การมีคนที่รู้วิธีเป็นผู้นำการประชุมหรือเวิร์กช็อปสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จของกลุ่มและความรวดเร็วในการทำงาน
ผู้อำนวยความสะดวกที่ดีจะทำให้ทุกคนมีสมาธิกับงาน เพื่อให้ทีมตัดสินใจได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น
ส่วนที่ดีที่สุด? คุณไม่จำเป็นต้อง "เกิดมา" เป็นผู้อำนวยความสะดวก ใครๆ ก็สามารถเรียนรู้สิ่งเหล่านี้ได้ ทักษะอำนวยความสะดวก ด้วยการฝึกที่ถูกต้อง
แล้วอะไรคือสิ่งที่ทำให้ผู้คนมีพลังขับเคลื่อนผ่านวาระต่างๆ? นั่นคือสิ่งที่เราจะแกะออกในบทความนี้ มาเข้าเรื่องกันเถอะ!
สารบัญ
- ทักษะการอำนวยความสะดวกคืออะไร?
- 4 ทักษะของก อำนวยความสะดวก คุณต้องการ
- รายการตรวจสอบทักษะวิทยากรกระบวนการ
- เทคนิคการอำนวยความสะดวกที่ดีที่สุดที่ควรลอง
- คำถามที่พบบ่อย
เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น
กำลังมองหาวิธีดึงดูดทีมของคุณอยู่ใช่ไหม?
รับเทมเพลตฟรีสำหรับการสังสรรค์งานครั้งต่อไปของคุณ ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจากไลบรารีเทมเพลต!
🚀 รับเทมเพลตฟรี
ทักษะการอำนวยความสะดวกคืออะไร?
ทักษะการอำนวยความสะดวกคือการมอบเครื่องมือและพื้นที่ที่พวกเขาต้องการเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จแก่กลุ่มคน เช่น การเตรียมพร้อมสำหรับการวางแผน การตั้งความคาดหวัง การเปลี่ยนแปลง การรับฟังอย่างแท้จริง และการรักษาเวลา
การเป็นเจ้านายที่ออกไปข้างนอกนั้นไม่สำคัญเท่าไหร่ แต่อยู่ที่การยอมให้คนอื่นมีส่วนร่วมมากกว่า
ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก คุณนำทีมมารวมกันโดยมีเป้าหมายร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับทุกคน จากนั้นคุณนำทางการอภิปรายไปสู่เป้าหมายนั้นในขณะเดียวกันก็ให้แน่ใจว่าทีมมีสิ่งที่จำเป็นเพื่อเอาชนะมัน
เป้าหมายหลักของคุณในการฝึกฝนทักษะวิทยากรคือการเป็นผู้นำโดยไม่ต้องใส่ใจรายละเอียดมากเกินไป แต่คุณสนับสนุนการมีส่วนร่วมและแนวคิดใหม่ๆ จากทีมงานทั้งหมดแทน คุณต้องการให้ทีมคิดและขับเคลื่อนการสนทนา ไม่ใช่แค่คุณที่อยู่ด้านหน้าเท่านั้น
ตราบใดที่คุณจัดให้มีโครงสร้างและการสนับสนุนโดยไม่เข้าควบคุม คนของคุณจะรู้สึกมีอำนาจในการแก้ปัญหาร่วมกัน นั่นคือเวลาที่ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงเกิดขึ้น และทีมก็ทำสิ่งต่างๆ สำเร็จ!
ระดมสมองระดมความคิดกับเพื่อนร่วมงานของคุณ
ปล่อยให้นวัตกรรมเกิดขึ้น! ระดมความคิดไปกับ AhaSlides.
ทักษะ 4 ประการของวิทยากรที่คุณต้องการ
คุณมีทักษะที่จำเป็นในการเป็นผู้อำนวยความสะดวกที่เชี่ยวชาญหรือไม่?
