รายงานการประชุม: คู่มือการเขียนตัวอย่างที่ดีที่สุด (+ เทมเพลตฟรี) ในปี 2024

การประชุมมีบทบาทสำคัญในธุรกิจและองค์กร โดยทำหน้าที่เป็นเวทีสำหรับการหารือและแก้ไขปัญหา และจัดการกิจการภายในเพื่อขับเคลื่อนความก้าวหน้า เพื่อจับภาพสาระสำคัญของการชุมนุมเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบตัวต่อตัว พบกันแปปเดี่ยว or รายงานการประชุม (เดือนต่อเดือน) มีความสำคัญในการจดบันทึก สรุปหัวข้อสำคัญที่อภิปราย และติดตามการตัดสินใจและการแก้ปัญหา

บทความนี้จะแนะนำคุณในการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยตัวอย่างและเทมเพลตที่จะใช้ ตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ต้องปฏิบัติตาม

สารบัญ

• รายงานการประชุมคืออะไร?
• ใครคือผู้รับนาที?
• วิธีเขียนรายงานการประชุม
• ตัวอย่างรายงานการประชุม (+ เทมเพลต)
• เคล็ดลับในการสร้างรายงานการประชุมที่ดี
• ประเด็นที่สำคัญ

หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณไม่รู้สึกท้าทายกับการเขียนรายงานการประชุมอีกต่อไป และอย่าลืมสร้างสรรค์และโต้ตอบในการประชุมแต่ละครั้งด้วย:

• เทมเพลตสาธารณะ AhaSlides
• การประชุมกำหนดการโครงการ
• การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์
• การประชุมในธุรกิจ |10 ประเภทและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
• วาระการประชุม | 8 ขั้นตอนสำคัญ ตัวอย่าง และเทมเพลตฟรี
• อีเมลเชิญประชุม | เคล็ดลับ ตัวอย่าง และเทมเพลตที่ดีที่สุด
• ผู้สร้างแบบทดสอบออนไลน์ AI | ทำแบบทดสอบสด | เผยปี 2024
• โปรแกรมสร้าง Word Cloud แบบสด | #1 Word Cluster Creator ฟรีในปี 2024
• 14 เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการระดมสมองที่โรงเรียนและที่ทำงานในปี 2024
• ระดับคะแนนคืออะไร? | ผู้สร้างมาตราส่วนแบบสำรวจฟรี
• ตัวสร้างทีมสุ่ม | เผยผู้สร้างกลุ่มสุ่มปี 2024

รายงานการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมเป็นบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรของการอภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม 

• ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงและแหล่งข้อมูลสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดและผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้
• พวกเขาช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่ลืมข้อมูลสำคัญและทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่พูดคุยและการดำเนินการที่ต้องดำเนินการ
• พวกเขายังให้ความรับผิดชอบและความโปร่งใสด้วยการบันทึกการตัดสินใจและคำมั่นสัญญาที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุม

ใครคือผู้รับนาที?

ผู้จดรายงานการประชุมมีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจในระหว่างการประชุมอย่างถูกต้อง

พวกเขาสามารถเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการ เลขานุการ ผู้ช่วยหรือผู้จัดการ หรือสมาชิกในทีมอาสาสมัครที่ปฏิบัติงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องมีการจัดระเบียบที่ดีและการจดบันทึก และสามารถสรุปการอภิปรายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเข้าร่วมการประชุมอย่างสนุกสนานด้วย AhaSlides

วิธีเขียนรายงานการประชุม

เพื่อให้รายงานการประชุมมีประสิทธิภาพ ประการแรกควรมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นบันทึกข้อเท็จจริงของการประชุมและหลีกเลี่ยงความคิดเห็นส่วนตัวหรือการตีความความคิดเห็นของการสนทนา ต่อไป, ควรสั้น ชัดเจน และเข้าใจง่าย เน้นเฉพาะประเด็นหลักและหลีกเลี่ยงการเพิ่มรายละเอียดที่ไม่จำเป็น ในที่สุด, จะต้องมีความถูกต้องและมั่นใจว่าข้อมูลที่บันทึกไว้ทั้งหมดมีความสดใหม่และมีความเกี่ยวข้อง

ไปดูรายละเอียดการเขียนรายงานการประชุมตามขั้นตอนกันเลย!

8 องค์ประกอบสำคัญของรายงานการประชุม

1. วัน เวลา และสถานที่ประชุม
2. รายชื่อผู้เข้าร่วมและขออภัยหากขาดเรียน
3. วาระการประชุมและวัตถุประสงค์ของการประชุม
4. สรุปการอภิปรายและการตัดสินใจ
5. การลงคะแนนใด ๆ และผลลัพธ์ของพวกเขา
6. รายการดำเนินการ รวมถึงฝ่ายที่รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น
7. ขั้นตอนต่อไปหรือรายการติดตามผล
8. กล่าวปิดการประชุมหรือเลื่อนการประชุม

ขั้นตอนในการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

1/ การเตรียมการ

ก่อนการประชุม ทำความคุ้นเคยกับวาระการประชุมและเอกสารพื้นหลังที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมด เช่น แล็ปท็อป กระดาษจดบันทึก และปากกา นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบรายงานการประชุมครั้งก่อนๆ เพื่อดูว่าควรรวมข้อมูลใดบ้างและจะจัดรูปแบบอย่างไร

