Công ty tổ chức sự kiện | 10 mẹo để tiết kiệm thời gian, tiền bạc và căng thẳng

Việc lên kế hoạch cho một sự kiện hoàn hảo có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và đó là lúc các công ty tổ chức sự kiện mời vào.

Cho dù bạn đang mơ về một đám cưới để đời, tổ chức lễ kỷ niệm hay cần tổ chức một hội nghị công ty, một công ty quản lý sự kiện có thể biến tầm nhìn của bạn thành một trải nghiệm mà mọi người sẽ không quên.

Hãy tiếp tục đọc bài viết để biết chính xác công ty quản lý sự kiện là gì, vai trò của họ, cùng với các mẹo để chọn công ty tốt nhất và đâu là những dấu hiệu đỏ cần tránh.

Mục lục

• Giới thiệu chung
• Công ty tổ chức sự kiện là gì?
• Chức năng của một công ty tổ chức sự kiện là gì?
• Làm Thế Nào Để Chọn Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Tốt Nhất?
• Cần tránh những gì khi xem xét các đề xuất quản lý sự kiện?
• Ví dụ về các sự kiện mà một công ty quản lý sự kiện có thể lên kế hoạch là gì?
• Takeaways

Giới thiệu chung

Công ty tổ chức sự kiện là gì?

Khi lên kế hoạch cho một sự kiện ở bất kỳ quy mô nào, từ đám cưới đến cuộc họp của công ty, một công ty quản lý sự kiện có thể đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Các nhà tổ chức sự kiện làm việc chặt chẽ với khách hàng để hiểu nhu cầu, mục tiêu và ngân sách của họ. Sau đó, họ lập một kế hoạch sự kiện toàn diện phù hợp với tầm nhìn của khách hàng để khách hàng yên tâm rằng tầm nhìn sự kiện của họ sẽ trở thành hiện thực đáng nhớ.

Chức năng của một công ty tổ chức sự kiện là gì?

Có rất nhiều mục tiêu của công ty tổ chức sự kiện, chẳng hạn như tổ chức một sự kiện xuất sắc đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Chức năng chính của một công ty tổ chức sự kiện là lập kế hoạch, điều phối và thực hiện các sự kiện thành công thay mặt cho khách hàng của họ. Họ xử lý tất cả các công việc hậu cần và chi tiết để khách hàng có thể tập trung vào việc tận hưởng sự kiện của họ thay vì lo lắng về tổ chức.

Một số chức năng chính của một công ty tổ chức sự kiện bao gồm👇

#1 - Lên ý tưởng và lên kế hoạch cho sự kiện - Họ làm việc với khách hàng để hiểu rõ tầm nhìn, mục tiêu và ngân sách cho sự kiện, sau đó đưa ra kế hoạch toàn diện để hiện thực hóa tầm nhìn đó.

#2 - Đảm bảo địa điểm và đàm phán hợp đồng - Họ tìm kiếm các địa điểm tiềm năng, so sánh các lựa chọn dựa trên vị trí, không gian, cơ sở vật chất, giá cả và tình trạng sẵn có, đảm bảo địa điểm tốt nhất và thay mặt khách hàng đàm phán hợp đồng.

#3 - Điều phối nhà cung cấp và nhà cung cấp - Họ xác định, lựa chọn, đặt chỗ và quản lý tất cả các nhà cung cấp cần thiết như người cung cấp thực phẩm, nhiếp ảnh gia, người trang trí, cho thuê, v.v. để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

#4 - Quản lý ngân sách sự kiện - Họ lập ngân sách, theo dõi chi phí và tìm cách tiết kiệm chi phí trong khi vẫn đạt được mục tiêu của khách hàng.

#5 - Tạo mốc thời gian và lịch trình - Họ xây dựng lịch trình chi tiết và kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự kiện diễn ra như dự kiến.

#6 - Lập kế hoạch giải trí - Họ sắp xếp bất kỳ buổi biểu diễn, diễn giả hoặc hoạt động nào như một phần của chương trình sự kiện.

#7 - Trang trí và biển hiệu - Họ đặt hàng các đồ trang trí cần thiết, khăn trải giường, hoa, dàn dựng và biển hiệu cần thiết.

#8 - Thuê và quản lý nhân viên sự kiện - Họ tìm, đặt chỗ và quản lý tất cả nhân viên tạm thời cần thiết để giúp điều hành sự kiện.

#9 - Thực hiện kế hoạch sự kiện một cách hoàn hảo - Vào ngày diễn ra sự kiện, họ giám sát việc thiết lập, quản lý tất cả các nhà cung cấp, khắc phục sự cố và đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch.

#10 - Theo dõi sau sự kiện - Họ xử lý các công việc như trả lại thiết bị, thanh toán hóa đơn, gửi lời cảm ơn, đánh giá thành công và các lĩnh vực cần cải thiện.

Mẹo cho các sự kiện tốt hơn

• Quản lý sự kiện
• bảo tàng tương tác
• thiết kế sự kiện

Cách chọn công ty tổ chức sự kiện tốt nhất?

