Väčšina organizácií berie nástupný proces ako jednorazovú udalosť: odovzdanie notebooku, prejdenie kontrolného zoznamu dodržiavania predpisov, predstavenie tímu. O šesť týždňov neskôr je nový zamestnanec preč.
Iba 12 % zamestnancov uvádza, že ich spoločnosť robí skvelú prácu pri ich adaptácii [1]. Tento rozdiel medzi tým, čo si HR tímy myslia, že sa deje, a tým, čo noví zamestnanci skutočne zažívajú, je problém, ktorý majú adaptačné otázky odstrániť.
Táto príručka sa zaoberá tým, čo sa pýtať, kedy sa pýtať a ako na základe odpovedí konať – aby váš adaptačný program zlepšil dôležité čísla: udržanie zamestnancov, produktivitu a čas potrebný na dosiahnutie plného prínosu.
Prečo sú onboardingové prieskumy dôležitejšie, než si myslíte
Údaje o skorom odchode zamestnancov je ťažké ignorovať. BambooHR zistila, že 70 % nových zamestnancov sa rozhodne, či je pre nich daná práca vhodná, už v prvom mesiaci – a 29 % sa tak rozhodne už v prvom týždni [2]. Spoločnosti majú v priemere 44 dní na to, aby ovplyvnili, či nový zamestnanec zostane.
Organizácie so štruktúrovaným procesom nástupu do zamestnania zlepšujú mieru udržania nových zamestnancov o 82 % a produktivitu o viac ako 70 % [3]. Keď sa manažéri aktívne zapájajú, noví zamestnanci s 3.4-krát vyššou pravdepodobnosťou opíšu svoj nástupný proces ako výnimočný [1].
Nástupné otázky vám poskytujú mechanizmus na odhalenie problémov skôr, ako sa z nich stanú výpovede. Nový zamestnanec, ktorý má problém nájsť si správnu kontaktnú osobu, nerozumie svojej úlohe alebo sa cíti odpojený od tímu, to pravdepodobne v prvých týždňoch nepovie bez podnetného podnetu. Krátky a dobre načasovaný prieskum im poskytuje štruktúrovaný spôsob, ako to urobiť.
Kedy spustiť úvodné prieskumy
Načasovanie je rovnako dôležité ako obsah otázok. Jediný prieskum v 90. deň premešká kritické okno prvého dojmu. Prieskum v prvý deň žiada ľudí, aby zhodnotili veci, ktoré ešte nezažili. Správna kadencia vám poskytne údaje v každom inflexnom bode.
3. až 7. deň – prvé dojmy
Pýtajte sa iba na logistiku a prvé dojmy. Na hodnotenie kultúry alebo kvality vzťahov s manažérmi je ešte priskoro, ale je to presne ten správny čas na odhalenie základných nedostatkov v nastavení: chýbajúci prístup k systému, nejasné harmonogramy alebo prehliadka kancelárie, ktorá sa nikdy neuskutočnila.
30. deň – skorá integrácia
Do štvrtého týždňa má nový zamestnanec dostatok kontaktov so svojím tímom, manažérom a každodennými povinnosťami, aby vám poskytol zmysluplnú spätnú väzbu o jasnosti úlohy a podpore. Toto je najdôležitejší prieskum v postupnosti.
Deň 60 – kontrola hybnosti
Po dvoch mesiacoch môžete posúdiť, či sú počiatočné dojmy presvedčivé. Zamestnanci, ktorí majú problém prepojiť svoju prácu s cieľmi organizácie, sa tu jasne prejavia.
90. deň – hodnotenie programu
Po 90 dňoch požiadajte nových zamestnancov, aby zhodnotili proces nástupu ako celok. Vtedy zhromažďujete údaje, ktoré slúžia ako spätná väzba pri návrhu programu.
Úvodné otázky podľa kategórie
Jasnosť role
Nejasné očakávania sú jedným z najčastejších faktorov predčasného odchodu zamestnancov. Podľa prieskumu citovaného viacerými zdrojmi z oblasti ľudských zdrojov 44 % nových zamestnancov uvádza, že nevedia, kto je ich priamym nadriadeným, a 65 % nevie, na koho sa obrátiť, keď majú otázku [3]. Otázky týkajúce sa jasnosti rolí tieto medzery odhalia už v ranom štádiu vývoja.
