แม้แต่บริษัทที่มีระเบียบวินัยมากที่สุดก็อาจรู้สึกว่าโครงการของพวกเขาผิดพลาด บ่อยกว่านั้นปัญหาคือหนึ่งใน การจัดเตรียม. การแก้ปัญหา? โครงสร้างที่ดีและโต้ตอบได้อย่างเต็มที่ ประชุมเปิดโครงการ!
มากกว่าแค่ความเอิกเกริกและพิธีการ การประชุมที่จัดกำหนดการอย่างดีสามารถดึงสิ่งที่สวยงามออกมาได้ด้วยเท้าขวา ต่อไปนี้คือ 8 ขั้นตอนในการจัดประชุมเปิดตัวโครงการที่สร้างความตื่นเต้นและได้รับ ทุกคน ในหน้าเดียวกัน
เวลาคิกออฟ!
เคล็ดลับการประชุมที่ต้องจำ
คุณต้องมีวาระการประชุมเริ่มต้นล่วงหน้า การส่งอีเมลกำหนดการเริ่มโครงการล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญมาก! มาดูตัวอย่างวาระการประชุมเริ่มต้นกัน!
เซสชั่นเริ่มต้นควรสั้นและกระชับ มีเกมและกิจกรรมมากมาย เพราะนี่คือเวลาที่ AhaSlides มีประโยชน์มาก! ตรวจสอบเคล็ดลับเพิ่มเติมกับเราดังต่อไปนี้:
เริ่มต้นการสนทนา
รับข้อมูลที่มีค่าจากทีมและลูกค้าของคุณในระหว่างการประชุมเปิดโครงการ ใช้การสำรวจความคิดเห็นแบบสด ถามตอบ และเครื่องมือแลกเปลี่ยนความคิดด้วยเทมเพลตฟรีนี้!
🚀 ดูเทมเพลต
การประชุมแจ้งกำหนดการโครงการคืออะไร?
อย่างที่บอกในกระป๋องว่า การประชุมเปิดตัวโครงการคือ a การประชุมที่คุณเริ่มต้นโครงการของคุณ.
โดยปกติแล้ว การประชุมเริ่มต้นโครงการเป็นการพบกันครั้งแรกระหว่างลูกค้าที่สั่งซื้อโครงการและบริษัทที่จะทำให้โครงการเป็นจริง ทั้งสองฝ่ายจะนั่งลงร่วมกันและหารือเกี่ยวกับรากฐานของโครงการ วัตถุประสงค์ เป้าหมายและวิธีการที่จะได้รับจากแนวคิดไปจนถึงการบรรลุผล
โดยทั่วไปมี ชนิดฮิต ของการประชุมเริ่มต้นที่ควรทราบ:
- กำหนดการโครงการภายนอก – ทีมพัฒนานั่งคุยกับใครบางคนจาก ด้านนอก บริษัท เช่นลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และหารือเกี่ยวกับแผนสำหรับโครงการความร่วมมือ
- PKM ภายใน – ทีมจาก ภายใน บริษัทนั่งลงร่วมกันและหารือเกี่ยวกับแผนสำหรับโครงการภายในใหม่
แม้ว่าทั้งสองประเภทนี้อาจมีผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน ขั้นตอน ค่อนข้างจะเหมือนกัน มีเป็นหลัก ไม่มีส่วน ของกำหนดการโครงการภายนอกซึ่งไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของแผนกำหนดการโครงการภายใน ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือคุณจะดูแลใครให้อยู่
การมีส่วนร่วมกับการชุมนุมของคุณมากขึ้น
เหตุใดการประชุมแจ้งกำหนดการโครงการจึงมีความสำคัญมาก
วัตถุประสงค์ของการประชุม Kickoff ควรชัดเจนและชัดเจน! อาจดูเหมือนง่ายพอที่จะเริ่มต้นโครงการเพียงแค่มอบหมายงานจำนวนมากให้กับคนที่เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงานที่เน้นเรื่องกระดาน Kanban ในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจทำให้ทีมแพ้อย่างต่อเนื่อง
จำไว้ว่า เพียงเพราะคุณอยู่บนre กระดานเดียวกัน ไม่ได้หมายความว่าคุณอยู่บน หน้าเดียวกัน.
