O brainstorming é uma ótima maneira de coletar todas as ideias na sala, mesmo para Brainstorming Virtual, mas e se todos não in a sala?
Como você pode garantir que está obtendo ideias de qualidade de uma equipe espaçada a centenas de quilômetros de distância?
O brainstorming virtual pode ser a resposta. Com uma pequena mudança de abordagem, você pode garantir que sua sessão de brainstorming on-line receba a mesma (ou melhor!) excelente entrada de sua equipe remota.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre brainstorming virtual e seu guia de 9 etapas sobre como hospedar um.
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O que é Brainstorming Virtual?
O brainstorming virtual é um tipo de brainstorming em grupo no qual você faz o processo de 'pensamento' com sua equipe usando uma ferramenta de brainstorming online em vez de realizar uma reunião ao vivo no escritório. Ele ajuda equipes remotas ou híbridas a se conectar, idealizar e colaborar facilmente sem precisar estar na mesma sala para encontrar as melhores soluções para um problema específico.
Assim como o brainstorming normal, o brainstorming virtual incentiva os participantes a deixar sua criatividade fluir e gerar muitas ideias em um curto período de tempo. Esse tipo de brainstorming é importante, pois é cada vez mais necessário encontrar maneiras de adaptar atividades como essa ao ambiente de trabalho remoto nos dias de hoje.
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Brainstorming virtual vs brainstorming offline
- Espaço – Este ponto é bastante óbvio, certo? Para uma reunião offline, você e seus participantes estarão em uma sala física, mas para um brainstorm virtual, você precisará configurar uma reunião virtual no Zoom ou em outra ferramenta de reunião.
- Vibe – O brainstorming offline traz uma melhor sensação de foco e conexão, pois em uma sessão online, os participantes podem estar fazendo outra coisa na frente da tela. Mas não se preocupe, você pode tentar resolver esse problema com esta dica.
- PREPARAÇÃO – O brainstorming online requer um pouco mais de esforço para encontrar uma plataforma de reunião e outras ferramentas colaborativas para usar.
- Ideação – Ao fazer brainstorming offline, as pessoas não podem realmente dizer nenhuma ideia quando se trata de pensar, pois podem interromper outros membros da equipe. Em uma sessão virtual, é mais fácil para todos anotar e enviar suas ideias ao mesmo tempo com uma ferramenta.
- Refinamento da ideia – É opcional usar uma ferramenta enquanto hospeda uma sessão offline, pois você pode escrever as ideias em um quadro ou anotações. No entanto, quando você hospeda uma sessão de brainstorming virtual, usar esse tipo de ferramenta é bastante necessário para coletar e avaliar ideias.
Benefícios do Brainstorming Virtual
À medida que o mundo se torna cada vez mais remoto, o brainstorming sempre foi uma mudança para a esfera online. Agora está aqui e é por isso que é ótimo…
- Eles conectam pessoas a distâncias – As sessões virtuais de brainstorming funcionam bem para equipes remotas ou diferentes filiais de uma grande corporação. As pessoas podem participar independentemente da cidade ou fuso horário em que estejam.
- Eles podem ser anônimos – Ao usar algumas ferramentas para apoiar seu brainstorming online, você pode permitir que as pessoas enviem suas ideias anonimamente, o que elimina o medo do julgamento e permite um fluxo livre de ideias fantásticas e sem julgamentos.
- Eles podem ser gravados – Ao fazer um brainstorming online, você pode gravar sua sessão e assisti-la caso esqueça de anotar algo importante.
- Eles apelam para todos – O brainstorming em grupo face a face pode ser exaustivo para pessoas que realmente não gostam de estar em uma multidão.
- Eles resolvem os problemas de brainstorms offline – Problemas comuns como sessões desorganizadas, contribuição desigual, atmosfera estranha e assim por diante podem ser resolvidos se você souber como fazer bom uso de brainstorms e ferramentas online.
- Eles permitem ideias simultâneas– Ao contrário de uma sessão de brainstorming offline, os participantes não precisam esperar que outras pessoas terminem sua fala. Se você deixar sua equipe trabalhar em uma plataforma online, qualquer pessoa poderá enviar sua ideia sempre que vier à mente.