Công ty tổ chức sự kiện tốt nhất có thể mất thời gian để tìm kiếm, nhưng với những mẹo thực tế này, họ sẽ ở ngay trước cửa nhà bạn🚪

#1 - Kinh nghiệm - Hãy xem xét các công ty đã thực hiện thành công nhiều sự kiện có quy mô và phạm vi tương tự như của bạn. Họ sẽ có một quy trình rõ ràng và biết cách xử lý các vấn đề phổ biến phát sinh.

#2 - Danh mục đầu tư - Xem xét các ví dụ về các sự kiện trong quá khứ mà công ty đã lên kế hoạch và quản lý. Tìm kiếm chất lượng, sự sáng tạo và sự chú ý đến từng chi tiết phù hợp với tầm nhìn của bạn.

#3 - Tài liệu tham khảo - Yêu cầu và kiểm tra các tài liệu tham khảo từ các khách hàng trước để xác nhận công ty thực hiện đúng lời hứa và xử lý các vấn đề một cách chuyên nghiệp.

#4 - Chuyên môn hóa - Một số công ty tập trung vào các sự kiện của công ty trong khi một số khác chuyên về đám cưới. Hãy tìm một người có kinh nghiệm và các nguồn lực cần thiết phù hợp với loại sự kiện cụ thể của bạn.

#5 - Đội - Gặp gỡ các thành viên chủ chốt của nhóm quản lý sự kiện, những người sẽ lập kế hoạch và thực hiện sự kiện của bạn. Đánh giá tính chuyên nghiệp, khả năng đáp ứng và nắm bắt nhu cầu và tầm nhìn của bạn.

#6 - Hợp đồng và giá cả - So sánh nhiều đề xuất (ít nhất 3) để có được điều khoản hợp đồng và giá cả tốt nhất. Đảm bảo phạm vi công việc rõ ràng và bạn hiểu rõ mọi khoản phí.

#7 - Danh tiếng - Kiểm tra các đánh giá, giải thưởng (nếu có), vị trí của công ty trong các tổ chức ngành sự kiện và thời gian hoạt động của công ty để đánh giá tính hợp pháp và chất lượng.

#8 - Giao tiếp - Công ty nên lắng nghe cẩn thận nhu cầu của bạn, giải đáp mọi thắc mắc của bạn và đáp ứng kịp thời các yêu cầu. Giao tiếp tốt là chìa khóa cho một mối quan hệ làm việc thành công.

#9 - Tính linh hoạt - Các công ty tốt nhất sẵn sàng tùy chỉnh dịch vụ của họ dựa trên ngân sách và sở thích của bạn, thay vì bám chặt vào một mẫu tiêu chuẩn.

#10 - Minh bạch - Yêu cầu hoàn toàn minh bạch về ngân sách, hợp đồng, tiến độ và kế hoạch. Tránh các công ty bí mật hoặc từ chối chia sẻ thông tin chi tiết.

#11 - Quản lý khủng hoảng - Họ xử lý những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến ​​như thế nào? Một công ty có kinh nghiệm xử lý khủng hoảng vững chắc sẽ giúp tránh được thảm họa.

#12 - Đổi mới - Họ có cởi mở với những ý tưởng và giải pháp mới để đạt được mục tiêu của bạn theo những cách sáng tạo không? Các công ty tiến bộ nuôi dưỡng những kết quả mới lạ.

#13 - Bảo hiểm - Họ có mua bảo hiểm cần thiết bao gồm bảo hiểm trách nhiệm pháp lý cho sự kiện của bạn không? Điều này bảo vệ bạn khỏi rủi ro và khiếu nại.

#14 - Giá trị - Phương pháp kinh doanh và giá trị công ty của họ có phù hợp với văn hóa tổ chức của bạn không? Sự phù hợp về văn hóa dẫn đến sự hiểu biết lẫn nhau.

#15 - Công nghệ - Họ có am hiểu công nghệ và luôn theo dõi các phương pháp hay nhất của xu hướng trong ngành không? Họ có tận dụng công nghệ như phần mềm quản lý dự án để giữ cho các kế hoạch được tổ chức và đi đúng hướng không? Công nghệ nâng cao hiệu quả.

Hãy tìm một công ty quản lý sự kiện có kinh nghiệm liên quan và thành tích đã được chứng minh, danh tiếng tốt và sự linh hoạt, giao tiếp và minh bạch cần thiết để thực hiện tầm nhìn độc đáo của bạn và vượt quá mong đợi của bạn cho sự kiện đặc biệt của bạn.

Những điều cần tránh khi xem xét các đề xuất quản lý sự kiện?

Có một số dấu hiệu đỏ mà bạn cần phải đề phòng ở một số công ty quản lý sự kiện. Tránh nó sẽ tránh một viên đạn trong giai đoạn hành quyết sau này.

