Là gì quá trình lập kế hoạch dự án trong quản lý dự án?

Quản lý dự án tốt bao gồm năm bước cơ bản: Bắt đầu, Lập kế hoạch, Thực thi, Giám sát và Kiểm soát và kết thúc bằng Kết thúc. Điều quan trọng cần lưu ý là không có dự án thành công nào có thể bỏ qua bất kỳ giai đoạn nào trong số này, đặc biệt là quy trình lập kế hoạch dự án giúp mọi thứ đi đúng hướng, chẳng hạn như được giao đúng thời hạn và trong ngân sách.

Lập kế hoạch dự án là trung tâm của vòng đời dự án, điều đó cũng có nghĩa đây là giai đoạn thử thách nhất. Tuy nhiên, luôn luôn có một cách để đạt được điều đó.

Trong bài viết này, chúng ta tìm hiểu thêm về lập kế hoạch dự án, định nghĩa, ví dụ, quy trình và một số công cụ lập kế hoạch để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình lập kế hoạch dự án và học cách giải quyết những khó khăn của nó. 

Mẹo để tương tác tốt hơn

• Quản lý dự án
• Ví dụ về lịch trình dự án
• Phương pháp thác nước

Định nghĩa Lập kế hoạch dự án là gì?

Lập kế hoạch dự án có thể được định nghĩa là một quá trình có hệ thống phác thảo, tổ chức và lập chiến lược các bước cần thiết và các nguồn lực cần thiết để đạt được một mục tiêu cụ thể trong một khung thời gian xác định. Đó là một cách tiếp cận chủ động bao gồm việc xác định mục tiêu, thiết lập lộ trình và phân bổ nguồn lực để tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu rủi ro.

Liên quan: Quy Trình Quản Trị Chiến Lược | Hướng dẫn cơ bản với 7 mẹo hay nhất

7 giai đoạn của quá trình lập kế hoạch dự án

Trong phần này, chúng ta đi sâu vào 7 bước liên quan đến lập kế hoạch dự án như sau:

Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu và phạm vi dự án

Giai đoạn đầu tiên của quá trình lập kế hoạch dự án xoay quanh việc xác định rõ ràng các mục tiêu và phạm vi của dự án. Điều này đòi hỏi phải hiểu các kết quả mong muốn, xác định các bên liên quan và thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được. Xác định ranh giới dự án, sản phẩm bàn giao và các ràng buộc đặt nền tảng cho các hoạt động lập kế hoạch tiếp theo.

Ví dụ: Nike đặt mục tiêu bán hàng là bán được 3,00,000 chiếc vào năm tới, tăng 30% so với doanh số hiện tại.

Giai đoạn 2: Tiến hành Đánh giá Dự án Toàn diện

Đánh giá dự án kỹ lưỡng là rất quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt và giảm thiểu rủi ro. Giai đoạn này bao gồm việc tiến hành phân tích chi tiết các yêu cầu, nguồn lực, rủi ro tiềm ẩn và sự phụ thuộc của dự án. Bằng cách đánh giá tính khả thi, khả năng tồn tại và những thách thức tiềm ẩn của dự án, người lập kế hoạch có thể xác định các yếu tố thành công quan trọng và phát triển các chiến lược để giải quyết các rào cản tiềm ẩn.

Giai đoạn 3: Phát triển Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS)

Trong bước lập kế hoạch dự án này, toàn bộ dự án được chia thành các thành phần nhỏ hơn, có thể quản lý được. Cách tiếp cận này được gọi là cấu trúc phân chia công việc (WBS) cung cấp cách trình bày theo thứ bậc các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và sản phẩm bàn giao, đảm bảo sự rõ ràng và có tổ chức. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân bổ tài nguyên, sắp xếp thứ tự nhiệm vụ và thiết lập một khung logic để thực hiện dự án.

Giai đoạn 4: Ước tính tài nguyên và thiết lập mốc thời gian

Ước tính tài nguyên và thiết lập thời gian cũng là mấu chốt cho sự thành công của việc lập kế hoạch dự án. Giai đoạn này nhằm xác định nhân sự cần thiết, phân bổ ngân sách và vật liệu cần thiết cho từng nhiệm vụ. Bằng cách xem xét các yếu tố phụ thuộc, ưu tiên và nguồn lực sẵn có của nhiệm vụ, người lập kế hoạch hoặc người quản lý có thể phát triển các mốc thời gian thực tế, xác định các mốc quan trọng trong quá trình thực hiện.

Giai đoạn 5: Chiến lược xác định và giảm thiểu rủi ro

Không có dự án nào tránh khỏi rủi ro và việc giải quyết chúng sớm là điều quan trọng để xử lý một kế hoạch. Trong giai đoạn này, các rủi ro tiềm ẩn và sự không chắc chắn được xác định, phân tích và ưu tiên. Các chiến lược chủ động được phát triển để giảm thiểu rủi ro, bao gồm các kế hoạch dự phòng, cơ chế chuyển giao rủi ro và các phương án hành động thay thế. Giám sát và đánh giá rủi ro thường xuyên đảm bảo khả năng thích ứng trong suốt vòng đời của dự án.