หัวใจของมันคือการประชุมเปิดตัวโครงการคือความซื่อสัตย์และเปิดกว้าง บทสนทนา ระหว่างลูกค้าและทีมงาน มันคือ ไม่ การประกาศต่างๆ ว่าโครงการจะดำเนินไปอย่างไร แต่ a การสนทนา เกี่ยวกับแผนงาน ความคาดหวัง และเป้าหมายที่ได้มาจากการโต้วาทีที่ไร้การควบคุม
ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการจัดประชุมเพื่อเริ่มต้นโครงการ:
- ได้ทุกคน เตรียม - “ให้เวลาฉันหกชั่วโมงในการตัดต้นไม้ และฉันจะใช้เวลาสี่ชั่วโมงแรกในการลับขวาน” ถ้าวันนี้อับราฮัม ลินคอล์นยังมีชีวิตอยู่ คุณมั่นใจได้เลยว่าเขาจะใช้เวลา 4 ใน 6 ชั่วโมงแรกของโครงการในการประชุมเปิดตัวโครงการ นั่นเป็นเพราะว่าการประชุมเหล่านี้ประกอบด้วย ทั้งหมด ขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้โครงการใด ๆ ออกไปทางขวา
- มันเกี่ยวข้องกับ ผู้เล่นหลักทั้งหมด – การประชุมเริ่มต้นไม่สามารถเริ่มต้นได้ เว้นแต่ทุกคนจะอยู่ที่นั่น: ผู้จัดการ หัวหน้าทีม ลูกค้า และใครก็ตามที่มีส่วนร่วมในโครงการ เป็นเรื่องง่ายมากที่จะลืมว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรโดยปราศจากความชัดเจนของการประชุมเพื่อเริ่มงานเพื่อหาคำตอบทั้งหมด
- มันเป็น เปิดกว้างและร่วมมือกัน – ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การประชุมเปิดโครงการเป็นการโต้วาที คนที่ดีที่สุดมีส่วนร่วม ทั้งหมด ผู้เข้าร่วมและนำความคิดที่ดีที่สุดออกจากทุกคน
การมีส่วนร่วมกับการชุมนุมของคุณมากขึ้น
8 ขั้นตอนสู่การประชุม Kickass Project
ดังนั้นสิ่งที่รวมอยู่ในวาระการประชุมเพื่อเริ่มโครงการอย่างแน่นอน? เราได้จำกัดให้แคบลงเหลือ 8 ขั้นตอนด้านล่าง แต่คุณควรจำไว้เสมอว่ามี ไม่มีชุดเมนูสำหรับการประชุมประเภทนี้.
ใช้ 8 ขั้นตอนเหล่านี้เป็นแนวทาง แต่อย่าลืมว่าวาระสุดท้ายอยู่กับ คุณ!
ขั้นตอนที่ #1 – บทนำและเครื่องบดน้ำแข็ง
โดยปกติแล้ว วิธีเดียวที่จะเริ่มต้นการประชุมใดๆ ก็ได้คือการทำให้ผู้เข้าร่วมคุ้นเคยกัน ไม่ว่าโครงการของคุณจะยาวหรือใหญ่เพียงใด ลูกค้าและสมาชิกในทีมจำเป็นต้องเป็นชื่อแรกก่อนจึงจะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในขณะที่การแนะนำประเภท 'go-round-the-table' แบบง่ายๆ ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้ผู้คนคุ้นเคยกับชื่อ แต่ icebreaker สามารถเพิ่มเลเยอร์ของ บุคลิกภาพ และ ทำให้อารมณ์แจ่มใส ก่อนเริ่มโครงการ
ลองอันนี้: หมุนวงล้อ 🎡
วางหัวข้อแนะนำง่ายๆ บน a วงล้อปั่นจากนั้นให้สมาชิกในทีมแต่ละคนหมุนและตอบหัวข้อใดก็ตามที่วงล้อตกลงบน สนับสนุนคำถามตลก ๆ แต่อย่าลืมทำให้เป็นมืออาชีพไม่มากก็น้อย!
