Lần cuối xem xét lại vào ngày 30 tháng 10 năm 2026 dựa trên các nguồn được liên kết trong bài đăng này.
Cuộc họp toàn thể đã được lên lịch, pizza đã được đặt và các slide đã sẵn sàng. Sau đó, một đồng nghiệp hỏi liệu video có phụ đề không, và một người khác hỏi ngoài xúc xích pepperoni ra thì còn món gì để ăn nữa. Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC) cho biết... Hơn 1/4 người trưởng thành ở Mỹ mắc một dạng khuyết tật nào đó.Vì vậy, trong bất kỳ căn phòng nào có 20 người, một vài người có thể cần những thứ mà bạn không lường trước được.
Các khóa học quản lý văn phòng và quản trị viên văn phòng thường tập trung vào lập kế hoạch, ngân sách và phần mềm quản trị. Danh sách này bao gồm nửa còn lại của công việc: các sự kiện, thông báo và không gian chung, nơi mà các vấn đề về hòa nhập và an ninh xuất hiện đầu tiên. Bạn sẽ nhận được 13 khóa học được thiết kế sẵn trong 4 nhóm, mỗi nhóm giải quyết vấn đề gì và cách triển khai chúng. Mỗi nhóm kết thúc bằng một bài tập thực hành. Lựa chọn của chúng tôiCác điểm pháp lý mô tả các quy định liên bang của Hoa Kỳ, vì vậy hãy sử dụng tài liệu này như một bản tóm tắt nội dung, chứ không phải là một phán quyết.
Tổng quan về tất cả 13 khóa học
| Khóa học | Những gì nó bao gồm | Chiều dài | Có phải đây là quy định của liên bang? |
|---|---|---|---|
| các cuộc họp và sự kiện dễ tiếp cận | Phụ đề, địa điểm và định dạng phù hợp với tất cả mọi người | 30 phút | Không |
| Email, trò chuyện và bài đăng trên mạng xã hội dễ dàng truy cập | Những tin nhắn mà người dùng công nghệ hỗ trợ có thể đọc được | 25 phút | Không |
| Thông báo tóm tắt về sự thay đổi | Thông báo rõ ràng về việc tái tổ chức hoặc thay đổi chính sách. | 45 phút | Không |
| Đồ ăn và thức uống đa dạng tại các sự kiện công ty | Nhu cầu về chế độ ăn uống, tôn giáo và sức khỏe tại các sự kiện | 25 phút | Không |
| Lên kế hoạch cho các lễ kỷ niệm và ngày lễ mang tính toàn diện | Các ngày lễ, sự kiện và hoạt động có sự tham gia của tất cả mọi người. | 25 phút | Không |
| Chính sách truyền thông và mạng xã hội | Những nội dung nhân viên được phép đăng tải và bình luận về tổ chức. | 25 phút | Đúng vậy (quy định liên bang của Hoa Kỳ) |
| Bộ tài liệu Tháng nâng cao nhận thức về an ninh mạng: buổi khai mạc | Lên kế hoạch và khởi động tháng | 20 phút | Không |
| Bộ tài liệu cho Tháng nâng cao nhận thức về an ninh mạng: gói tài liệu họp nhóm hàng tuần. | Các cuộc họp ngắn về an ninh hàng tuần. | 10 phút | Không |
| Phân loại và xử lý dữ liệu | Phân loại và xử lý thông tin nhạy cảm | 25 phút | Không |
| Phân biệt đối xử và cơ hội việc làm bình đẳng | Các đặc điểm được bảo vệ và nhận diện sự phân biệt đối xử | 45 phút | Đúng vậy (quy định liên bang của Hoa Kỳ) |
| Ngăn chặn sự trả thù | Không bao giờ trừng phạt bất cứ ai nêu lên mối lo ngại. | 40 phút | Đúng vậy (quy định liên bang của Hoa Kỳ) |
| Quy tắc ứng xử | Quà tặng, sự trung thực, xung đột và việc lên tiếng. | 35 phút | Không |
| Tuyển dụng, phỏng vấn và minh bạch lương bổng theo quy định pháp luật | Các quy định hợp pháp về quảng cáo tuyển dụng, câu hỏi và tiền lương. | 45 phút | Có (theo quy định liên bang của Hoa Kỳ; tính minh bạch về lương thưởng khác nhau tùy từng tiểu bang) |
Luật pháp quy định các quy tắc về cách bạn đối xử với mọi người. Chúng không yêu cầu phải tham gia một khóa học nào cả.
