E-mail s pozvánkou na stretnutie | Najlepšie tipy, príklady a šablóny (100 % zadarmo)

Stretnutia môžu byť základným prvkom efektívnosti, koordinácie a jednoty tímu. Mnoho spoločností organizuje stretnutie aspoň raz týždenne, čo môže byť neformálne stretnutie na dôkladný rozhovor so zamestnancami alebo formálnejšie stretnutie predstavenstva na diskusiu o budúcom pláne spoločnosti a výročnej správe na konci roka. Administratívni pracovníci alebo vedúci pracovníci sú povinní poslať účastníkom alebo hosťom pozvánky na stretnutie.

Pozvánka na stretnutie je dôležitá pre efektívny a hladký priebeh oficiálnych stretnutí. Existuje mnoho spôsobov odosielania pozvánok na stretnutie. V tomto článku sa zameriame na riešenie e-maily s pozvánkami na stretnutie, najpohodlnejší a najobľúbenejší spôsob pozývania ľudí, aby sa zúčastnili vašich stretnutí.

Obsah

• Čo je to e-mail s pozvánkou na stretnutie?
• Prečo je e-mail s pozvánkou na stretnutie dôležitý?
• Napíšte e-mail s pozvánkou na stretnutie krok za krokom
• Typy e-mailu s pozvánkou na stretnutie a príklady
• Bottom Line

Šablóny rýchlych stretnutí s AhaSlides

Čo je to e-mail s pozvánkou na stretnutie?

Kľúčovou súčasťou obchodných aktivít je e-mail s pozvánkou na stretnutie, ktorý je písomnou správou s ukážkou účelu stretnutia a žiadosťou o účasť na stretnutí po konkrétnom dátume a mieste konania, plus podrobnejšie prílohy, ak je to potrebné. Môže byť napísaný formálnym alebo neformálnym štýlom v závislosti od charakteristík stretnutí. Mali by byť napísané vhodným tónom a štýlom, aby spĺňali pravidlá obchodnej e-mailovej etikety.

Nezamieňajte si však e-mail s pozvánkou na stretnutie s e-mailom so žiadosťou o stretnutie. Hlavný rozdiel medzi týmito e-mailami je v tom, že e-mail so žiadosťou o stretnutie má za cieľ dohodnúť si s niekým stretnutie, zatiaľ čo e-mail s pozvánkou na stretnutie má za cieľ pozvať vás na stretnutie v oznámených dátumoch a na oznámenom mieste.

Prečo je e-mail s pozvánkou na stretnutie dôležitý?

Používanie e-mailových pozvánok prináša množstvo výhod. Výhody e-mailových pozvánok sú uvedené nižšie:

• Priamo sa pripája ku kalendárom. Keď príjemcovia prijmú pozvánku, pridá sa späť do ich pracovného kalendára a vy dostanete pripomienku, rovnako ako pri iných udalostiach uvedených v kalendári.
• Je to pohodlné a rýchle. Vaši príjemcovia môžu dostať e-mail ihneď po kliknutí na tlačidlo odoslať. Keďže ide priamo k príjemcovi, ak je e-mailová adresa nesprávna, môžete okamžite dostať oznámenie a rýchlo prejsť na ďalšie riešenia.
• Je to časovo nenáročné. Súčasne môžete posielať skupinové e-maily s tisíckami e-mailových adries.
• Je to úsporné. Nemusíte míňať rozpočet na poštovné.
• Dá sa vygenerovať priamo z vašej preferovanej platformy webinára. Pokiaľ nemáte osobné stretnutie, vašou prvou voľbou bude pravdepodobne Zoom, Microsoft Teams, alebo niečo ekvivalentné. Po potvrdení RSVP sa všetky odkazy a časové rámce synchronizujú prostredníctvom e-mailu, takže účastník sa môže vyhnúť zámene s inými udalosťami.

Je faktom, že každý deň sa odosielajú miliardy e-mailov a mnohé z nich sú spam. Každý používa aspoň jeden e-mail na výmenu dôležitých správ týkajúcich sa práce, nákupov, stretnutí a ďalších vecí. Keďže však musíte denne prečítať množstvo e-mailov, neprekvapuje, že sa niekedy stretnete s fenoménom „únavy z e-mailov“. Doručenie dobrého pozývacieho e-mailu teda môže zabrániť zbytočnému nedorozumeniu alebo ignorancii zo strany príjemcov.

