8+ Lời khuyên của chuyên gia để quản lý nhóm từ xa | W Ví dụ | 2024 tiết lộ

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các kỹ năng của quản lý đội từ xa đã trở nên cần thiết đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Cho dù bạn là người mới làm quen với khái niệm này hay đang tìm cách nâng cao các kỹ năng hiện có của mình, thì trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá các mẹo, công cụ và ví dụ thực tế để quản lý hiệu quả các nhóm làm việc từ xa, giúp bạn thúc đẩy sự hợp tác, duy trì động lực và đạt được kết quả đáng chú ý trong một môi trường ảo.

Mục lục

• Quản lý nhóm từ xa có ý nghĩa gì?
• Những thách thức của việc quản lý các nhóm từ xa là gì?
• Mẹo để quản lý nhóm từ xa hiệu quả (kèm ví dụ)
  • 1/ Giao tiếp rõ ràng là chìa khóa
  • 2/ Thiết lập Kỳ vọng và Mục tiêu
  • 3/ Khuyến khích quyền tự chủ
  • 4/ Phản hồi thường xuyên và Tăng trưởng
  • 5/ Đồng Cảm và Hỗ Trợ
  • 6/ Thúc đẩy liên kết ảo
  • 7/ Công Nhận Và Cổ Vũ Thành Công
  • 8/ Chọn đúng công cụ
• Kết luận:
• Những câu hỏi thường gặp

Mẹo để tương tác tốt hơn

• Quản lý nhóm chức năng chéo
• Công cụ cộng tác của Google
• Đội ngũ tự quản lý

Quản lý nhóm từ xa có ý nghĩa gì?

Hãy quên đi những ngày ở góc phòng và những buổi uống cà phê chung. Các nhóm từ xa có thể sống rải rác khắp các châu lục, gương mặt họ rạng rỡ qua các cuộc gọi điện video từ những quán cà phê ngập nắng ở Bali đến những phòng khách ấm cúng ở London. Công việc của bạn, với tư cách là nhạc trưởng, là giữ cho âm nhạc hài hòa, mọi người đồng bộ và đạt đến đỉnh cao sáng tạo, ngay cả khi cách nhau hàng dặm không gian ảo.

Đó chắc chắn là một thử thách độc đáo. Nhưng với các công cụ và tư duy phù hợp, việc quản lý các nhóm từ xa có thể là một bản giao hưởng giữa năng suất và sự cộng tác. Bạn sẽ trở thành bậc thầy về giao tiếp ảo, người cổ vũ cho những linh hồn bị phân tán và một chuyên gia công nghệ có thể khắc phục mọi sự nhầm lẫn về múi giờ.

Những thách thức của việc quản lý các nhóm từ xa là gì?

Quản lý các nhóm từ xa đi kèm với một loạt thách thức riêng đòi hỏi các giải pháp chu đáo. Những thách thức này bao gồm:

1/ Giải quyết nỗi cô đơn

Một nghiên cứu đáng chú ý của Nhà tâm lý học tổ chức Lynn Holdsworth đã phát hiện ra một khía cạnh đáng chú ý của công việc từ xa toàn thời gian – cảm giác cô đơn tăng đáng kinh ngạc 67% so với môi trường làm việc tại văn phòng truyền thống. Cảm giác bị cô lập này có thể có những tác động sâu rộng, ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm và hạnh phúc của từng cá nhân.

2/ Thiết lập các kết nối có ý nghĩa

Theo Nghiên cứu của Jostle và Dialactic, 61% nhân viên bày tỏ cảm thấy ít kết nối với đồng nghiệp do làm việc từ xa, 77% cho biết các tương tác xã hội giảm đáng kể (hoặc hoàn toàn không có) với đồng nghiệp và 19% cho biết làm việc từ xa dẫn đến cảm giác bị loại trừ.

Trở ngại này có khả năng ảnh hưởng đến động lực và sự tham gia của họ. Xây dựng cảm giác thân thuộc và thúc đẩy các tương tác thường xuyên là rất quan trọng.

3/ Xử lý các múi giờ khác nhau 

Điều phối công việc khi các thành viên trong nhóm phân tán ở các múi giờ khác nhau có thể khá phức tạp. Tìm hiểu thời điểm lên lịch họp và đảm bảo mọi người cộng tác trong thời gian thực có thể giống như giải một câu đố phức tạp.

4/ Đảm bảo hoàn thành công việc và duy trì năng suất 

Khi bạn làm việc từ xa mà không có sự giám sát trực tiếp, một số thành viên trong nhóm có thể khó tập trung và có trách nhiệm. Đặt kỳ vọng và đo lường hiệu suất trở nên cực kỳ quan trọng.

5/ Đánh giá các nền văn hóa khác nhau 

Với các thành viên trong nhóm đến từ nhiều nền tảng khác nhau, có nhiều cách làm việc, giao tiếp và kỷ niệm ngày lễ khác nhau. Nhạy cảm với những khác biệt này là chìa khóa để tạo ra một môi trường thân thiện và hòa nhập.

