6 กฎมารยาทในการประชุมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมทีม

คุณอาจรวบรวมไอเดียสร้างสรรค์มากมายเพื่อทำให้การประชุมทีมของคุณเป็นประสบการณ์ที่มีการโต้ตอบและมีส่วนร่วม แต่คุณยังพบว่าการประชุมทีมของคุณยังขาดบางอย่างอยู่ใช่หรือไม่? ประสิทธิภาพจะเป็นประเด็นสำคัญที่นี่ ดังนั้นมาดูไอเดียบางส่วนกัน AhaSlides มารยาทในการประชุม!

คุณสามารถ“ แฮ็ค” ประสิทธิภาพของการประชุมทีมของคุณได้ในตอนนี้โดยใช้เคล็ดลับง่ายๆเหล่านี้ในการเข้าสู่ประสิทธิภาพสูงสุดของทีมด้วยสถานที่ที่อำนวยความสะดวกอย่างดีบรรยากาศที่ส่งเสริมทัศนคติแบบเปิดสร้างสรรค์และมุ่งมั่นในหมู่ผู้เข้าร่วม ไทม์ไลน์ที่รับภารกิจทั้งหมดที่กล่าวถึงอย่างเหมาะสม

สารบัญ

• มารยาทในการประชุมคืออะไร?
• 6 เคล็ดลับมารยาทในการประชุมที่ทุกคนควรรู้
  • #1 - เน้นความสำคัญของการประชุม
  • #2 - จัดระเบียบในพื้นที่การประชุมพร้อมระบบขนส่งที่อำนวยความสะดวก
  • #3 - ตั้งกฎพื้นฐานสำหรับสมาชิกทุกคน
  • #4 - สร้างวาระการประชุมตามลำดับความสำคัญ
  • #5 -ส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจากเพื่อนร่วมทีม
  • #6 -ตัดสินใจขั้นสุดท้ายและมอบหมายหน้าที่ส่วนบุคคล
• สิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงในการประชุมมารยาท
• ข้อคิด

เคล็ดลับการประชุมทางธุรกิจเพิ่มเติมที่ควรสำรวจ

• การประชุมในธุรกิจ
• วาระการประชุม
• คู่มือการประชุมศาลากลาง

มารยาทในการประชุมคืออะไร?

มารยาทในการประชุมมีความสำคัญมากกว่าที่คุณคิด ไม่ว่าคุณจะทำงานในบริษัทสตาร์ทอัพแบบติดดินหรือในองค์กรโดยสมัครใจก็ตาม มีกฎเกณฑ์ที่ไม่ได้เขียนไว้เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้ ลองนึกภาพนี้ - คุณกำลังเข้าร่วมการประชุมที่สำคัญกับลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหลายรายจะอยู่ที่นั่น ซึ่งหลายคนยังไม่เคยพบมาก่อน คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณสร้างความประทับใจที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และการประชุมประสบความสำเร็จ? นั่นคือที่มาของมารยาทในการประชุม

มารยาทในการประชุม คือจรรยาบรรณที่ไม่ได้เขียนไว้ซึ่งจะช่วยรักษาปฏิสัมพันธ์ทางวิชาชีพให้สวยงามและมีประสิทธิผล กฎเกณฑ์อาจดูเข้มงวด แต่การปฏิบัติตามมารยาทในการประชุมที่เหมาะสมจะส่งเสริมการมุ่งเน้น ความเคารพ และความสามัคคี สิ่งต่างๆ เช่น การมาถึงก่อนเวลาจะแสดงว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของผู้อื่น แม้ว่าคุณจะคิดว่าตัวเองเป็นคนง่ายๆ แต่การปฏิบัติตามมารยาทในการประชุมสามารถช่วยให้การทำงานที่สำคัญราบรื่นขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับคนแปลกหน้า

