E-mail s pozvánkou na stretnutie | Najlepšie tipy, príklady a šablóny (100 % zadarmo)

Čo je dobro e-mail s pozvánkou na stretnutie príklad?

Stretnutia môžu byť základným prvkom tímovej efektivity, koordinácie a jednoty. Mnoho spoločností organizuje stretnutie aspoň raz týždenne, môže to byť neformálne stretnutie, na ktorom sa jednoducho porozprávajú so svojimi zamestnancami, alebo formálnejšie stretnutie predstavenstva, na ktorom sa prerokuje budúci plán spoločnosti a výročná správa na konci roka. Administrátori alebo vedúci musia povinne posielať účastníkom alebo hosťom pozvánku na stretnutie.

Pozvánka na stretnutie je dôležitá pre efektívny a hladký priebeh oficiálnych stretnutí. Existuje mnoho spôsobov odosielania pozvánok na stretnutie. V tomto článku sa zameriame na riešenie e-maily s pozvánkami na stretnutie, najpohodlnejší a najobľúbenejší spôsob pozývania ľudí, aby sa zúčastnili vašich stretnutí.

Obsah

• Čo je e-mail s pozvánkou na stretnutie?
• Prečo je e-mail s pozvánkou na stretnutie dôležitý?
• Napíšte e-mail s pozvánkou na stretnutie krok za krokom
• Typy e-mailu s pozvánkou na stretnutie a príklady
• Bottom Line

Šablóny rýchleho stretnutia s AhaSlides

• Stretnutia v biznise
• Stretnutie zápisov
• Stand Up Meeting

Čo je e-mail s pozvánkou na stretnutie?

Kľúčovou súčasťou obchodných aktivít je e-mail s pozvánkou na schôdzu písomná správa s demonštráciou účelu stretnutia a žiadosťou, aby sa ľudia pripojili k schôdzi po konkrétnom dátume a mieste, plus podrobnejšie prílohy, ak existujú. Môže byť napísaný formálnym alebo neformálnym štýlom v závislosti od charakteristík stretnutí. Mali by byť napísané vhodným tónom a štýlom, aby vyhovovali obchodnej e-mailovej etikete.

Nezamieňajte si však e-mail s pozvánkou na stretnutie s e-mailom so žiadosťou o stretnutie. Kľúčový rozdiel medzi týmito e-mailami je v tom, že cieľom e-mailu so žiadosťou o stretnutie je dohodnúť si schôdzku s niekým, zatiaľ čo e-mail s pozvánkou na stretnutie má za cieľ pozvať vás na stretnutie v ohlásených dátumoch a mieste.

Prečo je e-mail s pozvánkou na stretnutie dôležitý?

Používanie e-mailových pozvánok prináša množstvo výhod. Výhody e-mailových pozvánok sú uvedené nižšie:

• Pripája sa priamo ku kalendárom. Keď príjemcovia prijmú pozvánku, pridá sa späť do ich obchodného kalendára a dostanete pripomenutie rovnaké ako pri iných udalostiach zaznamenaných v kalendári.
• Je to pohodlné a rýchle. Vaši príjemcovia môžu dostať e-mail ihneď po kliknutí na tlačidlo odoslať. Keďže ide priamo k príjemcovi, ak je e-mailová adresa nesprávna, môžete okamžite dostať oznámenie a rýchlo prejsť na ďalšie riešenia.
• Je to časovo nenáročné. Súčasne môžete posielať skupinové e-maily s tisíckami e-mailových adries.
• Je to úspora nákladov. Nemusíte míňať rozpočet na poštu.
• Dá sa vygenerovať priamo z vašej preferovanej platformy webinára. Pokiaľ nemáte osobné stretnutie, vašou prvou voľbou bude pravdepodobne Zoom, Microsoft Teams, alebo niečo ekvivalentné. Po potvrdení RSVP sa všetky odkazy a časové rámce synchronizujú prostredníctvom e-mailu, takže účastník sa môže vyhnúť zámene s inými udalosťami.