• Ngôn ngữ mơ hồ hoặc chung chung - Các đề xuất không giải quyết cụ thể các mục tiêu sự kiện, yêu cầu ngân sách hoặc dòng thời gian của bạn là cảnh báo đáng báo động. Hãy cẩn thận với những công ty sử dụng ngôn ngữ chung chung thay vì tùy chỉnh đề xuất của họ.

• Phạm vi công việc không rõ ràng hoặc không xác định - Tránh những công ty không nêu rõ chính xác những dịch vụ nào họ sẽ cung cấp và những nhiệm vụ nào bị loại khỏi đề xuất của họ. Phạm vi phải chi tiết và toàn diện.

• Phụ phí quá mức - Hãy cẩn thận với những đề xuất có các khoản phí bổ sung không được nêu rõ ràng, chẳng hạn như phụ phí nhiên liệu, phí hành chính hoặc phí xử lý thanh toán. Tất cả những điều này phải minh bạch và được giải thích rõ ràng.

• Từ chối trả lời câu hỏi - Nếu một công ty tránh trả lời các câu hỏi của bạn về chi tiết kế hoạch, hợp đồng hoặc giá cả, điều này có thể có nghĩa là họ đang che giấu điều gì đó. Sự minh bạch là quan trọng để xây dựng niềm tin.

Ví dụ về các sự kiện mà một công ty quản lý sự kiện có thể lên kế hoạch là gì?

• Đám cưới - Tổ chức và thực hiện tiệc cưới là dịch vụ cốt lõi của nhiều công ty tổ chức sự kiện. Họ xử lý tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch từ lựa chọn địa điểm đến lời mời và điều phối trong ngày.

• Hội nghị và triển lãm thương mại - Các công ty tổ chức sự kiện có thể tổ chức các sự kiện lớn của công ty như hội nghị, hội thảo, hội nghị thượng đỉnh, ra mắt sản phẩm và triển lãm thương mại. Họ quản lý việc đăng ký, điều phối diễn giả, hậu cần địa điểm, phục vụ ăn uống và đăng ký.

• Ra mắt sản phẩm - Người quản lý sự kiện có thể tạo ra các sự kiện hấp dẫn, gây tiếng vang để giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ mới tới công chúng. Họ lên kế hoạch cho các hoạt động, các cuộc biểu tình và các yếu tố quảng cáo như các cuộc thăm dò trực tiếp và câu đố quiz để tạo hứng thú.

• Sự kiện gây quỹ và từ thiện - Các sự kiện phi lợi nhuận như bóng từ thiện, chạy/đi bộ và quyên góp là một loại sự kiện phổ biến khác do các công ty tổ chức sự kiện quản lý. Họ tập trung vào việc tối đa hóa số người tham dự và gây quỹ.

• Các bữa tiệc của công ty - Các công ty tổ chức sự kiện hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý các bữa tiệc nghỉ lễ của công ty, chuyến đi chơi mùa hè, lễ kỷ niệm nghỉ hưu và các loại sự kiện xã hội của nhân viên. Họ sắp xếp các hoạt động và phục vụ ăn uống.

• Lễ trao giải và gala - Lập kế hoạch cho các chương trình trao giải, dạ tiệc và các sự kiện black-tie là một chuyên môn khác của một số công ty tổ chức sự kiện trọn gói. Họ xử lý việc trang trí, sơ đồ chỗ ngồi, giỏ quà và bài phát biểu.

• Trình diễn sản phẩm - Đối với các công ty có kế hoạch giới thiệu một dòng sản phẩm, người tổ chức sự kiện có thể thiết kế các buổi trình diễn tương tác, lái thử, nếm thử và các cách hiệu quả khác để giới thiệu sản phẩm với khách hàng tiềm năng.

Các công ty quản lý sự kiện lên kế hoạch cho các sự kiện với quy mô và loại hình khác nhau, từ đám cưới thân mật đến hội nghị lớn của công ty, gây quỹ, tiệc, ra mắt sản phẩm, v.v. - về cơ bản là bất kỳ sự kiện nào đã được lên kế hoạch cần sự phối hợp chuyên nghiệp và hậu cần để đạt được mục tiêu của khách hàng.

Takeaways

Thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biến tầm nhìn cơ bản thành trải nghiệm mà mọi người sẽ không ngừng nhắc đến trong nhiều năm.

Sự quản lý của họ giúp bạn thoát khỏi những cơn đau đầu về hậu cần để bạn có thể hoàn toàn đảm nhận vai trò của một người chủ nhà duyên dáng. Hãy hình dung không gian sự kiện được bố trí hoàn hảo, với những vị khách hào hứng thưởng thức đồ ăn ngon và giải trí tuyệt vời - trong khi bạn dạo quanh phòng, có thời gian hòa nhập với mọi người. Tuyệt vời phải không?

Bạn muốn làm cho sự kiện của mình tương tác hơn? Thử AhaSlides để truy cập một loạt tàu phá băng, cuộc thăm dò ý kiến ​​và câu đố nâng phiên học lên một cấp độ khác.