Kahit na ang pinaka disiplinadong mga kumpanya diyan ay maaaring maramdaman na naliligaw ang kanilang mga proyekto. Mas madalas kaysa sa hindi, ang problema ay isa sa paghahanda. Ang solusyon? Isang mahusay na nakabalangkas at ganap na interactive pulong ng kickoff ng proyekto!
Higit pa sa pagmamataas at seremonya, ang isang mahusay na pagpapatupad ng pulong ng kickoff ay maaaring makakuha ng isang bagay na maganda sa kanang paa. Narito ang 8 mga hakbang upang hawakan ang isang pulong ng pulong ng kickoff na nagtatayo ng kaguluhan at nakakakuha lahat nasa parehong pahina.
Oras ng Kickoff!
Mga Tip sa Pagpupulong na Dapat Tandaan
Dapat ay mayroon kang agenda sa kickoff meeting bago pa man. Ang pagpapadala ng maagang project kickoff email ay napakahalaga! Kaya, tingnan natin ang ilang sample ng agenda ng kickoff meeting!
Ang kickoff session ay dapat na maikli at maigsi, na may maraming mga laro at aktibidad, dahil ito ay kapag ang AhaSlides ay madaling gamitin! Tingnan ang higit pang mga tip sa amin tulad ng sa ibaba:
Simulan ang Pag-uusap.
Makakuha ng mahalagang input mula sa iyong koponan at mga kliyente sa panahon ng kickoff meeting ng proyekto. Gumamit ng live na botohan, Q&A at mga tool sa pagpapalitan ng ideya gamit ang libreng template na ito!
🚀 Tingnan ang template
Ano ang isang Pagpupulong sa Project Kickoff?
Tulad ng sinasabi nito sa lata, ang isang pulong ng kickoff na proyekto ay isang pulong kung saan mo sinisimulan ang iyong proyekto.
Karaniwan, ang isang project kickoff meeting ay ang unang pagpupulong sa pagitan ng kliyenteng nag-order ng isang proyekto at ng kumpanyang magbibigay-buhay nito. Magkakasamang uupo ang magkabilang panig at tatalakayin ang mga pundasyon ng proyekto, ang layunin nito, ang mga layunin nito at kung paano ito makukuha mula sa ideya hanggang sa katuparan.
Sa pangkalahatan, may mga 2 uri ng mga kickoff meeting na dapat malaman:
- Panlabas na Kickoff ng Proyekto - Ang isang koponan sa pag-unlad ay nakaupo sa isang tao mula sa sa labas ang kumpanya, tulad ng isang kliyente o stakeholder, at tinatalakay ang plano para sa isang proyekto na nagtutulungan.
- Panloob na PKM - Isang koponan mula sa sa loob ng ang kumpanya ay umupo magkasama at tinatalakay ang plano para sa isang bagong panloob na proyekto.
Habang ang pareho ng mga ganitong uri ay maaaring may magkakaibang kinalabasan, ang pamamaraan medyo pareho. Mayroong mahalagang walang part ng isang panlabas na kickoff ng proyekto na hindi bahagi ng isang panloob na kickoff ng proyekto - ang pagkakaiba lamang ay kung kanino mo ito humahawak.
Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon
Bakit Napakahalaga ng Mga Pagpupulong sa Project Kickoff?
Ang layunin ng Kickoff Meetings ay dapat na malakas at malinaw! Maaaring mukhang sapat na simple upang simulan ang isang proyekto sa pamamagitan lamang ng pagtatalaga ng isang grupo ng mga gawain sa mga tamang tao, lalo na sa lugar ng trabahong nahuhumaling sa board sa Kanban ngayon. Gayunpaman, maaari itong humantong sa mga koponan na patuloy na naliligaw.
Tandaan, dahil lamang sa ikaw ay nasa parehong board hindi nangangahulugang ikaw ay nasa parehong pahina.
Sa gitna nito, ang isang proyekto sa pagpupulong ng kickoff ay isang matapat at bukas Pag-uusap sa pagitan ng isang kliyente at isang pangkat. Ito ay hindi isang serye ng mga anunsyo kung paano gagana ang proyekto, ngunit a pag-uusap tungkol sa mga plano, inaasahan at layunin na narating ng walang pigil na debate.
Narito ang ilan sa mga pakinabang ng pagdaos ng pulong ng kickoff ng proyekto:
- Nakukuha nito ang lahat handa - "Bigyan mo ako ng anim na oras upang i-chop ang isang puno at gugugulin ko ang unang apat na hasa ang palakol". Kung si Abraham Lincoln ay buhay ngayon, makakasiguro kang gugugol niya ang unang 4 sa 6 na oras ng proyekto sa isang pulong ng kickoff ng proyekto. Iyon ay dahil naglalaman ang mga pagpupulong na ito lahat ang mga kinakailangang hakbang upang maalis ang kanang proyekto sa kanang paa.