Je fakt, že každý deň sa posielajú miliardy e-mailov a mnohé z nich sú spam. Pretože každý používa aspoň jeden e-mail na výmenu dôležitých správ pre prácu, nákupy, stretnutia a ďalšie. Keďže však musíte denne prečítať tony e-mailov, nie je prekvapujúce, že sa občas stretnete s fenoménom „únavy z e-mailov“. Doručením dobrého e-mailu s pozvánkou sa teda môžete vyhnúť zbytočným nedorozumeniam alebo ignorancii zo strany príjemcov.

Napíšte e-mail s pozvánkou na stretnutie krok za krokom

Dôležitý je dobrý e-mail s pozvánkou na stretnutie a spravidla ovplyvňuje an doručovanie e-mailov Rýchlosť.

Existujú etikety a zásady, ktoré musí každý dodržiavať, aby mohol vyplniť e-mail s pozvánkou na obchodné stretnutie, pokiaľ ide o príjemcov. Môžete sa naučiť, ako napísať štandardný e-mail s pozvánkou na schôdzu, podľa týchto krokov:

Krok 1: Napíšte silnú tému

Faktom je, že 47 % príjemcov e-mailov číta e-maily, ktoré majú jasný a stručný predmet. Prvý dojem je dôležitý. To môže zabezpečiť, aby príjemcovia cítili pocit naliehavosti alebo dôležitosti, čo vedie k vyššej miere otvorenia.

• Krátke, cielené. Buďte vecní, nie záhadní.
• V rámci predmetu môžete v rámci naliehavosti požiadať o potvrdenie účasti.
• Alebo pridajte sentimentálny tón ako nezabudnite na dôležitosť, naliehavosť,...
• Pridajte čas, ak chcete zdôrazniť problém citlivý na čas 

Napríklad: „Stretnutie 4. 12.: brainstorming projektu“ alebo „Dôležité. RSVP: stretnutie o stratégii nového produktu 10. 6.“

Krok 2: Začnite rýchlym úvodom

Hneď v prvom riadku je dobré stručne povedať, kto ste, aká je vaša pozícia v organizácii a prečo ich oslovujete. Potom môžete priamo ukázať účel stretnutia. Mnoho ľudí robí chybu, keď uvádza nejasný účel stretnutia, pretože predpokladajú, že účastníci o tom musia vedieť.

• Urobte svoj úvod príjemným alebo súvisiacim s prácou
• Pripomeňte účastníkom, ak potrebujú dokončiť nejaké úlohy alebo si so sebou niečo priniesť na stretnutie.

Napríklad Dobrý deň, člen tímu, teším sa na vás pri uvedení nového produktu budúci pondelok.

Krok 3: Zdieľajte čas a miesto

Mali by ste uviesť presný čas stretnutia. Mali by ste im tiež povedať, ako a kde sa stretnutie uskutoční, či už osobne alebo online, a v prípade potreby im ponúknuť usmernenia alebo odkazy na platformu.

• Pridajte časové pásmo, ak niektorí zamestnanci pracujú v rôznych oblastiach sveta
• Uveďte odhadované trvanie stretnutia
• Pri zadávaní pokynov buďte čo najpodrobnejší alebo priložte vodidlo na mapovanie

Napríklad: Pridajte sa k nám v piatok 6. októbra o 1:00 v zasadacej miestnosti 2 na druhom poschodí v administratívnej budove.

Krok 4: Načrtnite program stretnutia

Pokryte kľúčové ciele alebo navrhovaný program stretnutia. Nespomínaj detaily. Môžete jednoducho uviesť tému a časovú os. V prípade formálnych stretnutí môžete pripojiť podrobný dokument. Toto je obzvlášť užitočné na pomoc účastníkom pri príprave vopred.

Napríklad, môžete začať s: Plánujeme diskutovať..../ Chceme sa venovať niektorým problémom Alebo ako nasledujúcu časovú os:

• 8:00-9:30: Úvod do projektu
• 9:30 – 11:30: Prezentácie Howarda (IT), Nour (marketing) a Charlotte (predaj)

Krok 5: Požiadajte o RSVP

Vyžadovanie RSVP môže pomôcť potvrdiť odpoveď od vašich príjemcov. Aby sa predišlo ambivalencii, vo vašom e-maile by mala byť uvedená preferovaná odpoveď a časový limit pre účastníkov, aby vás informovali o svojej účasti alebo neprítomnosti. Ak ste teda nedostali ich RSVP v čase, ktorý regulujete, môžete vykonať rýchle následné kroky.

