Электронное письмо с приглашением на встречу | Лучшие советы, примеры и шаблоны (100% бесплатно)

Совещания могут быть важнейшим элементом эффективности, координации и сплочённости команды. Многие компании проводят совещания не реже одного раза в неделю. Это может быть неформальная встреча для глубокого разговора с сотрудниками или более официальное заседание правления для обсуждения плана компании на будущее и годового отчёта. Администраторы и руководители обязаны направлять участникам и гостям приглашения на совещания.

Приглашение на встречу важно для эффективного и беспрепятственного проведения официальных встреч. Существует множество способов отправки приглашений на встречи. В этой статье мы сосредоточимся на рассмотрении письма с приглашением на встречу, самый удобный и популярный способ приглашать людей участвовать в ваших собраниях.

Содержание

• Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?
• Почему письмо с приглашением на встречу так важно?
• Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом
• Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры
• Выводы

Шаблоны быстрых встреч с AhaSlides

Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?

Приглашение на встречу, являющееся неотъемлемой частью деловой деятельности, представляет собой письменное сообщение, в котором излагается цель встречи и предлагается присоединиться к ней в указанную дату и место, а также при необходимости прилагаются более подробные документы. Приглашение может быть составлено в официальном или неофициальном стиле в зависимости от характера встречи. Приглашение должно быть оформлено в соответствующем тоне и стиле, чтобы соответствовать этикету деловой переписки.

Однако не путайте электронное письмо с приглашением на встречу и электронное письмо с запросом на встречу. Ключевое различие между этими письмами заключается в том, что электронное письмо с приглашением на встречу предназначено для того, чтобы назначить встречу с кем-то, в то время как электронное письмо с приглашением на встречу призвано пригласить вас на встречу в указанную дату и место.

Почему письмо с приглашением на встречу так важно?

Использование приглашений по электронной почте дает много преимуществ. Преимущества электронных приглашений перечислены ниже:

• Он напрямую подключается к календарям. Когда получатели принимают приглашение, оно добавляется обратно в их деловой календарь, а вы получаете напоминание, как и другие события, отмеченные в календаре.
• Это удобно и быстро. Ваши получатели могут получить электронное письмо сразу после того, как вы нажмете кнопку отправки. Поскольку оно направляется прямо получателю, если адрес электронной почты неверен, вы можете сразу же получить уведомление и быстро перейти к дальнейшим решениям.
• Это экономит время. Вы можете отправлять групповые электронные письма с тысячами адресов электронной почты одновременно.
• Это экономит деньги. Вам не придётся тратить бюджет на почтовые расходы.
• Его можно сгенерировать прямо с предпочитаемой вами платформы вебинаров. Если у вас не личная встреча, вашим первым выбором, вероятно, будет Zoom, Microsoft Teams, или что-то эквивалентное. После подтверждения RSVP все ссылки и временные рамки синхронизируются по электронной почте, чтобы участник мог избежать путаницы с другими мероприятиями.

Факт, что каждый день отправляются миллиарды электронных писем, и многие из них — спам. Каждый человек использует хотя бы один адрес электронной почты для обмена важными сообщениями по работе, покупкам, встречам и другим вопросам. Однако, поскольку нам приходится читать тонны писем в день, неудивительно, что иногда мы сталкиваемся с феноменом «усталости от писем». Таким образом, отправка хорошего приглашения поможет избежать ненужного недопонимания или неосведомленности со стороны получателей.

Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом

Хорошее письмо с приглашением на встречу имеет важное значение и, как правило, влияет на доставка по электронной почте ставка.

Существуют этикет и принципы, которые каждый должен соблюдать при составлении электронного письма с приглашением на деловую встречу, проявляя уважение к получателям. Вы можете узнать, как написать стандартное электронное письмо с приглашением на встречу, выполнив следующие шаги:

Шаг 1. Напишите убедительную тему письма

Факт, что 47% получателей писем читают письма с чёткой и лаконичной темой. Первое впечатление очень важно. Оно может создать у получателей ощущение срочности или важности письма, что приводит к более высокой открываемости.

