6 ví dụ cải tiến liên tục hàng đầu trong kinh doanh | 2025 tiết lộ

Doanh nghiệp và startup phải thường xuyên sử dụng chiến lược cải tiến liên tục để đảm bảo hoạt động của họ hiệu quả và hiệu suất cao. Do đó, nếu bạn là một nhà lãnh đạo hoặc một nhà điều hành doanh nghiệp và muốn tìm hiểu xem quy trình cải tiến liên tục có thể giúp ích như thế nào cho tổ chức của bạn, bạn sẽ tìm thấy câu trả lời trong bài viết này.

Giới thiệu chung

Khái niệm Ví dụ về cải tiến liên tục được phát minh khi nào?	Masaaki-Imai
Khái niệm ví dụ cải tiến liên tục được phát minh khi nào?	1989
Cải tiến liên tục bắt nguồn từ đâu?	Nhật Bản

• Khái niệm cải tiến liên tục
• 4 Nguyên tắc Cải tiến Liên tục
• 4 Phương pháp Cải tiến Liên tục
• 6 Mẹo & Ví dụ về Cải tiến Liên tục
• Thông tin thêm về Lãnh đạo với AhaSlides
• Bottom line
• Các Câu Hỏi Thường Gặp

Khái niệm cải tiến liên tục

Quá trình cải tiến liên tục là một quá trình ổn định và liên tục thực hiện những thay đổi có chủ đích đối với hoạt động kinh doanh của công ty nhằm cải thiện quản lý quy trình, quản lý dự án và hoạt động chung của công ty.

Thông thường, các hoạt động cải tiến liên tục bao gồm một loạt các thay đổi nhỏ ổn định ngày này qua ngày khác. Hầu hết các hoạt động cải tiến liên tục tập trung vào các cải tiến từng bước, lặp đi lặp lại đối với quy trình kinh doanh tổng thể. Về lâu dài, tất cả những thay đổi nhỏ này có thể dẫn đến một sự chuyển đổi đáng kể.

Tuy nhiên, đôi khi, cải tiến liên tục có thể thực hiện các bước táo bạo hơn để nâng cấp trạng thái hiện tại của doanh nghiệp, đặc biệt áp dụng cho các sự kiện lớn như ra mắt sản phẩm mới.

4 Nguyên tắc Cải tiến Liên tục

Để thực hiện quy trình cải tiến liên tục, bạn cần có sự làm việc nhóm thông qua 4 nguyên tắc Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động, còn được gọi là chu trình PDCA hoặc chu trình Deming:

Lên kế hoạch trước

Đây là giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Lập kế hoạch chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng các hoạt động sau. Lập kế hoạch bao gồm xác định các mục tiêu, công cụ, nguồn lực và các biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Có điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực về lâu dài sẽ góp phần giảm chi phí cho quản lý chất lượng và nâng cao năng lực cạnh tranh.

DO

Thực hiện chương trình theo kế hoạch đã lập và xem xét ở giai đoạn trước.

Khi bạn đã xác định được một giải pháp tiềm năng, hãy thử nghiệm nó một cách an toàn bằng một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ. Điều này sẽ cho biết liệu những thay đổi được đề xuất có đạt được kết quả mong muốn hay không, với rủi ro tối thiểu về kết quả không mong muốn.

KIỂM TRA

Khi đã có dữ liệu thu thập từ giai đoạn 2, doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá và kiểm tra kết quả hoạt động chung của tiến độ cải tiến. Giai đoạn này là cần thiết vì nó cho phép công ty đánh giá giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch.

Đánh giá hiệu suất bằng các bước sau:

• Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự hài lòng của khách hàng và thu thập dữ liệu
• Tổ chức kiểm toán nội bộ
• Lãnh đạo đánh giá lại

ACT

Sau khi chuẩn hóa các giai đoạn trên, bước cuối cùng là hành động và điều chỉnh những gì cần cải thiện và những gì cần loại bỏ. Sau đó, tiếp tục chu trình cải tiến liên tục.

