Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện cuối cùng | 15 điều phải có để đảm bảo sự thành công của sự kiện

Tim bạn đập loạn nhịp khi hình dung ra những tình huống xấu nhất:

❗️ Một diễn giả bị ốm vài phút trước khi lên sân khấu.

❗️ Địa điểm của bạn đột ngột mất điện vào ngày diễn ra sự kiện.

❗️ Hoặc tệ nhất - ai đó bị tổn thương tại sự kiện của bạn.

Những suy nghĩ đau bụng khiến bạn thao thức cả đêm.

Nhưng ngay cả những sự kiện hỗn loạn nhất cũng có thể được quản lý - nếu bạn lên kế hoạch trước một cách cẩn thận và có hệ thống.

Một đơn giản danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện có thể giúp bạn xác định, chuẩn bị và giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng làm hỏng sự kiện của bạn. Hãy cùng tìm ra 10 điều cần phải làm trong danh sách kiểm tra để biến nỗi lo lắng thành một kế hoạch hành động được sắp xếp hợp lý.

Mục lục

• Giới thiệu chung
• Quản lý rủi ro của một sự kiện là gì?
• Năm bước để quản lý rủi ro với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện
• Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện
• Năm yếu tố quản lý rủi ro
• Danh sách kiểm tra trong quản lý sự kiện
• Takeaways
• Những câu hỏi thường gặp

Giới thiệu chung

Rủi ro sự kiện là gì?	Những sự cố ngoài ý muốn, không lường trước được, ảnh hưởng tiêu cực đến ban tổ chức và thương hiệu công ty.
Ví dụ về rủi ro sự kiện?	Thời tiết khắc nghiệt, an toàn thực phẩm, hỏa hoạn, xáo trộn, đe dọa an ninh, rủi ro tài chính,…

Quản lý rủi ro của một sự kiện là gì?

Quản lý rủi ro sự kiện liên quan đến việc xác định các rủi ro hoặc vấn đề tiềm ẩn có thể đe dọa đến một sự kiện, sau đó đưa ra các quy trình và biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu những rủi ro đó. Điều này giúp các nhà tổ chức sự kiện có kế hoạch dự phòng sẵn sàng để giảm thiểu sự gián đoạn và phục hồi nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh. Một danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện cũng được sử dụng để đảm bảo vượt qua mọi mối đe dọa tiềm ẩn.

Năm bước để quản lý rủi ro với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện

Chúng tôi biết công việc của người tổ chức sự kiện là rất căng thẳng với tất cả các khả năng có thể xảy ra. Để giúp bạn không phải suy nghĩ quá nhiều, hãy làm theo 5 bước đơn giản của chúng tôi để lập kế hoạch quản lý rủi ro hoàn hảo cho các sự kiện:

• Xác định rủi ro - Suy nghĩ về tất cả những điều có thể xảy ra tại sự kiện của bạn. Hãy xem xét các yếu tố như vấn đề về địa điểm, thời tiết xấu, lỗi công nghệ, hủy diễn giả, vấn đề về đồ ăn, chấn thương, số lượng người tham dự ít, v.v. Hãy suy nghĩ rộng rãi và đặt nó vào công cụ động não để giữ nguyên ý tưởng.

Cần những cách mới để động não?

Sử dụng công cụ động não trên AhaSlides để nảy sinh nhiều ý tưởng hơn trong công việc và khi tổ chức sự kiện!

🚀 Đăng ký miễn phí☁️

• Đánh giá khả năng và tác động - Đối với mỗi rủi ro sự kiện được xác định, hãy ước tính khả năng xảy ra và tác động tiềm ẩn của nó đối với sự kiện của bạn. Điều này giúp xác định những rủi ro nào cần có kế hoạch giảm thiểu triệt để nhất.

• Xây dựng kế hoạch dự phòng - Đối với những rủi ro có mức độ ưu tiên cao hơn, hãy lập các kế hoạch, giải pháp và dự phòng cụ thể để giảm thiểu sự gián đoạn nếu những rủi ro đó trở thành hiện thực. Điều này có thể liên quan đến việc xác nhận địa điểm thay thế, nhà cung cấp, lịch trình, v.v.

• Phân công trách nhiệm - Phân công một người chịu trách nhiệm thực hiện từng kế hoạch dự phòng và truyền đạt vai trò rõ ràng cho nhóm của bạn. Điều này đảm bảo ai đó sẽ hành động nếu rủi ro thực sự xảy ra.

