Hầu hết nhân viên mới quyết định trong vòng 90 ngày đầu tiên liệu họ có ở lại hay không. Các công ty có quy trình hội nhập bài bản cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên 82% và năng suất hơn 70% so với các tổ chức để mọi việc diễn ra ngẫu nhiên [1]. Tuy nhiên, nghiên cứu của Gallup liên tục cho thấy chỉ có 12% nhân viên thực sự đồng ý rằng tổ chức của họ thực hiện quy trình hội nhập tốt [2].
Khoảng cách giữa hai điểm dữ liệu đó chính là nơi xảy ra tình trạng luân chuyển nhân viên — và cũng là nơi mà các đội ngũ nhân sự có nhiều quyền lực nhất.
Hướng dẫn này sẽ trình bày chi tiết từng giai đoạn của quá trình hội nhập nhân viên mới, từ tuần trước ngày đầu tiên cho đến 90 ngày đầu tiên, cùng với sáu phương pháp giúp phân biệt các chương trình thành công với những chương trình bị bỏ rơi sau tuần thứ hai.
7 thời điểm quan trọng cần nắm bắt
- Trước ngày đầu tiên — Xua tan sự nghi ngờ bằng video chào mừng và lời giới thiệu từ người bạn đồng hành.
- Giờ đầu tiên — Hãy tập trung vào con người hơn là giấy tờ bằng một lời chào đón nồng nhiệt và một không gian làm việc sẵn sàng.
- Ngày một — Tránh tình trạng quá tải thông tin bằng cách tổ chức các buổi học tương tác, thay vì chỉ trình chiếu slide tĩnh.
- Tuần đầu tiên — Phân công một người bạn cùng nhóm để tạo ra một không gian an toàn cho những "câu hỏi ngớ ngẩn".
- Tuần thứ hai-thứ ba — Hãy giải quyết sự không chắc chắn bằng cách kiểm tra xem thực tế có khớp với kỳ vọng hay không.
- Tháng thứ nhất — Tổ chức buổi thảo luận phản hồi hai chiều để cùng nhau xem xét các cột mốc ban đầu.
- Ngày 90 — Củng cố vị trí của họ trong đội bằng một buổi đánh giá chính thức và sự công nhận công khai những thành tích của họ.
Mỗi bước đều dựa trên bước trước đó. Nếu bỏ lỡ một bước, bước tiếp theo sẽ khó thực hiện hơn.
📋 Tải xuống miễn phí: Danh sách 7 khoảnh khắc hội nhập: Tài liệu tham khảo một trang cho mọi điểm tiếp xúc trong 90 ngày đầu tiên.
Lộ trình hội nhập: từng giai đoạn
Chuẩn bị trước khi lên máy bay (một tuần trước ngày đầu tiên)
Khoảng thời gian giữa lúc nhận lời mời làm việc và ngày đầu tiên đi làm thường bị lãng phí. Nhân viên mới thường sẵn sàng, tò mò và lo lắng — một sự kết hợp khiến họ dễ tiếp nhận hầu hết mọi thông tin liên lạc từ công ty.
Những thứ cần gửi hoặc hoàn thành trước ngày đầu tiên:
Ví dụ, Shopify gửi cho nhân viên mới một "bộ dụng cụ chuẩn bị trước khi nhập ngũ" bao gồm thiết bị làm việc, thư chào mừng từ nhóm của họ và lịch trình công việc được sắp xếp rõ ràng trước khi bất kỳ ai đặt chân đến công ty. Kết quả là nhân viên đến nơi làm việc đã được định hướng thay vì cảm thấy bối rối, từ đó rút ngắn thời gian đóng góp hiệu quả đầu tiên.
Ngày một
Ấn tượng đầu tiên ở nơi làm việc rất quan trọng. Nghiên cứu về hợp đồng tâm lý cho thấy những trải nghiệm ban đầu định hình kỳ vọng dài hạn theo những cách khó có thể đảo ngược về sau.
Những ưu tiên trong ngày đầu tiên:
Tuần đầu tiên
Tuần đầu tiên tập trung vào định hướng ở cấp độ vị trí công việc chứ không phải cấp độ công ty. Nhân viên mới nên kết thúc tuần đầu tiên với kiến thức về các bên liên quan chính, các nhiệm vụ cần hoàn thành trong 30 ngày đầu tiên và nơi để tìm sự trợ giúp khi gặp khó khăn.