Napíšte e-mail s pozvánkou na stretnutie krok za krokom

Dôležitý je dobrý e-mail s pozvánkou na stretnutie a spravidla ovplyvňuje an doručovanie e-mailov Rýchlosť.

Existujú etikety a zásady, ktoré musí každý dodržiavať pri písaní e-mailu s pozvánkou na obchodné stretnutie s ohľadom na príjemcov. Štandardný e-mail s pozvánkou na stretnutie sa naučíte napísať podľa týchto krokov:

Krok 1: Napíšte silnú tému

Je faktom, že 47 % príjemcov e-mailov si prečíta e-maily s jasným a stručným predmetom. Prvý dojem je dôležitý. To môže príjemcom zabezpečiť pocit naliehavosti alebo dôležitosti, čo vedie k vyššej miere otvorenia.

• Krátke, cielené. Buďte vecní, nie záhadní.
• V rámci predmetu môžete v rámci naliehavosti požiadať o potvrdenie účasti.
• Alebo pridajte sentimentálny tón ako nezabudnite na dôležitosť, naliehavosť,...
• Pridajte čas, ak chcete zdôrazniť problém citlivý na čas 

Napríklad: „Stretnutie 4. 12.: brainstorming projektu“ alebo „Dôležité. RSVP: stretnutie o stratégii nového produktu 10. 6.“

Krok 2: Začnite rýchlym úvodom

Hneď v prvom riadku je dobré stručne povedať, kto ste, aká je vaša pozícia v organizácii a prečo ich oslovujete. Potom môžete priamo ukázať účel stretnutia. Mnoho ľudí robí chybu, keď uvádza nejasný účel stretnutia, pretože predpokladajú, že účastníci o tom musia vedieť.

• Urobte svoj úvod príjemným alebo súvisiacim s prácou
• Pripomeňte účastníkom, ak potrebujú dokončiť nejaké úlohy alebo si so sebou niečo priniesť na stretnutie.

NapríkladDobrý deň, člen tímu, teším sa na stretnutie s vami na uvedení nového produktu na trh budúci pondelok.

Krok 3: Zdieľajte čas a miesto

Mali by ste uviesť presný čas stretnutia. Mali by ste im tiež povedať, ako a kde sa stretnutie uskutoční, či už osobne alebo online, a v prípade potreby im ponúknuť usmernenia alebo odkazy na platformu.

• Pridajte časové pásmo, ak niektorí zamestnanci pracujú v rôznych oblastiach sveta
• Uveďte odhadované trvanie stretnutia
• Pri zadávaní pokynov buďte čo najpodrobnejší alebo priložte mapové pokyny.

NapríkladPridajte sa k nám v piatok 6. októbra o 1:00 v zasadacej miestnosti č. 2 na druhom poschodí administratívnej budovy.

Krok 4: Načrtnite program stretnutia

Zahrňte kľúčové ciele alebo navrhovaný program stretnutia. Neuvádzajte podrobnosti. Môžete jednoducho uviesť tému a časový harmonogram. V prípade formálnych stretnutí môžete priložiť podrobný dokument. Toto je obzvlášť užitočné na pomoc účastníkom s ich prípravou vopred.

Napríklad, môžete začať takto: Plánujeme prediskutovať..../ Chceme sa zaoberať niektorými problémami alebo takto:

• 8:00-9:30: Úvod do projektu
• 9:30 – 11:30: Prezentácie Howarda (IT), Nour (marketing) a Charlotte (predaj)

Krok 5: Požiadajte o RSVP

Vyžadovanie RSVP môže pomôcť potvrdiť odpoveď od vašich príjemcov. Aby sa predišlo ambivalencii, vo vašom e-maile by mala byť uvedená preferovaná odpoveď a časový limit pre účastníkov, aby vás informovali o svojej účasti alebo neprítomnosti. Ak ste teda nedostali ich RSVP v čase, ktorý regulujete, môžete vykonať rýchle následné kroky.