Các sự kiện và thông tin liên lạc dễ tiếp cận
các cuộc họp và sự kiện dễ tiếp cận
Khóa học này hướng dẫn người tổ chức cách làm cho các cuộc họp và sự kiện phù hợp với tất cả mọi người: phụ đề, địa điểm và hình thức. Người quản lý văn phòng đặt phòng, thiết lập cuộc gọi và gửi thông tin tham gia, vì vậy hầu hết các vấn đề về khả năng tiếp cận đều bắt đầu hoặc kết thúc ở họ. Các bài học bao gồm việc hỏi về nhu cầu từ sớm, các cuộc họp ảo và kết hợp, địa điểm tổ chức trực tiếp và những việc cần làm trong và sau ngày diễn ra sự kiện. Một phần tương tác thú vị là bài kiểm tra Chọn đáp án: trong bốn lời mời, lời mời nào hỏi về nhu cầu tiếp cận một cách đúng đắn?
Email, trò chuyện và bài đăng trên mạng xã hội dễ dàng truy cập
Người quản lý văn phòng thường gửi nhiều tin nhắn cho toàn thể nhân viên. Khóa học 25 phút này giúp những người sử dụng công nghệ hỗ trợ, chẳng hạn như phần mềm đọc màn hình, đọc được email, tin nhắn trò chuyện và bài đăng. Khóa học bắt đầu từ lý do tại sao điều này quan trọng, đến các quy tắc, sau đó là thực hành và áp dụng chúng vào tin nhắn của chính bạn. Hãy thử điều này trong phần thực hành: hỏi người học xem người dùng phần mềm đọc màn hình sẽ thấy phiên bản nào dễ đọc hơn trong hai phiên bản thông báo giống nhau, sau đó cùng nhau sửa phiên bản khó đọc hơn.
Thông báo tóm tắt về sự thay đổi: tái cấu trúc hoặc thay đổi chính sách
Khi văn phòng chuyển địa điểm, chính sách bố trí bàn làm việc thay đổi hoặc nhóm được tổ chức lại, người quản lý văn phòng thường thiết lập buổi họp giao ban và giải đáp thắc mắc sau đó. Mẫu buổi họp giao ban 45 phút này, do một lãnh đạo cấp cao điều hành cho những người bị ảnh hưởng, bao gồm những việc cần làm trước buổi họp, cách trình bày sao cho hiệu quả và những việc cần làm sau đó. Thu thập các câu hỏi ẩn danh trong một slide Hỏi đáp mở trong suốt buổi họp, để mọi người có thể hỏi những điều mà bình thường họ chỉ muốn nói lúc uống cà phê.
Lựa chọn của chúng tôi: Các cuộc họp và sự kiện dễ tiếp cận. Nó khắc phục những vấn đề mà mọi người nhận thấy ngay lập tức, và mọi khóa học khác trong bài viết này đều hoạt động tốt hơn khi phòng họp, cuộc gọi và lời mời đều phù hợp với tất cả mọi người.