Napríklad: Odpovedzte do [dátum] na [e-mailovú adresu alebo telefónne číslo]

Krok 6: Pridajte profesionálny e-mailový podpis a značku

Podpis obchodného e-mailu by mal obsahovať celé meno, názov pozície, názov spoločnosti, kontaktné informácie, osobné webové stránky a ďalšie hypertextové adresy.

Svoj podpis si môžete ľahko prispôsobiť pomocou Gmail.

Napríklad:

Jessica Madisonová

Regionálny riaditeľ marketingu, Inco industry

555-9577-990

Existuje veľa bezplatných tvorcov e-mailových podpisov, ktoré vám ušetria čas a námahu, ako napr Môj podpis.

Typy e-mailu s pozvánkou na stretnutie a príklady

Majte na pamäti, že rôzne typy stretnutí budú mať rôzne štandardy a štýly písania. Bežne oddeľujeme e-maily s pozvánkami na stretnutia na základe ich úrovne formálnej alebo neformálnej, vrátane alebo vylúčenia virtuálnych stretnutí alebo čisto online stretnutí. V tejto časti zhromažďujeme a predstavujeme vám niektoré typické typy pozvánok na stretnutia a šablóny každého typu, ktoré sa bežne používajú v e-mailoch s pozvánkami na obchodné stretnutia.

#1. E-mail so žiadosťou o formálne stretnutie

E-mail so žiadosťou o formálne stretnutie sa používa na veľké stretnutia, ktoré sa zvyčajne konajú raz až trikrát do roka. Ide o veľké formálne stretnutie, takže váš e-mail by mal byť napísaný formálnym štýlom písania. Priložené prílohy sú potrebné na to, aby bolo účastníkovi jasnejšie, ako sa zúčastniť stretnutia, ako nájsť miesto a podrobne opísať program.

Formálne stretnutia zahŕňajú:

• Porada vedenia
• zasadnutie výboru
• zasadnutie predstavenstva 
• Stretnutie akcionárov 
• Strategické stretnutie 

Príklad 1: akcionári šablóna e-mailu s pozvánkou

Predmet: Dôležité. Pozývame vás na výročné valné zhromaždenie. [Čas]

[Meno príjemcu]

[Meno spoločnosti]

[Názov práce]

[Adresa firmy]

[Dátum]

Vážení akcionári,

Dovoľujeme si Vás pozvať na výročné valné zhromaždenie, ktoré sa bude konať dňa [Čas], [Adresa]

Výročné zhromaždenie akcionárov je výnimočnou príležitosťou na informácie, výmenu informácií a diskusiu medzi nimi [Meno spoločnosti] a všetkých našich akcionárov.

Je to tiež príležitosť vyjadriť sa a hlasovať, aby ste zohrali aktívnu úlohu pri prijímaní dôležitých rozhodnutí [Meno spoločnosti], bez ohľadu na počet akcií, ktoré vlastníte. Stretnutie sa bude týkať týchto kľúčových programov:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Pokyny k účasti na tomto zasadnutí, program a znenie uznesení, ktoré vám majú predložiť na schválenie, nájdete v priloženom dokumente nižšie

Rád by som vám v mene predstavenstva poďakoval za váš príspevok a vašu lojalitu voči spoločnosti [Meno spoločnosti] a teším sa, že vás privítam na Stretnutí dňa [Dátum]

S pozdravom,

[Názov]

[Názov pozície]

[Meno spoločnosti]

[Adresa a webová stránka spoločnosti]

Príklad 2: Strategické stretnutie šablóna e-mailu s pozvánkou

[Meno príjemcu]

[Meno spoločnosti]

[Názov práce]

[Adresa firmy]

[Dátum]

Predmet: Spustenie projektu Stretnutie marketingovej kampane: 2

V mene spoločnosti [meno spoločnosti], dovoľujem si Vás pozvať na obchodné stretnutie, ktoré sa koná o hod [Názov konferenčnej sály, Názov budovy] [Dátum a čas]. Stretnutie bude trvať [Trvanie].

