Bạn có bao giờ cảm thấy tương lai hoàn toàn không thể đoán trước được không?
Như bất kỳ ai đã xem Back to the Future II đều có thể nói với bạn rằng việc dự đoán những gì sắp xảy ra không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Nhưng một số công ty có tư duy tiến bộ có một mẹo nhỏ – lập kế hoạch theo kịch bản.
Bạn đang tìm ví dụ về lập kế hoạch theo kịch bản? Hôm nay chúng ta sẽ lén nhìn vào phía sau tấm màn để xem cách lập kế hoạch theo kịch bản có tác dụng kỳ diệu như thế nào và khám phá ví dụ về lập kế hoạch kịch bản để phát triển mạnh trong những thời điểm không thể đoán trước.
Mục lục
Mẹo để tương tác tốt hơn
Tìm kiếm nhiều niềm vui hơn trong các cuộc tụ họp?
Tập hợp các thành viên trong nhóm của bạn bằng một bài kiểm tra thú vị trên AhaSlides. Đăng ký để làm bài kiểm tra miễn phí từ thư viện mẫu AhaSlides!
🚀 Lấy bài kiểm tra miễn phí☁️
Lập kế hoạch kịch bản là gì?
Hãy tưởng tượng bạn là một đạo diễn phim đang cố gắng lên kế hoạch cho bộ phim bom tấn tiếp theo của mình. Có rất nhiều biến số có thể tác động đến diễn biến của mọi việc – liệu diễn viên chính của bạn có bị thương không? Điều gì sẽ xảy ra nếu ngân sách hiệu ứng đặc biệt bị cắt giảm? Bạn muốn bộ phim thành công bất kể cuộc sống có ném vào bạn điều gì.
Đây là lúc cần lập kế hoạch kịch bản. Thay vì chỉ giả định mọi thứ sẽ diễn ra hoàn hảo, bạn hãy tưởng tượng một vài phiên bản khác nhau có thể xảy ra về cách mọi thứ có thể diễn ra.
Có thể trong một trường hợp, ngôi sao của bạn bị trẹo mắt cá chân trong tuần đầu tiên quay phim. Trong một trường hợp khác, ngân sách hiệu ứng bị cắt giảm một nửa. Có được những hình ảnh rõ ràng hơn về những thực tế thay thế này sẽ giúp bạn chuẩn bị.
Bạn lập chiến lược để đối phó với từng tình huống. Nếu dẫn đến chấn thương, bạn đã có sẵn lịch quay phim dự phòng và sắp xếp học tập.
Kế hoạch chiến dịch mang đến cho bạn tầm nhìn xa và sự linh hoạt tương tự trong kinh doanh. Bằng cách đưa ra những tương lai hợp lý khác nhau, bạn có thể đưa ra các chiến lược giúp xây dựng khả năng phục hồi bất kể điều gì xảy ra với bạn.
Các loại kế hoạch kịch bản
Có một số loại phương pháp tiếp cận mà tổ chức có thể sử dụng để lập kế hoạch kịch bản:
• Kịch bản định lượng: Các mô hình tài chính cho phép đưa ra các phiên bản tốt nhất và xấu nhất bằng cách thay đổi một số biến/yếu tố có giới hạn. Chúng được sử dụng để dự báo hàng năm. Ví dụ: dự báo doanh thu với trường hợp tốt nhất/xấu nhất dựa trên mức tăng trưởng doanh thu +/- 10% hoặc dự đoán chi phí sử dụng chi phí biến đổi như nguyên vật liệu ở mức giá cao/thấp
• Các kịch bản chuẩn mực: Mô tả trạng thái cuối được ưa thích hoặc có thể đạt được, tập trung nhiều vào mục tiêu hơn là lập kế hoạch khách quan. Nó có thể được kết hợp với các loại khác. Ví dụ: kịch bản 5 năm đạt được vị trí dẫn đầu thị trường trong một danh mục sản phẩm mới hoặc kịch bản tuân thủ quy định vạch ra các bước để đáp ứng các tiêu chuẩn mới.