• Коротко, целенаправленно. Будьте правдивы, а не загадочны.
• Вы можете запросить подтверждение присутствия в строке темы в знак срочности.
• Или добавьте сентиментальный тон, например, не забывайте о важности, срочности...
• Добавьте время, если вы хотите подчеркнуть срочную проблему 

Например: «Встреча 4/12: мозговой штурм по проекту» или «Важно. Пожалуйста, ответьте: встреча по стратегии нового продукта 10/6»

Шаг 2. Начните с краткого введения

В самой первой строке неплохо бы кратко рассказать о том, кто вы, какую должность занимаете в организации и почему вы к ним обращаетесь. Тогда вы сможете прямо показать цель встречи. Многие люди совершают ошибку, сообщая расплывчатую цель встречи, поскольку полагают, что участники должны об этом знать.

• Сделайте ваше представление приятным или связанным с работой
• Напомните участникам, если им нужно закончить какие-либо задачи или взять что-нибудь с собой на встречу.

Например: Здравствуйте, уважаемый член команды! Я с нетерпением жду встречи с вами на презентации нового продукта в следующий понедельник.

Шаг 3. Поделитесь временем и местоположением

Вы должны указать точное время встречи. Вы также должны сообщить им, как и где проходит встреча, лично или онлайн, и предложить рекомендации или ссылки на платформу, если они им понадобятся.

• Добавьте часовой пояс, если кто-то из сотрудников работает в разных регионах мира
• Укажите предполагаемую продолжительность встречи
• При указании маршрута будьте максимально подробны или приложите карту маршрута.

Например: Присоединяйтесь к нам в пятницу, 6 октября, в 1:00 в конференц-зале 2 на втором этаже административного здания.

Шаг 4: Опишите повестку дня встречи

Опишите ключевые цели или предлагаемую повестку дня встречи. Не вдавайтесь в подробности. Можно просто указать тему и сроки. Для официальных встреч можно прикрепить подробный документ. Это особенно полезно, чтобы помочь участникам подготовиться заранее.

Например, вы можете начать так: Мы планируем обсудить..../Мы хотим рассмотреть некоторые вопросы или следующим образом:

• 8:00-9:30: Знакомство с проектом
• 9:30–11:30: Презентации Ховарда (ИТ), Нура (маркетинг) и Шарлотты (продажи).

Шаг 5: Попросите RSVP

Требование ответа на приглашение может помочь подтвердить ответ от получателей. Чтобы избежать двойственности, в ваше электронное письмо следует указать предпочтительный ответ и срок, в течение которого участники могут сообщить вам о своем присутствии или отсутствии. Таким образом, если вы не получили ответ на приглашение в установленный вами момент, вы можете выполнить быстрые последующие действия.

Например: Пожалуйста, ответьте до [дата] на [адрес электронной почты или номер телефона]

Шаг 6: Добавьте профессиональную подпись и фирменный стиль электронной почты

Подпись в деловой электронной почте должна включать полное имя, должность, название компании, контактную информацию, персональные сайты и другие адреса с гиперссылками.

Вы можете легко настроить свою подпись с помощью Gmail.

Например:

Джессика Мэдисон

Региональный директор по маркетингу, Инкоиндустрия

555-9577-990

Существует множество бесплатных генераторов подписей для электронных писем, которые экономят ваше время и усилия, например: Моя подпись.

Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры

Имейте в виду, что разные типы встреч будут иметь разные стандарты и стили письма. Обычно мы разделяем электронные письма с приглашениями на встречи в зависимости от их формального и неформального уровня, включая или исключая виртуальные встречи или чисто онлайн-встречи. В этой части мы собираем и представляем вам некоторые типичные типы приглашений на встречи и шаблоны каждого типа, которые обычно используются в электронных письмах с приглашениями на деловые встречи.

№1. Официальное письмо с приглашением на встречу

Официальное письмо с приглашением на встречу используется для крупных встреч, которые обычно проводятся от одного до трёх раз в год. Это большая официальная встреча, поэтому ваше письмо должно быть написано в официальном стиле. Приложения необходимы для того, чтобы участникам было понятнее, как принять участие во встрече, как найти место её проведения и подробно описать повестку дня.

Официальные встречи включают:

• Встреча руководства
• Заседание комитета
• Заседание Совета директоров 
• Собрание акционеров 
• Стратегическое совещание 

Пример 1: акционеров шаблон электронного приглашения

Тема: Важно. Вы приглашены на годовое общее собрание. [Время]

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Уважаемые акционеры!