Một cấu trúc hữu ích:
Tháng đầu tiên (ngày 8-30)
Đến cuối tháng đầu tiên, nhân viên mới nên vượt qua giai đoạn "học việc" và bắt đầu đóng góp vào công việc. Vai trò của người quản lý chuyển từ giải thích sang hướng dẫn.
Các hoạt động chính:
Tháng thứ hai và thứ ba (ngày 31-90)
Mốc 90 ngày là một cột mốc tự nhiên. Nhiều tổ chức sử dụng nó như một điểm đánh giá chính thức; đây cũng là thời điểm mà quá trình hòa nhập xã hội diễn ra thành công hoặc thất bại.
Các hoạt động cho giai đoạn này:
Ngoài 90 ngày
Quá trình hội nhập chỉ kéo dài 90 ngày sẽ bỏ lỡ giai đoạn thứ hai: phát triển sự nghiệp, hướng dẫn và cảm giác thuộc về cộng đồng – yếu tố thúc đẩy sự gắn bó lâu dài. Việc chuyển giao rõ ràng từ "hội nhập" sang "phát triển liên tục" là điều cần thiết — nếu không, nó thường sẽ không diễn ra.
6 phương pháp thực hành tốt nhất cho việc hội nhập nhân viên mới
1. Hãy chỉ định một người hướng dẫn, chứ không chỉ là người quản lý.
Người quản lý chịu trách nhiệm về hiệu suất. Người hướng dẫn là những đồng nghiệp có thể trả lời những câu hỏi mà nhân viên mới ngại hỏi người quản lý của họ. Microsoft đã nghiên cứu chương trình hướng dẫn của họ và thấy rằng những nhân viên mới có người hướng dẫn hài lòng hơn 23% với quá trình hòa nhập của họ sau 90 ngày [4]. Vai trò của người hướng dẫn hoạt động tốt nhất khi nó là tự nguyện, có giới hạn thời gian (thường là 90 ngày) và được hỗ trợ bằng một hướng dẫn ngắn gọn về hành vi tốt của người hướng dẫn.
2. Tự động hóa lớp quản trị
Việc gửi giấy tờ trước khi đến, lên lịch các cuộc họp tuần đầu tiên, phân phát lời nhắc danh sách việc cần làm — tất cả những việc này đều có thể được tự động hóa thông qua hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) hoặc nền tảng tuyển dụng. Tự động hóa quan trọng không chỉ vì nó nhanh hơn (mặc dù đúng là vậy) mà còn vì nó đảm bảo không có việc gì bị bỏ sót khi người quản lý bận rộn hoặc nhân viên mới bắt đầu công việc trong một tuần bận rộn.
3. Tổ chức các buổi thảo luận tương tác, không chỉ là thuyết trình.
Buổi định hướng nhân viên mới thường chỉ diễn ra một chiều. Nhân sự thuyết trình. Nhân viên mới chỉ xem. Đến ngày thứ ba, hầu như không ai nhớ được gì. Việc tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến ngắn, kiểm tra kiến thức hoặc các phiên hỏi đáp trực tiếp trong các buổi định hướng sẽ cải thiện đáng kể khả năng ghi nhớ thông tin và cung cấp cho người hướng dẫn tín hiệu theo thời gian thực về những điểm mà nhân viên còn yếu. AhaSlides cho phép các nhóm Đào tạo và Phát triển tích hợp các cuộc thăm dò ý kiến, câu hỏi trắc nghiệm và phiên hỏi đáp mở vào bất kỳ phiên trực tiếp hoặc trực tuyến nào — do đó, khoảnh khắc "Bạn có câu hỏi nào không?" trở thành một điểm dữ liệu thực tế chứ không chỉ là một câu hỏi mang tính hình thức.
4. Hãy thể hiện văn hóa một cách rõ ràng, chứ không phải chỉ giả định.
Văn hóa thường được mô tả là "cách mọi thứ vận hành ở đây" — nhưng nhân viên mới không thể quan sát văn hóa một cách trực tiếp; họ chỉ trải nghiệm những sự việc riêng lẻ và đưa ra những suy luận. Các nhóm thực hiện quy trình hội nhập nhân viên tốt sẽ làm cho văn hóa trở nên rõ ràng: họ ghi chép lại bằng văn bản, họ để các lãnh đạo cấp cao nói về những quyết định thực tế phản ánh giá trị của công ty, và họ làm nổi bật những chuẩn mực mà sẽ không xuất hiện trong bất kỳ văn bản chính sách nào (cách các cuộc họp thực sự diễn ra, cách các quyết định được giải quyết, cách xử lý bất đồng).
