Электронное письмо с приглашением на встречу | Лучшие советы, примеры и шаблоны (100% бесплатно)

Что хорошего электронное письмо с приглашением на встречу пример?

Встречи могут быть важным элементом эффективности, координации и единства команды. Многие компании проводят встречи не реже одного раза в неделю. Это может быть неформальная встреча, чтобы просто поговорить со своими сотрудниками, или более официальное собрание правления, чтобы обсудить будущий план компании и годовой отчет на конец года. Администраторы или руководители обязаны направлять участникам или гостям письма с приглашениями на собрание.

Приглашение на встречу важно для эффективного и беспрепятственного проведения официальных встреч. Существует множество способов отправки приглашений на встречи. В этой статье мы сосредоточимся на рассмотрении письма с приглашением на встречу, самый удобный и популярный способ приглашать людей участвовать в ваших собраниях.

Содержание

• Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?
• Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?
• Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом
• Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры
• Выводы

Шаблоны быстрых встреч с AhaSlides

• Встречи в бизнесе
• Протокол заседаний
• Стенд-ап встреча

Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?

Электронное письмо с приглашением на собрание, являющееся ключевой частью деловой активности, представляет собой письменное сообщение с демонстрацией цели собрания и просьбой присоединиться к собранию после определенной даты и места, а также с более подробными вложениями, если они есть. Он может быть написан в формальном или неформальном стилях в зависимости от особенностей встреч. Они должны быть написаны в соответствующем тоне и стиле, чтобы соответствовать деловому этикету электронной почты.

Однако не путайте электронное письмо с приглашением на собрание и электронное письмо с приглашением на собрание. Ключевое различие между этими электронными письмами заключается в том, что электронное письмо с приглашением на встречу предназначено для назначения встречи с кем-то, а электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы пригласить вас на встречу в объявленные даты и место.

Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?

Использование приглашений по электронной почте дает много преимуществ. Преимущества электронных приглашений перечислены ниже:

• Он подключается к календарям напрямую. Когда получатели принимают приглашение, оно снова добавляется в их бизнес-календарь, и вы получаете напоминание так же, как и другие события, отмеченные в календаре.
• Это удобно и быстро. Ваши получатели могут получить электронное письмо сразу после того, как вы нажмете кнопку отправки. Поскольку оно направляется прямо получателю, если адрес электронной почты неверен, вы можете сразу же получить уведомление и быстро перейти к дальнейшим решениям.
• Это экономит время. Вы можете отправлять групповые электронные письма с тысячами адресов электронной почты одновременно.
• Это экономия средств. Вам не придется тратить бюджет на рассылку.
• Его можно сгенерировать прямо с предпочитаемой вами платформы вебинаров. Если у вас не личная встреча, вашим первым выбором, вероятно, будет Zoom, Microsoft Teams, или что-то эквивалентное. После подтверждения RSVP все ссылки и временные рамки синхронизируются по электронной почте, чтобы участник мог избежать путаницы с другими мероприятиями.

Это факт, что каждый день отправляются миллиарды электронных писем, и многие из них являются спамом. Поскольку каждый использует хотя бы одно электронное письмо для обмена важными сообщениями о работе, покупках, встречах и многом другом. Однако, поскольку вам приходится читать тонны электронных писем в день, неудивительно, что вы иногда сталкиваетесь с феноменом «усталости от электронной почты». Таким образом, отправка хорошего электронного письма с приглашением поможет избежать ненужных недопониманий или невежества со стороны получателей.

Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом

Хорошее письмо с приглашением на встречу имеет важное значение и, как правило, влияет на доставка по электронной почте ставка.

Существуют правила этикета и принципы, которым каждый должен следовать, чтобы заполнить электронное письмо с приглашением на деловую встречу в отношении получателей. Вы можете узнать, как написать стандартное электронное письмо с приглашением на встречу, выполнив следующие действия:

Шаг 1. Напишите убедительную тему письма

Это факт, что 47% получателей электронной почты читают электронные письма с четкой и краткой темой. Первое впечатление важно. Это может дать получателям чувство срочности или важности, что приведет к более высокому проценту открываемости.