Мы рады пригласить вас на ежегодное общее собрание, которое состоится [Время], [Адрес]

Ежегодное собрание акционеров является исключительным поводом для обмена информацией и дискуссий между [Название компании] и все наши акционеры.

Это также возможность выразить свое мнение и проголосовать, чтобы играть активную роль в принятии важных решений для [Название компании], независимо от количества акций, которыми вы владеете. На встрече будут рассмотрены следующие основные темы:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Вы найдете инструкции о том, как принять участие в этом собрании, повестке дня и тексте резолюций, которые должны быть представлены на ваше утверждение, в прикрепленном ниже документе.

Я хотел бы поблагодарить вас от имени правления за ваш вклад и вашу верность [Название компании] и я с нетерпением жду встречи с вами на встрече [Дата]

С наилучшими пожеланиями,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

Пример 2: Стратегическое совещание шаблон электронного приглашения

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Сюжетная линия: Запуск проекта Маркетинговая кампания Встреча: 2 февраля

От имени [Название компании], я хотел бы пригласить вас посетить деловую встречу, которая состоится в [Название конференц-зала, название здания] [Дата и время]. Встреча продлится в течение [Продолжительность].

Я рад приветствовать вас на первом этапе нашего проекта, чтобы обсудить наше предстоящее предложение [Подробнее], и мы ценим ваши ценные идеи по этому поводу. Вот краткий обзор нашей программы на этот день:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Вся наша команда считает это предложение одним из самых важных. Для вашего удобства мы прилагаем к настоящему письму документ с более подробной информацией, чтобы вам было легче подготовиться к встрече заранее.

Мы все с нетерпением ждем встречи с вами, чтобы обсудить, что ещё мы можем сделать для успешного выполнения этого предложения. Пожалуйста, отправьте любые вопросы или рекомендации до встречи. [Крайний срок] мне напрямую, ответив на это письмо.

Удачного дня.

Благодарю Вас,

С уважением,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

№2. Электронное письмо с приглашением на неофициальную встречу

Официальное электронное письмо с приглашением на встречу — это просто встреча с сотрудниками младшего звена или членами команды. Вам гораздо проще придумать, как написать письмо. Вы можете писать неформально, в дружелюбном и радостном тоне.

К неформальным встречам относятся:

• Мозговой штурм
• Встреча по решению проблем
• Обучение
• Регистрация заезда
• Совещание по тимбилдингу
• Кофейные чаты 

Пример 3. Шаблон электронного приглашения на встречу для регистрации

Тема сообщения: Срочно. [Название проекта] обновления. [Дата]

Уважаемые команды,

Приветствую!

Было приятно и забавно работать с вами над [Название проекта]. Тем не менее, чтобы иметь возможность эффективно осуществлять наши планы, я считаю, что настало подходящее время для того, чтобы сообщить о достигнутом прогрессе, и я был бы признателен за возможность встретиться с вами в [место нахождения] для дальнейшего обсуждения этого вопроса на [Дата и время].

Я также приложил список всех повесток дня, которые нам необходимо обсудить. Не забудьте подготовить отчет о выполнении задачи. Пожалуйста, используйте это [Link] дайте мне знать, сможете ли вы это сделать.

Пожалуйста, напишите мне подтверждение как можно скорее.

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

Пример 4: Команда буilding шаблон приглашения по электронной почте

Уважаемые члены команды,

Настоящим сообщаю вам, что [Название отдела] организует Тимбилдинговая встреча для всех наших сотрудников члены на [Дата и время]

Для дальнейшего профессионального развития чрезвычайно важно, чтобы мы росли вместе, а это может произойти только в том случае, если мы будем работать в команде, чтобы наши навыки и таланты можно было использовать для повышения производительности. Вот почему наш отдел ежемесячно продвигает различные мероприятия по тимбилдингу.

Пожалуйста, приходите и присоединяйтесь к мероприятию, чтобы мы могли услышать ваш голос о том, как мы можем улучшить, чтобы оказать вам лучшую поддержку. Также будет несколько командообразующие игры, Компания предоставит гостям легкие закуски.