• Thực hành kế hoạch của bạn - Xem xét các tình huống có thể xảy ra để xác định các lỗ hổng trong kế hoạch quản lý rủi ro sự kiện của bạn. Huấn luyện nhóm của bạn về cách ứng phó trong các tình huống khác nhau sẽ tạo dựng sự tự tin để họ có thể quản lý thành công các vấn đề phát sinh vào ngày diễn ra sự kiện.

Mẹo để tương tác tốt hơn

• Tổ chức sự kiện
• thiết kế sự kiện
• Kinh doanh mạng

Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện

Những điểm chung mà danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện cần bao gồm là gì? Tìm cảm hứng với các ví dụ về danh sách kiểm tra rủi ro sự kiện của chúng tôi bên dưới.

#1 - Địa điểm
☐ Hợp đồng đã ký
☐ Giấy phép và giấy phép nhận được
☐ Sơ đồ mặt bằng và sắp xếp thiết lập đã được xác nhận
☐ Dịch vụ ăn uống và yêu cầu kỹ thuật cụ thể
☐ Địa điểm dự phòng được xác định và ở chế độ chờ

#2 - Thời tiết
☐ Kế hoạch theo dõi và thông báo thời tiết khắc nghiệt
☐ Có sẵn lều hoặc nơi trú ẩn thay thế nếu cần
☐ Sắp xếp để di chuyển sự kiện vào trong nhà nếu cần

#3 - Công nghệ
☐ A/V và các thiết bị công nghệ khác đã được thử nghiệm
☐ Có được thông tin liên hệ hỗ trợ CNTT
☐ Bản in giấy của các tài liệu có sẵn để sao lưu
☐ Kế hoạch dự phòng khi mất điện hoặc internet

#4 - Y tế/An toàn
☐ Bộ dụng cụ sơ cứu và AED có sẵn
☐ Lối thoát hiểm được đánh dấu rõ ràng
☐ Nhân viên được đào tạo về quy trình khẩn cấp
☐ Thông tin liên hệ an ninh/cảnh sát có sẵn

#5 - Loa
☐ Tiểu sử và ảnh nhận được
☐ Các diễn giả thay thế được chọn để dự phòng
☐ Kế hoạch dự phòng của diễn giả được thông báo

#6 - Điểm danh
☐ Đã xác nhận ngưỡng tham dự tối thiểu
☐ Chính sách hủy đặt phòng được thông báo
☐ Có kế hoạch hoàn tiền nếu sự kiện bị hủy

#7 - Bảo hiểm
☐ Chính sách bảo hiểm trách nhiệm chung có hiệu lực
☐ Giấy chứng nhận bảo hiểm có được

#8 - Tài liệu
☐ Bản sao hợp đồng, giấy phép và giấy phép
☐ Thông tin liên lạc cho tất cả các nhà cung cấp và nhà cung cấp
☐ Chương trình sự kiện, chương trình nghị sự và/hoặc hành trình

#9 - Nhân sự/Tình nguyện viên
☐ Vai trò được giao cho nhân viên và tình nguyện viên
☐ Có sẵn bản dự phòng để điền vào khi vắng mặt
☐ Đã hoàn thành khóa đào tạo về quy trình khẩn cấp và kế hoạch dự phòng

#10 - Thực phẩm và đồ uống
☐ Có sẵn dự phòng cho bất kỳ nguồn cung cấp dễ hỏng nào
☐ Các lựa chọn thực phẩm thay thế được chuẩn bị trong trường hợp đặt món bị chậm trễ/không chính xác/khách bị dị ứng
☐ Có sẵn các sản phẩm giấy, đồ dùng và đồ dùng phục vụ bổ sung

#11 - Chất thải và Tái chế
☐ Thùng rác và thùng tái chế được phân phát
☐ Vai trò được phân công để thu gom rác trong và sau sự kiện

#12 - Thủ tục giải quyết khiếu nại
☐ Nhân viên được chỉ định để xử lý khiếu nại của người tham dự
☐ Một giao thức để giải quyết các vấn đề và hoàn lại tiền/bồi thường nếu cần

#13 - Kế hoạch sơ tán khẩn cấp
☐ Đã chuẩn bị các tuyến đường sơ tán và điểm tập trung
☐ Cho nhân viên túc trực gần lối ra

#14 - Giao thức tìm người thất lạc
☐ Nhân viên chịu trách nhiệm về trẻ em bị lạc/người già/người khuyết tật được chỉ định
☐ Có được thông tin liên hệ của cha mẹ/người giám hộ của trẻ vị thành niên

#15 - Báo cáo sự cố
☐ Biểu mẫu báo cáo sự cố được tạo cho nhân viên để ghi lại mọi trường hợp khẩn cấp

Năm yếu tố quản lý rủi ro

Rủi ro không chỉ là vận rủi - nó là một phần của mọi hoạt động mạo hiểm. Nhưng với kế hoạch quản lý rủi ro sự kiện phù hợp, bạn có thể chế ngự rủi ro hỗn loạn tạo ra và biến mối đe dọa thành cơ hội. Năm cách tiếp cận để quản lý rủi ro bao gồm:

• Xác định rủi ro - Hãy nghĩ đến những điều nhỏ nhặt như trục trặc công nghệ…cho đến thảm họa toàn diện. Việc liệt kê các rủi ro sẽ đưa chúng ra khỏi đầu bạn và viết ra giấy để bạn có thể đối mặt với chúng.