6/ Tìm kiếm sự cân bằng phù hợp giữa niềm tin và sự kiểm soát 

Quyết định mức độ tự do để các thành viên trong nhóm làm việc độc lập so với việc giám sát chặt chẽ là một thách thức lớn trong các tình huống làm việc từ xa.

7/ Giữ cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống 

Làm việc từ xa đôi khi có thể làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân, điều này có thể dẫn đến cảm giác choáng ngợp. Quản lý cẩn thận là rất quan trọng để đảm bảo sự cân bằng lành mạnh và ngăn ngừa kiệt sức.

Mẹo để quản lý nhóm từ xa hiệu quả (kèm ví dụ)

Quản lý các nhóm từ xa có thể vừa bổ ích vừa đầy thử thách. Để giúp bạn điều hướng cách làm việc mới này, đây là một số mẹo thiết thực cùng với các ví dụ:

1/ Giao tiếp rõ ràng là chìa khóa

Khi quản lý các nhóm từ xa, giao tiếp rõ ràng đóng vai trò là nền tảng cho sự thành công. Khi các thành viên trong nhóm trải rộng khắp các địa điểm khác nhau, nhu cầu giao tiếp hiệu quả càng trở nên quan trọng hơn. Sau đây là những gì bạn có thể làm để đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau:

• Sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau: Tận dụng sự kết hợp của các công cụ giao tiếp để tạo điều kiện thuận lợi cho các loại tương tác khác nhau. Cuộc gọi video, email, nền tảng trò chuyện và công cụ quản lý dự án đều là những tài nguyên quý giá. 
• Đăng ký video thông thường: Lên lịch đăng ký video thường xuyên để mô phỏng cảm giác của một cuộc họp trực tiếp. Các phiên này có thể được sử dụng để thảo luận về các bản cập nhật dự án, làm rõ những nghi ngờ và đảm bảo mọi người đều thống nhất. Ví dụ: thiết lập cuộc gọi video hàng tuần để mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ tiến trình, thách thức và nhiệm vụ sắp tới của họ. 
• Giải quyết vấn đề theo thời gian thực: Khuyến khích các thành viên trong nhóm sử dụng các công cụ trò chuyện để nhanh chóng làm rõ, chia sẻ thông tin cập nhật và cộng tác trong các nhiệm vụ tức thời. Điều này giúp mọi thứ tiếp tục di chuyển, ngay cả khi mọi người ở các múi giờ khác nhau.

💡 Kiểm tra: Thống kê làm việc từ xa

2/ Thiết lập Kỳ vọng và Mục tiêu

Xác định rõ nhiệm vụ, thời hạn và kết quả mong đợi. Điều này đảm bảo mọi người đều biết vai trò và trách nhiệm của họ. Dưới đây là một số lời khuyên:

• Chia nhỏ công việc: Chia các nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và giải thích ai nên thực hiện từng phần. Điều này giúp mọi người hiểu vai trò của họ.
• Cho họ biết khi nào kết thúc: Đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp mọi người quản lý thời gian của họ và hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Hiển thị mục tiêu cuối cùng: Giải thích bạn muốn kết quả cuối cùng trông như thế nào. Điều này giúp nhóm của bạn hiểu những gì họ đang hướng tới.

3/ Khuyến khích quyền tự chủ 

Tin tưởng các thành viên trong nhóm của bạn để quản lý công việc của họ một cách độc lập. Điều này làm tăng sự tự tin và trách nhiệm giải trình của họ. Đây là cách bạn có thể trao quyền tự do cho nhóm làm việc từ xa của mình để tự xử lý công việc của họ.

• Hãy tin vào họ: Thể hiện rằng bạn tin tưởng nhóm của mình sẽ hoàn thành công việc. Điều này giúp họ cảm thấy tự tin và có trách nhiệm hơn.
• Làm việc trong thời gian riêng của họ: Cho phép các thành viên trong nhóm chọn thời điểm họ muốn làm việc. Ví dụ, nếu ai đó làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, hãy để họ làm việc sau đó. Chỉ cần họ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn là tốt rồi.

4/ Phản hồi thường xuyên và Tăng trưởng

Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để giúp các thành viên trong nhóm cải thiện và phát triển.

• Đưa ra lời khuyên hữu ích: Để các thành viên trong nhóm của bạn biết những gì họ đang làm tốt và những điểm họ có thể cải thiện là điều quan trọng đối với sự phát triển nghề nghiệp của họ. Nó giúp họ xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình, và đặt mục tiêu để cải thiện. Phản hồi mang tính xây dựng cũng có thể thúc đẩy các thành viên trong nhóm làm việc chăm chỉ hơn và phát huy hết tiềm năng của họ.
• Nói Về Mục Tiêu: Có những cuộc nói chuyện thường xuyên về những gì họ muốn học hoặc đạt được. 
• Phiên phản hồi hàng tháng: Lên lịch các cuộc họp hàng tháng để nói về cách họ đang làm. Thảo luận về điểm mạnh của họ và đề xuất những cách họ có thể trở nên tốt hơn nữa.
• Hãy cởi mở để nhận phản hồi. Hãy nhớ rằng mọi người đều không ngừng học hỏi và phát triển. Hãy cởi mở với phản hồi từ các thành viên trong nhóm của bạn và sẵn sàng thực hiện các thay đổi khi cần thiết.

