Karamihan sa mga organisasyon ay nagsasabing pinahahalagahan nila ang patuloy na pagpapabuti. Mas kaunti ang gumagamit nito bilang isang nakagawian kaysa isang slogan. Ang mga organisasyon na gumagawa nito, mula sa Toyota hanggang sa isang distrito ng paaralan sa New York, ay may iisang katangian: ang mga taong pinakamalapit sa trabaho ay pinagkakatiwalaang tumuklas ng mga problema at ayusin ang mga ito, at ang mga pag-aayos ay sinusuri bago ito ulitin.
Saklaw ng gabay na ito kung ano ang patuloy na pagpapabuti, ang apat na balangkas sa likod nito, anim na totoong halimbawa kasama ang mga aral na iniaalok nito, at kung paano simulan ang isang siklo sa iyong sariling koponan.
Ano ang patuloy na pagpapabuti?
Ang patuloy na pagpapabuti ay ang patuloy na pagsisikap na gawing mas mahusay ang mga proseso, produkto o serbisyo, nang paulit-ulit. Hindi ito isang proyekto na may hangganan. Ang ideya ay nakasalalay sa dalawang paniniwala: walang kasalukuyang proseso ang kasinghusay ng maaari nitong maging, at ang mga taong gumagawa ng trabaho ay karaniwang nasa pinakamagandang posisyon upang makita kung saan ito nasisira.
Ang salitang Hapon para dito ay kaizen, ibig sabihin ay "pagbabago para sa ikabubuti" [1]Dinala ng management consultant na si Masaaki Imai ang terminong ito sa isang pandaigdigang madla ng negosyo gamit ang kanyang aklat noong 1986. Kaizen: Ang Susi sa Mapagkumpitensyang Tagumpay ng Japan, batay sa nakita niya sa Toyota at iba pang mga tagagawa ng Hapon.
Ang siklo ng PDCA sa likod ng karamihan sa mga gawaing pagpapabuti
Halos lahat ng paraan ng pagpapabuti ay tumatakbo sa iisang apat na hakbang na loop, na kilala bilang PDCA o ang Deming cycle. [2]:
- Plan. Tukuyin ang problema, ang layunin at kung paano mo susukatin ang tagumpay.
- Huw Subukan ang pagbabago sa maliit na sukat, para hindi magastos ang isang pagkabigo.
- Suriin. Ihambing ang mga resulta sa layunin. Gumalaw ba ang sukat?
- Kumilos. Kung gumana ito, gawin itong karaniwang paraan ng pagtatrabaho. Kung hindi, ayusin ang plano at ulitin ito.
Hindi natatapos ang siklo. Ang bawat "Akto" ay nagiging panimulang punto para sa susunod na "Plano".
Apat na patuloy na pamamaraan ng pagpapabuti
- Kaizen: maliliit at madalas na mga pagbabagong iminungkahi ng mga taong gumagawa ng trabaho, kadalasan ay may kaunti o walang ginagastos na kapital.
- Basahin: isang paraan ng pagtatrabaho na nag-aalis ng anumang bagay na hindi nagdaragdag ng halaga para sa customer, tulad ng paghihintay, muling paggawa, at mga hindi kinakailangang paglilipat.
- Anim na Sigma: isang pamamaraang pinangungunahan ng datos, na kadalasang isinaayos bilang Define, Measure, Analyse, Improve and Control (DMAIC), na naglalayong bawasan ang mga depekto at pagkakaiba-iba [3].
- Maliksi: maiikling siklo ng paghahatid na may regular na mga pagbabalik-tanaw, kaya natututo at nag-aadjust ang pangkat habang nagpapatuloy ang trabaho.
Hindi ito mga karibal. Maraming organisasyon ang nanghihiram mula sa lahat ng apat.
6 na halimbawa ng patuloy na pagpapabuti
1. Toyota: maaaring ihinto ng sinumang manggagawa ang linya
Ang sistema ng produksyon ng Toyota ang pinakamadalas na binabanggit na halimbawa ng patuloy na pagpapabuti, at may mabuting dahilan. Maaaring hilahin ng sinumang manggagawa ang isang "andon cord" upang ihinto ang linya kapag nakakita sila ng depekto. Ang problema ay agad na inaayos at ang aral ay ibinabalik sa proseso upang hindi na ito bumalik. Ang pagtuklas ng depekto sa pinagmulan ay mas mura kaysa sa paghahanap nito sa dulo ng linya, o pagkatapos ng paghahatid.
Mahalaga rin ang maliliit na pag-aayos. Sa planta ng Toyota sa Tsutsumi, ayaw ng isang tour guide na ilagay ang kanyang bag sa sahig habang nakikipag-usap siya sa mga bisita, kaya iminungkahi niya ang mga kawit sa railing ng catwalk. Pumayag ang kanyang manager at ikinabit ito ng isang kasamahan. Maliit na pagbabago lamang ito, ngunit ipinapakita nito ang padron: ang taong may problema ang magmumungkahi ng pag-aayos, at ito ay inaprubahan at mabilis na ginagawa. [4].