- Máte jasnú predstavu o svojich každodenných povinnostiach?
- Zodpovedajú vaše skutočné pracovné úlohy tomu, čo bolo opísané počas pohovoru?
- Viete, ako vyzerá úspech vo vašej úlohe po 30, 60 a 90 dňoch?
- Máte nástroje a prístup k systému, ktoré potrebujete na svoju prácu?
- Viete, na koho sa obrátiť, keď máte otázku týkajúcu sa vašej pozície?
Tieto fungujú dobre ako jednoduché otázky typu áno/nie alebo otázky s 5-bodovou stupnicou súhlasu. Nízke skóre v ktorejkoľvek z týchto otázok si vyžaduje priamu následnú komunikáciu zo strany personálneho manažéra, nie všeobecný e-mail.
Podpora manažérov
Výskum spoločnosti Gallup opakovane ukazuje, že vzťah s manažérom je najväčším prediktorom úspešného nástupu do zamestnania. Keď sú manažéri aktívne zapojení, spokojnosť a angažovanosť nových zamestnancov prudko stúpajú [1].
- Ako často sa s vami váš manažér stretáva individuálne?
- Dáva vám váš manažér jasné pokyny týkajúce sa priorít?
- Ako pohodlne sa cítite pri žiadosti o pomoc od svojho manažéra?
- Poskytuje vám váš manažér užitočnú spätnú väzbu k vašej práci?
- Máte pocit, že váš manažér má záujem o váš úspech?
Pre otázky týkajúce sa frekvencie prihlásení použite stupnicu frekvencie (Nikdy / Zriedkavo / Niekedy / Často / Vždy) a pre otázky týkajúce sa kvality vzťahu stupnicu spokojnosti (Veľmi nespokojný až Veľmi spokojný).
Integrácia tímu
Pocit sociálneho prepojenia zrýchľuje výkon. Zamestnanci, ktorí sa cítia byť súčasťou tímu, hlásia vyššiu angažovanosť a je menej pravdepodobné, že odídu v prvom roku.
- Bol si priamo predstavený všetkým spoluhráčom, s ktorými pracuješ?
- Cítite sa ako cenný člen svojho tímu?
- Existujú možnosti neformálneho stretnutia s kolegami?
- Chápete, ako práca vášho tímu zapadá do širších cieľov organizácie?
- Pomohli ti nejakí spoluhráči zorientovať sa?
Kultúra a hodnoty
Noví zamestnanci, ktorí si nenájdu spoločnú pracovnú kultúru, s väčšou pravdepodobnosťou odídu, a to aj v prípade, že samotná pracovná pozícia im vyhovuje. Spoločnosť BambooHR zistila, že 91 % zamestnancov, ktorí absolvovali efektívne školenie o kultúre, sa cíti prepojené so svojím pracoviskom, v porovnaní s iba 29 %, ktorí uvádzajú, že pri ich nástupe táto zložka chýbala [2].
- Rozumiete hodnotám spoločnosti a tomu, ako sa prejavujú v každodennej práci?
- Myslíte si, že firemná kultúra je v súlade s tým, čo vám bolo povedané počas nástupu do zamestnania?
- Cítite sa v práci pohodlne sami sebou?
- Prekvapilo vás niečo v tejto kultúre odkedy ste začali?
- Ako by ste opísali kultúru kamarátovi, ktorý zvažuje vstup?
Posledné dve otázky fungujú lepšie ako otvorené textové polia. Odpovede často odhalia veci, ktoré by otázka so škálou nikdy nezachytila.
Tréning a vývoj
76 % nových zamestnancov uvádza, že školenie je dôležité pre ich schopnosť uspieť v danej pozícii [2]. Ak má váš školiaci program medzery, uvidíte ich tu.
- Pripravilo vás vaše nástupné školenie na vaše skutočné zodpovednosti?
- Boli školenia dobre organizované a ľahko sledovateľné?
- Existuje nejaká téma alebo zručnosť, v ktorej by ste sa potrebovali viac vzdelávať?
- Mali ste dostatok času na absolvovanie školenia predtým, ako sa od vás očakávalo, že budete pracovať samostatne?
- Ako by ste ohodnotili celkovú kvalitu vášho tréningového procesu?
Hodnotenie nástupného programu (90. deň)
Tieto otázky slúžia na hodnotenie samotného programu, nie individuálnej skúsenosti. Použite ich na podporu zlepšenia programu, a nie na individuálne následné kroky.