5/ Đồng Cảm và Hỗ Trợ

Nhận ra rằng hoàn cảnh của mỗi người là duy nhất. Thể hiện sự hiểu biết và đồng cảm với những khó khăn mà họ có thể gặp phải ngoài công việc. Đây là cách bạn có thể làm điều này:

• Hãy từ bi: Hiểu rằng các thành viên trong nhóm của bạn có cuộc sống bên ngoài công việc. Họ có thể có trách nhiệm gia đình hoặc các vấn đề cá nhân để giải quyết.
• Lắng nghe và học hỏi: Hãy chú ý đến những thách thức và mối quan tâm của họ. Lắng nghe những gì họ đang trải qua và cố gắng hiểu quan điểm của họ.
• Giờ làm việc linh hoạt: Ví dụ, nếu ai đó cần chăm sóc gia đình hoặc có các cam kết khác, đôi khi hãy cho phép họ thay đổi giờ làm việc. Bằng cách này, họ có thể quản lý trách nhiệm của mình trong khi vẫn hoàn thành công việc.

6/ Thúc đẩy liên kết ảo 

Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm kết nối ở cấp độ cá nhân. Điều này có thể thông qua giờ giải lao ảo, trò chơi xây dựng nhóm hoặc chia sẻ những giai thoại cá nhân. 

Dưới đây là nhiều hoạt động khác nhau mà bạn có thể tham gia để gắn kết nhóm của mình lại gần nhau hơn và củng cố sự đoàn kết của các bạn:

• 14 trò chơi truyền cảm hứng cho các cuộc họp ảo 
• 10 trò chơi xây dựng nhóm trực tuyến miễn phí sẽ xua tan nỗi cô đơn của bạn
• Hơn 11 hoạt động gắn kết nhóm không bao giờ làm phiền đồng nghiệp của bạn

7/ Công Nhận Và Cổ Vũ Thành Công

Làm cho nhóm từ xa của bạn cảm thấy được đánh giá cao vì những thành tích của họ là rất quan trọng. 

• Chú ý công việc khó khăn của họ: Hãy chú ý đến những nỗ lực mà các thành viên trong nhóm của bạn đưa vào nhiệm vụ của họ. Điều này cho họ biết vấn đề công việc của họ.
• Nói “Làm tốt lắm!”: Ngay cả một tin nhắn nhỏ cũng có thể có ý nghĩa rất lớn. Gửi một email nhanh hoặc một tin nhắn có biểu tượng cảm xúc ảo “cao năm” cho thấy bạn đang cổ vũ cho họ.
• Kỷ niệm các mốc quan trọng: Ví dụ: khi một thành viên trong nhóm hoàn thành một dự án khó khăn, hãy gửi email chúc mừng. Bạn cũng có thể chia sẻ thành tích của họ trong các cuộc họp nhóm.

8/ Chọn đúng công cụ

Trao quyền cho nhóm từ xa của bạn bằng công nghệ phù hợp là yếu tố then chốt để làm việc nhóm liền mạch. Đây là cách bạn có thể cung cấp cho họ những thứ cần thiết công cụ làm việc từ xa:

• Lựa chọn phần mềm chiến lược: Tùy chọn cho phần mềm và công nghệ hợp lý hóa sự hợp tác và tăng năng suất. Điều này đảm bảo nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau hiệu quả, bất kể họ ở đâu.
• Quản lý dự án chính xác: Chẳng hạn, hãy cân nhắc sử dụng các nền tảng quản lý dự án như Trello hoặc Asana. Những công cụ này giúp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và duy trì liên lạc rõ ràng trong nhóm.

• Nâng cao tương tác với AhaSlides: Ngoài các công cụ quản lý dự án, bạn có thể tận dụng AhaSlides để nâng cao các khía cạnh khác nhau trong công việc từ xa của nhóm bạn. Sử dụng nó cho mẫu động thu hút và quyến rũ khán giả của bạn. Kết hợp các tính năng tương tác như các cuộc thăm dò trực tiếp, câu đố quiz, đám mây từvà Q & A để khuyến khích sự tham gia trong các cuộc họp. Ngoài ra, bạn có thể khai thác AhaSlides cho các hoạt động gắn kết nhóm, mang lại cảm giác vui vẻ và tình bạn thân thiết vào các tương tác ảo của bạn.

• Hướng dẫn làm quen: Đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn thành thạo các công cụ bạn giới thiệu. Cung cấp hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ để đảm bảo mọi người có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Kiểm tra các mẫu AhaSlides để xây dựng nhóm kết hợp

Kết luận:

Hãy nhớ rằng, hiểu nhu cầu của từng thành viên trong nhóm, thúc đẩy cộng tác và ghi nhận thành tích là tất cả những điều cần thiết để xây dựng một nhóm làm việc từ xa mạnh mẽ và đoàn kết. Với các chiến lược phù hợp, bạn có thể dẫn dắt nhóm của mình đạt được những kết quả đáng chú ý, bất kể họ ở đâu.

Những câu hỏi thường gặp 

Tham khảo: Forbes