• Đánh giá rủi ro- Đánh giá từng rủi ro để hiểu rủi ro nào gây ra mối đe dọa lớn nhất. Hãy xem xét: Khả năng điều này xảy ra là bao nhiêu? Thiệt hại gì có thể xảy ra nếu nó xảy ra? Ưu tiên rủi ro sẽ tập trung nỗ lực của bạn vào những vấn đề thực sự quan trọng.

• Giảm thiểu rủi ro - Có kế hoạch chống trả! Xem xét các cách để giảm khả năng xảy ra rủi ro, giảm bớt mọi tác động nếu nó xảy ra hoặc cả hai. Bạn càng có thể làm suy yếu rủi ro trước đó thì chúng sẽ càng ít làm phiền bạn hơn.

• Giám sát rủi ro - Khi đã có kế hoạch ban đầu, hãy luôn cảnh giác. Theo dõi các dấu hiệu rủi ro mới đang xuất hiện hoặc rủi ro cũ đang thay đổi. Điều chỉnh chiến lược của bạn khi cần thiết để theo kịp bối cảnh mối đe dọa ngày càng gia tăng.

• Báo cáo rủi ro - Chia sẻ rủi ro và kế hoạch với nhóm của bạn. Đưa những người khác vào cuộc sẽ giúp bạn có được sự tham gia, vạch trần những điểm yếu mà bạn có thể đã bỏ qua và phân bổ trách nhiệm giải trình để quản lý rủi ro.

Danh sách kiểm tra trong quản lý sự kiện là gì?

Danh sách kiểm tra trong quản lý sự kiện đề cập đến danh sách các mục hoặc nhiệm vụ mà người tổ chức sự kiện xác minh đã được chuẩn bị, sắp xếp hoặc lên kế hoạch trước một sự kiện.

Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro toàn diện giúp đảm bảo không có gì quan trọng bị bỏ qua khi bạn sắp xếp tất cả các chi tiết cần thiết để thực hiện thành công một sự kiện.

Danh sách kiểm tra rất hữu ích cho việc quản lý sự kiện vì chúng:

• Cung cấp sự rõ ràng và cấu trúc - Họ sắp xếp theo thứ tự chi tiết mọi thứ cần phải làm để không có gì bị bỏ sót.

• Khuyến khích chuẩn bị kỹ lưỡng - Việc kiểm tra các vật dụng sẽ thúc đẩy người tổ chức đảm bảo mọi sắp xếp và biện pháp phòng ngừa thực sự được thực hiện trước khi sự kiện bắt đầu.

• Cải thiện giao tiếp - Các đội có thể phân chia và phân công các mục trong danh sách kiểm tra để đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

• hỗ trợ nhất quán - Sử dụng cùng một danh sách kiểm tra cho các sự kiện định kỳ giúp duy trì các tiêu chuẩn và nắm bắt các lĩnh vực cần cải thiện mỗi lần.

• Tiết lộ những khoảng trống hoặc điểm yếu - Các mục không được đánh dấu sẽ làm nổi bật những thứ đã quên hoặc cần lập kế hoạch nhiều hơn, cho phép bạn giải quyết chúng trước khi có vấn đề phát sinh.

• Tạo điều kiện bàn giao - Trao danh sách kiểm tra cho những người tổ chức mới giúp họ hiểu tất cả những gì đã làm để lên kế hoạch cho những sự kiện thành công trước đó.

Takeaways

Với những tính năng bổ sung này trong danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện của bạn, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho chiến trường! Sự chuẩn bị biến sự hỗn loạn tiềm ẩn thành sự tự tin bình tĩnh. Vì vậy, hãy thêm từng mục vào danh sách của bạn. Gạch bỏ chúng từng cái một. Hãy xem danh sách kiểm tra đó để biến lo lắng thành sức mạnh. Bởi vì bạn càng lường trước bao nhiêu, thì rủi ro càng tốt bấy nhiêu sẽ phụ thuộc vào kế hoạch và sự chuẩn bị tỉ mỉ của bạn bấy nhiêu.

Những câu hỏi thường gặp