Ẩm thực và lễ hội hòa nhập
Đồ ăn và thức uống đa dạng tại các sự kiện công ty
Thức ăn là một khía cạnh dễ khiến người tổ chức sự kiện bỏ sót người tham dự. Khóa học này giúp các nhà tổ chức sự kiện tôn trọng nhu cầu về chế độ ăn uống, tôn giáo và sức khỏe, với các bài học về việc nắm bắt nhu cầu, thu thập và tóm tắt thông tin, đồ uống và thời gian phục vụ, cũng như cách phục vụ và ghi nhãn. Các nhà quản lý văn phòng cũng cần khóa học này vì họ là người đặt hàng dịch vụ ăn uống. Một trò chơi tìm từ nhanh (Word Cloud) rất hiệu quả: "Điều gì đã khiến bạn không thể ăn tại một sự kiện công ty?" Câu trả lời thường làm thay đổi đơn đặt hàng.
Lên kế hoạch cho các lễ kỷ niệm và ngày lễ mang tính toàn diện
Tiệc cuối năm, trang trí lễ hội và bữa trưa nhóm trong tháng ăn chay đều đổ dồn lên bàn làm việc của quản lý văn phòng. Khóa học này bao gồm các chủ đề về ngày tháng và lịch, cách đánh dấu các ngày lễ một cách chu đáo, danh sách kiểm tra sự kiện toàn diện, các bài tập khởi động và câu đố mà mọi người thuộc bất kỳ tín ngưỡng nào cũng có thể tham gia. Sử dụng thang điểm đánh giá để hỏi mọi người cảm thấy được tham gia như thế nào trong buổi lễ kỷ niệm lần trước, từ 1 đến 5, trước và sau khi bạn thay đổi kế hoạch.
Lựa chọn của chúng tôi: Lên kế hoạch cho các lễ kỷ niệm và kỳ nghỉ mang tính toàn diện. Các buổi lễ kỷ niệm nhằm mục đích gắn kết mọi người, và một khóa học ngắn hạn sẽ chấm dứt tình trạng âm thầm loại trừ một đồng nghiệp mỗi năm.
Các chiến dịch nâng cao nhận thức về an ninh và mạng xã hội
Chính sách truyền thông và mạng xã hội
Khóa học này quy định các quy tắc về những gì nhân viên được phép đăng tải và nói về tổ chức trên mạng. Trang mẫu dựa trên Đạo luật Quan hệ Lao động Quốc gia, và Ủy ban Quan hệ Lao động Quốc gia cho biết đó là Điều 7 của Đạo luật đó. đảm bảo cho người lao động quyền tham gia các hoạt động tập thể. để hỗ trợ hoặc bảo vệ lẫn nhau, trong khi Mục 8(a)(1) quy định việc người sử dụng lao động can thiệp vào các quyền đó là hành vi lao động không công bằng. Hãy hỏi luật sư của bạn xem điều đó định hình chính sách của riêng bạn như thế nào. Tình huống: một đồng nghiệp đăng khiếu nại về điều kiện văn phòng. Liệu đó có phải là vi phạm chính sách không?
Bộ tài liệu Tháng nâng cao nhận thức về an ninh mạng: buổi khai mạc
Các quản lý văn phòng thường điều hành các chiến dịch nội bộ do nhóm bảo mật lên kế hoạch. Buổi họp khởi động kéo dài 20 phút này, dành cho toàn bộ tổ chức, sẽ bao gồm việc lập kế hoạch cho tháng và đảm bảo mọi người đều có thể tham gia và học hỏi. Bắt đầu bằng một cuộc thăm dò ý kiến "Chọn câu trả lời" về loại lừa đảo mà mọi người gặp phải nhiều nhất trong năm nay, sau đó hiển thị kết quả trực tiếp. Để có một buổi theo dõi hàng tuần nhẹ nhàng hơn, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về... kiểm tra sơ bộ về lừa đảo trực tuyến Slack.
Bộ tài liệu cho Tháng nâng cao nhận thức về an ninh mạng: gói tài liệu họp nhóm hàng tuần.