- Ito ay nagsasangkot lahat ng mga pangunahing manlalaro - Ang mga pagpupulong ng Kickoff ay hindi maaaring magsimula maliban kung nandoon ang lahat: mga tagapamahala, namumuno sa koponan, kliyente at sinumang iba pa na may stake sa proyekto. Napakadaling mawala sa subaybayan kung sino ang namamahala sa kung ano nang walang kalinawan ng isang pulong sa kickoff upang malaman ang lahat.
- Ito ay bukas at nagtutulungan – Gaya ng sinabi namin, ang mga pagpupulong ng kickoff ng proyekto ay mga debate. Ang pinakamahusay na mga nakikipag-ugnayan lahat mga dumalo at dalhin ang pinakamahusay na mga ideya sa lahat.
Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon
8 Mga Hakbang sa isang Kickass Project Kickoff Meeting
Kaya, ano talaga ang kasama sa agenda ng isang proyekto ng pagsisimula ng pulong? Pinakipot namin ito sa 8 mga hakbang sa ibaba, ngunit dapat mong palaging tandaan na mayroong walang itinakdang menu para sa ganitong uri ng pagpupulong.
Gamitin ang 8 mga hakbang na ito bilang isang gabay, ngunit huwag kalimutan na ang panghuling agenda ay nakasalalay sa sa iyo!
Hakbang # 1 - Mga Panimula at Ice Breakers
Naturally, ang tanging paraan upang simulan ang anumang kickoff meeting ay sa pamamagitan ng pagpapakilala sa mga kalahok sa isa't isa. Anuman ang haba o laki ng iyong proyekto, ang mga kliyente at miyembro ng koponan ay kailangang nasa unang pangalan na mga termino sa isa't isa bago sila makapagtrabaho nang mahusay nang magkasama.
Bagama't sapat na ang simpleng pagpapakilala ng uri ng 'go-round-the-table' para maging pamilyar ang mga tao sa mga pangalan, maaaring magdagdag ang isang icebreaker ng isa pang layer ng pagkatao at gumaan ang pakiramdam nangunguna sa kickoff ng proyekto.
Subukan ang isang ito: Paikutin ang gulong 🎡
Maglatag ng ilang simpleng mga paksa sa pagpapakilala sa a manunulid na gulong, pagkatapos ay hayaan ang bawat miyembro ng koponan na paikutin ito at sagutin ang anumang paksang patutunguhan ng gulong. Ang mga nakakatawang tanong ay hinihikayat, ngunit siguraduhing panatilihin itong higit pa o hindi gaanong propesyonal!
Gusto mo ba ng ganito? 💡 Mayroon kaming 10 icebreaker para sa anumang pagpupulong karapatan dito.
Hakbang # 2 - Background ng Proyekto
Dahil wala na ang mga pormalidad at kasiyahan, oras na para magsimula sa pamamagitan ng pagsisimula ng napakalamig na negosyo. Upang matagumpay na mailunsad ang pulong, dapat ay mayroon kang malinaw na agenda para sa kick-off na pulong!
Tulad ng ginagawa ng lahat ng magagaling na kwento, pinakamahusay na magsimula sa simula. Balangkasin ang lahat ng mga sulat sa pagitan mo at ng iyong mga kliyente upang makisali sa lahat sa proyekto hanggang sa simula kung ano ang nangyari sa ngayon.
Maaari itong maging mga screenshot ng mga email, teksto, minuto mula sa mga naunang pagpupulong o anumang mga mapagkukunan na nagdaragdag ng anumang uri ng konteksto para sa iyong kumpanya at iyong kliyente. Gawing madali para sa lahat na mailarawan sa pamamagitan ng paggawa ng isang timeline.
Hakbang # 3 - Pangangailangan sa Proyekto
Bilang karagdagan sa background ng sulat, gugustuhin mong sumisid nang malalim sa mga detalye ng bakit ang proyektong ito ay sinisimulan muna.
Ito ay isang kritikal na hakbang dahil nagbibigay ito ng isang malinaw na pangkalahatang ideya ng mga puntos ng sakit na hinahanap ng proyekto upang malutas, na kung saan ay isang bagay na dapat panatilihin sa harap ng kanilang mga isipan ang parehong mga koponan at kliyente sa lahat ng oras.
Protip 😂
Ang mga yugto na tulad nito ay hinog na para sa talakayan. Tanungin ang iyong mga kliyente at ang iyong koponan upang isulong ang kanilang mga ideya kung bakit sa palagay nila pinapangarap ang proyektong ito.
