Полное руководство для общего собрания на 2024 год: повестка дня + бесплатный шаблон!

Пропадают большие заметки? Новый персонал ждет представления? Команды разбивают свои цели, но не получают признания? Похоже на всеобщая встреча стоит на повестке дня!

Компания в полном составе — это, пожалуй, лучший способ объединить всю команду на непринужденной, но очень продуктивной встрече.

Вот как это сделать правильно: пример повестки дня и бесплатный интерактивный шаблон!

Содержание

• Что такое всеобщее собрание?
• Зачем проводить всеобщую встречу?
• Шаблон общего собрания
• Повестка дня всеобщего собрания
  • Дополнительные порции для общего собрания
• Часто задаваемые вопросы

Что такое всеобщее собрание?

An всеобщая встреча просто встреча с участием весь персонал компании. Это регулярная встреча, проводимая, возможно, раз в месяц, и ее обычно проводят руководители компании.

Общее собрание пытается решить несколько ключевых задач...

• информировать сотрудников о любых новые объявления не подходит для электронной почты.
• установить цели компании и отслеживать прогресс в отношении существующих.
• наградить выдающиеся достижения от отдельных лиц и команд.
• в признать сотрудников присоединившихся и ушедших.
• отвечать вопросы сотрудников со всех уголков бизнеса.

При всем при этом, окончательный цель всеобщего собрания состоит в том, чтобы ввести чувство единства в компанию. Неудивительно, что в наши дни это становится все более востребованным, и массовые собрания пользуются все большей популярностью среди компаний, стремящихся поддерживать прочные связи в своих рядах.

Интересный факт ⚓ Значение слова «всеобщее собрание» происходит от старого военно-морского призыва «все руки на палубе», который использовался для того, чтобы вывести всех членов экипажа корабля на верхнюю палубу, чтобы помочь им ориентироваться во время шторма.

Является ли «всеобщее» собрание тем же, что и «ратуша»?

Откровенно говоря, нет. Несмотря на то, что собрание в ратуше очень похоже, оно отличается от всеобщего собрания одним важным моментом:

All-hands больше фокусируется на доставке заранее запланированной информации, в то время как ратуша больше фокусируется на вопросах и ответах.

Это означает, что в то время как всеобщее собрание похоже на обычное собрание, ратуша может больше напоминать непринужденное политическое мероприятие, откуда оно и получило свое название.

Тем не менее, они два одинаковых во многих отношениях. Оба являются регулярными общекорпоративными собраниями, проводимыми высшим руководством, которые предоставляют сотрудникам необходимую информацию и поощрения.

Ознакомьтесь с лучшими идеями для встреч от:

• Встречи в бизнесе
• Стартовая встреча проекта
• Ратуша Руководство по встречам

Зачем проводить всеобщую встречу?

Я понимаю; мы все пытаемся избежать синдрома «ни одной встречи». Добавление еще одного к списку еженедельных, ежемесячных и ежегодных собраний может показаться хорошим способом настроить против вас сотрудников, но на самом деле это может сократить количество совещаний, которые вы проводите.

Как? Потому что всеобщее собрание является всеобъемлющим. Он берет важные части многих других встреч, которые вы проведете в течение рабочего месяца, и сокращает их до ограниченного 1-часового интервала времени.

В конечном счете, это действительно может высвободить немного времени в вашем расписании. Вот некоторые другие преимущества собрания с участием всех участников...

1. Будьте инклюзивными - Трудно выразить, насколько много значит для вашей команды то, что вы готовы встречаться с ними каждую неделю или месяц. Предоставление им возможности задавать волнующие их вопросы посредством вопросов и ответов и максимально открытость и честность с ними создают прекрасную корпоративную культуру.
2. Быть командой - Так же приятно слышать слова начальника, как приятно видеть лица коллег. Удаленная работа и сегментированные офисы часто могут изолировать людей, которые должны работать больше всего. Общая встреча дает им неформальную возможность снова увидеться и пообщаться друг с другом.
3. Не пропустите никого - Вся идея общего собрания в том, что это все руки на палубе. Хотя у вас может быть несколько отсутствий, вы можете передавать свои сообщения, зная, что все, включая удаленных сотрудников, слышат то, что им нужно услышать.