2/ การจดบันทึก

ในระหว่างการประชุม จดบันทึกที่ชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับการอภิปรายและการตัดสินใจ คุณควรมุ่งเน้นไปที่การจับประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ แทนที่จะถอดความการประชุมทั้งหมดแบบคำต่อคำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อผู้พูดหรือคำพูดที่สำคัญ และรายการการกระทำหรือการตัดสินใจใดๆ และหลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือชวเลขที่ทำให้ผู้อื่นไม่เข้าใจ

3/ จัดระเบียบรายงานการประชุม

ตรวจสอบและจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณเพื่อสร้างสรุปรายงานการประชุมหลังการประชุมที่กระชับและสอดคล้องกัน คุณสามารถใช้หัวเรื่องและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อทำให้รายงานการประชุมอ่านง่าย อย่าใช้ความคิดเห็นส่วนตัวหรือการตีความความคิดเห็นของการสนทนา ให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริงและข้อตกลงระหว่างการประชุม

4/ การบันทึกรายละเอียด

รายงานการประชุมของคุณควรมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น วันที่ เวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุม และกล่าวถึงหัวข้อสำคัญที่อภิปราย การตัดสินใจ และรายการดำเนินการที่ได้รับมอบหมาย อย่าลืมบันทึกการลงคะแนนที่ได้รับและผลของการอภิปรายใดๆ

5/ รายการดำเนินการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงผู้รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น นี่เป็นส่วนสำคัญของรายงานการประชุม เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนทราบหน้าที่ความรับผิดชอบของตนและลำดับเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

6/ ตรวจสอบและแจกจ่าย

คุณควรตรวจทานรายงานการประชุมเพื่อความถูกต้องและครบถ้วน และทำการแก้ไขที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จดบันทึกประเด็นสำคัญและการตัดสินใจทั้งหมดแล้ว จากนั้น คุณสามารถแจกจ่ายรายงานการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนได้ด้วยตนเองหรือทางอีเมล จัดเก็บสำเนารายงานการประชุมไว้ในตำแหน่งส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย เช่น ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันหรือแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

7/ ติดตามผล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการติดตามรายการการดำเนินการจากการประชุมและเสร็จสิ้นโดยทันที ใช้รายงานการประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการตามการตัดสินใจ ช่วยให้คุณรักษาความรับผิดชอบและทำให้มั่นใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างรายงานการประชุม (+ เทมเพลต)

1/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: เทมเพลตการประชุมอย่างง่าย

ระดับรายละเอียดและความซับซ้อนของรายงานการประชุมอย่างง่ายจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุมและความต้องการขององค์กรของคุณ 

โดยทั่วไปแล้ว รายงานการประชุมธรรมดาจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ภายใน และไม่จำเป็นต้องเป็นทางการหรือครอบคลุมเหมือนรายงานการประชุมประเภทอื่นๆ 

ดังนั้น หากคุณมีความจำเป็นเร่งด่วนและการประชุมมีเนื้อหาที่เรียบง่ายและไม่สำคัญเกินไป คุณสามารถใช้เทมเพลตต่อไปนี้ได้:

2/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: แม่แบบการประชุมคณะกรรมการ

รายงานการประชุมของคณะกรรมการจะถูกบันทึกและแจกจ่ายให้กับสมาชิกทุกคน ซึ่งเป็นบันทึกการตัดสินใจและทิศทางขององค์กร ดังนั้นจึงควรชัดเจน ครบถ้วน ละเอียดและเป็นทางการ นี่คือเทมเพลตรายงานการประชุมคณะกรรมการ:

นี่เป็นเพียงเทมเพลตการประชุมคณะกรรมการขั้นพื้นฐาน และคุณอาจต้องการเพิ่มหรือลบองค์ประกอบต่างๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการของการประชุมและองค์กรของคุณ

3/ ตัวอย่างรายงานการประชุม: เทมเพลตการจัดการโครงการ 

นี่คือตัวอย่างรายงานการประชุมสำหรับเทมเพลตการจัดการโครงการ:

เคล็ดลับในการสร้างรายงานการประชุมที่ดี

อย่าเครียดกับการเก็บทุกคำ แต่เน้นที่การบันทึกหัวข้อหลัก ผลลัพธ์ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ วางการอภิปรายบนแพลตฟอร์มสด เพื่อให้คุณสามารถจับทุกคำพูดไว้ในที่เดียว net🎣 – กระดานแนวคิดของ AhaSlides เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย เพื่อให้ทุกคนส่งไอเดียได้อย่างรวดเร็ว นี่คือวิธีการ:

สร้างงานนำเสนอใหม่กับคุณ บัญชี AhaSlidesจากนั้นเพิ่มสไลด์ระดมความคิดในส่วน "โพลล์"

เขียน .ของคุณ หัวข้อสนทนาจากนั้นกด "นำเสนอ" เพื่อให้ทุกคนในการประชุมสามารถเข้าร่วมและส่งไอเดียของตนได้

ฟังดูง่ายใช่มั้ย? ลองใช้คุณสมบัตินี้เลย นี่เป็นเพียงหนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุมของคุณด้วยการสนทนาที่มีชีวิตชีวาและเข้มข้น

ประเด็นที่สำคัญ

วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุมคือเพื่อให้ภาพรวมระดับสูงของการประชุมสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ รวมทั้งเพื่อเก็บบันทึกผลการประชุม ดังนั้นรายงานการประชุมควรเป็นระเบียบ เข้าใจง่าย เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดอย่างชัดเจนและรัดกุม