8 ключевых шагов для написания повестки дня встречи с примерами и бесплатными шаблонами

Грамотно составленная повестка дня устанавливает четкие цели и ожидания от совещания, гарантируя, что каждый участник знает свою цель и что должно произойти до, во время и после совещания. Эта статья расскажет вам о важности наличия повестки дня совещания, шагах по ее созданию и предоставит примеры (с шаблонами) для использования на вашем следующем совещании.

• Почему на каждом совещании должна быть повестка дня
• 8 ключевых шагов для написания эффективной повестки дня встречи
• Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны
• Настройте повестку дня встречи с AhaSlides
• Основные выводы 

Почему на каждом совещании должна быть повестка дня

Каждому совещанию нужна повестка дня, чтобы оно было продуктивным и эффективным. Повестка дня совещания дает следующие преимущества:

• Уточнение цели и задач встречии помогают поддерживать дискуссию целенаправленной и в нужном направлении.
• Управляйте временем и темпом встречи, убедитесь, что нет бессмысленных аргументов, и сэкономьте как можно больше времени.
• Установите ожидания для участников, а также обеспечить охват всей соответствующей информации и действий.
• Способствует подотчетности и организованности, что приводит к более эффективным и результативным встречам.

8 ключевых шагов для написания эффективной повестки дня встречи

Вот несколько ключевых советов, которые помогут вам составить эффективную повестку дня встречи:

1/ Определите тип встречи 

Поскольку в разных типах встреч могут участвовать разные участники, форматы и цели, важно выбрать ту, которая соответствует конкретной ситуации.

• Стартовая встреча проекта: Встреча, на которой дается обзор проекта, его целей, сроков, бюджета и ожиданий.
• Общее собрание: тип собрания в масштабе всей компании, на которое приглашаются все сотрудники. Информировать всех о деятельности, целях и планах компании, а также способствовать формированию чувства общей цели и направления внутри организации.
• Встреча в ратуше: Общее собрание компании, на котором сотрудники могли задавать вопросы, получать новости и давать отзывы высшему руководству и другим руководителям.
• Совещание по стратегическому руководству: встреча, на которой старшие руководители или руководители собираются вместе, чтобы обсудить и спланировать долгосрочное направление. 
• Виртуальная командная встреча: формат виртуальных совещаний команды может включать презентации, обсуждения и интерактивные действия и может проводиться с использованием программного обеспечения для видеоконференций, обмена мгновенными сообщениями или других инструментов цифрового общения. 
• Мозговой штурм: творческая и совместная встреча, на которой участники генерируют и обсуждают новые идеи.
• Встреча один на один: Частная встреча между двумя людьми, часто используемая для оценки производительности, коучинга или личного развития.

2/ Определите цель и задачи встречи

Четко объясните, почему проводится собрание и чего вы или ваша команда надеетесь достичь.

3/ Определите ключевые темы 

Перечислите ключевые темы, которые необходимо осветить, включая любые важные решения, которые необходимо принять.

4/ Назначить срок

Выделите соответствующее количество времени для каждой темы и всей встречи, чтобы собрание не отставало от графика.

5/ Определите участников и их роли

Составьте список тех, кто будет участвовать в собрании, и укажите их роли и обязанности.

6/ Подготовить материалы и сопроводительные документы

Соберите любую соответствующую информацию или материалы, которые потребуются во время встречи.

7/ Заранее раздайте повестку дня

Разошлите повестку дня всем участникам, чтобы убедиться, что все готовы.

8/ Обзор и пересмотр повестки дня по мере необходимости

Просмотрите повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что она полна и точна, и внесите необходимые изменения.

Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны 

Вот несколько примеров повесток дня собраний, которые можно использовать для разных типов собраний:

1/ Повестка собрания команды

Дата: 

Локации: 

Присутствовали: 

Цели собрания команды:

• Для обновления хода реализации проекта
• Для обзора текущих проблем и решений

Повестка собрания команды: 

• Введение и приветствие (5 минут) | @ВОЗ
• Обзор предыдущей встречи (10 минут) | @ВОЗ
• Обновления проекта и отчеты о ходе выполнения (20 минут) | @ВОЗ
• Решение проблем и принятие решений (20 минут) | @ВОЗ
• Открытое обсуждение и обратная связь (20 минут) | @ВОЗ
• Действия и последующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
• Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ

Бесплатный шаблон ежемесячной встречи с AhaSlides

2/ Повестка дня собрания All Hands

Дата: 

Локации: 

Attконец: 

Цели встречи:

• Чтобы обновить производительность компании и представить новые инициативы и планы для сотрудников.

Повестка дня встречи: 

• Приветствие и знакомство (5 минут)
• Отчет об эффективности компании (20 минут)
• Представление новых инициатив и планов (20 минут)
• Сессия вопросов и ответов (30 минут)
• Признание и награждение сотрудников (15 минут)
• Закрытие и организация следующей встречи (5 минут)

Шаблон встречи всех рук

3/ Повестка дня стартового совещания проекта

Дата: 

Локации: 

Присутствовали:

Цели встречи:

• Установить четкие цели и ожидания от проекта
• представить команду проекта
• Обсудить проблемы и риски проекта

Повестка дня встречи: 

• Приветствие и введение (5 минут) | @ВОЗ
• Обзор проекта и цели (15 минут) | @ВОЗ
• Представление членов команды (5 минут) | @ВОЗ
• Распределение ролей и обязанностей (20 минут) | @ВОЗ
• Обзор графика и графика (15 минут) | @ВОЗ
• Обсуждение проблем и рисков проекта (20 минут) | @ВОЗ
• Действия и следующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
• Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ

Обратите внимание, что это всего лишь примеры, а пункты повестки дня и формат могут быть скорректированы в зависимости от конкретных потребностей и целей встречи. 

Настройте повестку дня встречи с AhaSlides 

Чтобы настроить повестку дня встречи с помощью AhaSlides, выполните следующие действия:

• Завести аккаунт: Если вы еще этого не сделали, зарегистрируйтесь AhaSlides и создайте учетную запись. Или отправляйтесь к нам Публичная библиотека шаблонов.

• Выберите шаблон повестки собрания: У нас есть множество шаблонов повестки дня собрания, которые вы можете использовать в качестве отправной точки. Просто выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям, и нажмите «Получить шаблон».

• Настройте шаблон: Выбрав шаблон, вы можете настроить его, добавив или удалив элементы, настроив форматирование и изменив цветовую схему.

• Добавьте пункты повестки дня: Используйте редактор слайдов, чтобы добавить пункты повестки дня. Вы можете добавить текст, вращающееся колесо, опросы, изображения, таблицы, диаграммы и многое другое.

• Сотрудничайте со своей командой: Если вы работаете в команде, вы можете совместно работать над повесткой дня. Просто предложите членам команды редактировать презентацию, и они смогут вносить изменения, добавлять комментарии и предлагать изменения.

• Поделитесь повесткой дня: Когда вы будете готовы, вы можете поделиться повесткой дня со своей командой или участниками. Вы можете поделиться ссылкой или QR-кодом.

С AhaSlides вы можете легко создать профессиональную, хорошо структурированную повестку дня встречи, которая поможет вам не сбиться с пути и достичь целей встречи.

Основные выводы 

Мы надеемся, что следуя этим ключевым шагам и примерам с помощью шаблонов AhaSlides, вы сможете создать хорошо структурированную повестку дня встречи, которая настроит вас на успех.

FAQ