• Коротко, целенаправленно. Будьте правдивы, а не загадочны.
• Вы можете запросить подтверждение присутствия в строке темы в знак срочности.
• Или добавьте сентиментальный тон, например, не забывайте о важности, срочности...
• Добавьте время, если вы хотите подчеркнуть срочную проблему 

Например: «Встреча 4/12: мозговой штурм по проекту» или «Важно. Пожалуйста, ответьте: встреча по стратегии нового продукта 10/6»

Шаг 2. Начните с краткого введения

В самой первой строке неплохо бы кратко рассказать о том, кто вы, какую должность занимаете в организации и почему вы к ним обращаетесь. Тогда вы сможете прямо показать цель встречи. Многие люди совершают ошибку, сообщая расплывчатую цель встречи, поскольку полагают, что участники должны об этом знать.

• Сделайте ваше представление приятным или связанным с работой
• Напомните участникам, если им нужно закончить какие-либо задачи или взять что-нибудь с собой на встречу.

Например Здравствуйте, член команды, я с нетерпением жду встречи с вами на презентации нового продукта в следующий понедельник.

Шаг 3. Поделитесь временем и местоположением

Вы должны указать точное время встречи. Вы также должны сообщить им, как и где проходит встреча, лично или онлайн, и предложить рекомендации или ссылки на платформу, если они им понадобятся.

• Добавьте часовой пояс, если кто-то из сотрудников работает в разных регионах мира
• Укажите предполагаемую продолжительность встречи
• При указании направлений будьте как можно более подробными или прикрепите руководство по картированию.

Например: Присоединяйтесь к нам в пятницу, 6 октября, в 1:00 в конференц-зале 2, на втором этаже административного здания.

Шаг 4: Опишите повестку дня встречи

Опишите ключевые цели или предлагаемую повестку дня встречи. Не упоминайте детали. Вы можете просто указать тему и сроки. Для официальных встреч вы можете приложить подробный документ. Это особенно полезно для помощи участникам в подготовке.

Например, вы можете начать с: Мы планируем обсудить..../ Мы хотим решить некоторые вопросы Или в следующем графике:

• 8:00-9:30: Знакомство с проектом
• 9:30–11:30: Презентации Ховарда (ИТ), Нура (маркетинг) и Шарлотты (продажи).

Шаг 5: Попросите RSVP

Требование ответа на приглашение может помочь подтвердить ответ от получателей. Чтобы избежать двойственности, в ваше электронное письмо следует указать предпочтительный ответ и срок, в течение которого участники могут сообщить вам о своем присутствии или отсутствии. Таким образом, если вы не получили ответ на приглашение в установленный вами момент, вы можете выполнить быстрые последующие действия.

Например: Пожалуйста, ответьте до [дата] на [адрес электронной почты или номер телефона]

Шаг 6. Добавьте профессиональную подпись электронной почты и брендинг

Подпись в деловой электронной почте должна включать полное имя, название должности, название компании, контактную информацию, персональные сайты и другие адреса с гиперссылками.

Вы можете легко настроить свою подпись с помощью Gmail.

Например:

Джессика Мэдисон

Региональный директор по маркетингу, Инкоиндустрия

555-9577-990

Существует множество бесплатных программ для создания подписей электронной почты, которые сэкономят ваше время и усилия, например: Моя подпись.

Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры

Имейте в виду, что разные типы встреч будут иметь разные стандарты и стили письма. Обычно мы разделяем электронные письма с приглашениями на встречи в зависимости от их формального и неформального уровня, включая или исключая виртуальные встречи или чисто онлайн-встречи. В этой части мы собираем и представляем вам некоторые типичные типы приглашений на встречи и шаблоны каждого типа, которые обычно используются в электронных письмах с приглашениями на деловые встречи.

№1. Официальное письмо с приглашением на встречу

Официальное электронное письмо с приглашением на встречу используется для крупных встреч, которые обычно проводятся один-три раза в год. Это большая официальная встреча, поэтому ваше электронное письмо должно быть написано в формальном стиле. Прилагаемые приложения нужны, чтобы участнику было более понятно, как участвовать во встрече, как найти место, и подробно описать повестку дня.

Официальные встречи включают:

• Встреча руководства
• Заседание комитета
• Заседание Совета директоров 
• Собрание акционеров 
• Стратегическое совещание 

Пример 1: акционеров шаблон электронного приглашения

Тема сообщения: Важно. Вы приглашены на ежегодное общее собрание. [Время]

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Уважаемые акционеры!