• Các kịch bản quản lý chiến lược: Những 'tương lai thay thế' này tập trung vào môi trường mà sản phẩm/dịch vụ được tiêu thụ, đòi hỏi cái nhìn bao quát về ngành, nền kinh tế và thế giới. Ví dụ: kịch bản ngành trưởng thành với công nghệ mới mang tính đột phá làm thay đổi nhu cầu của khách hàng, kịch bản suy thoái toàn cầu với nhu cầu giảm trên các thị trường lớn hoặc kịch bản khủng hoảng năng lượng đòi hỏi phải tìm nguồn cung ứng và bảo tồn tài nguyên thay thế.
• Các kịch bản hoạt động: Khám phá tác động tức thời của một sự kiện và đưa ra những tác động chiến lược ngắn hạn. Ví dụ: kịch bản ngừng hoạt động của nhà máy lập kế hoạch chuyển/trì hoãn sản xuất hoặc kịch bản thiên tai lập kế hoạch cho chiến lược phục hồi CNTT/hoạt động.
Quy trình và ví dụ lập kế hoạch kịch bản
Làm thế nào các tổ chức có thể tạo ra kế hoạch kịch bản của riêng họ? Hãy tìm ra nó trong các bước đơn giản sau:
#1. Suy nghĩ về các kịch bản tương lai
Ở bước đầu tiên trong việc xác định vấn đề/quyết định trọng tâm, bạn sẽ cần xác định rõ câu hỏi trọng tâm hoặc kịch bản quyết định sẽ giúp cung cấp thông tin.
Vấn đề phải đủ cụ thể để hướng dẫn phát triển kịch bản nhưng cũng đủ rộng để cho phép khám phá những tương lai đa dạng.
Các vấn đề trọng tâm thường gặp bao gồm các mối đe dọa cạnh tranh, thay đổi quy định, thay đổi thị trường, gián đoạn công nghệ, nguồn lực sẵn có, vòng đời sản phẩm của bạn, v.v. động não với nhóm của bạn để có được nhiều ý tưởng nhất có thể.
Khám phá những ý tưởng vô hạn với AhaSlide
Tính năng động não của AhaSlides giúp các nhóm chuyển đổi ý tưởng thành hành động.
Đánh giá những gì không chắc chắn và có tác động nhất đối với lập kế hoạch chiến lược trong khoảng thời gian dự định. Nhận thông tin đầu vào từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau để vấn đề nắm bắt được các quan điểm khác nhau trong toàn tổ chức.
Đặt các tham số như kết quả quan tâm chính, ranh giới phân tích và cách các kịch bản có thể ảnh hưởng đến quyết định.
Xem lại và tinh chỉnh câu hỏi nếu cần dựa trên nghiên cứu ban đầu để đảm bảo các kịch bản sẽ cung cấp hướng dẫn hữu ích.
💡 Ví dụ về các vấn đề trọng tâm cụ thể:
- Chiến lược tăng trưởng doanh thu – Chúng ta nên tập trung vào thị trường/sản phẩm nào để đạt mức tăng trưởng doanh thu hàng năm 15-20% trong 5 năm tới?
- Khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng – Làm cách nào chúng ta có thể giảm thiểu sự gián đoạn và đảm bảo nguồn cung cấp ổn định trong thời kỳ suy thoái kinh tế hoặc tình trạng khẩn cấp quốc gia?
- Áp dụng công nghệ – Việc thay đổi sở thích của khách hàng đối với các dịch vụ kỹ thuật số có thể tác động như thế nào đến mô hình kinh doanh của chúng tôi trong 10 năm tới?
- Lực lượng lao động của tương lai – Chúng ta cần những kỹ năng và cơ cấu tổ chức nào để thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu trong thập kỷ tới?
- Mục tiêu bền vững – Kịch bản nào sẽ cho phép chúng ta đạt được mức phát thải ròng bằng 2035 vào năm XNUMX trong khi vẫn duy trì được lợi nhuận?