Napríklad: Odpovedzte do [dátum] na [e-mailovú adresu alebo telefónne číslo]

Krok 6: Pridajte profesionálny e-mailový podpis a branding

Podpis v obchodnom e-maile by mal obsahovať celé meno, názov pozície, názov spoločnosti, kontaktné informácie, osobné webové stránky a ďalšie hypertextové adresy.

Svoj podpis si môžete ľahko prispôsobiť pomocou Gmail.

Napríklad:

Jessica Madisonová

Regionálny riaditeľ marketingu, Inco industry

555-9577-990

Existuje množstvo bezplatných nástrojov na tvorbu e-mailových podpisov, ktoré vám ušetria čas a námahu, ako napríklad Môj podpis.

Typy e-mailu s pozvánkou na stretnutie a príklady

Majte na pamäti, že rôzne typy stretnutí budú mať rôzne štandardy a štýly písania. Bežne oddeľujeme e-maily s pozvánkami na stretnutia na základe ich úrovne formálnej alebo neformálnej, vrátane alebo vylúčenia virtuálnych stretnutí alebo čisto online stretnutí. V tejto časti zhromažďujeme a predstavujeme vám niektoré typické typy pozvánok na stretnutia a šablóny každého typu, ktoré sa bežne používajú v e-mailoch s pozvánkami na obchodné stretnutia.

#1. E-mail so žiadosťou o formálne stretnutie

E-mail so žiadosťou o formálne stretnutie sa používa na veľké stretnutia, ktoré sa zvyčajne konajú raz až trikrát do roka. Ide o veľké formálne stretnutie, takže váš e-mail by mal byť napísaný formálnym štýlom. Priložené prílohy sú potrebné na to, aby účastníkovi bolo jasnejšie, ako sa zúčastniť stretnutia, ako nájsť miesto konania a podrobne popísať program.

Formálne stretnutia zahŕňajú:

• Porada vedenia
• zasadnutie výboru
• zasadnutie predstavenstva 
• Stretnutie akcionárov 
• Strategické stretnutie 

Príklad 1: akcionári šablóna e-mailu s pozvánkou

Predmet: Dôležité. Ste pozvaní na výročné valné zhromaždenie. [Čas]

[Meno príjemcu]

[Meno spoločnosti]

[Názov práce]

[Adresa firmy]

[Dátum]

Vážení akcionári,

Dovoľujeme si Vás pozvať na výročné valné zhromaždenie, ktoré sa bude konať dňa [Čas], [Adresa]

Výročné zhromaždenie akcionárov je výnimočnou príležitosťou na informácie, výmenu informácií a diskusiu medzi nimi [Meno spoločnosti] a všetkých našich akcionárov.

Je to tiež príležitosť vyjadriť sa a hlasovať, aby ste zohrali aktívnu úlohu pri prijímaní dôležitých rozhodnutí [Meno spoločnosti], bez ohľadu na počet akcií, ktoré vlastníte. Stretnutie sa bude týkať týchto kľúčových programov:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Pokyny k účasti na tomto zasadnutí, program a znenie uznesení, ktoré vám majú predložiť na schválenie, nájdete v priloženom dokumente nižšie

Rád by som vám v mene predstavenstva poďakoval za váš príspevok a vašu lojalitu voči spoločnosti [Meno spoločnosti] a teším sa, že vás privítam na Stretnutí dňa [Dátum]

S Pozdravom,

[Názov]

[Názov pozície]

[Meno spoločnosti]

[Adresa a webová stránka spoločnosti]

Príklad 2: Strategické stretnutie šablóna e-mailu s pozvánkou

[Meno príjemcu]

[Meno spoločnosti]

[Názov práce]

[Adresa firmy]

[Dátum]

Predmet: Spustenie projektu Stretnutie marketingovej kampane: 2

V mene spoločnosti [meno spoločnosti], dovoľujem si Vás pozvať na obchodné stretnutie, ktoré sa koná o hod [Názov konferenčnej sály, Názov budovy] [Dátum a čas]. Stretnutie bude trvať [Trvanie].