- Eles são adaptáveis – Os brainstorms virtuais funcionam em todos os tipos de situações – reuniões de equipe, webinars, salas de aula, até mesmo sozinho quando você está brainstorming de um tema de ensaio!
- Eles são multimídia – Em vez de compartilhar ideias apenas na forma de texto, os participantes de uma sessão virtual de brainstorming também podem fazer upload de imagens, vídeos, diagramas etc. para justificar seus pensamentos.
9 etapas para hospedar uma sessão de brainstorming virtual bem-sucedida
Manter seus processos de brainstorming online é realmente muito mais simples do que você pensa. Aqui estão 9 etapas rápidas para começar a coletar ótimas ideias de brainstorming remotamente!
Pré-sessão
Tudo começa com a preparação. Definir seu brainstorm virtual da maneira certa pode ser a diferença entre um sucesso e um fracasso total.
#1 – Defina os problemas
É essencial saber quais são os principais problemas ou causas raiz da situação para encontrar as soluções que possam abordá-los da melhor forma possível. É por isso que este é o primeiro passo que precisa ser dado.
Para encontrar o problema exato, pergunte a si mesmo 'porque?' algumas vezes. Dê uma olhada no técnica dos 5 porquês para chegar ao fundo disso.
#2 – Envie perguntas para se preparar
Esta etapa é opcional; na verdade, a forma como você deseja hospedar uma sessão de brainstorming virtual depende de sua preferência. Se você fizer algumas perguntas aos participantes antes da sessão, eles poderão ter algum tempo para pesquisar e pensar sobre as soluções antes de ingressar. Caso contrário, todas as soluções oferecidas na sessão serão bastante espontâneas.
Mas, talvez seja isso que você está procurando. Respostas espontâneas não são necessariamente ruins; eles podem realmente ser melhores quando criados no local, mas geralmente são menos informados do que aqueles que foram considerados e pesquisados de antemão.
#3 – Estabeleça uma agenda e algumas regras
Você pode questionar por que precisa de uma agenda ou regras para brainstorming virtual. Tipo, por que você não pode simplesmente ficar preso nisso?
Quando se trata de qualquer sessão de brainstorming, as coisas podem facilmente sair do controle e se tornar nada menos que uma bagunça. Aposto que todos nós já estivemos em uma sessão em que algumas pessoas trabalham demais enquanto outras não pronunciam uma palavra, ou onde uma reunião se esgota e drena toda a sua energia.
É por isso que você deve manter as coisas claras com uma agenda e estabelecer algumas regras para garantir que tudo permaneça no caminho certo o tempo todo. Essa agenda informará aos participantes o que eles vão fazer e dará a eles (e ao anfitrião) a chance de gerenciar melhor seu tempo. As regras mantêm todos na mesma página e garantem que seu brainstorming virtual ocorra sem problemas.
🎯 Confira alguns regras de brainstorming para hospedar uma sessão virtual efetiva.
#4 – Escolha uma ferramenta
Manter o controle de ideias no brainstorming virtual precisa ser diferente de como é feito offline. Usar um pedaço de papel físico ou a caixa de bate-papo no Zoom é uma maneira infalível de acabar com uma bagunça total, então escolha uma ferramenta adequada para ajudá-lo a organizar sua sessão de brainstorming virtual.
Uma ferramenta de brainstorming colaborativo permite que seus participantes enviem suas ideias ao mesmo tempo, além de organizar automaticamente esses envios e permitir que você avalie ideias com mais facilidade agrupando ou incentivando a votação nas mais viáveis. Ele também pode oferecer alguns recursos mais úteis, como respostas anônimas, número limitado de respostas, um cronômetro e muito mais.
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Durante
Depois de iniciar sua sessão de brainstorming virtual, há muito mais do que apenas apresentar algumas ideias. Saber o que fazer com clareza pode garantir uma sessão mais eficaz.
#5 – Quebra-gelos
Bata no chão correndo com alguns alegres quebra-gelos virtuais. Pode ser uma pergunta intrigante que deixa as pessoas animadas ou alguns jogos para relaxar um pouco antes de entrar nas partes importantes. Você pode tentar fazer testes divertidos no AhaSlides para que todos os participantes participem e interajam diretamente.
#6 – Explique os problemas
Explique os problemas de forma clara e correta para ajudar a sessão a se tornar mais eficaz. A maneira como você apresenta esses problemas e faz perguntas é extremamente importante, pois pode afetar as ideias que estão sendo geradas.