Bốn phương pháp cải tiến liên tục

4 Phương pháp cải tiến liên tục, bao gồm (1) Kaizen, (2) Phương pháp quản lý linh hoạt, (3) Six Sigma và (4) Cải tiến và đổi mới liên tục

Phương pháp Kaizen

Kaizen, hay quy trình cải tiến nhanh chóng, thường được coi là "nền tảng" của tất cả các phương pháp sản xuất tinh gọn. Quy trình Kaizen tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, cải thiện năng suất và đạt được sự cải tiến liên tục, bền vững trong các hoạt động và quy trình mục tiêu của một tổ chức.

Sản xuất tinh gọn ra đời dựa trên ý tưởng Kaizen. Nhóm sử dụng các kỹ thuật phân tích, chẳng hạn như lập bản đồ dòng giá trị và "5 lý do tại sao" để thực hiện các cải tiến đã chọn (thường trong vòng 72 giờ kể từ khi bắt đầu dự án kaizen) và thường tập trung vào các giải pháp không liên quan đến chi phí vốn lớn.

Phương pháp quản lý Agile 

Phương pháp Agile là một cách để quản lý một dự án bằng cách chia nó thành nhiều giai đoạn. Đây là một quá trình để quản lý một dự án bao gồm sự hợp tác và cải tiến liên tục ở mọi giai đoạn.

Thay vì cách tiếp cận quản lý dự án truyền thống, việc cải tiến liên tục nhanh nhẹn bắt đầu với một phác thảo, cung cấp một cái gì đó trong một khoảng thời gian ngắn và định hình các yêu cầu khi dự án tiến lên.

Agile là một trong những cách tiếp cận phổ biến nhất để quản lý dự án do tính linh hoạt, khả năng thích ứng với sự thay đổi và mức độ đầu vào của khách hàng cao.

Six Sigma

Six Sigma (6 Sigma, hoặc 6σ) là một hệ thống cải tiến quy trình kinh doanh và phương pháp quản lý chất lượng dựa vào số liệu thống kê để tìm ra lỗi, xác định nguyên nhân và giải quyết lỗi nhằm tăng độ chính xác của quy trình.

Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lượng lỗi phát sinh trong một quy trình, sau đó tìm ra cách khắc phục, đưa lỗi đó đến gần mức "không lỗi" nhất có thể.

Cải tiến và đổi mới liên tục

Cải tiến và đổi mới liên tục, or CI&I là một quy trình được sử dụng để thúc đẩy cải tiến và đổi mới kinh doanh. Nó có tám bước giúp các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên tập trung vào việc cải tiến và đổi mới liên tục, điều này sẽ có tác động lớn nhất đến các mục tiêu của doanh nghiệp.

6 Mẹo & Cải tiến liên tục Các ví dụ

Phát triển kỹ năng làm việc nhóm

Cải tiến liên tục đòi hỏi sự kết hợp hoàn hảo và hài hòa giữa các thành viên trong một doanh nghiệp. Do đó, phát triển kỹ năng làm việc nhóm thông qua hoạt động xây dựng đội nhóm Là không thể thiếu. Nếu các thành viên giao tiếp và giải quyết vấn đề cùng nhau tốt, quá trình cải tiến liên tục sẽ diễn ra suôn sẻ.

Ví dụ, khi một nhóm được giao một nhiệm vụ quan trọng, họ sẽ biết cách chủ động phân công nhiệm vụ như ai là nhà nghiên cứu, nhà thầu và người thuyết trình.

Cải thiện động não

Quá trình cải tiến liên tục hữu ích luôn tạo cơ hội cho các phiên động não, có thể giúp nhóm của bạn xác định các vấn đề trước khi chúng phát sinh. 

Ví dụ: Giám đốc bán hàng sẽ yêu cầu các quản lý bán hàng tổ chức các buổi họp động não hàng tháng. Sau đó, các quản lý sẽ có các buổi họp động não riêng với đội ngũ của mình. Quy trình này sẽ giúp bộ phận bán hàng xác định các lĩnh vực cần cải thiện và hiện thực hóa các kế hoạch hiệu quả.