Мы с нетерпением ждем приятных моментов на этом тимбилдинге, который призван помочь каждому из нас стать лучше. Если вы считаете, что не сможете принять участие в этой встрече, пожалуйста, сообщите нам об этом. [Имя координатора] at [Телефонный номер]

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

№3. Электронная почта с приглашением для приглашенного докладчика

Приглашение для приглашенного спикера должно содержать важную для спикера информацию о встрече и возможности выступить. Важно, чтобы спикер понимал, какой вклад он может внести в ваше мероприятие и какие преимущества он получит, участвуя в нём.

Пример 5: Шаблон электронного приглашения приглашенного докладчика

Уважаемые [Оратор],

Мы надеемся, что это сообщение найдет вас хорошо! Сегодня мы обращаемся к вам с фантастической возможностью выступить для вашего размышления. Мы хотели бы попросить вас быть нашим почетным спикером на [Название встречи], мероприятие, посвященное [Описание цели и аудитории вашего мероприятия], Целиком [Название встречи] Команда вдохновлена ​​вашими достижениями и считает, что вы были бы идеальным экспертом, чтобы обратиться к нашей аудитории профессионалов-единомышленников.

[Название встречи] состоится в [Место проведения, включая город и штат] on [Даты]. Ожидается, что наше мероприятие примет около [Предполагаемое количество участников#]. Наша цель - [Цели встречи].

Мы уверены, что вы великолепный оратор, и ваш голос станет важным дополнением к этой беседе, учитывая ваш обширный опыт в [Область знаний]. Вы можете представить свои идеи, связанные с данной областью, продолжительностью до [Продолжительность] минут. [Тема встречи]. Вы можете отправить свое предложение до [крайний срок] по [ссылке], чтобы наша команда могла выслушать ваши идеи и заранее определить детали вашего выступления.

В любом случае, если вы не сможете присутствовать, мы просим вас связаться с нами по ссылке [ссылка]. Благодарим вас за уделённое время и внимание, мы с нетерпением ждём вашего положительного ответа.

Лучший,
[Имя]
[Должность]
[Контакты]
[Адрес веб-сайта компании]

№4. Электронная почта с приглашением на вебинар

В современных условиях всё больше людей проводят онлайн-встречи, поскольку это экономит время и деньги, особенно для удалённых команд. Если вы используете платформы для конференций, существуют хорошо настроенные приглашения, которые отправляются участникам непосредственно перед началом встречи, например, шаблон приглашения в Zoom. Для виртуального вебинара вы можете воспользоваться следующим примером.

подсказки: Используйте такие ключевые слова, как «Поздравляем», «Скоро», «Идеально», «Обновление», «Доступно», «Окончательно», «Топ», «Особенный», «Присоединяйтесь к нам», «Бесплатно» и т. д.

Пример 6: Шаблон электронного приглашения на вебинар

Тема сообщения: Поздравляем! Вы приглашены на [Название вебинара]

Уважаемые [Имя кандидата],

[Название компании] очень рад организовать вебинар для [Тема вебинара] на [Время] в [Дата], стремясь [[Цели вебинара]

Это будет хорошая возможность для вас заработать огромную прибыль от приглашенных вами экспертов в области [темы вебинара] и получить бесплатные подарки. Наша команда в восторге от вашего присутствия.

Примечание. Этот вебинар ограничен [Число людей]. Чтобы сохранить место, пожалуйста, зарегистрируйтесь [Связь], и не стесняйтесь поделиться им с друзьями. 

Я надеюсь увидеть вас там!

Хорошего дня,

[Ваше имя]

[Подпись - Signature]

Выводы

К счастью, в Интернете можно найти множество шаблонов приглашений на деловые встречи, которые вы можете настроить и отправить участникам за считанные секунды. Не забудьте сохранить их в своем облаке, чтобы иметь возможность подготовить электронное письмо в идеальном виде, особенно в случае срочности.

Предположим, вы также ищете другие решения для своего бизнеса. В таком случае, вы увидите, что AhaSlides — это хороший инструмент для презентаций со множеством замечательных функций для поддержки ваших вебинаров, мероприятий по командообразованию, конференций и многого другого.

FAQ

Ref: В самом деле | Шерпани