- Sáp nhập và mua lại – Chúng ta nên xem xét mua lại những công ty bổ sung nào để đa dạng hóa nguồn doanh thu cho đến năm 2025?
- Mở rộng địa lý – 2-3 thị trường quốc tế nào mang lại cơ hội tốt nhất để tăng trưởng lợi nhuận vào năm 2030?
- Những thay đổi về quy định – Luật mới về quyền riêng tư hoặc định giá carbon có thể tác động như thế nào đến các lựa chọn chiến lược của chúng ta trong 5 năm tới?
- Sự gián đoạn của ngành – Điều gì sẽ xảy ra nếu các đối thủ cạnh tranh có chi phí thấp hoặc công nghệ thay thế làm xói mòn đáng kể thị phần trong 5 năm?
# 2. Phân tích kịch bản
Bạn sẽ cần phải bỏ qua tác động của từng kịch bản đối với tất cả các phòng ban/chức năng và nó sẽ tác động như thế nào đến hoạt động, tài chính, nhân sự, v.v.
Đánh giá các cơ hội và thách thức mà mỗi kịch bản có thể đưa ra cho doanh nghiệp. Những lựa chọn chiến lược nào có thể giảm thiểu rủi ro hoặc tận dụng các cơ hội?
Xác định các điểm quyết định trong từng tình huống khi có thể cần điều chỉnh hướng đi. Những dấu hiệu nào cho thấy sự chuyển sang một quỹ đạo khác?
Lập bản đồ các kịch bản dựa trên các chỉ số hiệu suất chính để hiểu tác động tài chính và hoạt động một cách định lượng nếu có thể.
Suy nghĩ về các hiệu ứng bậc hai và xếp tầng tiềm ẩn trong các tình huống. Làm thế nào những tác động này có thể ảnh hưởng đến hệ sinh thái kinh doanh theo thời gian?
Tiến hành căng thẳng thử nghiệm và phân tích độ nhạy để đánh giá các lỗ hổng của kịch bản. Những yếu tố bên trong/bên ngoài nào có thể làm thay đổi đáng kể một kịch bản?
Thảo luận đánh giá xác suất của từng kịch bản dựa trên kiến thức hiện tại. Điều nào có vẻ tương đối nhiều hay ít khả năng xảy ra?
Ghi lại tất cả các phân tích và ý nghĩa để tạo ra sự hiểu biết chung cho những người ra quyết định.
💡 Ví dụ phân tích kịch bản:
Kịch bản 1: Nhu cầu tăng do có người mới gia nhập thị trường
- Tiềm năng doanh thu theo khu vực/phân khúc khách hàng
- Nhu cầu năng lực sản xuất/thực hiện bổ sung
- Yêu cầu về vốn lưu động
- Độ tin cậy của chuỗi cung ứng
- Nhu cầu tuyển dụng theo vị trí
- Nguy cơ sản xuất thừa/cung cấp quá mức
Kịch bản 2: Chi phí nguyên vật liệu chính tăng gấp đôi sau 2 năm
- Khả năng tăng giá theo từng dòng sản phẩm
- Hiệu quả của chiến lược cắt giảm chi phí
- Rủi ro giữ chân khách hàng
- Các lựa chọn đa dạng hóa chuỗi cung ứng
- Ưu tiên R&D để tìm sản phẩm thay thế
- Chiến lược thanh khoản/tài trợ
Kịch bản 3: Đột phá ngành bởi công nghệ mới
- Tác động đến danh mục sản phẩm/dịch vụ
- Đầu tư công nghệ/tài năng cần thiết
- Chiến lược phản ứng cạnh tranh
- Đổi mới mô hình định giá
- Các lựa chọn hợp tác/M&A để có được năng lực
- Rủi ro về bằng sáng chế/IP từ sự gián đoạn
#3. Chọn các chỉ số hàng đầu
Các chỉ số báo trước là các số liệu có thể báo hiệu liệu một kịch bản có thể diễn ra sớm hơn dự kiến hay không.
Bạn nên chọn các chỉ báo có khả năng thay đổi hướng đi một cách đáng tin cậy trước khi kết quả của kịch bản tổng thể được thể hiện rõ ràng.