Aralin: gawin itong ligtas at madaling magpahayag ng problema, at pasalamatan ang taong magbabahagi nito.
2. Amazon: paghawak sa mga reklamo ng customer
Hiniram ng Amazon ang ideya ng andon para sa serbisyo sa customer. Ayon kay Marc Onetto, ang pinuno ng pandaigdigang operasyon at serbisyo sa customer ng Amazon noon, ang isang ahente na makakarinig tungkol sa isang paulit-ulit na depekto ay maaaring "pigilin ang linya" sa pamamagitan ng pag-alis ng produkto sa website hanggang sa maayos ang depekto. [5]Kilala rin ang kumpanya sa ugali nitong "pabaliktad" sa pagsusulat ng press release na nakaharap sa customer para sa isang bagong produkto bago ito itayo, na pumipilit sa team na tukuyin kung ano ang ibig sabihin ng pagpapabuti para sa customer.
Aralin: Iparating ang desisyon sa mga taong unang makakarinig ng problema.
3. Virginia Mason Medical Center: paghinto ng pila sa isang ospital
Noong 2002, sinimulan ng Virginia Mason, isang ospital sa Seattle, ang pag-aampon sa mga prinsipyo ng Toyota Production System sa buong medical center. [6]Ang sistemang Patient Safety Alert nito, na hinubog sa andon cord, ay nagbibigay-daan sa mga kawani na mag-alerto tungkol sa anumang bagay na maaaring makapinsala sa isang pasyente. Naka-target din ang mga gawaing pagpapabuti sa mga pang-araw-araw na proseso, kabilang ang oras na ginugol upang maihatid ang gamot sa mga pasyente. [7].
Aralin: ang pamamaraan ay naglalakbay. Ang pagmamapa ng isang proseso, paghahanap ng pagkaantala at pagsubok ng isang pag-aayos ay gumagana rin sa isang ward tulad ng sa isang factory floor.
4. Pearl River School District: PDCA sa edukasyon
Ang Pearl River School District sa New York ay isa sa mga unang nagwagi ng Malcolm Baldrige National Quality Award sa edukasyon noong 2001. Ginamit ng distrito ang PDCA cycle upang tukuyin ang karamihan sa mga gawain nito, mula sa boardroom hanggang sa silid-aralan. Sa pagitan ng 1996 at 2001, ang bahagi ng mga mag-aaral na nagtapos na may Regents diploma ay tumaas mula 63% patungong 86%. [8].
Aralin: magdesisyon kung ano ang iyong susukatin, at kung sino ang may-ari ng susunod na pag-uulit.
5. Mga pangkat ng software: ang pagbabalik-tanaw
Ang mga Agile software team ay naglalagay ng mga pagpapabuti sa kalendaryo. Sa pagtatapos ng bawat sprint, ang team ay nagsasagawa ng isang retrospektibo: kung ano ang naging maayos, kung ano ang hindi, at kung alin ang isa o dalawang babaguhin na susubukan. Dahil maikli ang siklo, ang isang masamang ideya ay madaling iwanan at ang isang mahusay na ideya ay mabilis na nabubuo.
Aralin: Maglagay ng pagpapabuti sa diary, para hindi ito nakadepende sa isang taong nakakaalala.
6. Mga pangkat ng pagsasanay: pagsasara ng feedback loop
Ang mga departamento ng pagsasanay na nagsasagawa ng mga pagsusuri pagkatapos ng sesyon ay gumagamit na ng PDCA: pinaplano nila ang sesyon, inihahatid ito, sinusuri ang feedback at inaayos. Ang kahinaan ay karaniwang ang Check. Kinokolekta ang mga form ngunit bihirang baguhin ang nilalaman.
Isang mas maingat na pamamaraan:
- Tukuyin kung ano ang hitsura ng magandang bagay bago ang sesyon, tulad ng isang partikular na pagbabago sa pag-uugali, hindi lamang ang mga marka ng kasiyahan.
- Mangalap ng feedback habang isinasagawa ang sesyon at maging pagkatapos nito.
- Pumili ng isa o dalawang pagbabago na may pinakamalaking posibleng epekto.
- Patakbuhin ang na-update na sesyon at sukatin muli.
Ang pagtatanong habang nag-uusap ay nagpapaikli sa oras sa pagitan ng feedback at aksyon. May lumalabas na rating scale. AhaSlides, halimbawa, hinahayaan ang mga kalahok na makakuha ng ilang aytem nang sabay-sabay at ipinapakita kaagad ang pagkalat ng grupo sa screen, kaya ang talakayan ay nagsisimula sa mga totoong numero. Maaari mo ring gamitin ang isang live na poll para sa mabilisang pagsusuri ng oo o hindi. Para sa higit pa tungkol sa pagpapatakbo ng mga sesyon na tulad nito, tingnan ang aming gabay sa interactive na pagsasanay.
Aralin: Ang feedback ay maituturing lamang na pagpapabuti kapag binago nito ang susunod mong gagawin.