Je mi potešením privítať vás v prvej fáze nášho projektu, aby ste prediskutovali náš pripravovaný návrh [Podrobnosti] a vážime si vaše cenné postrehy k nemu. Tu je stručné zhrnutie nášho programu na tento deň:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Tento návrh považuje celý náš tím za jeden z najdôležitejších. Pre vašu ďalšiu referenciu sme k tomuto listu pripojili dokument s podrobnejšími informáciami, aby ste sa mohli na stretnutie pripraviť vopred.

Všetci sa tešíme na rozhovor s vami, aby sme prediskutovali, čo ešte môžeme urobiť, aby tento návrh úspešne fungoval. Pred stretnutím pošlite akékoľvek otázky alebo odporúčania [Konečný termín] odoslaním odpovede na tento e-mail.

Prajem pekný deň.

poďakovaním,

Teplý pozdravom,

[Názov]

[Názov pozície]

[Meno spoločnosti]

[Adresa a webová stránka spoločnosti]

#2. E-mail s pozvánkou na neformálne stretnutie

S formálnym e-mailom s pozvánkou na schôdzu, ak ide len o stretnutie s podriadenými úrovňami alebo členmi v rámci tímu. Je pre vás oveľa jednoduchšie vymyslieť, ako správne písať. Môžete písať v neformálnom štýle s priateľským a radostným tónom.

Neformálne stretnutia zahŕňajú:

• Brainstormingové stretnutie
• Stretnutie na riešenie problémov
• Vzdelávanie
• Check-in stretnutie
• Teambuildingové stretnutie
• Kávové rozhovory 

Príklad 3: Šablóna e-mailu s pozvánkou na registráciu na schôdzu

Predmet: Súrne. [Názov projektu] aktualizácie. [Dátum]

Milé tímy,

Zdravím!

Bolo príjemné a zábavné tráviť čas s vami ohľadom spolupráce [Názov projektu]. Aby sme však mohli efektívne pokračovať v našich plánoch, verím, že nastal správny čas, aby sme informovali o dosiahnutom pokroku, a ocenil by som možnosť stretnúť sa s vami na adrese [miesto] o veci ďalej diskutovať na [Dátum a čas].

Prikladám aj zoznam všetkých programov, o ktorých musíme diskutovať. Nezabudnite si pripraviť správu o dokončení úlohy. Prosím použite toto [Odkaz] aby ste mi dali vedieť, či to stihnete.

Potvrdenie mi prosím čo najskôr pošlete e-mailom.

Teplý pozdravom,

[Názov]

[Názov práce]

[Meno spoločnosti]

Príklad 4: Tím building šablóna e-mailu s pozvánkou

Vážení členovia tímu,

Týmto vás informujeme, že [Názov oddelenia] organizuje a Teambuildingové stretnutie pre všetkých našich zamestnancov členov na [Dátum a čas]

Pre ďalší profesionálny rozvoj je mimoriadne dôležité, aby sme rástli spolu, a to sa môže stať iba vtedy, ak budeme pracovať ako tím, aby sme mohli využiť naše schopnosti a talenty na dosiahnutie lepších výkonov. To je dôvod, prečo naše oddelenie každý mesiac podporuje rôzne teambuildingové aktivity.

Príďte a pripojte sa k udalosti, aby sme mohli počúvať váš hlas o tom, ako sa môžeme zlepšiť, aby sme vám poskytli lepšiu podporu. Bude ich tiež niekoľko tímové hry spolu s nápojmi a ľahkým občerstvením zabezpečí spoločnosť.

Tešíme sa na zábavné chvíle na tomto teambuildingovom podujatí, ktoré je zorganizované s cieľom pomôcť každému z nás rásť. V prípade, že si myslíte, že sa nemôžete zúčastniť tohto stretnutia, prosím informujte [Meno koordinátora] at [Telefónne číslo]

S pozdravom,

[Názov]

[Názov práce]

[Meno spoločnosti]

#3. E-mail s pozvánkou pre hosťa

E-mail s pozvánkou pre hosťa by mal obsahovať informácie relevantné pre rečníka, pokiaľ ide o stretnutie a príležitosť vystúpiť. Je dôležité, aby rečník vedel, akým spôsobom môže prispieť k vášmu podujatiu a aké výhody môže získať, aby mohol byť súčasťou vášho podujatia.

