會議是提升團隊效率、協調性和凝聚力的重要因素。許多公司每週至少召開一次會議，可以是與員工進行深入交流的非正式會議，也可以是討論公司未來規劃和年度報告的正式管理委員會會議。管理人員或領導者必須向與會者或嘉賓發送會議邀請函。
會議邀請對於有效和順利地舉行正式會議很重要。 發送會議邀請的方式有很多種。 在本文中，我們專注於處理 會議邀請郵件，邀請人們參加您的會議的最方便和流行的方法。
目錄
使用 AhaSlides 的快速會議模板
什麼是會議邀請郵件？
會議邀請郵件是商務活動中至關重要的一部分，它是一封書面訊息，闡明會議目的，並邀請與會者在指定日期和地點參加會議，如有需要，還可以附上更詳細的附件。根據會議性質，郵件可以採用正式或非正式的風格。但務必注意措辭和風格，以符合商務電子郵件禮儀。
但是，請不要將會議邀請郵件與會議請求郵件混為一談。這兩封郵件的主要區別在於，會議請求郵件旨在與某人安排會面，而會議邀請郵件旨在邀請您參加已公佈日期和地點的會議。
為什麼會議邀請郵件很重要？
使用電子郵件邀請有很多好處。 電子郵件邀請的優點如下：
- 它直接與日曆連接。當收件者接受邀請時，該邀請會被加入到他們的商務日曆中，您會收到提醒，就像日曆中記錄的其他事件一樣。
- 方便快捷。 單擊發送按鈕後，您的收件人可以立即收到電子郵件。 由於它直接發送給收件人，如果電子郵件地址錯誤，您可以立即收到公告並迅速尋求進一步的解決方案。
- 這很省時。 您可以同時發送包含數千個電子郵件地址的群組電子郵件。
- 這樣可以節省成本。您無需在郵寄上花費預算。
- 它可以直接從您首選的網路研討會平台產生。除非您要進行面對面的會議，否則您的第一選擇可能是 Zoom， Microsoft Teams，或類似的東西。確認回覆後，所有連結和時間範圍都會透過電子郵件同步，因此與會者可以避免與其他活動混淆。
每天都有數十億封電子郵件發送，其中很多都是垃圾郵件，這是不爭的事實。每個人都至少會使用電子郵件來交換工作、購物、會議等重要資訊。然而，由於每天都要閱讀大量的電子郵件，難免會感到「郵件疲勞」。因此，發送一封好的邀請郵件可以避免收件者產生不必要的誤解或疏忽。
逐步編寫會議邀請電子郵件
一封好的會議邀請電子郵件至關重要 通常，它會影響 電子郵件傳送 率。
撰寫商務會議邀請郵件時，必須遵守一些禮儀和原則，這是對收件者的尊重。您可以按照以下步驟學習如何撰寫標準的會議邀請電子郵件：
第 1 步：寫出一個強而有力的主題行
事實上，47% 的郵件收件者會閱讀主題清晰簡潔的郵件。第一印象至關重要。清晰簡潔的主題能夠讓收件者感受到緊迫感或重要性，進而提高郵件開啟率。
- 簡短，有針對性。 要實事求是，不要神秘莫測。
- 您可以在主題行中要求確認出席，以示緊急。
- 或加入情緒基調，例如不要忘記重要性、緊迫性…
- 如果您想強調時間敏感的問題，請添加時間
譬如講，：“會議 4/12：專案腦力激盪會議”或“重要。請回覆：新產品策略會議 10/6”
第 2 步：從快速介紹開始
在第一行中，最好簡單介紹一下您是誰、您在組織中的職位以及您為何與他們聯繫。然後你可以直接表明會議的目的。許多人會錯誤地表達會議的模糊目的，因為他們認為參與者必須知道這一點。
- 讓你的介紹令人愉快或與工作相關
- 提醒參與者是否需要完成任何任務或攜帶任何東西參加會議。
譬如講，：你好，團隊成員，期待下週一在新產品發表會上見到你。
第 3 步：分享時間和地點
您應該包括會議的確切時間。 您還應該親自或在線告訴他們會議的召開方式和地點，並在他們需要時提供指南或平台鏈接。
- 如果有員工在世界不同地區工作，請添加時區
- 提及會議的預計持續時間
- 指路時，請盡可能詳細，或附上地圖指南。
譬如講，請於00月6日（星期五）下午1點到行政大樓二樓2號會議室參加會議。
第四步：概述會議議程
概述關鍵目標或擬定的會議議程。無需贅述細節，只需簡要說明主題和時間安排即可。對於正式會議，您可以附上詳細文檔，這有助於與會者提前做好準備。
譬如講，你可以這樣開頭：我們計劃討論…/我們想解決一些問題，或者像這樣：
- 8:00-9:30：項目介紹
- 9:30-11:30：Howard（IT）、Nour（市場營銷）和 Charlotte（銷售）的演講
第 5 步：要求回复
要求回覆可以幫助確認收件人的回覆。為了防止矛盾心理，您的電子郵件中應包含與會者通知您其出席或缺席的首選回覆和時限。這樣，如果您在規定的時間沒有收到他們的回复，您可以快速採取後續行動。
譬如講，: 請在 [日期] 之前回復到 [電子郵件地址或電話號碼]
步驟 6：新增專業的電子郵件簽名和品牌標識
商務電子郵件簽名應包含全名、職位、公司名稱、聯絡資訊等資訊。 個人網站 和其他超連結地址。
您可以輕鬆地自訂您的簽名 Gmail.