Giai đoạn 6: Truyền thông và sự tham gia của các bên liên quan

Giống như keo, giao tiếp hiệu quả có thể gắn kết một dự án lại với nhau. Việc thiết lập một kế hoạch truyền thông phác thảo các kênh, tần suất và sự tham gia của các bên liên quan là bắt buộc. Cập nhật trạng thái thường xuyên, báo cáo tiến độ và thảo luận hợp tác thúc đẩy tính minh bạch, tăng cường phối hợp và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan.

Giai đoạn 7: Giám sát, Kiểm soát và Đánh giá

Bước cuối cùng của một khung lập kế hoạch dự án hiệu quả là giai đoạn giám sát và đánh giá liên tục. Giai đoạn này tập trung vào việc theo dõi tiến độ, so sánh nó với các mốc đã thiết lập và xác định các sai lệch. Nếu cần thiết, các điều chỉnh được thực hiện để sắp xếp lại dự án với các mục tiêu của nó. Các bài học kinh nghiệm được ghi lại, cho phép chuyển giao kiến ​​thức và cải tiến trong tương lai.

Các thành phần của kế hoạch dự án là gì?

Dưới đây là 7 thành phần chính của quá trình lập kế hoạch dự án:

• Phạm vi lập kế hoạch trong quản lý: Xác định rõ ranh giới và mục tiêu của dự án.
• Cơ cấu phân chia công việc (WBS): Chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể quản lý được.
• Dòng thời gian và các mốc quan trọng: Thiết lập một mốc thời gian thực tế và thiết lập các mốc quan trọng để theo dõi tiến độ.
• Phân bổ nguồn lực: Xác định và phân bổ các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân sự, ngân sách và vật liệu.
• Phân tích và giảm thiểu rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và phát triển các chiến lược để giảm thiểu chúng.
• Kế hoạch truyền thông: Thiết lập các kênh liên lạc hiệu quả để tạo điều kiện phối hợp và cộng tác giữa các bên liên quan của dự án.
• Giám sát và đánh giá: Triển khai các cơ chế giám sát tiến độ dự án và đánh giá hiệu suất so với KPI đã xác định trước.

Tại sao quá trình lập kế hoạch dự án lại cần thiết?

Nó làm tăng hiệu suất dự án và khả năng thành công

Có một số lý do khiến dự án thất bại và một trong số đó là do không xác định được mục tiêu, mục đích và trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm (ước tính gần 39%). Dự án sẽ không diễn ra suôn sẻ nếu các thành viên trong nhóm nhầm lẫn về vai trò và trách nhiệm cá nhân của họ. Hơn nữa, việc thiếu mục tiêu và mục tiêu rõ ràng hoặc hiểu sai về phương hướng và mục đích của dự án có thể dẫn đến sai lệch và thiếu tập trung, dẫn đến những trục trặc không mong muốn và phạm vi dự án bị lung lay.

Nó cải thiện sự hợp tác và giao tiếp của nhóm 

Một kế hoạch được tổ chức tốt sẽ tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Đặc biệt là khi nói đến các dự án liên phòng ban hoặc liên công ty, với sự tham gia của nhiều nhân viên và chuyên gia từ các nền tảng khác nhau cùng làm việc, vai trò của việc lập kế hoạch càng rõ ràng hơn. Do đó, giao tiếp và cộng tác rõ ràng sẽ nâng cao tinh thần đồng đội, thúc đẩy tầm nhìn chung, ít xung đột nhân viên hơn và thúc đẩy môi trường dự án tích cực.

Nó đảm bảo tối ưu hóa các nguồn lực

Lập kế hoạch là phương pháp cuối cùng để sử dụng tốt nhất các nguồn lực bao gồm thời gian, nguồn nhân lực, ngân sách, thiết bị và vật liệu. Bằng cách xác định trước các tài nguyên cần thiết, nhóm dự án có thể đảm bảo rằng các tài nguyên phù hợp có sẵn vào đúng thời điểm, giảm thiểu sự chậm trễ và trùng lặp, cũng như tối ưu hóa hiệu quả.

Nó làm giảm rủi ro và các vấn đề không mong muốn

Bằng cách xác định rủi ro sớm, nhóm dự án có thể phát triển các chiến lược lập kế hoạch ứng phó rủi ro và kế hoạch dự phòng để giải quyết chúng. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm khả năng xảy ra và tác động của rủi ro, nâng cao hiệu suất dự án và giảm khả năng thất bại.

Quy trình lập kế hoạch dự án tốt nhất là gì?

Để lập kế hoạch dự án tốt hơn cũng như vượt qua những thách thức có thể gặp phải trong quá trình lập kế hoạch, cần xem xét một số phương pháp lập kế hoạch dự án. Chúng đề cập đến các phương pháp và khuôn khổ có cấu trúc được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý dự án một cách hiệu quả.

quy hoạch thác nước

Phương pháp Thác nước là một cách tiếp cận tuần tự chia dự án thành các giai đoạn riêng biệt, với mỗi giai đoạn được xây dựng dựa trên giai đoạn trước. Nó tuân theo một tiến trình tuyến tính, trong đó mỗi giai đoạn phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các giai đoạn chính thường bao gồm thu thập yêu cầu, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, triển khai và bảo trì. Thác nước phù hợp nhất cho các dự án có yêu cầu ổn định và được xác định rõ ràng.

