حتى الشركات الأكثر انضباطًا يمكن أن تشعر أحيانًا أن مشاريعها تضل طريقها. في كثير من الأحيان ، تكون المشكلة واحدة من . الحل؟ منظمة بشكل جيد وتفاعلية بالكامل اجتماع انطلاق المشروع!
أكثر من مجرد أبهة وحفل ، يمكن لاجتماع انطلاق جيد التنفيذ أن يحصل على شيء جميل حقًا في القدم اليمنى. فيما يلي 8 خطوات لعقد اجتماع إطلاق المشروع الذي يبني الإثارة ويحصل عليه كل شخص في نفس الصفحة.
وقت انطلاق!
- ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
- ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟
- 8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass
- نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع
نصائح للاجتماع يجب تذكرها
يجب أن يكون لديك جدول أعمال اجتماع البداية مسبقًا. يعد إرسال بريد إلكتروني مبكر لبدء المشروع أمرًا مهمًا للغاية! لذا، دعونا نتحقق من بعض نماذج جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي!
يجب أن تكون جلسة الافتتاح قصيرة وموجزة، مع الكثير من الألعاب والأنشطة، حيث تكون هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تنفيذ المشروع. AhaSlides يأتي هذا في متناول يديك! اطلع على المزيد من النصائح معنا أدناه:
ابدأ المحادثة.
احصل على مدخلات قيمة من فريقك وعملائك خلال اجتماع إطلاق المشروع. استخدم أدوات الاقتراع المباشر والأسئلة والأجوبة وتبادل الأفكار مع هذا القالب المجاني!
🚀 انظر النموذج
ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
كما هو مذكور على القصدير ، فإن اجتماع انطلاق المشروع هو ملف الاجتماع حيث تبدأ مشروعك.
عادةً ما يكون اجتماع بدء المشروع هو الاجتماع الأول بين العميل الذي طلب مشروعًا والشركة التي ستجعله ينبض بالحياة. سيجلس الجانبان معًا ويناقشان أسس المشروع والغرض منه وأهدافه وكيف سينتقل من الفكرة إلى أن تؤتي ثمارها.
بشكل عام ، هناك 2 أنواع من اجتماعات الانطلاق يجب أن تكون على علم بما يلي:
- انطلاقة المشروع الخارجي - يجلس فريق التطوير مع شخص من في الخارج الشركة ، مثل العميل أو أصحاب المصلحة ، وتناقش خطة مشروع تعاوني.
- بي كيه إم داخلي - وقام فريق من في غضون تجلس الشركة معًا وتناقش خطة مشروع داخلي جديد.
في حين أن كلا النوعين قد يكون لهما نتائج مختلفة ، الإجراء إلى حد كبير هو نفسه. هناك أساسًا أي جزء لبدء مشروع خارجي لا يشكل جزءًا من بدء مشروع داخلي - سيكون الاختلاف الوحيد هو الجهة التي تحتفظ بها.
مزيد من التفاعل مع تجمعاتك
- الافضل AhaSlides عجلة دوارة
- منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
- AhaSlides أداة استطلاع الرأي عبر الإنترنت – أفضل أداة استطلاع رأي
- مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024
ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟
يجب أن يكون الغرض من الاجتماعات التمهيدية عاليًا وواضحًا! قد يبدو الأمر بسيطًا بما فيه الكفاية لبدء مشروع ما فقط من خلال تعيين مجموعة من المهام للأشخاص المناسبين، خاصة في مكان العمل المهووس بمجلس إدارة كانبان اليوم. ومع ذلك، فإن هذا يمكن أن يؤدي إلى فقدان الفرق لطريقها بشكل مستمر.
تذكر، فقط لأنك على نفس المجلس لا يعني أنك على نفس الصفحة.
في جوهره ، يعتبر اجتماع انطلاق المشروع نزيهًا ومفتوحًا حوار بين العميل والفريق. إنه ليس سلسلة من الإعلانات حول كيفية عمل المشروع ، ولكن أ محادثة حول الخطط والتوقعات والأهداف التي تم التوصل إليها من خلال النقاش الجامح.
فيما يلي بعض فوائد عقد اجتماع إطلاق المشروع:
- يحصل على الجميع أعدت - "أعطني ست ساعات لأقطع شجرة وسأقضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس". إذا كان أبراهام لنكولن على قيد الحياة اليوم، فيمكنك التأكد من أنه سيقضي أول 4 ساعات من أصل 6 ساعات في المشروع في اجتماع إطلاق المشروع. وذلك لأن هذه الاجتماعات تحتوي على الكل الخطوات اللازمة لإنجاز أي مشروع في القدم اليمنى.