Buổi họp khởi động sẽ dần nhạt dần vào tuần thứ hai. Hãy tổ chức một buổi họp nhóm ngắn vào đầu mỗi cuộc họp nhóm hàng tuần trong tháng Mười, tập trung vào một chủ đề duy nhất như mật khẩu, lừa đảo trực tuyến hoặc ai đó đang theo dõi bạn qua cửa chính – điều mà các quản lý văn phòng thường là người đầu tiên nhận thấy. Những buổi họp ngắn 10 phút này sẽ giúp duy trì thông điệp xuyên suốt cả tháng, với một bài học về cách tổ chức họp nhóm hàng tuần và một bài học về cách giữ cho buổi họp thân thiện, để mọi người đặt câu hỏi thay vì cảm thấy bị bất ngờ. Buổi họp kết thúc bằng một bài kiểm tra cuối cùng gồm 5 câu hỏi. Bạn cũng có thể kết thúc mỗi buổi họp bằng một cuộc thăm dò ý kiến một câu hỏi để giữ cho buổi họp sôi nổi.
Phân loại và xử lý dữ liệu
Hàng ngày, các quản lý văn phòng xử lý nhật ký khách đến, danh sách nhân viên, hợp đồng và chi tiết giao hàng. Khóa học này hướng dẫn các nhóm cách phân loại và xử lý thông tin nhạy cảm một cách chính xác, bao gồm những gì được phép, các dấu hiệu cảnh báo và cách báo cáo lên cấp trên. Hãy thử trong phần thực hành tình huống: yêu cầu người học phân loại các tài liệu hàng ngày (bảng đăng ký khách đến, hóa đơn nhà cung cấp, danh sách sinh nhật nhân viên) vào đúng loại. Sau đó, thực hành những việc cần làm khi một tập tin nhạy cảm bị chuyển nhầm vào hộp thư đến sai.
Lựa chọn của chúng tôi: Bộ tài liệu Tháng nâng cao nhận thức về an ninh mạng: buổi khai mạc. Đây là một cách nhanh chóng để biến lịch trình an ninh thành một khoảnh khắc mà mọi người tham gia, và các cuộc họp nhóm hàng tuần được xây dựng dựa trên đó.
Công bằng và hành vi
Phân biệt đối xử và cơ hội việc làm bình đẳng
Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ (EEOC) cho biết họ... Việc người sử dụng lao động đưa ra bất kỳ quyết định nào liên quan đến việc làm là bất hợp pháp. Vì lý do chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, quốc tịch, tuổi tác (40 tuổi trở lên), khuyết tật hoặc thông tin di truyền của một người. Trang đó cũng nói rằng quấy rối có thể biểu hiện dưới dạng những lời lẽ xúc phạm, bình luận miệt thị hoặc các hành vi bằng lời nói hoặc thể chất khác, có thể xảy ra ở một bữa tiệc cũng như ở bàn làm việc. Khóa học này bao gồm luật pháp, cách nhận biết sự phân biệt đối xử, các biện pháp hỗ trợ và báo cáo. Tình huống: một trò đùa trong buổi giao lưu nhóm nhắm vào một đồng nghiệp. Người tổ chức nên làm gì?
Ngăn chặn sự trả thù
EEOC cho biết đó là trả thù là bất hợp pháp Chống lại người nộp đơn hoặc nhân viên vì, trong số những lý do khác, việc liên lạc với người quản lý về phân biệt đối xử hoặc quấy rối, hoặc yêu cầu được hỗ trợ do khuyết tật hoặc thực hành tôn giáo. Các nhà quản lý văn phòng nhận được chính xác những yêu cầu này khi họ lên kế hoạch cho các sự kiện và phân bổ không gian. Khóa học này bao gồm các hoạt động được bảo vệ, những gì được coi là trả đũa và một mô-đun dành cho người quản lý. Hãy hỏi ý kiến mọi người: một đồng nghiệp đã phàn nàn về địa điểm tổ chức tiệc tháng trước. Liệu có công bằng khi loại họ khỏi nhóm lập kế hoạch?