- Ako ste spokojný/á s celkovým nástupným zážitkom?
- Čo bolo najužitočnejšie na nástupe do zamestnania?
- Čo by ste zmenili pri navrhovaní programu?
- Pomohol vám nástupný proces, aby ste sa cítili pripravení na svoju rolu?
- Aká je pravdepodobnosť, že by ste túto spoločnosť odporučili priateľovi, ktorý hľadá podobnú pozíciu?
Príklad z reálneho sveta: nástup vo veľkom rozsahu
Stredne veľká technologická spoločnosť, ktorá štvrťročne prijíma zamestnancov do 90 dní, zistila, že fluktuácia zamestnancov bola vysoká napriek silnej spätnej väzbe z pohovorov. Keď zaviedli štruktúrovanú sekvenciu troch dotazníkov (7. deň, 30. deň, 90. deň), výsledky z 30. dňa odhalili konzistentný vzorec: noví zamestnanci v jednom oddelení hodnotili komunikáciu s manažérmi výrazne nižšie ako kolegovia v zvyšku organizácie.
Bez údajov z prieskumu by to bolo neviditeľné. Vedúci tímu predpokladal, že ich pravidelné stretnutia v rámci celého oddelenia sa považujú za dostatočnú komunikáciu. Noví zamestnanci interpretovali tieto stretnutia ako skupinové oznámenia, nie ako individuálne stretnutia, ktoré potrebovali.
Keď bol problém pomenovaný, riešenie bolo jednoduché: povinné týždenné individuálne stretnutia počas prvých 60 dní. Fluktuácia v tomto oddelení klesla v nasledujúcich dvoch kohortách približne o tretinu.
Tento výsledok – konkrétny problém, konkrétna zmena, merateľný výsledok – je zmyslom adaptačných otázok. Fungujú iba vtedy, keď si niekto skutočne prečíta odpovede a koná podľa nich.
Tipy na formátovanie otázok
Prieskumy by mali byť krátke. Prieskum, ktorý sa vykoná siedmy deň, by mal mať päť až sedem otázok, nie dvadsať. Miera dokončenia výrazne klesá s predlžujúcou sa dĺžkou a neúplný prieskum vám poskytne horšie údaje ako krátky prieskum, na ktorý sa odpovedá.
Kombinujte otázky so škálou a otázky s otvoreným textom. Otázky so škálou (1–5, zhoda, frekvencia) sa dajú ľahko agregovať v rámci kohorty. Otázky s otvoreným textom zdôrazňujú špecifiká. Použite oboje: otázky so škálou na zistenie vzoru a otázky s otvoreným textom na jeho pochopenie.
Ak je to možné, odpovede anonymizujte. Noví zamestnanci pravdepodobne neposkytnú úprimnú spätnú väzbu o svojom manažérovi, ak si myslia, že ju manažér uvidí. Anonymita zvyšuje kvalitu odpovedí na najdôležitejšie otázky.
Konajte na základe údajov viditeľne. Ak zamestnanci nevidia, že ich spätná väzba vedie k akejkoľvek zmene, miera odozvy v budúcich cykloch klesá. Aj stručné zhrnutie zdieľané s kohortou – „toto ste nám povedali, toto upravujeme“ – uzatvára slučku a buduje dôveru v proces.
Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Dokonca aj dobre mienené onboardingové prieskumy zlyhávajú, ak sa do ich návrhu zakomponuje niekoľko opakujúcich sa chýb. Tu sú tie, ktoré sa objavujú najčastejšie.
Odoslanie jedného prieskumu na konci nástupu
Čakanie na spätnú väzbu do 90. dňa znamená, že ste už stratili nových zamestnancov, ktorí mali problémy v 30. deň. Prieskumy na konci programu sú užitočné na hodnotenie programu, ale nemôžu nahradiť skoršie kontroly, kde je stále možná intervencia. Ak niekto nepochopil svoju úlohu v treťom týždni, vedomie, že v trinástom týždni mu nepomôže.
Riešenie: zostaviť celú kadenciu – 7. deň, 30. deň, 60. deň, 90. deň – aj keď je každý prieskum krátky. Päťotázková kontrola v 30. deň je užitočnejšia ako retrospektíva s dvadsiatimi otázkami v 90. deň.