#1. การฟัง
การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นทักษะวิทยากรที่สำคัญ
โดยเกี่ยวข้องกับการให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมกำลังพูด การสบตา รับทราบมุมมองที่แตกต่างกันโดยไม่มีการตัดสิน และการถามคำถามที่ชัดเจน
การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นมากกว่าการได้ยินคำศัพท์เพื่อเข้าใจความหมายและมุมมองที่สมบูรณ์
เป็นสิ่งสำคัญที่วิทยากรจะต้องละเว้นการสนทนาข้างเคียงหรือสิ่งรบกวนสมาธิเพื่อให้ปรากฏตัวอย่างแท้จริง
เพื่อปลูกฝังการฟังอย่างกระตือรือร้น คุณสามารถทวนสิ่งที่บางคนพูดกลับเพื่อยืนยันความเข้าใจ ขอให้ผู้เข้าร่วมขยายความคิดเห็น หรือนิ่งเงียบหลังจากที่มีคนพูดเพื่อให้มีการตอบกลับ
#2. การตั้งคำถาม
การถามคำถามปลายเปิดและไตร่ตรองเป็นกุญแจสำคัญในการจุดประกายการสนทนาและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม
ผู้อำนวยความสะดวกควรใช้คำถามเพื่อชี้แจง กระตุ้นให้เกิดการพิจารณาเพิ่มเติม และมุ่งเน้นการแก้ปัญหาการสนทนา
คำถามที่จัดทำขึ้นอย่างดีในเวลาที่เหมาะสมสามารถดึงแนวคิดที่ชาญฉลาดและเปิดเผยคุณค่าที่มีร่วมกัน
คำถามปลายเปิดที่เริ่มต้นด้วยอะไร อย่างไร และเพราะเหตุใดจึงกระตุ้นให้เกิดการสำรวจ เทียบกับคำตอบใช่/ไม่ใช่
ตัวอย่างคำถามที่คุณสามารถถามได้:
- มีตัวเลือกอะไรบ้างที่เราควรพิจารณาเพื่อแก้ไขปัญหานี้
- สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบต่อส่วนอื่น ๆ ของโครงการอย่างไร
- ใครสามารถยกตัวอย่างสิ่งที่พวกเขาหมายถึงได้บ้าง
ยกระดับความซื่อสัตย์ การสนทนา กับ AhaSlides
AhaSlidesฟีเจอร์ปลายเปิดให้ทีมส่งและโหวตไอเดียที่พวกเขาชื่นชอบได้อย่างมีส่วนร่วม
#3. ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม
วิทยากรต้องดึงข้อมูลจากสมาชิกทุกคนในกลุ่ม และทำให้ทุกคนรู้สึกว่ามีคนได้ยินเสียงของตน
สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ต่างๆ เช่น การโทรหาผู้อื่น การยอมรับการมีส่วนร่วมในเชิงบวก และการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมที่เงียบกว่า
การดำเนินการบางอย่างที่คุณสามารถทำได้:
- การเรียกชื่อเฉพาะบุคคล
- ถามคนเงียบๆ ในมุมมองของตน
- ขอบคุณผู้มีส่วนร่วมตามชื่อหลังจากที่พวกเขาแบ่งปัน
# 4. การจัดการเวลา
การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินตามแผนและบรรลุเป้าหมายการประชุม
วิทยากรกระบวนการควรเริ่มและสิ้นสุดตามกำหนดเวลา ดำเนินการอภิปรายให้ดำเนินไปในจังหวะที่เหมาะสม และเปลี่ยนเส้นทางการสนทนาเมื่อจำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามข้อผูกพันเรื่องเวลา
เพื่อให้ตรงต่อเวลา คุณสามารถลอง:
- การตั้งเวลาระหว่างการระดมความคิดและรอบการอภิปราย
- ตั้งค่าสถานะเมื่อกลุ่มอยู่ห่างจากจุดสิ้นสุดของหัวข้อ 5 นาที
- เปลี่ยนผ่านโดยพูดว่า "เราครอบคลุม X แล้ว ต่อไปไปที่ Y กันเถอะ"
รายการตรวจสอบทักษะวิทยากรกระบวนการ
รายการตรวจสอบนี้ช่วยให้คุณอำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้ ในตอนท้าย คุณจะมีกลยุทธ์ที่ประสบความสำเร็จในการมีส่วนร่วมและเริ่มชี้แนะการอภิปราย
การเตรียมพร้อม
☐ สร้างวาระการประชุมและส่งออกไปล่วงหน้า
☐ หัวข้อวิจัย/ประเด็นที่จะครอบคลุม
☐ รวบรวมวัสดุและทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมด
การเปิด
☐ ยินดีต้อนรับผู้เข้าร่วมและกำหนดแนวทาง
☐ ทบทวนวาระ เป้าหมาย และรายการทำความสะอาด
☐ กำหนดบรรทัดฐาน/แนวทางของกลุ่มสำหรับการอภิปราย
การฟังที่ใช้งานอยู่
☐ สบตาและแสดงตนอย่างเต็มที่
☐ หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือสิ่งรบกวนสมาธิ
☐ ชี้แจงและรับทราบมุมมองที่แตกต่าง
การตั้งคำถาม