Мы рады пригласить вас на ежегодное общее собрание, которое состоится [Время], [Адрес]

Ежегодное собрание акционеров является исключительным поводом для обмена информацией и дискуссий между [Название компании] и все наши акционеры.

Это также возможность выразить свое мнение и проголосовать, чтобы играть активную роль в принятии важных решений для [Название компании], независимо от количества акций, которыми вы владеете. На встрече будут рассмотрены следующие основные темы:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Вы найдете инструкции о том, как принять участие в этом собрании, повестке дня и тексте резолюций, которые должны быть представлены на ваше утверждение, в прикрепленном ниже документе.

Я хотел бы поблагодарить вас от имени правления за ваш вклад и вашу верность [Название компании] и я с нетерпением жду встречи с вами на встрече [Дата]

С уважением,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

Пример 2: Стратегическое совещание шаблон электронного приглашения

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Сюжетная линия: Запуск проекта Маркетинговая кампания Встреча: 2 февраля

От имени [Название компании], я хотел бы пригласить вас посетить деловую встречу, которая состоится в [Название конференц-зала, название здания] [Дата и время]. Встреча продлится в течение [Продолжительность].

Я рад приветствовать вас на первом этапе нашего проекта, чтобы обсудить наше предстоящее предложение [Подробнее], и мы ценим ваши ценные идеи по этому поводу. Вот краткий обзор нашей программы на этот день:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Это предложение рассматривается всей нашей командой как одно из самых важных. Для дальнейшего ознакомления мы приложили к настоящему письму документ с более подробной информацией, чтобы вам было удобно заранее подготовиться к встрече.

Мы все с нетерпением ждем возможности поговорить с вами, чтобы обсудить, что еще мы можем сделать, чтобы это предложение успешно сработало. Пожалуйста, присылайте любые вопросы или рекомендации для встречи до [Крайний срок] мне напрямую, ответив на это письмо.

Удачного дня.

Благодарю Вас,

С уважением,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

№2. Электронное письмо с приглашением на неофициальную встречу

С официальным электронным письмом с приглашением на встречу, если это просто встреча с подчиненными или членами команды. Вам гораздо легче думать о том, как правильно писать. Вы можете писать в неформальном стиле с дружелюбным и радостным тоном.

К неформальным встречам относятся:

• Мозговой штурм
• Встреча по решению проблем
• Обучение
• Регистрация заезда
• Совещание по тимбилдингу
• Кофейные чаты 

Пример 3. Шаблон электронного приглашения на встречу для регистрации

Тема сообщения: Срочно. [Название проекта] обновления. [Дата]

Уважаемые команды,

Приветствую!

Было приятно и забавно работать с вами над [Название проекта]. Тем не менее, чтобы иметь возможность эффективно осуществлять наши планы, я считаю, что настало подходящее время для того, чтобы сообщить о достигнутом прогрессе, и я был бы признателен за возможность встретиться с вами в [место нахождения] для дальнейшего обсуждения этого вопроса на [Дата и время].

Я также приложил список всех повесток дня, которые нам необходимо обсудить. Не забудьте подготовить отчет о выполнении задачи. Пожалуйста, используйте это [Link] дайте мне знать, сможете ли вы это сделать.

Пожалуйста, напишите мне подтверждение как можно скорее.

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

Пример 4: Команда буilding шаблон приглашения по электронной почте

Уважаемые члены команды,

Настоящим сообщаю вам, что [Название отдела] организует Тимбилдинговая встреча для всех наших сотрудников члены на [Дата и время]

Для дальнейшего профессионального развития чрезвычайно важно, чтобы мы росли вместе, а это может произойти только в том случае, если мы будем работать в команде, чтобы наши навыки и таланты можно было использовать для повышения производительности. Вот почему наш отдел ежемесячно продвигает различные мероприятия по тимбилдингу.

Пожалуйста, приходите и присоединяйтесь к мероприятию, чтобы мы могли услышать ваш голос о том, как мы можем улучшить, чтобы оказать вам лучшую поддержку. Также будет несколько командообразующие игры вместе с напитками и легкими закусками будут предоставлены компанией.