譬如講，:
傑西卡麥迪遜
Inco 行業區域首席營銷官
555-9577-990
有許多免費的電子郵件簽名產生器可以節省您的時間和精力，例如： 我的簽名.
會議邀請電子郵件的類型和示例
請記住，不同類型的會議有不同的標準和寫作風格。通常，我們會根據會議邀請電子郵件的正式或非正式層級來區分，包括或排除虛擬會議或純線上會議。在這一部分中，我們收集並向您介紹了一些典型的會議邀請類型以及商務會議邀請郵件中常用的每種類型的範本。
#1. 正式會議請求電子郵件
正式會議邀請郵件用於通常每年召開一到三次的大型會議。由於是正式會議，郵件應採用正式的寫作風格。附件內容旨在幫助與會者更清楚地了解如何參加會議、如何找到會議地點以及詳細列出會議議程。
正式會議包括：
- 管理會議
- 委員會會議
- 董事會會議
- 股東大會
- 戰略會議
示例1： 股東 邀請電子郵件模板
主題：重要！您受邀參加年度股東大會。 [時間]
[收件人姓名]
[公司名]
[職稱]
[公司地址]
[日期]
尊敬的股東們，
我們很高興邀請您參加將於 【時間】、【地址】
年度股東大會是一個特殊的交流和討論機會 [公司名] 以及我們所有的股東。
這也是表達自己和投票的機會，以便在為國家做出重大決策時發揮積極作用 [公司名稱]， 無論您擁有多少股份。 會議將涵蓋以下主要議程：
1世紀議程：
2世紀議程：
3世紀議程：
4世紀議程：
您將在下面的附件中找到有關如何參加這次會議的說明、議程和要提交供您批准的決議文本
我謹代表董事會感謝您的貢獻和對公司的忠誠 [公司名] 我期待著歡迎您參加 [日期]
最好的問候，
[名稱]
[職位名稱]
[公司名]
[公司地址和網站]
示例2： 戰略會議 邀請電子郵件模板
[收件人姓名]
[公司名]
[職稱]
[公司地址]
[日期]
主題行： 項目啟動營銷活動會議：2/28
代表 [公司名稱], 我想邀請您參加在 [會議廳名稱、大樓名稱] [日期和時間]. 會議將持續 [期間].
我很高興歡迎您來到我們專案的第一階段，討論我們即將提出的提案[詳細資訊]，我們感謝您對此提出的寶貴見解。以下是我們當天議程的簡短摘要：
1世紀議程：
2世紀議程：
3世紀議程：
4世紀議程：
我們整個團隊都認為這項提案至關重要。為了方便您提前準備會議，我們隨信附上了一份文件，其中包含更詳細的資訊。
我們都非常期待與您進行交流，探討如何才能讓這項提案順利實施。請在會前提交任何問題或建議。 [最後期限] 通過回复此電子郵件直接給我。
祝你有美好的一天。
感謝你，
溫暖的問候，
[名稱]
[職位名稱]
[公司名]
[公司地址和網站]
#2. 非正式會議邀請電子郵件
正式的會議邀請郵件通常只是與管理階層以下人員或團隊成員的會議。這樣一來，您更容易想出如何適當地撰寫郵件內容。您可以採用非正式的風格，用友好輕鬆的語氣來寫。
非正式會議包括：
- 頭腦風暴會議
- 問題解決會議
- 技術培訓
- 簽到會議
- 團隊建設會議
- 咖啡聊天
示例 3：簽到會議邀請電子郵件模板
主題行：緊急。 [項目名] 更新。 [日期]
親愛的團隊，
問候！
有時間和你一起工作是愉快和有趣的 [項目名]. 然而，為了能夠有效地執行我們的計劃，我認為現在是我們報告所取得進展的時候了，我很高興有機會在 [地點] 進一步討論此事 [日期和時間].