Kung naaangkop, dapat mong palaging subukang i-channel ang boses ng customer sa seksyong ito. Makipag-collaborate sa kliyente para kumuha ng mga tunay na halimbawa ng mga consumer na nagbabanggit ng mga masakit na punto na sinusubukang ayusin ng iyong proyekto. Ang kanilang mga opinyon ay dapat na hubugin kung paano nilalapitan ng iyong koponan ang proyekto.
Hakbang # 4 - Mga Layunin sa Proyekto
Kaya't tiningnan mo ang nakaraan ng proyekto, oras na upang tingnan ang hinaharap.
Ang pagkakaroon ng direktang mga layunin at isang malinaw na kahulugan ng tagumpay para sa iyong proyekto ay makakatulong sa iyong koponan na gumana patungo rito. Hindi lamang iyon, ipapakita nito sa iyong kliyente na seryoso ka sa trabaho at may katulad na mataas na pusta sa kung paano ito pupunta.
Tanungin ang iyong mga dumalo sa pulong ng kickoff 'ano ang magiging hitsura ng tagumpay?' Mas maraming customer ba? Marami pang mga review? Isang mas mahusay na rate ng kasiyahan ng customer?
Hindi mahalaga ang layunin, dapat itong laging…
- Matamo - Huwag palakihin ang iyong sarili. Alamin ang iyong mga limitasyon at magkaroon ng isang layunin na ikaw talaga may pagkakataong makamit.
- Maaaring sukatin - Itaguyod ang iyong layunin sa data. Maghangad ng isang tukoy na numero at subaybayan ang iyong pag-unlad patungo rito.
- Nag-time - Bigyan ang iyong sarili ng isang petsa ng pagtatapos. Gawin ang lahat upang maabot ang iyong mga layunin bago ang deadline na iyon.
Hakbang # 5 - Ang Pahayag ng Trabaho
Ang paglalagay ng 'karne' sa 'kickoff meeting', ang isang Pahayag ng Trabaho (SoW) ay isang mabigat na pagsisid sa mga detalye ng proyekto at kung paano ito isasagawa. Ito ang pangunahing pagsingil sa agenda ng kickoff meeting at dapat ay tumatanggap ng halos lahat ng iyong pansin.
Suriin ang infographic na ito tungkol sa kung ano ang isasama sa iyong pahayag ng trabaho:
Tandaan na ang pahayag ng trabaho ay hindi tungkol sa talakayan tulad ng natitirang agenda ng pulong ng kickoff ng proyekto. Ito talaga ang oras para sa isang lead ng proyekto nang simple ilatag ang plano ng pagkilos para sa darating na proyekto, pagkatapos ay i-save ang talakayan para sa susunod na item ng pagpupulong.
Tulad ng natitirang pulong ng iyong kickoff, ang iyong pahayag ng trabaho ay sobrang variable. Ang mga detalye ng iyong pahayag ng trabaho ay laging nakasalalay sa pagiging kumplikado ng proyekto, sa laki ng koponan, sa mga kasangkot na bahagi, atbp.
Gusto mong malaman pa? 💡 Suriin ito komprehensibong artikulo sa paggawa ng isang pahayag ng trabaho.
Hakbang # 6 - Seksyon ng Q&A
Habang naramdaman mong napilitan kang iwan ang iyong seksyon ng Q&A hanggang sa katapusan, talagang inirerekumenda naming hawakan ito direkta pagkatapos ng iyong pahayag ng trabaho.
Ang nasabing isang mataba na segment ay tiyak na magbibigay ng mga katanungan mula sa iyong kliyente at ng iyong koponan. Sa sobrang bahagi ng pagpupulong na sariwa sa isipan ng lahat, mas mainam na magwelga habang mainit ang iron.
Ang paggamit ng interactive na pagtatanghal na software upang ma-host ang iyong Q&A ay maaaring makatulong na mapanatili ang lahat ng maayos sa paggalaw, lalo na kung ang pulong ng proyekto ng kickoff ay may isang mataas na bilang ng pagdalo ....
- Ito ay naayos - Ang mga katanungan ay inayos ayon sa katanyagan (sa pamamagitan ng mga upvotes) o ayon sa oras at maaaring mamarkahan bilang 'sinagot' o nai-pin sa tuktok.
- Ito ay pinapabago - Ang mga katanungan ay maaaring maaprubahan at maalis bago ipakita ang mga ito sa screen.
- Ito ay hindi kilala - Ang mga katanungan ay maaaring isumite nang hindi nagpapakilala, nangangahulugan na ang bawat isa ay may boses.