PRINCE2 (Dự án trong môi trường được kiểm soát)

PRINCE2 là một phương pháp quản lý dự án dựa trên quy trình được sử dụng rộng rãi ở Vương quốc Anh và trên toàn cầu. Nó cung cấp một khung cấu trúc để lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát dự án. PRINCE2 chia các dự án thành các giai đoạn có thể quản lý và nhấn mạnh vào việc quản trị hiệu quả, quản lý rủi ro và sự tham gia của các bên liên quan. Nó được công nhận rộng rãi vì tập trung vào chứng minh kinh doanh và tài liệu toàn diện.

PRISM (Tích hợp dự án, Phạm vi, Thời gian và Quản lý tài nguyên)

PRISM là một phương pháp quản lý dự án được phát triển bởi Viện Quản lý Dự án (PMI). Nó cung cấp một khuôn khổ toàn diện bao gồm tích hợp, phạm vi, thời gian và quản lý tài nguyên. PRISM nhấn mạnh cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch dự án, kết hợp các quy trình như xác định mục tiêu dự án, tạo cấu trúc phân chia công việc, lập lịch trình hoạt động và phân bổ nguồn lực.

Liên quan: Mẫu lập kế hoạch chiến lược tốt nhất năm 2024 | Tải xuống miễn phí

Một số công cụ và phần mềm lập kế hoạch dự án là gì?

Các công cụ và phần mềm lập kế hoạch dự án đã trở nên không thể thiếu để quản lý dự án hiệu quả trong bối cảnh kinh doanh năng động và nhịp độ nhanh ngày nay. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể muốn xem qua những đề xuất hàng đầu sau:

Microsoft Project là một phần mềm lập kế hoạch dự án toàn diện được sử dụng rộng rãi bởi các chuyên gia trong các ngành công nghiệp khác nhau. Nó cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ để quản lý các tác vụ, tài nguyên, lịch trình và ngân sách.

Asana là một công cụ lập kế hoạch dự án linh hoạt được biết đến với các tính năng mạnh mẽ và tính linh hoạt. Nó cung cấp một nền tảng tập trung để các nhóm lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi các dự án một cách hiệu quả.

Trello là một phần mềm lập kế hoạch nhiệm vụ phổ biến được biết đến với tính đơn giản và hấp dẫn trực quan. Giao diện thân thiện với người dùng của nó bao gồm các bảng, danh sách và thẻ, cho phép các nhóm sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ một cách dễ dàng.

Liên quan: 10 Mẹo Sử Dụng Quản Lý Dự Án Asana Hiệu Quả Năm 2024

10 bước lập kế hoạch dự án là gì?

Quá trình lập kế hoạch dự án khác nhau giữa các tổ chức, tùy thuộc vào phạm vi và quy mô của các dự án. Một số nhà quản lý có thể thích 10 bước lập kế hoạch dự án như sau:

1. Xác định mục tiêu và mục tiêu của dự án.
2. Xác định các bên liên quan của dự án.
3. Tiến hành phân tích phạm vi dự án kỹ lưỡng.
4. Xây dựng cấu trúc phân chia công việc chi tiết (WBS).
5. Xác định các phụ thuộc của dự án và trình tự các nhiệm vụ.
6. Ước tính các yêu cầu tài nguyên và tạo một kế hoạch tài nguyên.
7. Phát triển một lịch trình dự án thực tế.
8. Xác định và đánh giá rủi ro dự án.
9. Tạo một kế hoạch truyền thông.
10. Nhận phê duyệt dự án và hoàn thiện kế hoạch dự án.

Những câu hỏi thường gặp

Kết luận:

Điều quan trọng cần lưu ý là lập kế hoạch dự án là quá trình tốt nhất để giữ mọi thứ theo tiến độ tích cực. Mặc dù phần mềm lập kế hoạch dự án có thể giúp cải thiện năng suất của quá trình lập kế hoạch dự án, nhưng đừng coi đó là điều đương nhiên, vai trò của người quản lý dự án và điều phối nhóm còn quan trọng hơn nhiều.

Vì vậy, đừng quên có một hội nghị giới thiệu để kết nối tất cả các nhóm khi bắt đầu dự án và đào tạo kỹ năng để đảm bảo các nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và có động lực trong toàn bộ dự án. Nếu bạn cần thuyết trình hoặc đào tạo cuộc họp hấp dẫn và thú vị hơn, AhaSlides có thể là đối tác tốt nhất của bạn với nhiều tính năng và mẫu nâng cao miễn phí cũng như gói giá cạnh tranh cho tất cả các công ty.

Tham khảo: BIJU's | kế hoạch tuần | dạy mục tiêu