Je mi potešením privítať vás v prvej fáze nášho projektu, aby ste prediskutovali náš pripravovaný návrh [Podrobnosti] a vážime si vaše cenné postrehy k nemu. Tu je stručné zhrnutie nášho programu na tento deň:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Tento návrh považuje celý náš tím za jeden z najdôležitejších. Pre vašu informáciu sme k tomuto listu priložili dokument s podrobnejšími informáciami, aby ste sa na stretnutie mohli pohodlne pripraviť vopred.

Všetci sa tešíme na rozhovor s vami, v ktorom preberieme, čo ešte môžeme urobiť pre úspešné fungovanie tohto návrhu. Akékoľvek otázky alebo odporúčania pre stretnutie, prosím, zašlite pred [Konečný termín] odoslaním odpovede na tento e-mail.

Prajem pekný deň.

poďakovaním,

Teplý pozdravom,

[Názov]

[Názov pozície]

[Meno spoločnosti]

[Adresa a webová stránka spoločnosti]

#2. E-mail s pozvánkou na neformálne stretnutie

V prípade formálneho e-mailu s pozvánkou na stretnutie ide jednoducho o stretnutie so zamestnancami na nižšej úrovni manažmentu alebo členmi tímu. Je pre vás oveľa jednoduchšie premýšľať o tom, ako správne písať. Môžete písať neformálnym štýlom s priateľským a radostným tónom.

Neformálne stretnutia zahŕňajú:

• Brainstormingové stretnutie
• Stretnutie na riešenie problémov
• Vzdelávanie
• Check-in stretnutie
• Teambuildingové stretnutie
• Kávové rozhovory 

Príklad 3: Šablóna e-mailu s pozvánkou na registráciu na schôdzu

Predmet: Súrne. [Názov projektu] aktualizácie. [Dátum]

Milé tímy,

Zdravím!

Bolo príjemné a zábavné tráviť čas s vami ohľadom spolupráce [Názov projektu]. Aby sme však mohli efektívne pokračovať v našich plánoch, verím, že nastal správny čas, aby sme informovali o dosiahnutom pokroku, a ocenil by som možnosť stretnúť sa s vami na adrese [miesto] o veci ďalej diskutovať na [Dátum a čas].

Prikladám aj zoznam všetkých programov, o ktorých musíme diskutovať. Nezabudnite si pripraviť správu o dokončení úlohy. Prosím použite toto [Odkaz] aby ste mi dali vedieť, či to stihnete.

Potvrdenie mi prosím čo najskôr pošlete e-mailom.

Teplý pozdravom,

[Názov]

[Názov práce]

[Meno spoločnosti]

Príklad 4: Tím building šablóna e-mailu s pozvánkou

Vážení členovia tímu,

Týmto vás informujeme, že [Názov oddelenia] organizuje a Teambuildingové stretnutie pre všetkých našich zamestnancov členov na [Dátum a čas]

Pre ďalší profesionálny rozvoj je mimoriadne dôležité, aby sme rástli spolu, a to sa môže stať iba vtedy, ak budeme pracovať ako tím, aby sme mohli využiť naše schopnosti a talenty na dosiahnutie lepších výkonov. To je dôvod, prečo naše oddelenie každý mesiac podporuje rôzne teambuildingové aktivity.

Príďte a pripojte sa k udalosti, aby sme mohli počúvať váš hlas o tom, ako sa môžeme zlepšiť, aby sme vám poskytli lepšiu podporu. Bude ich tiež niekoľko tímové hry, a ľahké občerstvenie zabezpečí spoločnosť.

Tešíme sa na zábavné chvíle na tomto tímovom podujatí, ktoré je usporiadané tak, aby nám pomohlo rásť. V prípade, že si myslíte, že sa tohto stretnutia nemôžete zúčastniť, prosím, informujte nás. [Meno koordinátora] at [Telefónne číslo]

S pozdravom,

[Názov]

[Názov práce]

[Meno spoločnosti]

#3. E-mail s pozvánkou pre hosťa

E-mail s pozvánkou na stretnutie s hosťujúcim rečníkom by mal obsahovať informácie relevantné pre rečníka týkajúce sa stretnutia a možnosti vystúpenia. Je dôležité, aby rečník vedel, ako môže prispieť k vášmu podujatiu a aké výhody môže získať účasťou na vašom podujatí.

