Наил Пројецт Кицкофф Меетинг летак у 8 корака (+Бесплатан шаблон!)

Чак и најдисциплинованије компаније тамо понекад могу да осете како њихови пројекти залутају. Проблем је најчешће један од припрема. Раствор? Добро структуриран и потпуно интерактиван састанак о почетном пројекту!

Више од пуке помпе и церемоније, добро изведен почетни састанак заиста може донети нешто лепо на десној нози. Ево осам корака за одржавање састанка о почетном пројекту који ствара узбуђење и добија свако на истој страни.

Време почетка!

Шта је састанак о почетном пројекту?
Зашто су састанци о почетном пројекту толико важни?
8 корака до почетног састанка пројекта Кицкасс
Шаблон дневног реда састанка за почетак пројекта

Савети за састанке које треба запамтити

Морате унапред имати дневни ред састанка. Слање е-поште о раном почетку пројекта је веома важно! Дакле, хајде да погледамо неколико узорака дневног реда за почетак састанка!

Почетна сесија треба да буде кратка и концизна, са пуно игара и активности, као што је то када AhaSlides долази веома згодно! Погледајте више савета са нама као у наставку:

Алтернативни текст

Започните разговор.

Добијте драгоцене информације од свог тима и клијената током састанка за почетак пројекта. Користите анкете уживо, питања и одговоре и алате за размену идеја са овим бесплатним шаблоном!

🚀 Погледајте шаблон

Шта је састанак о почетном пројекту?

Као што пише на лиму, састанак о почетном пројекту је састанак на којем започињете свој пројекат.

Обично је почетни састанак пројекта први састанак између клијента који је наручио пројекат и компаније која ће га оживети. Обе стране ће заједно сести и разговарати о основама пројекта, његовој сврси, циљевима и начину на који ће он доћи од идеје до реализације.

Уопштено говорећи, постоје КСНУМКС типес почетних састанака којих треба да знате:

Почетак екстерног пројекта - Развојни тим седи са неким из ван компанија, попут клијента или заинтересоване стране, и расправља о плану заједничког пројекта.
Интерни ПКМ - Тим из у компанија седне заједно и расправља о плану за нови интерни пројекат.

Иако оба ова типа могу имати различите исходе, поступак је приближно исто. У суштини постоји ниједан део екстерног почетка пројекта који није део унутрашњег почетка пројекта - једина разлика ће бити за кога га држите.

Више ангажовања на вашим окупљањима

Зашто су састанци о почетном пројекту толико важни?

Сврха почетних састанака треба да буде гласна и јасна! Можда изгледа довољно једноставно да се покрене пројекат само додељивањем гомиле задатака правим људима, посебно на данашњем радном месту опседнутом Канбаном таблама. Међутим, то може довести до тога да тимови непрестано губе свој пут.

Запамтите, само зато што сте на иста табла не значи да сте на иста страница.

У основи тога, састанак о почетном пројекту је искрен и отворен Дијалог између клијента и тима. Његово не низ најава о томе како ће пројекат функционисати, али а разговор о плановима, очекивањима и циљевима до којих је дошла необуздана расправа.

Ево неких благодати одржавања састанка о почетном пројекту:

Добија све припремљен - „Дај ми шест сати да одсечем дрво и прва четири ћу провести наоштравајући секиру“. Да је Абрахам Линколн данас жив, можете бити сигурни да би провео прва 4 од 6 сати пројекта на састанку за почетак пројекта. То је зато што ови састанци садрже све неопходне кораке да бисте било који пројекат покренули десном ногом.
Она укључује сви кључни играчи - Почетни састанци не могу да почну осим ако сви нису присутни: менаџери, вође тима, клијенти и било ко други који има удела у пројекту. Тако је лако изгубити појам о томе ко је за шта задужен без јасноће почетног састанка да се све то схвати.
То је отворен и сараднички - Као што смо рекли, почетни састанци пројекта су дебате. Они најбољи се ангажују све присутне и извуците најбоље идеје из свих.

Више ангажовања на вашим окупљањима

8 корака до почетног састанка пројекта Кицкасс

Дакле, шта је тачно укључено у дневни ред састанка за почетак пројекта? Сузили смо га на 8 корака у наставку, али увек треба да запамтите да постоји нема постављеног менија за ову врсту састанка.