Como você preparou um problema específico e detalhado na etapa 1, você deve explicá-lo claramente nesta seção; seja claro sobre a intenção do brainstorming e seja específico sobre a pergunta que você está fazendo.
Isso tem o potencial de colocar muita pressão sobre o facilitador, mas temos um guia rápido para ajudá-lo a definir melhor os problemas que deseja resolver.
#7 – Idealizar
Agora é hora de fazer o cérebro de todos disparar para formar o maior número possível de ideias. Você deve prestar atenção a todos os membros da equipe e entender seus estilos de trabalho para saber como incentivá-los a falar durante sua sessão de brainstorming virtual.
Você pode usar alguns diferentes tipos de diagramas de brainstorming para ajudar sua equipe a gerar ideias em diferentes formatos, o que pode ajudá-los a desbloquear ideias que talvez não tenham pensado em um brainstorming padrão.
💡 Se você está pensando com os alunos, aqui estão mais alguns ótimos atividades de brainstorming por eles.
#8 – Avaliar
Não termine a sessão imediatamente depois que todos colocarem suas ideias na mesa. Depois que as ideias estiverem presentes, você poderá investigá-las mais fazendo algumas perguntas. Fazer as perguntas certas pode ser uma tarefa bastante desafiadora, então confira alguns de nossos sugestões para fazer perguntas eficazes.
Existem muitas outras maneiras de avaliar uma ideia e compreendê-la completamente, como usar um SWOT (forças-fraquezas-oportunidades-ameaças) ou uma diagrama de explosão de estrelas (que ajuda você a responder às perguntas 5W1H relacionadas a um problema específico).
Por fim, sua equipe deve passar por todos eles e votar no melhor, assim…
Pós-sessão
Então, agora que sua sessão chegou ao fim, ainda há outro pequeno passo que você deve dar para realmente terminá-la.
#9 – Envie as notas da reunião e o quadro de ideias
Depois que tudo estiver pronto, envie as anotações de discussão que você fez na reunião e o quadro de ideias final para todos os participantes para lembrá-los do que foi discutido e do que fazer em seguida.
Erros comuns a evitar
Não é tão difícil entender o básico do brainstorming virtual, mas no caminho para acertar um, você pode cometer alguns erros (o que muitas pessoas também cometem). Cuidado com esses…
❌ Configurando um objetivo vago
Não é bom definir um objetivo vago ou ambíguo, pois você não pode medir a eficácia de suas sessões ou ideias. Além disso, será mais difícil para seus participantes encontrarem soluções viáveis que atinjam a meta.
✅ Dica: Lembre-se de definir metas e fazer perguntas com sabedoria.
❌ Não manter as coisas envolventes e flexíveis
Existem algumas razões pelas quais seus participantes podem não estar ativamente engajados no brainstorming. Talvez eles evitem revelar seus nomes ao enviar ideias, pois têm medo de serem julgados, ou talvez não consigam apresentar ideias decentes em um curto período de tempo.
✅ Tips:
- Use uma ferramenta que permita respostas anônimas.
- Envie os problemas/dúvidas com antecedência (se necessário).
- Use quebra-gelos e peça a outros membros que refutem algumas sugestões.
❌ Ser desorganizado
Quando os participantes são encorajados a compartilhar suas opiniões, as sessões de brainstorming podem facilmente levar à anarquia. Ter as diretrizes e ferramentas corretas ajudará a evitar isso com certeza.
✅ Dica: Use uma agenda e use uma ferramenta online para organizar e avaliar ideias.
❌ Reuniões exaustivas
Passar mais tempo discutindo um problema nem sempre lhe dá ideias mais valiosas. Pode ser realmente desgastante para seus participantes e levar a zero progresso.
✅ Dica: Defina um limite de tempo e mantenha-o curto.
Resumo
O brainstorming virtual é bastante semelhante a outros tipos de brainstorming em termos do processo principal e do fato de que muitas vezes requer uma ferramenta colaborativa para ajudar sua equipe a trabalhar melhor em conjunto.
Neste artigo, apresentamos 9 etapas para realizar uma sessão de brainstorming virtual e também destacamos algumas das dicas mais importantes que você deve considerar para ter uma sessão produtiva.
