detalhados, se necessário. Pode ser redigido em estilo formal ou informal, dependendo das características da reunião. É importante que seja escrito em tom e estilo adequados à etiqueta de e-mails comerciais.

No entanto, não confunda um e-mail de convite para reunião com um e-mail de solicitação de reunião. A principal diferença entre esses e-mails é que um e-mail de solicitação de reunião tem como objetivo agendar um encontro com alguém, enquanto um e-mail de convite para reunião tem como objetivo convidá-lo para uma reunião em datas e local previamente definidos.

Por que o e-mail de convite para a reunião é importante?

O uso de convites por e-mail traz muitos benefícios. As vantagens dos convites por e-mail estão listadas abaixo:

• Ele se conecta diretamente aos calendários. Quando os destinatários aceitam um convite, ele é adicionado ao calendário comercial deles e você receberá um lembrete, assim como acontece com outros eventos anotados no calendário.
• É conveniente e rápido. Seus destinatários podem acessar o e-mail imediatamente após você clicar no botão enviar. Como ele vai direto para o destinatário, se o endereço de e-mail estiver errado, você pode obter o anúncio imediatamente e buscar outras soluções rapidamente.
• É economia de tempo. Você pode enviar e-mails de grupo com milhares de endereços de e-mail ao mesmo tempo.
• É uma forma de economizar dinheiro. Você não precisa gastar uma parte do orçamento com envio de correspondências.
• Ele pode ser gerado diretamente da sua plataforma de webinar preferida. A menos que você esteja tendo uma reunião presencial, sua primeira escolha provavelmente será o Zoom, Microsoft Teams, ou algo equivalente. Quando o RSVP é confirmado, todos os links e prazos são sincronizados por e-mail, para que o participante possa evitar confusão com outros eventos.

É fato que bilhões de e-mails são enviados todos os dias, e muitos deles são spam. Todos usam pelo menos um e-mail para trocar mensagens importantes sobre trabalho, compras, reuniões e muito mais. No entanto, como você precisa ler toneladas de e-mails por dia, não é de se surpreender que às vezes você se depare com o fenômeno da "fadiga de e-mail". Assim, enviar um bom e-mail de convite pode evitar mal-entendidos ou desconhecimento desnecessários por parte dos destinatários.

Escreva um e-mail de convite de reunião passo a passo

Um bom e-mail de convite para reunião é essencial e, via de regra, impacta um entrega de e-mail taxa.

Existem regras de etiqueta e princípios que todos devem seguir ao enviar um e-mail de convite para uma reunião de negócios, como forma de respeito aos destinatários. Você pode aprender a escrever um e-mail de convite padrão seguindo estes passos:

Etapa 1: escreva um assunto forte

É fato que 47% dos destinatários de e-mail leem mensagens com um assunto claro e conciso. A primeira impressão é importante. Isso pode garantir que os destinatários sintam um senso de urgência ou importância, o que leva a uma maior taxa de abertura.

• Curto, direcionado. Seja factual, não enigmático.
• Você pode solicitar a confirmação de comparecimento na linha de assunto como sinal de urgência.
• Ou adicione um tom sentimental como não se esqueça da importância, urgência,...
• Adicionar tempo se você quiser enfatizar o problema sensível ao tempo 

Por exemplo: “Reunião 4/12: Sessão de brainstorming do projeto” ou "Importante. Confirme presença: Reunião de estratégia de novo produto 10/6"

Etapa 2: comece com uma introdução rápida

Logo na primeira linha, é uma boa ideia fazer um resumo de quem você é, qual é a sua posição na organização e por que você está entrando em contato com eles. Então você pode mostrar diretamente o propósito da reunião. Muitas pessoas cometem o erro de apresentar um propósito vago para a reunião, pois presumem que os participantes devem saber disso.

• Faça sua introdução agradável ou relacionada ao trabalho
• Lembre os participantes se eles precisam terminar alguma tarefa ou trazer algo com eles para a reunião.

Por exemploOlá, colega de equipe! Estou ansioso para te ver no lançamento do novo produto na próxima segunda-feira.