Quy tắc ứng xử
Khóa học này cung cấp cho các nhóm văn phòng một tiêu chuẩn rõ ràng về quà tặng, sự trung thực, giải quyết xung đột và việc lên tiếng. Quản lý văn phòng lựa chọn nhà cung cấp, dịch vụ ăn uống và địa điểm, vì vậy họ là những người mà nhà cung cấp gửi giỏ quà đến. Khóa học giúp giải quyết các vấn đề phức tạp và xây dựng khung quyết định. Tình huống: một nhà cung cấp dịch vụ ăn uống tặng vé xem hòa nhạc miễn phí sau một đơn hàng lớn. Người học sẽ bỏ phiếu về cách giải quyết, sau đó xem câu trả lời theo chính sách.
Tuyển dụng, phỏng vấn và minh bạch lương bổng theo quy định pháp luật
Các quản lý văn phòng thường viết quảng cáo tuyển dụng và lên lịch phỏng vấn cho các vị trí hành chính. EEOC cho biết điều đó là Đăng tin tuyển dụng là hành vi bất hợp pháp. Điều đó thể hiện sự ưu tiên hoặc ngăn cản ai đó ứng tuyển vì một đặc điểm được pháp luật bảo vệ. Khóa học này bao gồm các quảng cáo hợp pháp, câu hỏi và quy tắc minh bạch về tiền lương (nếu có). Đối với bất kỳ ai tham gia hội đồng chấm thi, hướng dẫn của chúng tôi cũng hữu ích. Đào tạo kỹ năng phỏng vấn cho người quản lý tuyển dụng Tiến xa hơn nữa. Hãy bắt đầu bằng một bài kiểm tra nhỏ: bạn sẽ viết lại cụm từ nào trong năm cụm từ quảng cáo tuyển dụng?
Lựa chọn của chúng tôi: Quy tắc ứng xử. Người quản lý văn phòng lựa chọn nhà cung cấp, dịch vụ ăn uống và địa điểm tổ chức, vì vậy quà tặng và vật phẩm lưu niệm thường xuyên xuất hiện trong công việc.
Cách triển khai kế hoạch
Hãy bắt đầu với các khóa học "Có" áp dụng cho tất cả mọi người (phân biệt đối xử và bình đẳng cơ hội việc làm, ngăn chặn trả thù, chính sách mạng xã hội), vì chúng tiềm ẩn rủi ro pháp lý, và bổ sung thêm khóa học về tuyển dụng hợp pháp cho bất kỳ ai viết quảng cáo việc làm. Sau đó, hãy ưu tiên tính dễ tiếp cận ngay từ đầu: với Hơn 1/4 người trưởng thành ở Mỹ sống chung với khuyết tật.Theo CDC, các khóa học về họp và nhắn tin dễ tiếp cận sẽ hữu ích cho sự kiện tiếp theo của bạn.
- Trong tháng đầu tiên: phân biệt đối xử và bình đẳng cơ hội việc làm, ngăn chặn hành động trả đũa, chính sách truyền thông và mạng xã hội, và các cuộc họp & sự kiện dễ tiếp cận.
- Trong quý đầu tiên: Các thông điệp dễ tiếp cận, thực phẩm và lễ hội mang tính toàn diện, xử lý dữ liệu và quy tắc ứng xử.
- Mỗi năm: Một bài kiểm tra ôn tập về các khóa học Yes, bộ tài liệu Tháng Nhận thức về An ninh mạng vào tháng Mười hàng năm, và khóa học chuẩn bị trước mùa lễ hội.
- Khi bạn cần: Buổi họp báo công bố thay đổi về việc tái cơ cấu và tuyển dụng nhân sự pháp lý cho bất kỳ ai viết quảng cáo việc làm.