Мы с нетерпением ждем возможности весело провести время на этом тимбилдинговом мероприятии, организованном для того, чтобы помочь каждому из нас расти. Если вы считаете, что не сможете принять участие в этой встрече, пожалуйста, сообщите [Имя координатора] at [Телефонный номер]

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

№3. Электронная почта с приглашением для приглашенного докладчика

Электронное приглашение приглашенного докладчика должно содержать информацию, относящуюся к выступающему в отношении встречи и возможности выступления. Крайне важно, чтобы спикер знал, как он может внести свой вклад в ваше мероприятие и какие преимущества он может получить, участвуя в вашем мероприятии.

Пример 5: Шаблон электронного приглашения приглашенного докладчика

Уважаемые [Оратор],

Мы надеемся, что это сообщение найдет вас хорошо! Сегодня мы обращаемся к вам с фантастической возможностью выступить для вашего размышления. Мы хотели бы попросить вас быть нашим почетным спикером на [Название встречи], мероприятие, посвященное [Описание цели и аудитории вашего мероприятия], Целиком [Название встречи] Команда вдохновлена ​​вашими достижениями и считает, что вы были бы идеальным экспертом, чтобы обратиться к нашей аудитории профессионалов-единомышленников.

[Название встречи] состоится в [Место проведения, включая город и штат] on [Даты]. Ожидается, что наше мероприятие примет около [Предполагаемое количество участников#]. Наша цель - [Цели встречи].

Мы считаем, что вы потрясающий оратор, и ваш голос был бы важным дополнением к этому разговору, учитывая вашу обширную работу в [Область знаний]. Вы можете представить свои идеи продолжительностью до [Duration] минут, связанные с областью [Тема встречи]. Вы можете отправить свое предложение до [крайний срок] по [ссылке], чтобы наша команда могла выслушать ваши идеи и заранее определить детали вашего выступления.

В любом случае, если вы не сможете присутствовать, мы убедительно просим вас связаться с нами через [ссылка]. Спасибо за ваше время и внимание, мы с нетерпением ждем положительного ответа от вас.

Лучший,
[Имя]
[Должность]
[Контакты]
[Адрес веб-сайта компании]

№4. Электронная почта с приглашением на вебинар

В сегодняшних тенденциях все больше и больше людей проводят онлайн-встречи, поскольку это экономит время и средства, особенно для удаленно работающих команд. Если вы используете платформы конференций, есть хорошо настроенные приглашения, которые отправляются непосредственно вашему участнику перед началом собрания, например шаблон электронного письма с приглашением Zoom. Для виртуального вебинара вы можете обратиться к следующему образцу.

подсказки: Используйте такие ключевые слова, как «Поздравляем», «Скоро», «Идеально», «Обновление», «Доступно», «Окончательно», «Топ», «Особенный», «Присоединяйтесь к нам», «Бесплатно» и т. д.

Пример 6: Шаблон электронного приглашения на вебинар

Тема сообщения: Поздравляем! Вы приглашены на [Название вебинара]

Уважаемые [Имя кандидата],

[Название компании] очень рад организовать вебинар для [Тема вебинара] на [Время] в [Время], стремясь [[Цели вебинара]

Это будет хорошая возможность для вас заработать огромную прибыль от приглашенных вами экспертов в области [темы вебинара] и получить бесплатные подарки. Наша команда в восторге от вашего присутствия.

Примечание. Этот вебинар ограничен [Число людей]. Чтобы сохранить место, пожалуйста, зарегистрируйтесь [Связь], и не стесняйтесь поделиться им с друзьями. 

Я надеюсь увидеть вас там!

Хорошего дня,

[Ваше имя]

[Подпись]

Выводы

К счастью, в Интернете можно найти множество шаблонов приглашений на деловые встречи, которые вы можете настроить и отправить участникам за считанные секунды. Не забудьте сохранить их в своем облаке, чтобы иметь возможность подготовить электронное письмо в идеальном виде, особенно в случае срочности.

Если вы также ищете другие решения для своего бизнеса, вы можете найти AhaSlides — это хороший инструмент для презентаций со множеством замечательных функций для поддержки ваших вебинаров, мероприятий по формированию команды, конференций и многого другого.

Часто задаваемые вопросы

Ref: В самом деле | Шерпани