Etapa 3: compartilhar horário e local

Você deve incluir a hora exata da reunião. Você também deve informar como e onde ocorre a reunião, seja presencial ou online, e oferecer orientações ou links de plataformas caso precisem.

• Adicione o fuso horário se algum funcionário trabalhar em diferentes áreas do mundo
• Mencione uma duração estimada da reunião
• Ao dar indicações, seja o mais detalhado possível ou anexe um mapa com instruções.

Por exemploPor favor, junte-se a nós na sexta-feira, 6 de outubro, às 13h, na sala de reuniões 2, no segundo andar do prédio da administração.

Etapa 4: delinear a agenda da reunião

Apresente os principais objetivos ou a pauta proposta para a reunião. Não mencione os detalhes. Basta indicar o tópico e o cronograma. Para reuniões formais, você pode anexar um documento detalhado. Isso é particularmente útil para ajudar os participantes a se prepararem com antecedência.

Por exemploVocê pode começar com: Planejamos discutir.../ Queremos abordar algumas das questões ou da seguinte forma:

• 8:00-9:30: Introdução ao Projeto
• 9h30-11h30: Apresentações de Howard (TI), Nour (Marketing) e Charlotte (Vendas)

Etapa 5: peça um RSVP

Exigir um RSVP pode ajudar a confirmar uma resposta dos destinatários. Para evitar ambivalências, uma resposta preferencial e um limite de tempo para os participantes informarem sobre sua presença ou ausência devem ser incluídos em seu e-mail. Com isso, se você não recebeu o RSVP no momento da regulamentação, você pode realizar ações rápidas de acompanhamento.

Por exemplo: Confirme presença até [data] para [endereço de e-mail ou número de telefone]

Passo 6: Adicione uma assinatura de e-mail profissional e identidade visual.

A assinatura de um e-mail comercial deve incluir o nome completo, o título do cargo, o nome da empresa e as informações de contato. sites pessoais e outros endereços com hiperlinks.

Você pode personalizar facilmente sua assinatura com Gmail.

Por exemplo:

Jéssica Madison

Diretor Regional de Marketing, Inco Industry

555-9577-990

Existem inúmeros criadores de assinatura de e-mail gratuitos que economizam tempo e esforço, como... Minha assinatura.

Tipos de e-mail de convite de reunião e exemplos

Tenha em mente que diferentes tipos de reuniões terão diferentes padrões e estilos de redação a serem seguidos. Normalmente, separamos os e-mails de convite para reuniões com base no seu nível de formal ou informal, incluindo ou excluindo reuniões virtuais ou reuniões puramente online. Nesta parte, coletamos e apresentamos alguns tipos típicos de convites para reuniões e cada modelo de tipo que é popularmente usado em e-mails de convite para reuniões de negócios.

#1. O e-mail de solicitação de reunião formal

O e-mail de solicitação formal de reunião é utilizado para reuniões importantes, que geralmente ocorrem de uma a três vezes por ano. Por se tratar de uma reunião formal de grande porte, seu e-mail deve ser redigido em um estilo formal. Os anexos são necessários para esclarecer aos participantes como participar da reunião, como chegar ao local e para detalhar a pauta.

Reuniões formais envolvem:

• reunião de gestão
• reuniao do Comite
• Reunião do Conselho de Administração 
• Assembléia de acionistas 
• Reunião de estratégia 

1 exemplo: Acionistas modelo de e-mail de convite

Assunto: Importante. Você está convidado(a) para a Assembleia Geral Anual. [Tempo]

[Nome do Destinatário]

[Nome da empresa]

[Cargo]

[Endereço da companhia]

[Encontro]

Caros acionistas,

Temos o prazer de convidá-lo para a Assembleia Geral Ordinária que será realizada em [Hora], [Endereço]

A Assembleia Geral Ordinária é uma ocasião excepcional de informação, intercâmbio e discussão entre [Nome da empresa] e todos os nossos acionistas.