Користите ових 8 корака као водич, али никада не заборавите да лежи на коначном дневном реду ти!

Корак #1 - Увод и ледоломи

Наравно, једини начин да се започне било који почетни састанак је упознавање учесника једни са другима. Без обзира на дужину или величину вашег пројекта, клијенти и чланови тима морају да буду у контакту једни са другима пре него што могу ефикасно да раде заједно.

Док је једноставан увод типа „окренути сто“ довољан да се људи упознају са именима, ледоломац може додати још један слој личност разведри расположење уочи почетка пројекта.

Пробајте ово: Завртите точак 🎡

Изложите неколико једноставних уводних тема на тему окретан точак, а затим наведите сваког члана тима да га заврти и одговори на било коју тему на коју се точак спусти. Смешна питања се охрабрују, али будите сигурни да су мање-више професионална!

Да ли желите још оваквог? 💡 Имамо 10 ледоломаца за било који састанак овде.

Корак #2 - Позадина пројекта

Пошто су формалности и свечаности уклоњене, време је да кренемо са хладним послом. Да бисте успешно покренули састанак, требало би да имате јасан дневни ред за почетни састанак!

Као и све велике приче, најбоље је почети од почетка. Зацртајте сву кореспонденцију између вас и ваших клијената како би сви били укључени у пројекат у потпуности да разумеју оно што се до сада догодило.

То могу бити снимци е-поште, текстови, записници са претходних састанака или било који ресурси који додају било какав контекст вашој компанији и клијенту. Олакшајте свима визуализацију тако што ћете направити временску линију.

Корак #3 - Потражња пројекта

Поред позадине кореспонденције, пожелећете да зароните дубоко у детаље зашто овај пројекат се прво започиње.

Ово је пресудан корак јер пружа јасан преглед болних тачака које пројекат жели да реши, а то је нешто што и тимови и клијенти морају увек имати у центру пажње.

Про врх 👊

Овакве фазе зреле су за дискусију. Питајте своје клијенте ваш тим да изнесе своје идеје зашто мисле да је овај пројекат измишљен.

Ако је применљиво, увек треба да покушате да усмерите канал глас купца у овом одељку. Сарађујте са клијентом да бисте добили примере из стварног света потрошача који помињу болне тачке које ваш пројекат покушава да поправи. Њихова мишљења би требало да обликују начин на који ваш тим приступа пројекту.

Корак #4 – Циљеви пројекта

Дакле, погледали сте у past пројекта, сада је време да погледамо будућност.

Имати директне циљеве и јасну дефиницију успеха вашег пројекта заиста ће помоћи вашем тиму да ради на томе. И не само то, то ће вашем клијенту показати да сте озбиљни у вези са послом и да имате сличне велике улоге у томе како он иде.

Питајте своје присутне на почетном састанку 'како ће изгледати успех?' Да ли је више купаца? Још рецензија? Боља стопа задовољства купаца?

Без обзира на циљ, увек треба да буде...

Достигнут - Не претерујте се. Знајте своје границе и дођите до циља заправо имају шансе за постизање.
Мерљиве - Подуприте свој циљ подацима. Циљајте на одређени број и пратите свој напредак ка њему.
Времена - Дајте себи крајњи датум. Учините све што можете да постигнете своје циљеве пре тог рока.

Корак #5 - Изјава о раду

Стављање 'меса' у 'почетни састанак', Изјава о раду (СоВ) представља озбиљно уроњење у специфичности пројекта и начин на који ће он бити спроведен. То је главни обрачун на дневном реду састанка и требало би да вам посвети већину пажње.

Погледајте ове инфографије о томе шта да укључите у своју изјаву о раду:

Инфографика која објашњава 6 мини-корака који су укључени у објављивање изјаве о раду на састанку о почетном пројекту.

Имајте на уму да се радна изјава не односи толико на дискусију колико на остатак дневног реда састанка о почетном пројекту. Ово је заиста тренутак за пројекат који води једноставно изложити план акције за предстојећи пројекат, а затим сачувајте дискусију за следећа тачка састанка.

Баш као и остатак вашег почетног састанка, ваша изјава о раду је супер променљива. Специфичности вашег извештаја о раду увек ће зависити од сложености пројекта, величине тима, укључених делова итд.

Желите ли више? 💡 Погледајте ово свеобухватан чланак о изради извештаја о раду.