Xem xét cả các số liệu nội bộ như dự báo doanh số cũng như dữ liệu bên ngoài như báo cáo kinh tế.
Đặt ngưỡng hoặc phạm vi cho các chỉ số sẽ kích hoạt việc tăng cường giám sát.
Phân công trách nhiệm để thường xuyên kiểm tra các giá trị chỉ báo dựa trên các giả định của kịch bản.
Xác định thời gian dẫn thích hợp giữa tín hiệu chỉ báo và tác động của kịch bản dự kiến.
Phát triển các quy trình để xem xét chung các chỉ số để xác nhận kịch bản. Các số liệu đơn lẻ có thể không mang tính kết luận.
Tiến hành chạy thử tính năng theo dõi chỉ báo để tinh chỉnh tín hiệu cảnh báo hữu hiệu nhất và cân bằng giữa mong muốn cảnh báo sớm với tỷ lệ “báo động sai” tiềm ẩn từ các chỉ báo.
💡Ví dụ về chỉ báo hàng đầu:
- Các chỉ số kinh tế – tốc độ tăng trưởng GDP, mức thất nghiệp, lạm phát, lãi suất, số lượng nhà ở mới bắt đầu xây dựng, sản lượng sản xuất
- Xu hướng của ngành – Sự thay đổi thị phần, đường cong chấp nhận sản phẩm mới, giá nguyên liệu/đầu vào, khảo sát tâm lý khách hàng
- Các động thái cạnh tranh – Sự gia nhập của các đối thủ cạnh tranh mới, sáp nhập/mua lại, thay đổi giá cả, các chiến dịch tiếp thị
- Quy định/chính sách – Tiến trình ban hành luật mới, đề xuất/thay đổi quy định, chính sách thương mại
#4. Phát triển các chiến lược ứng phó
Tìm ra những gì bạn muốn đạt được trong từng kịch bản trong tương lai dựa trên phân tích tác động.
Nghĩ ra nhiều lựa chọn khác nhau cho những hành động mà bạn có thể thực hiện như phát triển trong các lĩnh vực mới, cắt giảm chi phí, hợp tác với người khác, đổi mới, v.v.
Chọn các phương án thiết thực nhất và xem chúng phù hợp như thế nào với từng kịch bản trong tương lai.
Lập kế hoạch chi tiết cho 3-5 câu trả lời tốt nhất trong ngắn hạn và dài hạn cho từng tình huống. Bao gồm cả các tùy chọn dự phòng trong trường hợp kịch bản không diễn ra chính xác như mong đợi.
Quyết định chính xác những dấu hiệu nào sẽ cho bạn biết đã đến lúc áp dụng từng phản hồi. Ước tính xem các phản hồi có giá trị về mặt tài chính cho từng tình huống trong tương lai hay không và kiểm tra xem bạn có những gì bạn cần để thực hiện các phản hồi thành công hay không.
💡Ví dụ về chiến lược ứng phó:
Kịch bản: Suy thoái kinh tế làm giảm nhu cầu
- Cắt giảm chi phí biến đổi thông qua việc sa thải tạm thời và đóng băng chi tiêu tùy ý
- Chuyển các chương trình khuyến mãi sang các gói giá trị gia tăng để duy trì lợi nhuận
- Đàm phán các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp để linh hoạt hàng tồn kho
- Lực lượng lao động đào tạo chéo để cung cấp nguồn lực linh hoạt giữa các đơn vị kinh doanh
Kịch bản: Công nghệ đột phá giành thị phần nhanh chóng
- Mua lại các công ty khởi nghiệp mới nổi với khả năng bổ sung
- Khởi động chương trình ươm tạo nội bộ để phát triển các giải pháp đột phá của riêng mình
- Tái phân bổ vốn đầu tư cho sản xuất và nền tảng kỹ thuật số
- Theo đuổi các mô hình hợp tác mới để mở rộng các dịch vụ hỗ trợ công nghệ
Kịch bản: Đối thủ gia nhập thị trường với cơ cấu chi phí thấp hơn
- Tái cơ cấu chuỗi cung ứng để tìm nguồn ở các khu vực có chi phí thấp nhất
- Thực hiện chương trình cải tiến quy trình liên tục
- Nhắm mục tiêu phân khúc thị trường thích hợp với đề xuất giá trị hấp dẫn
- Gói dịch vụ dành cho khách hàng gắn bó ít nhạy cảm hơn với giá cả
#5. Thực hiện kế hoạch
Để thực hiện hiệu quả các chiến lược ứng phó đã phát triển, hãy bắt đầu bằng cách xác định trách nhiệm giải trình và mốc thời gian thực hiện từng hành động.