Руки вверх за Все руки!

Если все будут там, поставить на показ. Возьмите этот бесплатный интерактивный шаблон презентации для своего следующего общего собрания!

Повестка дня всеобщего собрания

Нужен пример повестки дня общего собрания, чтобы по-настоящему понять, что на самом деле происходит в олл-хэндах?

Вот 6 типичных вопросов, которые вы можете увидеть в повестке дня, а также рекомендуемые сроки, чтобы все было по плану. 1 час.

1. Ледоколы

⏰ 5 минут

Поскольку это встреча всей компании, на которой потенциально могут присутствовать новые лица, есть большая вероятность, что у некоторых коллег уже давно не было возможности посидеть и пообщаться друг с другом. Используйте 1 или 2 ледокола, чтобы сохранить командный дух сильно и разогрейте эти прекрасные мозги перед началом встречи.

Попробуйте некоторые из этих идей:

• Какая гифка описывает ваше настроение? - Подарите всем несколько GIF-файлов и попросите их проголосовать за тот, который лучше всего соответствует их чувствам.
• Поделитесь неловкой историей - Вот такой доказано, что они генерируют хорошие идеи. Попросите всех написать короткую неловкую историю и отправить ее анонимно. Чтение их может стать веселым началом повестки дня вашего общего собрания.
• Популярная викторина! - Нет ситуации, которую нельзя было бы усугубить мелочью. Быстрая 5-минутная викторина о текущих событиях или практиках компании может вдохновить на творчество и начать все с хорошего и чистого развлечения.

💡 Проверить 10 ледоколов на любую встречу - онлайн или иначе! Наряду с несколькими идеями для стартовое собрание проекта!

2. Обновления команды

⏰ 5 минут

Есть вероятность, что на этой встрече вы увидите несколько новых лиц, а также пропустите пару недавних отступлений. Лучше всего обратиться к этому рано в повестке дня, чтобы никто не сидел и неловко ждал, пока его представят.

Большое спасибо только что ушедшему персоналу — это не только хорошее руководство, но и гуманизация перед вашими людьми. Аналогичным образом, раннее представление новых лиц компании — отличный способ помочь им почувствовать себя вовлеченными и расположить всех к остальной части встречи.

Для этого будет достаточно короткой благодарности и приветствия, но вы можете сделать еще больше, сделав короткую презентацию.

3. Новости компании

⏰ 5 минут

Еще одним быстрым, но важным пунктом в повестке дня общего собрания является то, что вы можете информировать свою команду о текущей ситуации. приходы и уходы компании.

Имейте в виду, что речь идет не о проектах и ​​целях (это произойдет через минуту), а скорее об объявлениях, которые затрагивают всю компанию. Речь может идти о новых заключенных сделках, новых тимбилдинг планы в разработке, а также все эти необходимые скучные вещи, например, в какой день сантехник придет за кофейной кружкой, которую он оставил в прошлый раз.

4. Прогресс цели

⏰ 20 минут

Теперь мы в самом деле в ваших руках. Здесь вы будете демонстрировать цели и гордо хвастаться (или публично плакать) прогрессом вашей команды в их достижении.

Возможно, это самый важный раздел вашей встречи, поэтому ознакомьтесь с этими быстрыми советами...

• Используйте визуальные данные - Это может показаться неудивительным, но графики и диаграммы много лучшая работа по разъяснению данных, чем текст. Покажите прогресс каждого отдела в виде точки на графике, чтобы дать им более четкое представление о том, откуда они пришли и куда (надеюсь) идут.
• Поздравить и подбодрить - Для вашей команды это может быть самая нервная часть всей повестки дня общего собрания. Устраняйте страхи, поздравляя команды с хорошей работой и мягко подталкивая команды, которые работают неэффективно, спрашивая их, что им нужно, чтобы иметь больше шансов на достижение своих целей.
• Сделайте это интерактивным - Поскольку это самая длинная часть вашего общего собрания, и многие аспекты не применимы непосредственно ко всем, возможно, вам захочется сосредоточить внимание на комнате с помощью некоторой интерактивности. Попробуйте опрос, шкалу рейтинга, облако слов или даже викторину, чтобы узнать, как на трассе ваша команда думает, что они есть.