我還附上了我們需要討論的所有議程的清單。不要忘記準備您的任務完成報告。請使用這個 [鏈接] 讓我知道你是否能夠做到。
請盡快給我發電子郵件確認。
溫暖的問候，
[名稱]
[職稱]
[公司名]
示例4： 隊部邀請電子郵件模板
親愛的團隊成員，
特此通知您 [部門名稱] 正在組織一個 全體員工的團隊建設會議 成員在 [日期和時間]
對於進一步的專業發展，我們共同成長是極其重要的，只有我們作為一個團隊工作才能實現，這樣我們的技能和才能才能得到更好的表現。 這就是我們部門每月不斷推動各種團隊建設活動的原因。
請前來參加此次活動，以便我們可以傾聽您的聲音，了解我們如何改進才能為您提供更好的支持。 也會有一些 團隊建立遊戲 公司將提供茶點。
我們期待在這次團隊建立活動中度過愉快的時光，這項活動旨在幫助我們每個人成長。如果您認為自己無法參加本次會議，請告知我們。 [協調員姓名] at [電話號碼]
謹啟，
[名稱]
[職稱]
[公司名]
＃3。 演講嘉賓邀請電子郵件
邀請演講嘉賓的郵件應包含與演講嘉賓相關的會議和演講機會資訊。至關重要的是，演講嘉賓必須了解他們如何為您的活動做出貢獻，以及參與活動能獲得哪些好處。
示例 5：演講嘉賓邀請電子郵件模板
親愛 [揚聲器]，
我們希望這條消息能找到你！ 我們今天伸出援手，為您提供了一個絕佳的演講機會。 我們想請您成為我們的榮譽發言人 [會議名稱], 一個事件集中在 [描述你的活動的目的和觀眾]。 整個 [會議名稱] 團隊受到您的成就的啟發，並認為您將是向我們志同道合的專業人士致辭的完美專家。
[會議名稱] 將在 [地點，包括城市和州] on [日期]. 我們的活動預計將舉辦約 [預計參加人數#]. 我們的目標是 【會議目標】.
我們相信您是一位優秀的演講者，鑑於您在[專業領域]的豐富經驗，您的演講將為此次對話增添至關重要的色彩。您可以考慮就[時長]分鐘內與該領域相關的觀點進行演講。 [會議主題]. 您可以在 [deadline] 之前通過 [link] 發送您的提案，以便我們的團隊可以聽取您的想法並提前確定您的演講細節。
無論如何，如果您無法出席，請透過[連結]與我們聯繫。感謝您的時間和考慮，我們期待您的正面回應。
最好的，
[名稱]
[職稱]
[聯繫信息]
[公司網址]
＃4。 網路研討會邀請電子郵件
如今，越來越多的人選擇舉辦線上會議，因為它既省時又省錢，尤其適合遠距辦公團隊。如果您使用會議平台，可以使用一些客製化的邀請郵件模板，例如 Zoom 邀請郵件模板，這些郵件會在會議開始前直接發送給與會者。對於線上研討會，您可以參考以下範例。
提示： 使用「恭喜」、「很快」、「完美」、「更新」、「可用」、「最終」、「頂級」、「特別」、「加入我們」、「免費」等關鍵字。
示例6： 網絡研討會邀請電子郵件模板
主題行：恭喜！ 你被邀請到 [網絡研討會名稱]
親愛 [候選人名字],
[公司名稱] 很高興為 [網絡研討會主題] 在 [日期] 在 [時間]， 旨在 [[網絡研討會目的]
這將是您從您邀請的[網絡研討會主題]領域的專家那裡獲得巨大收益並獲得免費禮物的好機會。 我們的團隊對您的光臨充滿熱情。
注意：此網絡研討會僅限於 [人數]. 為了保留你的座位，請註冊 [關聯]，並隨時與您的朋友分享。
我希望能在那裡看到你！
祝你有美好的一天，
[你的名字]
[簽名]
底線
幸運的是，網路上有許多可用的商務會議邀請範本供您自訂並在幾秒鐘內發送給與會者。不要忘記在雲端保存一些內容，以便您可以完美地準備電子郵件，尤其是在緊急情況下。
假設您也在為您的企業尋找其他解決方案。 在這種情況下， 你會發現 AhaSlides 是一款優秀的簡報工具，它擁有許多令人驚嘆的功能，可以支援你的網路研討會、團隊建立活動、會議等等。
常見問題（FAQ）
如何撰寫會議預約電子郵件？
會議預約電子郵件中應包含的要點：
- 清晰的主題行
- 問候和介紹
- 請求的會議詳細資訊 - 日期、時間範圍、目的
- 討論議程/主題
- 如果主要日期不可行的替代方案
- 後續步驟詳細信息
- 結束語和簽名
如何透過電子郵件發送團隊會議邀請？
- 開啟您的電子郵件用戶端或網頁郵件服務（例如 Gmail、Outlook 或 Yahoo Mail）。
- 點擊「撰寫」或「新電子郵件」按鈕開始起草新電子郵件。
- 在「收件者」欄位中，輸入您想要邀請參加會議的團隊成員的電子郵件地址。您可以用逗號分隔多個電子郵件地址，或使用電子郵件用戶端的通訊錄來選擇收件者。
- 如果您的電子郵件用戶端整合了日曆應用程序，您可以直接從電子郵件將會議詳細資訊新增至日曆邀請。尋找“新增至日曆”或“插入事件”等選項並提供必要的資訊。
如何製作電子郵件邀約？
以下是簡短電子郵件邀請中應包含的關鍵內容：
- 問候語（按姓名稱呼收件人）
- 活動名稱和日期/時間
- 地點詳情
- 簡短的邀請訊息
- 回覆詳情（截止日期、聯絡方式）
- 閉幕式（您的姓名、活動主持人）