Príklad 5: Šablóna e-mailu s pozvánkou hosťa

Drahý [rečník],

Dúfame, že táto správa vás nájde dobre! Dnes vám prinášame fantastickú príležitosť na rozjímanie. Chceli by sme vás požiadať, aby ste sa láskavo stali našim čestným rečníkom pre [Názov stretnutia], podujatie zamerané na [Popis účelu a publika vašej udalosti], Celá [Názov stretnutia] tím je inšpirovaný vašimi úspechmi a má pocit, že by ste boli dokonalým odborníkom na oslovenie nášho publika zloženého z rovnako zmýšľajúcich profesionálov.

[Názov stretnutia] sa uskutoční v [Miesto konania vrátane mesta a štátu] on [Termíny]. Očakáva sa, že naše podujatie bude hostiť až okolo [Odhadovaný počet účastníkov#]. Naším cieľom je [Ciele stretnutia].

Veríme, že ste skvelý rečník a váš hlas by bol kľúčovým doplnkom tejto konverzácie, vzhľadom na vašu rozsiahlu prácu v [Oblasť odbornosti]. Môžete zvážiť prezentáciu svojich nápadov v trvaní do [Trvanie] minút, ktoré sa týkajú oblasti [Téma stretnutia]. Svoj návrh môžete poslať pred [deadline], kliknite na [odkaz], aby si náš tím mohol vypočuť vaše nápady a vopred určiť podrobnosti vášho prejavu.

V každom prípade, ak sa nemôžete zúčastniť, úctivo vás žiadame, aby ste nás kontaktovali prostredníctvom [link]. Ďakujeme za váš čas a pozornosť, tešíme sa na vašu pozitívnu odpoveď.

best,
[Názov]
[Názov práce]
[Kontaktné informácie]
[Adresa webovej stránky spoločnosti]

#4. E-mail s pozvánkou na webinár

V dnešných trendoch čoraz viac ľudí organizuje online stretnutia, pretože šetria čas a náklady, najmä pre tímy pracujúce na diaľku. Ak používate konferenčné platformy, existujú prispôsobené pozvánky, ktoré sa odošlú priamo účastníkovi pred začiatkom stretnutia, napríklad šablóna e-mailu s pozvánkou cez Zoom. Pre virtuálny webinár si môžete pozrieť nasledujúcu ukážku.

rád: Použite kľúčové slová ako „Gratulujeme“, „Čoskoro“, „Perfektné“, „Aktualizovať“, „K dispozícii“, „Nakoniec“, „Najlepšie“, „Špeciálne“, „Pripojte sa k nám“, „Zadarmo“, “ atď.

Príklad 6: Šablóna e-mailu s pozvánkou na webinár

Predmet: Gratulujeme! Ste pozvaní na [Názov webinára]

Drahý [Candidate_Name],

[Meno spoločnosti] s veľkým potešením organizuje webinár pre [Téma webinára] dňa [dátum] o [čas] s cieľom [[Účely webinára]

Bude to pre vás dobrá príležitosť získať obrovské výhody od pozvaných odborníkov v oblasti [témy webinárov] a získať darčeky zadarmo. Náš tím je veľmi nadšený z vašej prítomnosti.

Poznámka: Tento webinár je obmedzený na [Počet ľudí]. Ak chcete uložiť svoje miesto, zaregistrujte sa [Odkaz] a pokojne ho zdieľajte so svojimi priateľmi. 

Dúfam, že sa tam uvidíme!

Prajem pekný deň,

[Tvoje meno]

[Podpis]

Bottom Line

Našťastie na internete existuje veľa dostupných šablón pozvánok na obchodné stretnutia, ktoré si môžete prispôsobiť a odoslať svojim účastníkom v priebehu niekoľkých sekúnd. Nezabudnite si niektoré uložiť do svojho cloudu, aby ste si mohli pripraviť svoj e-mail s dokonalým písaním, najmä v prípade súrnosti.

Predpokladajme, že hľadáte aj iné riešenia pre svoje podnikanie. V tom prípade, Zistíte, že AhaSlides je dobrý prezentačný nástroj s mnohými úžasnými funkciami na podporu vašich webinárov, teambuildingových aktivít, konferencií a ďalších.

Často kladené otázky

ref: Naozaj | Sherpany