☐ ถามคำถามปลายเปิดเพื่อจุดประกายการอภิปราย
☐ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยินเสียงทั้งหมด เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมที่เงียบกว่า
☐ ให้ความสำคัญกับการแก้ปัญหาในการอภิปราย
การบริหารเวลา
☐ เริ่มและสิ้นสุดตรงเวลา
☐ ดำเนินการอภิปรายอย่างต่อเนื่อง
☐ แจ้งเตือนกลุ่มถึงกำหนดเวลาสำหรับการสนทนาแต่ละครั้ง
การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม
☐ เรียกชื่อผู้อื่นเมื่อเป็นไปได้
☐ รับทราบการมีส่วนร่วมในเชิงบวก
☐ สรุปการอภิปรายเพื่อตรวจสอบระดับความเข้าใจ
การตัดสินใจ
☐ ช่วยกลุ่มระบุทางเลือกและลำดับความสำคัญ
☐ ขอบเขตของข้อตกลง/ฉันทามติ
☐ บันทึกรายการการดำเนินการหรือขั้นตอนถัดไป
ปิด
☐ ทบทวนความสำเร็จและการตัดสินใจ
☐ ขอบคุณผู้เข้าร่วมที่มีส่วนร่วม
☐ ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการอำนวยความสะดวกและวาระการประชุม
ภาษากาย
☐ ดูเอาใจใส่ มีส่วนร่วม และเข้าถึงได้
☐ สบตา ยิ้ม และใช้น้ำเสียงที่หลากหลาย
☐ การเปลี่ยนระหว่างการสนทนาได้อย่างราบรื่น
ดีที่สุด เทคนิคการอำนวยความสะดวก ที่จะลอง
ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของเทคนิคการอำนวยความสะดวกในการจัดการไดนามิกของกลุ่ม:
- ชุด icebreakers (เกม คำถาม) ในช่วงเริ่มต้นเพื่อทำให้ผู้คนผ่อนคลายและทำให้พวกเขาโต้ตอบได้อย่างสบายใจมากขึ้น
- จัดทำข้อตกลง/บรรทัดฐานของกลุ่มร่วมกัน เช่น การฟังอย่างกระตือรือร้น ไม่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แชร์เวลาออกอากาศเพื่อส่งเสริมความเคารพ
- แบ่งออกเป็นกลุ่มย่อยเล็กๆ โดยมีงานที่ชัดเจนเมื่อจำเป็นต้องป้อนข้อมูลในวงกว้าง
- เดินเป็นวงกลมและขอให้แต่ละคนป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็วเพื่อให้มีส่วนร่วมอย่างสมดุล
- ดำเนินกิจกรรมการลงคะแนนแบบติดหนึบเพื่อให้ได้รับฉันทามติเมื่อความคิดเห็นแตกต่าง
- ใช้สัญญาณมือ เช่น ยกนิ้วโป้งขึ้น/ลง เพื่อรับฟีดแบ็คสดเกี่ยวกับไอเดียต่างๆ
- ยืนหยัดอภิปรายในการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าพลังงาน
- วิจารณ์แซนด์วิช พร้อมการตอบรับเชิงบวกมากขึ้นเพื่อลดผลกระทบ
- หมุนเวียนระหว่างกิจกรรมเพื่อเช็คอินเป็นกลุ่มและตอบคำถาม
- สรุปเพื่อตรวจสอบความเข้าใจและจัดการกับความตึงเครียดด้วยความเคารพก่อนเดินหน้าต่อไป
ปลุกพลังให้ทุกฝูงชนด้วย Ahaslides!
ด้วยการสำรวจและแบบสอบถามแบบโต้ตอบ คุณสามารถทำให้การสนทนาไหลลื่นและวัดว่าผู้คนคิดอย่างไรจริงๆ ลองดู AhaSlides ห้องสมุดแม่แบบสาธารณะ.
คำถามที่พบบ่อย
ทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้อำนวยความสะดวกคืออะไร?
การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้อำนวยความสะดวกเนื่องจากเป็นรากฐานสำหรับการอำนวยความสะดวกที่มีประสิทธิภาพ ต้องมาก่อนการตั้งคำถาม การมีส่วนร่วม การรักษาเวลา ฯลฯ หากไม่มีทักษะเหล่านี้ ทักษะอื่นๆ ก็ไม่สามารถบรรลุศักยภาพของตนเองได้
บทบาทของวิทยากร 7 ประการมีอะไรบ้าง?
บทบาทสำคัญ 7 ประการของผู้อำนวยความสะดวก ได้แก่ ผู้จัดการ ผู้จัดงาน ผู้นำ ผู้เข้าร่วม ผู้เชี่ยวชาญกระบวนการ ผู้บันทึก และผู้นำที่เป็นกลาง ผู้อำนวยความสะดวกที่มีทักษะจะเติมเต็มบทบาทเหล่านี้ทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยจัดการกับองค์ประกอบด้านลอจิสติกส์ กระบวนการ และการมีส่วนร่วม ความเป็นผู้นำของพวกเขาสนับสนุน แทนที่จะครอบงำประสบการณ์และผลลัพธ์ของกลุ่ม
อะไรคือคุณสมบัติของวิทยากรที่ดี?
ผู้อำนวยความสะดวกที่ดีมักมีความเป็นกลาง อดทน ให้กำลังใจ มุ่งเน้นกระบวนการ และมีทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้น และความเป็นผู้นำ