Paano simulan ang sarili mong siklo ng pagpapabuti
- Pumili ng isang proseso na nagdudulot ng regular na alitan, tulad ng onboarding, mga handover, o mga follow-up sa pulong.
- Tanungin ang mga taong gumagawa ng trabaho kung saan ito bumabagal. dayagram ng buto ng isda ay isang kapaki-pakinabang na paraan upang pag-uri-uriin ang mga sanhi.
- Pumili ng isang pagbabago at isang sukat, tulad ng oras na kinuha o antas ng pagkakamali.
- Subukan ito sa maliit na sukat sa loob ng isang takdang panahon, pagkatapos ay suriin ang sukat.
- Panatilihin ang gumana, isulat ito sa karaniwang proseso at piliin ang susunod na problema.
Mga karaniwang pagkakamali na pumipigil sa patuloy na pagpapabuti
Ituring ito bilang isang minsanang proyekto. Ang isang kaizen event ay naghahatid ng maagang mga benepisyo, pagkatapos ay naglalaho ang nakagawian. Sa halip, isama ang mga pagpapabuti sa lingguhang mga pagsusuri, mga retrospektibo, at mga debrief pagkatapos ng paghahatid.
Pagsukat ng pagsisikap, hindi ng resulta. Walang gaanong sinasabi ang bilang ng mga workshop na ginanap. Subaybayan ang mga rate ng depekto, tagal ng siklo, o oras upang makamit ang kahusayan.
Paglaktaw sa hakbang ng Batas. Kung hindi ina-update ang karaniwang proseso, ang susunod na pangkat na makakaharap ng parehong problema ay magsisimula mula sa simula.
Hindi isinama ang mga taong gumagawa ng trabaho. Ang mga pagpapabuting ibinibigay ng mga tagapamahala ay nakakakuha ng pagsunod sa halip na pangako. Gumagana ang andon cord ng Toyota dahil ang line worker ang humihila nito, hindi ang isang quality manager.
Mga madalas itanong
Ano ang pagkakaiba ng patuloy na pagpapabuti at inobasyon?
Ang inobasyon ay isang malaking pagbabago, tulad ng isang bagong produkto o isang muling idinisenyong proseso. Ang patuloy na pagpapabuti ay maraming maliliit na pagbabagong ginagawa nang palagian. Nagtutulungan ang mga ito: ang inobasyon ay nagtatakda ng isang bagong baseline, at ang patuloy na pagpapabuti ay nagpapataas ng pagganap mula roon.
Paano mo malalaman kung epektibo ang isang patuloy na pagsisikap sa pagpapabuti?
Suriin kung nagsasara na ang loop. May mga problema ba na itinataas sa pinagmulan? Sinusubukan at sinusukat ba ang mga pagbabago? Ang mga resulta ba ay nagpapakain sa susunod na cycle? Kung hindi ka sigurado tungkol sa alinman sa mga ito, malamang na natapos na ang hakbang na Suriin o Gawin. Patakbuhin ang isang buong cycle sa isang proseso at gamitin ito bilang iyong sanggunian.
Kailangan ba ng maliliit na koponan ang patuloy na pagpapabuti?
Oo. Dahil mas kaunting patong ng pagsang-ayon ang nasa pagitan ng pagtukoy sa problema at pag-aayos nito, kadalasang mas mabilis ang pagkilos ng maliliit na pangkat. Ang isang pangkat na binubuo ng limang tao ay maaaring magpatakbo ng isang buong siklo ng PDCA sa isang proseso sa loob ng ilang linggo.
Pinagmumulan ng
[1] ASQ. Ano ang Kaizen? https://asq.org/quality-resources/kaizen
[2] ASQ. Siklo ng PDCA: ano ang siklo ng Plan-Do-Check-Act? https://asq.org/quality-resources/pdca-cycle
[3] ASQ. Ano ang Six Sigma? https://asq.org/quality-resources/six-sigma
[4] Graban, M. Kaizen ng aming mga gabay sa paglilibot sa Toyota. Lean Blog. https://www.leanblog.org/2014/11/our-toyota-tour-guides-kaizen/
[5] Onetto, M. (2014). Nang makilala ng Toyota ang e-commerce: umasa sa Amazon. McKinsey Quarterly. https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/when-toyota-met-e-commerce-lean-at-amazon
[6] AHRQ Patient Safety Network. Inobasyon at lean thinking: mga kasosyong sumusuporta sa isa't isa sa pagbabago ng pangangalagang pangkalusugan. https://psnet.ahrq.gov/perspective/innovation-and-lean-thinking-mutually-supportive-partners-transformation-health-care
[7] LCMD. Mga halimbawa ng Kaizen: patuloy na pagpapabuti sa iba't ibang industriya. https://www.lcmd.io/en/blog/kaizen-examples-continuous-improvement-across-industries
[8] SSTI. Kabilang sa mga tumanggap ng parangal na Baldrige ang una sa kategorya ng edukasyon. https://ssti.org/blog/baldrige-awardees-include-first-education-category