Корак #6 – Одељак за питања и одговоре

Иако ћете се можда осећати приморани да напустите одељак за питања и одговоре до краја, ми бисмо заправо препоручили да га задржите непосредно након ваше изјаве о раду.

Такав снажан сегмент ће сигурно изазвати питања и код вашег клијента и од вашег тима. С обзиром да је највећи део састанка тако свеж у свим главама, најбоље је да штрајкујете док је гвожђе вруће.

Коришћење софтвера за интерактивне презентације за хостовање ваших питања и одговора може помоћи да све несметано иде, посебно ако састанак на почетку пројекта има велики број посећености...

То је организован - Питања су распоређена према популарности (преко гласања) или према времену и могу се означити као „одговорено“ или закачити на врх.
То је модерирано - Питања се могу одобрити и одбацити пре него што се прикажу на екрану.
То је анониман - Питања се могу постављати анонимно, што значи да свако има свој глас.

Корак #7 - Потенцијални проблеми

Као што смо раније рекли, почетни састанак пројекта односи се на то да буде што отворенији и искренији. То је то како градите осећај поверења са клијентом од самог почетка.

У том циљу, најбоље је разговарати о потенцијалним проблемима са којима би се пројекат могао суочити на том путу. Нико од вас не тражи да предвидите будућност овде, само да бисте дошли до оквирне листе препрека на које можете наићи.

Док ћете ви, ваш тим и ваш клијент приступати овом пројекту са различитим улозима, идеално је добити свако укључени у дискусију о потенцијалном проблему.

Корак #8 - Пријављивање

Редовно проверавање са својим клијентом је још један начин да учврстите поверење између обе стране. На састанку за почетак пројекта, имате неколико питања о којима треба да одговорите Шта, када, ко како ове пријаве ће се догодити.

Пријављивање је прилично фино уравнотежење провидност напор. Иако је лепо бити што је могуће отворенији и транспарентнији, ово морате да управљате у оквиру тога колико ћете заиста бити доступни be отворен и транспарентан.

Обавезно одговорите на ова питања пре краја састанка:

Шта? - У којим детаљима је тачно клијенту потребно ажурирање? Да ли морају да знају о сваком ситном детаљу напретка, или је то само велики знак који је важан?
Када? - Колико често ваш тим треба да ажурира вашег клијента? Да ли треба да пренесу шта су радили сваки дан, или само да сумирају оно што су успели на крају недеље?
Ко? - Који члан тима ће бити тај који ће бити у вези са клијентом? Да ли ће постојати члан сваког тима, у свакој фази, или само један појединачни дописник током целог пројекта?
Како? - На који начин ће клијент и дописник остати у контакту? Редовни видео позив, имејл или документ који се стално ажурира?

Као што је случај са већином тачака дневног реда састанка за почетак пројекта, најбоље је о томе разговарати отворено. За велики тим и велику групу клијената, можда ће вам бити лакше да урадите а анкета уживо како би се умањиле могућности успостављања најбоље могуће формуле за пријављивање.

Желите ли више? Погледајте неке најбоље праксе за проверу ваших клијената.

Анкета Ефективно са AhaSlides

Шаблон дневног реда састанка за почетак пројекта

Будући да ваш стручно планирани почетни састанак који само чека да вас развесели у сали за састанке, последњи додир може бити мало интеракције да све то споји.

Да ли сте знали само то КСНУМКС% предузећа осећају повезаност са својим клијентима (Галуп)? Одустајање је епидемија на Б2Б нивоу и може оставити осећај да се почетни састанци осећају као раван, неинспиративни процес кроз формалности.

Ангажовање ваших клијената и тимова путем интерактивних слајдова заиста може појачати учешће повећати распон пажње.

AhaSlides има арсенал алата uključujući ankete uživo, pitanja i odgovore i slajdove za razmišljanje, pa čak квизови уживо i igre da zapale vaš projekat na pravi način.

Кликните испод да бисте преузели бесплатни образац за преузимање без икаквог преузимања за ваш почетни састанак. Промените све што желите и представите то без икаквих трошкова!

Ухвати шаблон

Кликните испод да бисте креирали бесплатно AhaSlides налог и почните да креирате сопствене занимљиве састанке кроз интерактивност!

Створи сопствени

Ознаке: Пословни састанак