Hakbang # 7 - Mga Potensyal na Suliranin
Tulad ng sinabi namin dati, ang isang pulong ng kickoff ng proyekto ay tungkol sa pagiging bukas at matapat hangga't maaari. Iyon ay kung paano ka bumuo ng a pakiramdam ng tiwala kasama ang iyong kliyente mula sa get-go.
Sa layuning iyon, pinakamahusay na talakayin ang mga potensyal na problema na maaaring harapin ng proyekto sa daan. Walang humihiling sa iyo na hulaan ang hinaharap dito, upang makabuo lamang ng isang pansamantalang listahan ng mga hadlang na maaari mong masagasaan.
Tulad ng sa iyo, ang iyong koponan at ang iyong kliyente ay papalapit sa proyektong ito na may iba't ibang mga pusta, mainam na makuha ito lahat kasangkot sa potensyal na talakayan ng problema.
Hakbang # 8 - Pag-check In
Ang pag-check in sa iyong kliyente nang regular ay isa pang paraan upang patibayin ang pagtitiwala sa pagitan ng parehong partido. Sa iyong pagpupulong ng kickoff ng proyekto, mayroon kang ilang mga katanungan upang matugunan Ano, kailan, sino at paano magaganap ang mga check-in na ito.
Ang pag-check in ay isang masarap na pagkilos sa pagbabalanse sa pagitan aninaw at pagsisikap. Habang maganda na maging bukas at transparent hangga't maaari, kailangan mong pamahalaan ito sa loob ng saklaw ng kung gaano ka magagamit be bukas at transparent.
Tiyaking nasasagot mo ang mga katanungang ito bago matapos ang pagpupulong:
- Ano? - Eksakto sa anong detalye kailangan ng pag-update ng kliyente? Kailangan ba nilang malaman ang tungkol sa bawat maliliit na detalye ng pag-unlad, o ito lamang ang malaking pag-sign off na mahalaga?
- Kailan? - Gaano kadalas dapat i-update ng iyong koponan ang iyong kliyente? Dapat ba nilang ihatid ang nagawa nila araw-araw, o ibigay lamang kung ano ang pinamamahalaang nila sa pagtatapos ng linggo?
- Sino? - Sinong miyembro ng koponan ang magiging isang nakikipag-ugnay sa kliyente? Magkakaroon ba ng isang miyembro ng bawat koponan, sa bawat yugto, o isang isahan lamang na sulat sa buong buong proyekto?
- Paano? - Sa pamamagitan ng anong pamamaraan mananatili ang pakikipag-ugnay ng kliyente at ng sulat? Regular na video call, email o patuloy na na-update na live na dokumento?
Tulad ng kaso ng karamihan sa mga item sa agenda ng isang proyekto sa pagsisimula ng pagpupulong, pinakamahusay na talakayin sa bukas. Para sa isang malaking koponan at malaking pangkat ng mga kliyente, baka mas madali mong gawin ito live na poll upang mapaliit ang mga pagpipilian upang maitaguyod ang pinakamahusay na formula na maaaring mag-check in.
Gusto mong malaman pa? 💡 Suriin ang ilan pinakamahusay na kagawian para sa pag-check in sa iyong mga kliyente.
Mabisang Survey sa AhaSlides
Template ng Agenda ng Pagpupulong ng Project Kickoff
Sa iyong dalubhasang binalak na pulong ng kickoff na naghihintay lamang na pumutok ang ilang mga isipan sa silid-aralan, ang huling paghawak ay maaaring kaunti pakipagtulungan upang pagsamahin ang lahat ng ito.
Alam mo lang ba yun 29% ng mga negosyo pakiramdam na konektado sa kanilang mga kliyente (Gallup)? Ang disengagement ay isang epidemya sa antas ng B2B, at maaari itong mag-iwan sa mga kickoff na pagpupulong na parang isang patag, hindi nakakaganyak na proseso sa pamamagitan ng mga pormalidad.
Ang paglahok sa iyong mga kliyente at koponan sa pamamagitan ng mga slide na interactive ay maaari talaga mapalakas ang pakikilahok at taasan ang span ng pansin.
Ang AhaSlides ay mayroong arsenal ng mga tool kabilang ang mga live na botohan, Q&A at mga slide ng brainstorming, at kahit na live na pagsusulit at mga laro upang sunugin ang iyong proyekto sa tamang paraan.
Mag-click sa ibaba upang makakuha ng isang libreng, template na walang pag-download para sa iyong pulong sa kickoff. Baguhin ang anumang gusto mo at ipakita ito nang walang gastos!
Mag-click sa ibaba upang lumikha ng isang libreng AhaSlides account at simulang lumikha ng iyong sariling mga nakakatawag pansin na pulong sa pamamagitan ng kakayahang umangkop!