É também a oportunidade de se expressar e votar para ter um papel ativo na tomada de decisões importantes para [Nome da empresa], independentemente do número de ações que você possui. A reunião cobrirá as seguintes agendas principais:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Você encontrará instruções sobre como participar desta reunião, a ordem do dia e o texto das deliberações a serem submetidas à sua aprovação no documento anexo abaixo

Gostaria de agradecer, em nome da diretoria, pela contribuição e fidelidade ao [Nome da empresa] e estou ansioso para recebê-lo para a Reunião em [Encontro]

Cumprimentos,

[Nome]

[Título do cargo]

[Nome da empresa]

[Endereço e site da empresa]

2 exemplo: Reunião de estratégia modelo de e-mail de convite

[Nome do Destinatário]

[Nome da empresa]

[Cargo]

[Endereço da companhia]

[Encontro]

Linha de assunto: Reunião da campanha de marketing de lançamento do projeto: 2/28

Em nome de [Nome da empresa], gostaria de convidá-lo a participar de uma reunião de negócios realizada em [Nome da Sala de Conferências, Nome do Edifício] [Data e Hora]. A reunião terá duração de [Duração].

É um prazer recebê-lo na primeira fase do nosso projeto para discutir nossa próxima proposta [Detalhes] e agradecemos seus valiosos insights sobre ela. Aqui está um breve resumo da nossa agenda do dia:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Esta proposta é considerada por toda a nossa equipe como uma das mais importantes. Para sua referência, anexamos a esta carta um documento com informações mais detalhadas, para que você possa se preparar para a reunião com antecedência.

Estamos todos ansiosos para conversar com você e discutir o que mais podemos fazer para que esta proposta seja um sucesso. Por favor, envie quaisquer perguntas ou recomendações para a reunião antes do prazo. [Prazo final] para mim diretamente, respondendo a este e-mail.

Tenha um ótimo dia pela frente.

Obrigado,

Atenciosamente,

[Nome]

[Título do cargo]

[Nome da empresa]

[Endereço e site da empresa]

#2. O e-mail de convite para reunião informal

Com um e-mail formal de convite para reunião, trata-se simplesmente de um encontro com funcionários de nível hierárquico inferior ou membros da equipe. Nesse caso, é muito mais fácil pensar em como escrever de forma apropriada. Você pode optar por um estilo informal, com um tom amigável e descontraído.

Reuniões informais envolvem:

• Reunião de brainstorming
• Reunião de resolução de problemas
• Formação
• Reunião de check-in
• Reunião de Team Building
• Conversas de café 

Exemplo 3: modelo de e-mail de convite para reunião de check-in

Assunto: Urgente. [Nome do Projeto] atualizações. [Encontro]

Prezadas Equipes,

Saudações!

Tem sido agradável e divertido ter tempo trabalhando com você sobre [Nome do Projeto]. No entanto, para poder prosseguir com nossos planos de maneira eficaz, acredito que seja o momento certo para relatarmos o progresso que foi feito e agradeceria a oportunidade de conhecê-lo em [localização] para discutir mais o assunto em [Data e hora].

Também anexei uma lista de todas as agendas que precisamos discutir. Não se esqueça de preparar seu relatório de conclusão da tarefa. Por favor, use isso [Ligação] para me deixar saber se você será capaz de fazê-lo.

Por favor, envie-me sua confirmação o mais rápido possível.

Atenciosamente,

[Nome]

[Cargo]

[Nome da empresa]

4 exemplo: equipe bumodelo de e-mail de convite ilding

Prezados Membros da Equipe,

Isto é para informar que o [Nome do departamento] está organizando um Reunião de Team Building para todos os nossos funcionários membros em [Data e hora]

Para um maior desenvolvimento profissional, é extremamente significativo que cresçamos juntos e isso só pode acontecer se trabalharmos em equipe para que nossas habilidades e talentos sejam potencializados para trazer melhor desempenho. É por isso que nosso departamento continua promovendo várias atividades de formação de equipe mensalmente.

Venha e participe do evento para que possamos ouvir sua voz sobre como podemos melhorar para oferecer um melhor suporte. Haverá também alguns jogos de formação de equipes, e serão oferecidos refrescos leves pela empresa.