Thêm các quy định của tiểu bang hoặc quốc gia nơi văn phòng của bạn đặt. Hỏi bộ phận nhân sự hoặc luật sư về các quy định áp dụng. Nếu bạn cũng lãnh đạo một nhóm, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về... đào tạo kỹ năng lãnh đạo cho các giám sát viên Bao gồm khía cạnh đó của vai trò.
Các cách thức tổ chức các khóa học này AhaSlides
Bạn có thể tự xây dựng bất kỳ khóa học nào trong số này theo hình thức tự học bằng cách sử dụng... AhaSlides Người tạo khóa học có thể trình bày chúng dưới dạng bài giảng trực tiếp, hoặc cả hai, kèm theo khảo sát sau khóa học và kiểm tra tiến độ 30 ngày để xem những thay đổi.
- Chọn đáp án: Đưa ra bốn lời mời tham dự sự kiện và hỏi sự kiện nào đề cập đến nhu cầu tiếp cận một cách tốt nhất, hoặc trò lừa đảo nào mọi người thấy nhiều nhất trong năm nay.
- Từ đám mây: Hãy hỏi "Điều gì đã khiến bạn không thể ăn tại một sự kiện công ty?" Những câu hỏi quan trọng nhất sẽ cho thấy cần phải sửa đổi điều gì trong đơn đặt hàng phục vụ ăn uống tiếp theo.
- Thang đánh giá: Trước và sau khóa học về lễ kỷ niệm, hãy hỏi "Bạn cảm thấy mình được tham gia vào buổi lễ kỷ niệm lần trước như thế nào?" từ 1 đến 5.
- Câu hỏi mở: Thu thập các câu hỏi ẩn danh trong buổi họp thông báo về sự thay đổi, để mọi người đặt ra những câu hỏi mà lẽ ra họ sẽ giữ kín trong lòng.
FAQ
Quản lý văn phòng cần được đào tạo những gì?
Các nhà quản lý văn phòng cần có kỹ năng hành chính và tổ chức, cùng với các kiến thức cơ bản về hòa nhập, giao tiếp dễ tiếp cận, xử lý dữ liệu và nhận thức về bảo mật. Các khóa học nêu trên bao gồm nhóm thứ hai, điều mà các khóa học kỹ năng hành chính thông thường có thể không đề cập đến.
Bạn lên kế hoạch tổ chức một sự kiện văn phòng mang tính toàn diện như thế nào?
Trong thư mời, hãy hỏi về khả năng tiếp cận và nhu cầu ăn uống đặc biệt, kiểm tra địa điểm tổ chức, cung cấp nhiều loại thực phẩm và ghi rõ nhãn mác, đồng thời tránh tổ chức sự kiện xoay quanh một ngày lễ của một tôn giáo cụ thể. Công bố chi tiết rõ ràng trước để mọi người có thể lên kế hoạch.
Chứng chỉ quản lý văn phòng có đáng giá không?
Điều đó hoàn toàn có thể xảy ra nếu bạn muốn thăng tiến lên vị trí quản lý cấp cao hoặc quản lý cơ sở vật chất và nhà tuyển dụng đánh giá cao chứng chỉ này. Hàng ngày, các khóa học thực tiễn về khả năng tiếp cận, ứng xử và an ninh cũng quan trọng không kém đối với hoạt động của văn phòng.
Cuộc họp dễ tiếp cận là gì?
Đó là một cuộc họp mà địa điểm, tài liệu và hình thức cho phép mọi người tham gia. Điều đó có nghĩa là có phụ đề hoặc bản ghi chép, slide dễ đọc, phòng không có bậc thang và hỏi ý kiến mọi người về nhu cầu của họ trước ngày họp.
Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý. Để được tư vấn về vấn đề tại nơi làm việc của bạn, hãy liên hệ với luật sư chuyên về luật lao động hoặc cơ quan quản lý.