6 เคล็ดลับมารยาทในการประชุมที่ทุกคนควรรู้

#1 - เน้นความสำคัญของการประชุม

หากเพื่อนร่วมทีมของคุณไม่ตระหนักถึงคุณค่าของการประชุมทีม พวกเขาจะรู้สึกว่าถูกบังคับและไม่เต็มใจที่จะมีส่วนร่วม ก่อนอื่น แสดงให้พวกเขาเห็นถึงข้อดีของการประชุม การตัดสินใจหลายๆ อย่างไม่สามารถเกิดขึ้นได้หากปราศจากการอภิปรายเชิงลึกและเผชิญหน้ากัน เนื่องจากเป็นกระบวนการพูดคุยและถามที่คอยสำรวจทางเลือกที่มีเหตุผล นอกจากนี้ การประชุมทีมที่มีประสิทธิภาพยังช่วยให้เกิดการสนทนาแบบเปิดซึ่งใช้ประโยชน์จากมุมมองและความเชี่ยวชาญของสมาชิกในการแก้ไขปัญหาตามทักษะและความรู้ของพวกเขา พวกเขายังเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและความเข้าใจระหว่างเพื่อนร่วมทีม

#2. - จัดในพื้นที่ประชุมพร้อมระบบโลจิสติกส์ที่อำนวยความสะดวก

พื้นที่จัดประชุมมีผลกระทบอย่างมากต่ออารมณ์และสติปัญญาของผู้เข้าร่วม ดังนั้นควรคำนึงถึงเรื่องนี้เมื่อเลือกสถานที่ คุณสามารถเลือกพื้นที่ที่เหมาะสมได้ ขึ้นอยู่กับธีมและบรรยากาศการประชุมที่ต้องการ มันสามารถให้บรรยากาศสบาย ๆ น่าเบื่อหรือห่างไกลก็ได้ ซึ่งขึ้นอยู่กับทีมของคุณ ห้องประชุมควรมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น (เครื่องปรับอากาศ ที่นั่งที่สะดวกสบาย น้ำ/ชา ฯลฯ) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติทางเทคนิคทำงานได้อย่างถูกต้องโดยการตรวจสอบซ้ำอีกครั้งก่อนการประชุม

#3. กำหนดกฎพื้นฐานสำหรับสมาชิกทุกคน

การกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับทีมของคุณจะทำให้ทุกคนมีความรับผิดชอบและกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมในระหว่างการประชุม คุณสามารถปรับแต่งกฎพื้นฐานที่กำหนดไว้สำหรับวัฒนธรรมการทำงานและสไตล์ของทีมของคุณได้ แต่โดยทั่วไปอาจหมายถึงการเข้าร่วม ความรวดเร็ว การมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน การจัดการกับสิ่งรบกวน มารยาทในการสนทนา ความซื่อสัตย์ ฯลฯ นอกจากนี้ ให้ทุกคนมีอำนาจที่จะหารือกันว่า กฎเหล่านี้มีเหตุผลเพียงพอ และจะนำไปใช้ในระหว่างการประชุมได้อย่างไร อย่าลืมเน้นย้ำถึงความสำคัญของพวกเขาเพื่อให้เพื่อนร่วมทีมของคุณรู้จักเกมและปฏิบัติตามกฎ

#4 - สร้างวาระตามลำดับความสำคัญ

อย่าพยายามยัดเยียดสิ่งต่าง ๆ มากมายในเส้นเวลาที่คุณพยายามทำให้มันสมบูรณ์แบบ ให้ทำขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของการประชุมและจัดเรียงตามลำดับความสำคัญเพื่อให้ถึงแม้ว่าคุณจะหมดเวลาและต้องรีบผ่านบางประเด็นปัญหาเร่งด่วนทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว นอกจากนี้คุณควรแจกจ่ายวาระการประชุมให้กับเพื่อนร่วมทีมของคุณก่อนการประชุม ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถให้ความเห็นที่สร้างสรรค์ในวาระการประชุมแสดงความคิดเห็นและเตรียมทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้น

#5 - ส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจากเพื่อนร่วมทีม

เคล็ดลับที่ฉันชอบ! ซึ่งสามารถทำได้ตลอดการประชุม โดยมีกิจกรรมเชิงโต้ตอบที่เพื่อนร่วมทีมทุกคนมีส่วนร่วม เกมทำลายสถิติในช่วงเริ่มต้น แบบสำรวจสด และช่วงถามตอบด้วยข้อความหรือเสียงสั้นๆ จะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมด้วยบรรยากาศที่กระตือรือร้น คุณยังสามารถให้ทุกคนในห้องอัปเดตด้วยรายงานล่าสุดและส่งการตรวจสอบได้ทันเวลา วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือการใช้ AhaSlidesซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การนำเสนอออนไลน์ที่เหมาะสำหรับการประชุมทีมแบบโต้ตอบและสร้างสรรค์ ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง ดังนั้นทำไมไม่ลองดูล่ะ