ต้องการแบบนี้มากกว่านี้ไหม 💡เรามี เรือตัดน้ำแข็ง 10 เครื่องสำหรับทุกการประชุม ขวาที่นี่
ขั้นตอนที่ #2 – พื้นหลังของโครงการ
เนื่องจากพิธีการและการเฉลิมฉลองต่างๆ กำลังจะหมดไป ถึงเวลาเริ่มต้นธุรกิจที่แสนจะเย็นชา เพื่อที่จะเปิดการประชุมได้สำเร็จ คุณควรมีวาระการประชุมที่ชัดเจน!
เช่นเดียวกับเรื่องราวดีๆ ทั้งหมด ควรเริ่มต้นตั้งแต่ต้น ร่างจดหมายทั้งหมด ระหว่างคุณและลูกค้าของคุณเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในโครงการอย่างเต็มที่เพื่อเริ่มต้นในสิ่งที่เกิดขึ้นจนถึงตอนนี้
นี่อาจเป็นภาพหน้าจอของอีเมล ข้อความ รายงานการประชุมครั้งก่อนๆ หรือแหล่งข้อมูลใดๆ ที่เพิ่มบริบทให้กับบริษัทและลูกค้าของคุณ ทำให้ทุกคนเห็นภาพได้ง่ายโดยการสร้างไทม์ไลน์
ขั้นตอนที่ #3 – ความต้องการของโครงการ
นอกจากพื้นหลังของการโต้ตอบ คุณจะต้องการดำน้ำลึก ในรายละเอียดของ ทำไม โครงการนี้กำลังเริ่มต้นขึ้นในตอนแรก
นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเนื่องจากให้ภาพรวมที่ชัดเจนของจุดปวดที่โครงการต้องการแก้ไข ซึ่งเป็นสิ่งที่ทั้งทีมและลูกค้าต้องคำนึงถึงอยู่เสมอ
protip 👊
ขั้นตอนเช่นนี้พร้อมสำหรับการอภิปราย ถามลูกค้าของคุณ และ ทีมงานของคุณเพื่อเสนอแนวคิดว่าทำไมพวกเขาถึงคิดว่าโครงการนี้ฝันถึง
หากเป็นไปได้ คุณควรพยายามส่งช่องสัญญาณ เสียงของลูกค้า ในส่วนนี้. ทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อจัดหาตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริงของผู้บริโภคที่กล่าวถึงปัญหาที่โครงการของคุณพยายามแก้ไข ความคิดเห็นของพวกเขาควรกำหนดวิธีการที่ทีมของคุณเข้าใกล้โครงการ
ขั้นตอนที่ #4 – เป้าหมายของโครงการ
ดังนั้นคุณได้มองเข้าไปใน อดีต ของโปรเจกต์ คราวนี้มาดูที่ look อนาคต.
การมีเป้าหมายโดยตรงและคำจำกัดความความสำเร็จที่ชัดเจนสำหรับโครงการของคุณจะช่วยให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างแท้จริง ไม่เพียงเท่านั้น มันจะแสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าคุณจริงจังกับงานและมีส่วนได้เสียสูงเช่นเดียวกันในการดำเนินการ
ถามผู้เข้าร่วมประชุมนัดเริ่มงานของคุณ 'ความสำเร็จจะเป็นอย่างไร' เป็นลูกค้ามากขึ้น? รีวิวเพิ่มเติม? อัตราความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้น?
ไม่ว่าเป้าหมายจะเป็นเช่นไร...