5. Lập kế hoạch mục tiêu 30-60-90 ngày bằng văn bản.
Một kế hoạch 30-60-90 ngày được soạn thảo chung giữa người quản lý và nhân viên mới sẽ có hai tác dụng: thiết lập rõ ràng các kỳ vọng và cung cấp cho cả hai bên một tài liệu chung để xem xét và cập nhật. Kế hoạch nên chỉ rõ các kết quả cần đạt được, chứ không chỉ là các hoạt động. "Tham dự tất cả các cuộc họp nhóm" là một hoạt động. "Hoàn thành khóa đào tạo tuân thủ và trình bày tóm tắt lộ trình sản phẩm cho nhóm trước ngày thứ 30" là một kết quả cần đạt được.
6. Thu thập phản hồi và hành động dựa trên phản hồi đó.
Hầu hết các tổ chức đều khảo sát nhân viên mới sau khi hoàn tất quy trình hội nhập. Tuy nhiên, rất ít tổ chức sử dụng kết quả đó một cách hiệu quả. Cách nhanh nhất để cải thiện chương trình hội nhập là khép kín vòng phản hồi: chia sẻ phản hồi tổng hợp với nhóm phụ trách chương trình, thực hiện các thay đổi cho nhóm tiếp theo và thông báo cho nhân viên mới biết những thay đổi đó là kết quả từ phản hồi của họ. Khi vòng phản hồi này hoạt động hiệu quả, nó cũng cho nhân viên mới thấy rằng tổ chức đang lắng nghe – điều này tự bản thân nó đã là một kết quả của quá trình hội nhập.
Hướng dẫn nhân viên làm việc từ xa và kết hợp (làm việc theo hình thức kết hợp)
Việc tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa và kết hợp (hybrid) đối mặt với một phiên bản của vấn đề kết nối mà việc đào tạo trực tiếp giải quyết một phần một cách vô tình. Những lời giới thiệu tình cờ ở hành lang, việc nghe lỏm được diễn biến cuộc họp, việc nắm bắt được tâm trạng của mọi người trong lúc tranh luận — tất cả những điều đó đều không xảy ra trong cuộc gọi video. Các nhóm nhân sự cần thay thế những khoảnh khắc ngẫu nhiên đó bằng những khoảnh khắc được lên kế hoạch kỹ lưỡng.
Một vài điều chỉnh nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt rõ rệt:
Trang thiết bị tàu thuyền với sự chăm chút cá nhân. Một chiếc máy tính xách tay được gửi kèm lời nhắn viết tay từ nhóm hoặc một món quà nhỏ có logo công ty sẽ tạo ấn tượng tốt hơn trong ngày đầu tiên so với hầu hết các lời chào mừng chính thức. Hãy đảm bảo thiết bị được cấu hình đầy đủ trước khi giao hàng để nhân viên mới không phải dành buổi sáng đầu tiên gọi điện cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.
Hãy tích hợp việc kết nối vào lịch trình. Những nhân viên mới làm việc từ xa nên có nhiều tương tác xã hội có cấu trúc hơn trong tuần đầu tiên, chứ không phải ít hơn. Một buổi cà phê ảo ngắn với người hướng dẫn, một bữa trưa nhóm qua video, hoặc một câu hỏi ngắn gọn "làm quen" ở đầu cuộc họp nhóm đều được tính. Những hoạt động này không cần dài; chúng cần được thực hiện đều đặn.
Hãy truyền đạt ngữ cảnh một cách đầy đủ và chi tiết. Trong môi trường văn phòng, nhân viên mới tiếp thu thông tin từ môi trường xung quanh. Khi làm việc từ xa, họ chỉ nhận được những thông tin được chia sẻ một cách có chủ đích. Các nhà quản lý làm việc với nhân viên làm việc từ xa nên ưu tiên giải thích lý do đằng sau các quyết định, chia sẻ ghi chú cuộc họp mà họ có thể không được mời tham dự, và tường thuật tiến độ công việc trong các kênh nhóm.
Hãy sử dụng các tài liệu hướng dẫn hội nhập không đồng bộ một cách chiến lược. Các video hướng dẫn được ghi sẵn, cẩm nang hướng dẫn bằng văn bản và các mô-đun tương tác tự học cho phép nhân viên làm việc từ xa học theo tốc độ của riêng mình và xem lại tài liệu khi cần. Các buổi học trực tiếp sau đó có thể tập trung vào thảo luận, đặt câu hỏi và xây dựng mối quan hệ thay vì chỉ truyền đạt thông tin.