Đảm bảo ngân sách/nguồn lực và loại bỏ mọi rào cản đối với việc thực hiện.
Phát triển các cẩm nang về các phương án dự phòng đòi hỏi phải hành động nhanh hơn.
Thiết lập theo dõi hiệu suất để theo dõi tiến trình phản hồi và KPI.
Xây dựng năng lực thông qua tuyển dụng, đào tạo và thay đổi thiết kế tổ chức.
Truyền đạt kết quả của kịch bản và các phản ứng chiến lược liên quan giữa các chức năng.
Đảm bảo giám sát đầy đủ các tình huống đang diễn ra và đánh giá lại các chiến lược ứng phó đồng thời ghi lại các bài học và kiến thức thu được thông qua kinh nghiệm thực hiện ứng phó.
💡Ví dụ về lập kế hoạch kịch bản:
- Một công ty công nghệ đã thành lập một vườn ươm nội bộ (ngân sách được phân bổ, lãnh đạo được giao) để phát triển các giải pháp phù hợp với kịch bản gián đoạn tiềm ẩn. Ba công ty khởi nghiệp đã được thí điểm trong 6 tháng.
- Một nhà bán lẻ đã đào tạo các nhà quản lý cửa hàng về quy trình lập kế hoạch lực lượng lao động dự phòng để nhanh chóng cắt giảm/bổ sung nhân viên nếu nhu cầu thay đổi như trong một kịch bản suy thoái. Điều này đã được thử nghiệm bằng cách lập mô hình một số mô phỏng giảm nhu cầu.
- Một nhà sản xuất công nghiệp đã tích hợp việc đánh giá chi tiêu vốn vào chu kỳ báo cáo hàng tháng của họ. Ngân sách cho các dự án đang được triển khai được phân bổ theo các mốc thời gian của kịch bản và các điểm kích hoạt.
Chìa khóa chính
Mặc dù tương lai vốn dĩ không chắc chắn nhưng việc lập kế hoạch theo kịch bản sẽ giúp các tổ chức điều hướng các kết quả có thể xảy ra một cách chiến lược.
Bằng cách phát triển các câu chuyện đa dạng nhưng nhất quán trong nội bộ về cách các động lực bên ngoài có thể diễn ra và xác định các phản ứng để phát triển trong từng câu chuyện, các công ty có thể chủ động định hình vận mệnh của mình thay vì trở thành nạn nhân của những khúc mắc chưa biết.
Những câu hỏi thường gặp
5 bước của quy trình lập kế hoạch kịch bản là gì?
5 bước của quy trình lập kế hoạch kịch bản là 1. Nghĩ ra các kịch bản trong tương lai – 2. Phân tích các kịch bản – 3. Chọn các chỉ số hàng đầu – 4. Xây dựng chiến lược ứng phó – 5. Thực hiện kế hoạch.
Ví dụ về lập kế hoạch kịch bản là gì?
Một ví dụ về lập kế hoạch kịch bản: Trong khu vực công, các cơ quan như CDC, FEMA và WHO sử dụng các kịch bản để lập kế hoạch ứng phó với đại dịch, thiên tai, mối đe dọa an ninh và các cuộc khủng hoảng khác.
3 loại kịch bản là gì?
Ba loại kịch bản chính là kịch bản thăm dò, kịch bản chuẩn mực và kịch bản dự đoán.