Kladenie rovnakých otázok v každej fáze
Niektoré tímy opakovane používajú jednu sadu otázok vo všetkých kontaktných bodoch prieskumu, aby ušetrili čas. Problém je v tom, že otázka typu „cítite sa pripravený/á na svoje zodpovednosti?“ má v 7. deň oproti 60. dňu úplne iný význam. Príliš skoré položenie otázky vytvára šum. Príliš neskoré položenie otázky znamená, že čas na nápravné opatrenia už uplynul.
Riešenie: priraďte každú otázku k štádiu, v ktorom je možné ju zodpovedať. 7. deň je venovaný logistike a prvému dojmu. 30. deň je venovaný objasneniu rolí a vzťahu s manažérom. 90. deň je venovaný reflexii na úrovni programu.
Zbieranie údajov, ale neuzatváranie cyklu
Toto je najčastejší bod zlyhania. Tímy HR vykonajú prieskum, interne skontrolujú výsledky a pokračujú ďalej. Noví zamestnanci si všimnú, keď ich spätná väzba zmizne v čiernej skrinke a v dôsledku toho klesá miera odpovedí v nasledujúcich kohortách. A čo je dôležitejšie, problémy, ktoré sa objavili v údajoch, sa neopravia.
Riešenie: priraďte zodpovednosť za každú kategóriu prieskumu konkrétnej osobe – odpovede na podporu manažérov idú manažérovi ľudských zdrojov, medzery v školeniach idú tímu L&D, logistické problémy idú do personálnych operácií. Potom sa s kohortou podeľte o stručné zhrnutie: čo ste počuli a čo meníte. Nemusí to byť vyčerpávajúce. Aj krátka správa signalizuje, že spätná väzba bola prečítaná a braná vážne.
Preskakovanie anonymného zhromažďovania otázok manažéra
Kvalita vzťahov s manažérmi je jednou z najdôležitejších vecí, ktoré treba merať v prieskumoch zameraných na nástup do zamestnania, a je to tiež kategória, ktorá s najväčšou pravdepodobnosťou poskytne nepresné údaje, ak odpovede nie sú anonymné. Noví zamestnanci v prvých týždňoch neohodnotia svojho manažéra zle vo formulári, ktorý ide priamo tomuto manažérovi alebo sa preveruje na stretnutí, na ktorom je manažér prítomný.
Riešenie: otázky týkajúce sa manažérov by mali byť štandardne anonymizované a novým zamestnancom to jasne oznámiť predtým, ako na ne odpovedia. Ak váš nástroj na prieskum nepodporuje anonymizáciu, považujte otázky manažérov za otvorený text a pred zdieľaním výsledkov ich manuálne agregujte.
Vykonávanie úvodných prieskumov s AhaSlides
Prinútiť nových zamestnancov, aby skutočne vyplnili prieskum, je polovica výzvy. Dlhé formuláre odoslané e-mailom sa ľahko ignorujú, najmä v prvom týždni, keď sú už aj tak zahltené schránkami.
AhaSlides umožňuje vám spúšťať onboardingové prieskumy ako živé, interaktívne relácie – buď na onboardingovom stretnutí kohorty, alebo asynchrónne prostredníctvom odkazu. Môžete kombinovať otázky s hodnotiacou stupnicou, odpovede s výberom odpovede a odpovede s otvoreným textom v jednom postupe a výsledky sa zobrazujú v reálnom čase, takže tímy HR alebo L&D môžu okamžite odhaliť medzery, namiesto toho, aby čakali na export tabuľky.
Najmä v prípade nástupu do kohort mení dynamiku spustenie živého prieskumu na konci stretnutia a spoločné preskúmanie výsledkov. Noví zamestnanci vidia odpovede svojich kolegov súhrnne na obrazovke, čo často otvára konverzáciu, ktorú by súkromný formulár nikdy neviedol. Pokiaľ ide o samotný obsah školenia, spárovanie týchto prieskumov s tvorca online kurzov umožňuje novým zamestnancom prechádzať nástupnými modulmi vlastným tempom medzi jednotlivými check-inmi.
Zdroje
[1] Gallupov ústav. Prečo je nástupný proces kľúčový pre udržanie zamestnancov. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Prvý dojem je kľúčový: 44 dní na úspech alebo neúspech nového zamestnanca. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. Štatistiky a trendy v oblasti nástupu viac ako 27 zamestnancov. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