Những lỗi thường gặp trong quá trình hội nhập
Bắt đầu quá muộn. Nếu thông tin đầu tiên mà nhân viên mới nhận được là lời mời tham dự buổi định hướng ngày đầu tiên, thì giai đoạn chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc đã kết thúc.
Tuần đầu tiên quá tải. Việc nhồi nhét đào tạo tuân thủ quy định, hướng dẫn sử dụng công cụ, giới thiệu phòng ban và đăng ký phúc lợi vào năm ngày khiến nhân viên kiệt sức và tiếp thu rất ít kiến thức.
Không có sự chuẩn bị nào cho vị trí quản lý. Trải nghiệm tuần đầu tiên của nhân viên mới phụ thuộc rất nhiều vào sự sẵn sàng và sự quan tâm của người quản lý. Người quản lý cần có danh sách kiểm tra ngắn gọn riêng, chứ không chỉ cần quyền truy cập vào chương trình hướng dẫn hội nhập toàn công ty.
Không có động thái tiếp theo nào sau 30 ngày. Tháng đầu tiên không phải là kết thúc của quá trình hội nhập nhân viên mới. Các tổ chức coi mốc 30 ngày là "kết thúc" thường thấy tỷ lệ nghỉ việc tăng đột biến vào khoảng tháng thứ ba và thứ tư — khi sự mới lạ đã qua đi nhưng cảm giác thuộc về chưa thực sự được hình thành.
Sử dụng AhaSlides cho các buổi đào tạo hội nhập
Các buổi hướng dẫn hội nhập trực tiếp — dù là trực tiếp, trực tuyến hay kết hợp — thường thất bại theo cùng một cách: nhân viên mới thường thụ động trong phần lớn thời gian. AhaSlides bổ sung thêm một lớp tương tác thời gian thực vào bất kỳ buổi nào: các cuộc thăm dò trực tiếp để người điều phối có thể đánh giá mức độ hiểu biết, hỏi đáp ẩn danh để mọi người có thể đặt câu hỏi mà họ ngại nói ra, và các đám mây từ khóa để ghi lại ấn tượng ban đầu hoặc các quy tắc nhóm dưới dạng hình ảnh dễ nhớ.
Đối với các nhóm nhân sự thực hiện quy trình hội nhập theo nhóm tại nhiều địa điểm hoặc múi giờ khác nhau, các tính năng không đồng bộ cho phép nhân viên mới hoàn thành các hoạt động tương tác theo tốc độ của riêng họ, với kết quả hiển thị cho người điều phối trước phiên trực tiếp tiếp theo. Điều đó có nghĩa là thời gian trực tiếp có thể được dành cho thảo luận và kết nối, chứ không phải để trình bày thông tin mà họ có thể đã tiếp thu trước đó.
nguồn
[1] Brandon Hall Group (thực hiện cho Glassdoor). Chi phí thực sự của việc tuyển dụng sai người. Con số thường được trích dẫn: các tổ chức có quy trình hội nhập nhân viên mới hiệu quả giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82% và năng suất lao động hơn 70%. Nghiên cứu quy trình tiếp nhận nhân viên mới của Brandon Hall Group
[2] Gallup. Thực trạng nơi làm việc tại Mỹ. Chỉ có 12% nhân viên hoàn toàn đồng ý rằng tổ chức của họ thực hiện quy trình hội nhập nhân viên mới tốt. Nghiên cứu về môi trường làm việc của Gallup
[3] Bauer, TN (2010). Quy trình tiếp nhận nhân viên mới: Tối đa hóa thành công. Bộ tài liệu Hướng dẫn Thực hành Hiệu quả của Quỹ SHRM. Khung 4 C (Tuân thủ, Làm rõ, Văn hóa, Kết nối) bắt nguồn từ nghiên cứu về quá trình xã hội hóa của Bauer. Quỹ SHRM
[4] Microsoft. Vì sao bạn nên ưu tiên chương trình người hướng dẫn trong quá trình hội nhập cho nhân viên mới. Nghiên cứu nội bộ cho thấy tỷ lệ hài lòng cao hơn 23% sau 90 ngày đối với những nhân viên mới có người hướng dẫn. Microsoft WorkLab