Nhận phản hồi

Việc tiếp nhận phản hồi cũng như khiếu nại là một phần tất yếu của quá trình cải tiến liên tục tại nơi làm việc. Hãy để khách hàng, nhân viên, cấp trên và thậm chí cả các nhóm khác đánh giá công việc của nhóm bạn. Phản hồi này sẽ giúp nhóm của bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu, cũng như những điểm cần cải thiện hoặc bỏ qua. Bạn có thể sử dụng các công cụ như SurveyMonkey hoặc AhaSlides để nhận phản hồi nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.

Ví dụ, bạn sử dụng một diễn viên duy nhất để làm quảng cáo cho các sản phẩm đã kết hôn, điều này khiến khách hàng cảm thấy không hợp lý và yêu cầu thay đổi.

Tăng cường Đánh giá Chất lượng

Khi thu thập phản hồi, nhóm phải luôn sẵn sàng xem xét chất lượng của mình, chẳng hạn như chất lượng quản lý thời gian, chất lượng nhân viên, chất lượng sản phẩm và thậm chí cả chất lượng lãnh đạo, để liên tục cải tiến nhằm giải quyết các vấn đề hiện có. Đây cũng là những nhóm có hiệu suất cao thường xuyên thực hiện việc này. Dưới đây là một ví dụ:

Một công ty gặp phải tình trạng năng suất giảm do thời gian sản xuất quá nhiều. Vì vậy, họ quyết định kiểm tra quy trình và hoạt động để tìm hiểu xem công ty đang lãng phí thời gian ở đâu. Sau khi đánh giá, các nhà lãnh đạo đã hiểu rõ hơn lý do tại sao năng suất thấp. Nhờ đó, họ có thể triển khai các chiến lược hoặc hoạt động mới để tối ưu hóa nguồn lực thời gian.

Đào tạo hàng tháng

Bên cạnh việc phát triển kỹ năng làm việc nhóm, các doanh nghiệp và tổ chức nên đầu tư vào con người. Cần đào tạo kỹ năng chuyên môn mới hàng tháng hoặc tham gia các khóa học ngắn hạn để cập nhật kiến ​​thức.

Ví dụ, một người viết nội dung sáu tháng một lần sẽ học các kỹ năng mới, chẳng hạn như học cách viết thêm kịch bản phim, học cách tạo nội dung ngắn trên các nền tảng mới nhất như TikTok hoặc Instagram

Quản lý rủi ro tiềm năng của dự án

Quản lý dự án cải tiến liên tục có nghĩa là người quản lý dự án nên tiến hành đánh giá quản lý rủi ro trong suốt vòng đời của dự án. Bạn có thể nắm bắt và giải quyết các rủi ro cho dự án của mình càng sớm thì càng tốt. Thực hiện đánh giá của bạn hàng tuần hoặc hai tuần một lần dựa trên tiến độ phân phối của nhóm bạn. Nếu bạn đang thực hiện một dự án lớn kéo dài sáu tháng, bạn có thể thực hiện nó hai tuần một lần. Một dự án ngắn hạn 4 tuần cần được kiểm tra thường xuyên hơn.

Ví dụ, xem xét hợp đồng và tiến độ thanh toán của đối tác thường xuyên.

bottom Line

Các phương pháp bạn áp dụng trong doanh nghiệp sẽ tạo nên văn hóa làm việc riêng của bạn. Nhiều công ty đang chật vật tìm hướng đi đúng đắn bằng cách tuyển dụng nhân sự giỏi hơn, mua vật tư và máy móc với chi phí thấp hơn, hoặc thậm chí thuê ngoài hoặc chuyển hoạt động kinh doanh sang các quốc gia khác. Nhưng cuối cùng, chỉ có phương pháp cải tiến liên tục và văn hóa tăng trưởng không ngừng mới có thể giúp doanh nghiệp thiết lập lợi thế cạnh tranh.

Và đừng bao giờ quên rằng để xây dựng một doanh nghiệp liên tục cải tiến, việc tập trung vào phát triển đội ngũ là tối quan trọng. Hãy trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc bằng cách tạo ra một văn hóa nơi mỗi nhân viên đều cảm thấy được trao quyền để nhận ra những điểm chưa hiệu quả và đưa ra giải pháp. Hãy tạo ra phần thưởng hoặc phát triển một hệ thống dễ tiếp cận để nhân viên chia sẻ phản hồi liên tục. 

Các Câu Hỏi Thường Gặp