После того, как вы произнесете эту часть доклада, будет хорошей идеей собрать команды в комнаты для обсуждения, чтобы они могли провести мозговой штурм по трем направлениям ответа...

1. Что им понравилось в их обновлении прогресса.
2. Что им не понравилось в их обновлении прогресса.
3. Блокировщик, который мешает лучшему прогрессу.

5. Признание персонала

⏰ 10 минут

Нет ничего хуже, чем работать над тем, за что ты не получаешь должного. Фундаментальное желание каждого из ваших сотрудников — добиваться признания там, где это необходимо, поэтому используйте эту часть общего собрания, чтобы привлечь к ним внимание, которого они заслуживают.

Вам не обязательно устраивать целую песню и танец (в любом случае многие из ваших сотрудников могут чувствовать себя некомфортно), но некоторое признание и, возможно, небольшой приз могут многое сделать не только для отдельного человека, но и для вашего собрания в целом. целое.

Вообще говоря, есть два способа сделать это:

1. Перед встречей, все руководители групп указывают имя человека из своей команды, который сделал все возможное в своей роли. Используйте собрание, чтобы отметить наиболее представленное имя от каждой команды.
2. Во время встречи - Держи живое облако слов для каждого «тихого героя». Имя, представленное вашей аудиторией чаще всего, будет вырисовываться в центре облака слов, давая вам возможность публично признать, кем бы оно ни было.

Функции 💡 А прядильное колесо это идеальный инструмент для раздачи призов. Нет ничего лучше этого для вовлечения аудитории!

6. Откройте вопросы и ответы

⏰ 15 минут

Завершите то, что многие считают высшим приоритетом на общем собрании: живые вопросы и ответы.

Это шанс для любого сотрудника любого отдела задать вопросы высшему начальству. Ожидайте от этого сегмента всего и вся, а также приветствуйте его, поскольку ваша команда может почувствовать, что это единственный раз, когда они могут получить прямой ответ на серьезный вопрос.

Если у вас большая команда, один из способов эффективно справляться с вопросами и ответами — задавать вопросы за несколько дней до общего собрания, а затем фильтровать их, чтобы найти те, на которые стоит ответить перед толпой.

Но если вы хотите быть более прозрачным в отношении всего процесса, просто позвольте вашей команде задавать вам вопросы через живая платформа вопросов и ответов. Таким образом, вы можете сохранить все организованная, Модератором и 100% дружелюбный к удаленным работникам.

Дополнительная помощь для всеобщего собрания

Если вы хотите превратить все свои усилия в нечто продолжительное, чем 1 час, попробуйте эти дополнительные занятия...

1. Истории клиентов

Времена, когда ваша компания коснулась клиента, могут стать чрезвычайно мощной мотивацией для вашей команды.

Либо до, либо во время встречи попросите вашу команду отправить вам восторженные отзывы клиентов. Прочтите их для всей команды или даже проведите викторину, чтобы каждый мог угадать, какой клиент оставил какой отзыв.

2. Командный разговор

Давайте будем честными: члены команды часто намного ближе к своим лидерам, чем к своему генеральному директору.

Пусть все услышат знакомый голос, пригласив лидеров каждой команды выйти на сцену и представить свою версию прогресс цели шаг. Это, скорее всего, будет понятным и точным, и это даст другим возможность отдохнуть от вашего голоса!

3. Время викторины!

Украсьте свои руки конкурсной викториной. Вы можете объединить каждую команду в... команды, а затем предложить им побороться за место в таблице лидеров, задавая вопросы, касающиеся работы.

Какой прогнозируемый объем контента в этом году? Каков был уровень внедрения нашей самой важной функции в прошлом году? Подобные вопросы не только знакомят с некоторыми важными показателями компании, но и повышают интерес к вашей встрече и помогают создайте команды, которые вы хотите.

Часто задаваемые вопросы