Estamos ansiosos para nos divertirmos neste evento de integração da equipe, que foi organizado para ajudar cada um de nós a crescer. Caso você não possa participar desta reunião, por favor, nos avise. [Nome do coordenador] at [Número de telefone]

Atenciosamente,

[Nome]

[Cargo]

[Nome da empresa]

#3. E-mail de convite para palestrante convidado

Um e-mail de convite para palestrante convidado deve incluir informações relevantes para o palestrante sobre a reunião e a oportunidade de falar. É fundamental que o palestrante saiba como pode contribuir para o seu evento e quais benefícios pode obter ao participar.

Exemplo 5: modelo de e-mail de convite para orador convidado

Querido [Palestrante],

Esperamos que esta mensagem o encontre bem! Estamos chegando hoje com uma fantástica oportunidade de falar para sua contemplação. Gostaríamos de pedir a gentileza de ser nosso ilustre orador para o [Nome da reunião], evento voltado para [Descrição do objetivo e público do seu evento]. Todo o [Nome da reunião] A equipe é inspirada por suas realizações e sente que você seria o especialista perfeito para abordar nosso público de profissionais com ideias semelhantes.

[Nome da reunião] terá lugar em [Local, incluindo cidade e estado] on [Datas]. Espera-se que nosso evento receba cerca de [Número de participantes estimado#]. Nosso objetivo é [Objetivos da reunião].

Acreditamos que você seja um excelente orador e sua voz seria uma contribuição fundamental para essa conversa, dada sua vasta experiência em [Área de especialização]. Você pode considerar apresentar suas ideias por até [Duração] minutos, relacionadas à sua área de especialização. [Tópico da reunião]. Você pode enviar sua proposta antes de [deadline], siga o [link] para que nossa equipe possa ouvir suas ideias e determinar os detalhes de seu discurso com antecedência.

Em todo caso, se não puder comparecer, solicitamos gentilmente que entre em contato conosco através do [link]. Agradecemos sua atenção e aguardamos seu retorno.

melhor,
[Nome]
[Cargo]
[Informações de Contato]
[Endereço do site da empresa]

#4. E-mail de convite para webinar

Nas tendências atuais, cada vez mais pessoas realizam reuniões online, pois isso economiza tempo e dinheiro, especialmente para equipes que trabalham remotamente. Se você usa plataformas de videoconferência, existem mensagens de convite personalizadas que são enviadas diretamente aos participantes antes do início da reunião, como o modelo de e-mail de convite do Zoom. Para um webinar virtual, você pode consultar o exemplo a seguir.

Sugestões: Use palavras-chave como “Parabéns”, “Em breve”, “Perfeito”, “Atualização”, “Disponível”, “Em última análise”, “Top”, “Especial”, “Junte-se a nós”, “Grátis”, ” etc.

6 exemplo: Modelo de e-mail de convite para webinar

Assunto: Parabéns! Você está convidado a [Nome do webinário]

Querido [Nome do candidato],

[Nome da empresa] tem o prazer de organizar um webinar para [Tópico do webinar] sobre [Data] no [Tempo], visando [[Finalidades do webinar]

Será uma boa oportunidade para você obter grandes benefícios de seus especialistas convidados na área de [Tópicos de webinars] e ganhar brindes. Nossa equipe está muito entusiasmada com sua presença.

Observação: este webinar é limitado a [Número de pessoas]. Para guardar o seu lugar, registe-se [Ligação], e fique à vontade para compartilhar com seus amigos. 

Espero ver você lá!

Tenha um ótimo dia,

[Seu nome]

[Signature]

Concluindo!

Felizmente, existem muitos modelos de convites para reuniões de negócios disponíveis na Internet para você personalizar e enviar aos participantes em segundos. Não se esqueça de salvar alguns em sua nuvem para que você possa preparar seu e-mail com uma redação perfeita, principalmente em caso de urgência.

Suponha que você também esteja procurando outras soluções para o seu negócio. Nesse caso, Você descobrirá que o AhaSlides é uma ótima ferramenta de apresentação com muitos recursos incríveis para apoiar seus webinars, atividades de integração de equipe, conferências e muito mais.

Perguntas Frequentes

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