- ประสบความสำเร็จ - อย่ายืดเยื้อเกินไป รู้ขีดจำกัดของตัวเองและตั้งเป้าหมายให้คุณ จริง มีโอกาสที่จะบรรลุ
- ที่ประเมิน - เพิ่มเป้าหมายของคุณด้วยข้อมูล ตั้งเป้าไปที่หมายเลขเฉพาะและติดตามความคืบหน้าของคุณ
- หมดเวลา – ให้ตัวเองวันที่สิ้นสุด ทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายก่อนถึงเส้นตายนั้น
ขั้นตอนที่ #5 – คำชี้แจงของงาน
คำแถลงการทำงาน (SoW) กล่าวถึง 'เนื้อ' ใน 'การประชุมเริ่มงาน' เป็นการเจาะลึกลงไปในรายละเอียดเฉพาะของโครงการและวิธีการดำเนินการ มันเป็น การเรียกเก็บเงินหลัก ในวาระการประชุมเริ่มงานและควรได้รับความสนใจมากที่สุด
ตรวจสอบอินโฟกราฟิกเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในคำชี้แจงการทำงานของคุณ:
พึงระลึกไว้เสมอว่าคำชี้แจงของงานไม่ได้เกี่ยวกับการอภิปรายมากเท่ากับวาระการประชุมเปิดตัวโครงการที่เหลือ นี่เป็นเวลาสำหรับโครงการที่นำไปสู่ความเรียบง่าย วางแผนปฏิบัติการ สำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น จากนั้นบันทึกการสนทนาสำหรับ รายการต่อไปของการประชุม.
เช่นเดียวกับการประชุมเริ่มงานส่วนที่เหลือ คำชี้แจงเกี่ยวกับงานของคุณคือ สุดยอดตัวแปร super. รายละเอียดของงานของคุณจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการเสมอ ขนาดของทีม ส่วนที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ
ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่? 💡 ดูสิ่งนี้ บทความที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการสร้างงบของงาน.
ขั้นตอนที่ #6 – ส่วนถาม & ตอบ
แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องออกจากส่วน Q&A ของคุณไปจนจบ แต่เราขอแนะนำให้ถือไว้ recommend ทันทีหลังใบแจ้งงานของคุณ.
ส่วนที่หนักแน่นดังกล่าวจะทำให้เกิดคำถามจากลูกค้าและทีมของคุณ เนื่องจากการประชุมส่วนใหญ่มีความสดใหม่ในใจของทุกคน จึงเป็นการดีที่สุดที่จะตีในขณะที่เตารีดร้อน
การใช้ซอฟต์แวร์การนำเสนอแบบโต้ตอบเพื่อโฮสต์การถาม & ตอบของคุณสามารถช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปได้อย่างราบรื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการประชุมเริ่มโครงการของคุณมีจำนวนผู้เข้าร่วมสูง….
- มันเป็น จัด – คำถามเรียงตามความนิยม (ผ่านการโหวตเพิ่ม) หรือตามเวลาและสามารถทำเครื่องหมายเป็น 'ตอบแล้ว' หรือปักหมุดไว้ด้านบนสุดได้
- มันเป็น กลั่นกรอง – คำถามสามารถอนุมัติและปิดก่อนที่จะปรากฏบนหน้าจอ
- มันเป็น ไม่ระบุชื่อ – สามารถส่งคำถามโดยไม่เปิดเผยตัวตน หมายความว่าทุกคนมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็น
ขั้นตอน #7 – ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
อย่างที่เราพูดไปก่อนหน้านี้ การประชุมเพื่อเริ่มโครงการเกี่ยวกับการเปิดกว้างและซื่อสัตย์ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ที่ คุณสร้าง a . อย่างไร ความรู้สึกวางใจ กับลูกค้าของคุณตั้งแต่เริ่มต้น
ด้วยเหตุนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่โครงการอาจเผชิญระหว่างทาง ไม่มีใครขอให้คุณทำนายอนาคตที่นี่ เพียงเพื่อสร้างรายการอุปสรรคที่คุณอาจพบเจอ
ในขณะที่คุณ ทีมของคุณและลูกค้าของคุณจะเข้าใกล้โครงการนี้ด้วยเงินเดิมพันที่แตกต่างกัน การได้รับ, ทุกคน มีส่วนร่วมในการอภิปรายปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ #8 – เช็คอิน
การเช็คอินกับลูกค้าของคุณเป็นประจำเป็นอีกวิธีหนึ่งในการสร้างความไว้วางใจระหว่างทั้งสองฝ่าย ในการประชุมเริ่มโครงการ คุณมีคำถามสองสามข้อเกี่ยวกับ address อะไร, เมื่อไร ใคร และ อย่างไร การเช็คอินเหล่านี้จะเกิดขึ้น
การเช็คอินเป็นการกระทำที่ค่อนข้างสมดุลระหว่าง ความโปร่งใส และ ความพยายาม. แม้ว่าจะเป็นเรื่องดีที่จะเปิดเผยและโปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่คุณต้องจัดการสิ่งนี้ภายในขอบเขตของความพร้อมใช้งานที่แท้จริง be เปิดและโปร่งใส
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตอบคำถามเหล่านี้ก่อนสิ้นสุดการประชุม:
- อะไร? – ลูกค้าต้องการการปรับปรุงในรายละเอียดใด? พวกเขาจำเป็นต้องรู้รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของความคืบหน้าทั้งหมดหรือไม่ หรือเป็นเพียงสัญญาณที่สำคัญเท่านั้น
- เมื่อ? – ทีมของคุณควรอัพเดทลูกค้าบ่อยแค่ไหน? พวกเขาควรถ่ายทอดสิ่งที่พวกเขาทำทุกวันหรือเพียงแค่สรุปสิ่งที่พวกเขาจัดการเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์?