#6 - ตัดสินใจขั้นสุดท้ายและมอบหมายหน้าที่ส่วนบุคคล

อย่าไปยังหัวข้อถัดไปในวาระการประชุมหากไม่มีการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับประเด็นปัจจุบัน แท้จริงแล้ว หลักการสำคัญในการประชุมที่มีประสิทธิภาพคือการสรุปสิ่งต่างๆ ให้เรียบร้อย แทนที่จะดำเนินไปโดยเปล่าประโยชน์ การมีรายงานการประชุมเป็นเคล็ดลับ: คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวและรู้ว่ามีการตัดหัวข้อทั้งหมดเป็นครั้งสุดท้ายหรือไม่ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มอบหมายงานบางอย่างให้กับแต่ละคน และพวกเขารู้หน้าที่ของตนโดยไม่สับสน

ให้การประชุมเป็นทีมทำให้ทีมแข็งแกร่งขึ้นด้วยแฮ็กเหล่านี้! ลองสร้างกิจกรรมการประชุมแสนสนุกด้วย AhaSlides ในขณะนี้!

สิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงในการประชุมมารยาท

ข้อห้ามบางประการสำหรับมารยาทในการพบปะ คุณจะต้องหลีกเลี่ยงหากคุณไม่ต้องการให้การประชุมจบลงด้วยการขมวดคิ้วและความไม่พอใจ👇

• อย่ามาช้า: การมาสายเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ เคารพตารางเวลาของผู้อื่นโดยมาถึงก่อนเวลาทุกครั้งที่เป็นไปได้
• อย่าฟุ้งซ่านนะเดฟ: โทรศัพท์ อีเมล และการพูดคุยด้านข้างจะไม่บิน โทรศัพท์และส่งข้อความเป็น การสังหารครั้งใหญ่ที่สุดดังนั้นให้มุ่งความสนใจไปที่เรื่องการประชุมที่มีอยู่ การสนทนาส่วนตัวในระหว่างการประชุมขัดขวางกระแส ดังนั้น เก็บเรื่องซุบซิบไว้สำหรับเครื่องทำน้ำเย็น
• อย่าก้าวร้าว: เคารพผู้นำการประชุมและจัดระเบียบสิ่งต่างๆ นัดพบปะกับบุคคลที่คุณไม่เห็นด้วยเป็นการส่วนตัวเพื่อยุติข้อขัดแย้ง
• อย่ามา 'มือเปล่า': เตรียมข้อเท็จจริงมาตรงๆและทำการบ้านให้เสร็จ 
• อย่าเปลี่ยนเรื่อง: อยู่ในวาระการประชุมเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น แทนเจนต์สุ่มเป็นตัวฆ่าโมเมนตัม

ข้อคิด

แม้ว่ามารยาทในการประชุมอาจดูอึดอัด แต่อย่าประมาทพลังของพวกเขา มารยาทในการประชุมที่ดีช่วยให้คุณเอาชนะการสนทนาและยกระดับความสัมพันธ์ของคุณได้อย่างมาก

ดังนั้น ครั้งหน้าเมื่อมีการประชุมใหญ่เกิดขึ้น อย่าลืมว่าการละเลยเทคนิคมารยาทเหล่านั้นอาจเป็นอาวุธที่ไม่เป็นความลับของคุณ ไม่เพียงแต่จะตอกย้ำการสนทนานั้นเท่านั้น แต่ยังเป็นการขจัดความสัมพันธ์ใหม่ๆ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประชุมที่จะมาถึงอีกด้วย ด้วยมารยาทในกระเป๋าหลังของคุณ คุณจะไม่เพียงแต่สร้างความประทับใจในวันนี้ แต่ยังสร้างพันธมิตรที่เชื่อถือได้ซึ่งขับเคลื่อนความสำเร็จในระยะยาว

คำถามที่พบบ่อย