Príklad 5: Šablóna e-mailu s pozvánkou hosťa

Drahý [rečník],

Dúfame, že táto správa vás nájde dobre! Dnes vám prinášame fantastickú príležitosť na rozjímanie. Chceli by sme vás požiadať, aby ste sa láskavo stali našim čestným rečníkom pre [Názov stretnutia], podujatie zamerané na [Popis účelu a publika vašej udalosti], Celá [Názov stretnutia] tím je inšpirovaný vašimi úspechmi a má pocit, že by ste boli dokonalým odborníkom na oslovenie nášho publika zloženého z rovnako zmýšľajúcich profesionálov.

[Názov stretnutia] sa uskutoční v [Miesto konania vrátane mesta a štátu] on [Termíny]. Očakáva sa, že naše podujatie bude hostiť až okolo [Odhadovaný počet účastníkov#]. Naším cieľom je [Ciele stretnutia].

Veríme, že ste skvelý rečník a váš hlas by bol dôležitým doplnkom tejto konverzácie vzhľadom na vašu rozsiahlu prácu [Oblasť odbornej spôsobilosti]. Môžete zvážiť prezentáciu svojich nápadov až do [Trvanie] minút, ktoré súvisia s oblasťou [Téma stretnutia]. Svoj návrh môžete poslať pred [deadline], kliknite na [odkaz], aby si náš tím mohol vypočuť vaše nápady a vopred určiť podrobnosti vášho prejavu.

V každom prípade, ak sa nemôžete zúčastniť, pokorne vás žiadame, aby ste nás kontaktovali prostredníctvom [odkaz]. Ďakujeme za váš čas a pozornosť, tešíme sa na vašu pozitívnu odpoveď.

best,
[Názov]
[Názov práce]
[Kontaktné informácie]
[Adresa webovej stránky spoločnosti]

#4. E-mail s pozvánkou na webinár

V dnešných trendoch stále viac ľudí organizuje online stretnutia, pretože to šetrí čas a náklady, najmä pre vzdialené pracovné tímy. Ak používate konferenčné platformy, existujú dobre prispôsobené pozývacie správy, ktoré sa priamo odosielajú vášmu účastníkovi pred začiatkom stretnutia, ako je napríklad šablóna e-mailu s pozvánkou Zoom. Virtuálny webinár nájdete v nasledujúcej ukážke.

rád: Použite kľúčové slová ako „Gratulujeme“, „Čoskoro“, „Perfektné“, „Aktualizovať“, „K dispozícii“, „Nakoniec“, „Najlepšie“, „Špeciálne“, „Pripojte sa k nám“, „Zadarmo“, “ atď.

Príklad 6: Šablóna e-mailu s pozvánkou na webinár

Predmet: Gratulujeme! Ste pozvaní na [Názov webinára]

Drahý [Candidate_Name],

[Meno spoločnosti] s veľkým potešením organizuje webinár pre [Téma webinára] dňa [dátum] o [čas] s cieľom [[Účely webinára]

Bude to pre vás dobrá príležitosť získať obrovské výhody od pozvaných odborníkov v oblasti [témy webinárov] a získať darčeky zadarmo. Náš tím je veľmi nadšený z vašej prítomnosti.

Poznámka: Tento webinár je obmedzený na [Počet ľudí]. Ak chcete uložiť svoje miesto, zaregistrujte sa [Odkaz] a pokojne ho zdieľajte so svojimi priateľmi. 

Dúfam, že sa tam uvidíme!

Prajem pekný deň,

[Tvoje meno]

[Podpis]

Bottom Line

Našťastie na internete existuje veľa dostupných šablón pozvánok na obchodné stretnutia, ktoré si môžete prispôsobiť a odoslať svojim účastníkom v priebehu niekoľkých sekúnd. Nezabudnite si niektoré uložiť do svojho cloudu, aby ste si mohli pripraviť svoj e-mail s dokonalým písaním, najmä v prípade súrnosti.

Ak hľadáte aj iné riešenia pre vaše podnikanie, môžete nájsť AhaSlides je dobrý prezentačný nástroj s mnohými úžasnými funkciami na podporu vašich webinárov, teambuildingových aktivít, konferencií a ďalších.

Často kladené otázky

ref: Naozaj | Sherpany