当你想象最坏的情况时，你的心跳加速：
❗️ 一位演讲者在上台前几分钟生病了。
❗️ 活动当天您的场地突然断电。
❗️ 或者最糟糕的是 – 有人在您的活动中受伤。
这些令人反胃的想法让你彻夜难眠。
但如果您提前仔细、系统地计划，即使是最混乱的事件也可以得到管理。
一个简单的 事件风险管理清单 可以帮助您在潜在问题破坏您的活动之前识别、准备和缓解这些问题。 让我们找出清单中的 10 项必备条件，将忧虑转化为周密的行动计划。
表的内容
概述
| 什么是事件风险？ | 意外和不可预见的问题，可能会对组织者和公司品牌产生负面影响。 |
| 事件风险的例子？ | 极端天气、食品安全、火灾、骚乱、安全威胁、金融风险…… |
什么是事件的风险管理？
事件风险管理涉及识别可能威胁事件的潜在风险或问题，然后制定流程和预防措施来减轻这些风险。 这有助于活动组织者制定应急计划，以最大程度地减少中断并在出现问题时快速恢复。 还利用事件风险管理清单来确保克服每一个潜在威胁。
作为活动策划者管理风险的 5 个步骤是什么？
我们知道，作为一名活动策划者，面对各种可能发生的情况，压力很大。 为了避免您过度思考，请按照我们简单的 5 个步骤为活动制定完美的风险管理计划：
• 识别风险 – 集思广益，讨论活动中可能出现问题的所有可能情况。 考虑场地问题、恶劣天气、技术故障、演讲者取消、食品问题、受伤、出席率低等因素。广泛思考并综合考虑 头脑风暴工具 保持想法完整。
• 评估可能性和影响 – 对于每个已识别的事件风险，估计其发生的可能性以及它可能对您的事件产生的潜在影响。 这有助于确定哪些风险需要最彻底的缓解计划。
• 制定应急计划 – 对于优先级较高的风险，制定具体的备份计划、解决方案和突发事件，以在这些风险确实发生时最大限度地减少干扰。 这可能涉及确认替代场地、供应商、时间表等。
• 分配职责 – 指定一个人负责执行每一项应急计划，并向您的团队明确传达角色。 这确保了如果风险确实发生，有人会采取行动。
• 练习你的计划 – 运行潜在场景以找出事件风险管理计划中的差距。 培训您的团队如何应对不同情况将建立信心，以便他们能够成功管理活动当天出现的问题。
提高参与度的技巧
事件风险管理清单
事件风险管理清单需要涵盖哪些一般要点？ 通过下面的事件风险清单示例寻找灵感。
#1 – 场地
签订合同
☐ 获得的许可证和执照
已确认平面图和设置安排
规定的餐饮和技术要求
已确定备用场地并待命
#2 – 天气
☐ 恶劣天气监测和通知计划
如有需要，可提供帐篷或替代住所
☐ 如果需要，安排将活动移至室内
#3 – 技术
已测试的 A/V 和其他技术设备
☐ 获得的 IT 支持联系信息
可供备份的纸质材料打印件
☐ 互联网或停电应急计划
#4 – 医疗/安全
提供急救箱和 AED
紧急出口有明显标记
接受过紧急程序培训的工作人员
现有的安全/警察联系信息
#5 – 扬声器
收到的简历和照片
选定的备用发言者作为备用发言者
已传达演讲者应急计划
#6 – 出席率
已确认最低出勤门槛
已传达取消政策
✓ 如果活动取消，退款计划已到位
#7 – 保险
有效的一般责任保险单
☐ 获得保险证明书
#8 – 文档
合同、许可证和执照的副本
☐ 所有供应商和供应商的联系信息
活动计划、议程和/或行程
#9 – 人员配备/志愿者
分配给工作人员和志愿者的角色
☐ 可用于填写缺席情况的备份
已完成应急程序和应急计划培训
#10 – 食品和饮料
为任何易腐烂的用品提供备份
✓ 为延迟/错误订单/过敏客人准备的替代食物选择
提供额外的纸制品、餐具和服务用具
#11 – 废物和回收
☐ 分发垃圾箱和回收容器
☐ 分配在活动期间和活动结束后收集垃圾的角色
#12 – 处理投诉的程序
指定处理与会者投诉的工作人员
解决问题并在需要时提供退款/补偿的协议
#13 – 紧急疏散计划
已准备好疏散路线和集合点
☐ 让工作人员驻扎在出口附近
#14 – 失踪人员协议
指定负责失踪儿童/老人/残疾人的工作人员
已获得未成年人父母/监护人的联系信息
#15 – 事件报告
为员工创建事件报告表以记录任何紧急情况
风险管理的五要素是什么？
风险不仅仅是运气不好——它是每一次冒险的一部分。 但通过正确的事件风险管理计划，您可以控制风险造成的混乱，并将威胁转化为机遇。 风险管理的五种方法包括：
• 风险识别 – 想想像技术故障这样的小事情……一直到彻底的灾难。 列出风险可以让它们从你的脑海中消失，并记录在纸上，让你可以面对它们。
• 风险评估– 对每种风险进行评级，以了解哪个风险构成最大的威胁。 考虑一下：这种情况发生的可能性有多大？ 如果这样做会造成什么损害？ 对风险进行优先级排序，将您的精力集中在真正重要的问题上。
• 风险缓解 – 制定反击计划！ 考虑如何减少风险发生的可能性，或者减少风险发生时的影响，或者两者兼而有之。 你越能提前削弱风险，它们对你的干扰就越小。
• 风险监控 – 一旦你的初步计划到位，请保持警惕。 监控新风险出现或旧风险发生变化的迹象。 根据需要调整您的策略，以跟上不断变化的威胁形势。
• 风险报告 – 与您的团队分担风险和计划。 让其他人参与进来可以获得认可，暴露你可能错过的弱点，并分配管理风险的责任。
什么是事件管理中的清单？
活动管理中的清单是指活动组织者在活动之前核实已准备、安排或计划的项目或任务列表。
全面的风险管理清单有助于确保您在安排成功执行活动所需的所有细节时不会忽略任何重要事项。
检查表对于事件管理很有用，因为它们：
• 提供清晰度和结构 – 它们按顺序列出，详细说明了需要完成的所有事情，因此不会遗漏任何内容。
• 鼓励充分准备 – 检查项目可以激励组织者确保所有安排和预防措施在活动开始前实际到位。
• 改善沟通 – 团队可以划分和分配清单项目，以确保每个人都了解自己的角色和职责。
• 支持一致性 – 对重复发生的事件使用相同的清单有助于保持标准并每次发现需要改进的地方。
• 揭示差距或弱点 – 未检查的项目会突出显示被遗忘的事情或需要更多计划，使您能够在问题出现之前解决它们。
• 促进交接 – 将清单交给新组织者可以帮助他们了解为规划以前的成功活动所做的一切。
投资讯息
通过事件风险管理清单中的这些额外内容，您就可以为战场做好充分准备！ 准备工作可以将潜在的混乱转化为平静的信心。 因此，将每个项目添加到您的列表中。 将它们一一划掉。 看看这份清单将忧虑转化为力量。 因为您预期得越多，您精心计划和准备的风险就越大。
常见问题解答
有问题吗？ 我们有答案。