- ใคร – สมาชิกในทีมคนใดจะเป็นคนประสานงานกับลูกค้า? จะมีสมาชิกของแต่ละทีมในแต่ละขั้นตอนหรือมีเพียงนักข่าวคนเดียวตลอดทั้งโครงการหรือไม่?
- ได้อย่างไร – ลูกค้าและนักข่าวจะติดต่อกันด้วยวิธีใด? ปกติแฮงเอาท์วิดีโอ อีเมล หรืออัพเดทเอกสารสดอย่างต่อเนื่อง?
เช่นเดียวกับกรณีส่วนใหญ่ในวาระการประชุมเพื่อเริ่มโครงการ เป็นการดีที่สุดที่จะหารือในที่เปิดเผย สำหรับทีมใหญ่และลูกค้ากลุ่มใหญ่ คุณอาจพบว่าการทำ โพลสด เพื่อลดตัวเลือกเพื่อสร้างสูตรการเช็คอินที่ดีที่สุด
ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่? 💡 ตรวจสอบบางส่วน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเช็คอินกับลูกค้าของคุณ.
สำรวจอย่างมีประสิทธิภาพด้วย AhaSlides
เทมเพลตวาระการประชุมโครงการ Kickoff
ด้วยการประชุมกำหนดการที่วางแผนไว้อย่างเชี่ยวชาญของคุณ เพียงแต่รอให้เกิดความระแวงในห้องประชุม สัมผัสสุดท้ายอาจจะดูน่าเบื่อ ปฏิสัมพันธ์ เพื่อนำมารวมกัน
รู้ไหมว่ามีเพียง 29% ของธุรกิจ รู้สึกผูกพันกับลูกค้า (Gallup)? การเลิกจ้างถือเป็นการแพร่ระบาดในระดับ B2B และอาจทำให้การประชุมเริ่มต้นรู้สึกเหมือนเป็นกระบวนการเรียบๆ และไม่สร้างแรงบันดาลใจผ่านพิธีการต่างๆ
การมีส่วนร่วมกับลูกค้าและทีมของคุณผ่านสไลด์แบบอินเทอร์แอกทีฟทำได้จริง เพิ่มการมีส่วนร่วม และ เพิ่มช่วงความสนใจ.
AhaSlides มี คลังแสงของเครื่องมือ รวมถึงโพลสด ถาม & ตอบ สไลด์ระดมสมอง และแม้กระทั่ง แบบทดสอบสด และเกมที่จะจุดประกายโครงการของคุณอย่างถูกวิธี
คลิกด้านล่างเพื่อรับเทมเพลตฟรีโดยไม่ต้องดาวน์โหลดสำหรับการประชุมเริ่มงานของคุณ เปลี่ยนสิ่งที่คุณต้องการและนำเสนอโดยไม่มีค่าใช้จ่าย!
คลิกด้านล่างเพื่อสร้างบัญชี AhaSlides ฟรีและเริ่มสร้างการประชุมที่มีส่วนร่วมของคุณเองผ่านการโต้ตอบ!