- انها مشتركة كل اللاعبين الرئيسيين - لا يمكن بدء الاجتماعات التمهيدية إلا بحضور الجميع: المديرون، وقادة الفرق، والعملاء، وأي شخص آخر له مصلحة في المشروع. من السهل جدًا أن نفقد القدرة على تحديد المسؤول عن ماذا دون وضوح الاجتماع الافتتاحي لمعرفة كل شيء.
- انها مفتوح وتعاوني - كما قلنا، اجتماعات إطلاق المشروع عبارة عن مناقشات. الأفضل منهم يتفاعلون الكل الحضور وإخراج أفضل الأفكار من الجميع.
مزيد من التفاعل مع تجمعاتك
- الافضل AhaSlides عجلة دوارة
- منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
- AhaSlides أداة استطلاع الرأي عبر الإنترنت – أفضل أداة استطلاع رأي
- مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024
8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass
إذًا، ما الذي يتضمنه جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي للمشروع بالضبط؟ لقد قمنا بتضييق نطاق الأمر إلى 8 خطوات أدناه، ولكن يجب أن تتذكر دائمًا أن هناك لا توجد قائمة محددة لهذا النوع من الاجتماعات.
استخدم هذه الخطوات الثمانية كدليل ، لكن لا تنس أبدًا أن جدول الأعمال النهائي يكمن فيه لك!
الخطوة رقم 1 – المقدمات وكسر الجمود
بطبيعة الحال ، فإن الطريقة الوحيدة لبدء أي اجتماع افتتاحي هي جعل المشاركين على دراية ببعضهم البعض. بغض النظر عن طول أو حجم مشروعك ، يجب أن يكون العملاء وأعضاء الفريق على شروط الاسم الأول مع بعضهم البعض قبل أن يتمكنوا من العمل معًا بكفاءة.
في حين أن المقدمة البسيطة من نوع "التجول حول الطاولة" كافية لتعريف الأشخاص بالأسماء، إلا أن كسر الجمود يمكن أن يضيف طبقة أخرى من الشخصية و التخفيف من الحالة المزاجية قبل انطلاق المشروع.
جرب هذه: تدور العجلة 🎡
ضع بعض موضوعات المقدمة البسيطة في ملف عجلة دوارة، ثم اجعل كل عضو في الفريق يدور حوله والإجابة على أي موضوع تهبط عليه العجلة. يتم تشجيع الأسئلة المضحكة ، ولكن تأكد من إبقائها أكثر أو أقل احترافية!
هل تريد المزيد من هذا القبيل؟ 💡 لدينا 10 كاسحات جليد لأي اجتماع هنا حق.
الخطوة رقم 2 – خلفية المشروع
مع انتهاء الإجراءات الشكلية والاحتفالات، حان الوقت للبدء في العمل البارد. من أجل إطلاق الاجتماع بنجاح، يجب أن يكون لديك جدول أعمال واضح للاجتماع الافتتاحي!
كما تفعل كل القصص العظيمة، من الأفضل أن تبدأ من البداية. حدد جميع المراسلات بينك وبين عملائك لإشراك الجميع في المشروع بشكل كامل لمعرفة ما حدث حتى الآن.
يمكن أن تكون هذه لقطات شاشة لرسائل البريد الإلكتروني أو النصوص أو دقائق من الاجتماعات السابقة أو أي موارد تضيف أي نوع من السياق لشركتك وعميلك. اجعل من السهل على الجميع التصور من خلال وضع جدول زمني.
الخطوة رقم 3 – طلب المشروع
بالإضافة إلى خلفية المراسلات، ستحتاج إلى الغوص عميقًا في تفاصيل لماذا هذا المشروع هو الانطلاق في المقام الأول.
هذه خطوة حاسمة لأنها توفر نظرة عامة واضحة على نقاط الألم التي يتطلع المشروع إلى حلها ، وهو أمر يجب على كل من الفريق والعملاء الاحتفاظ به في طليعة أذهانهم في جميع الأوقات.
Protip 👊
مراحل مثل هذه جاهزة للمناقشة. اسأل عملائك و فريقك لطرح أفكارهم حول سبب اعتقادهم أن هذا المشروع كان يحلم به.
إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب أن تحاول دائمًا توجيه ملف صوت العميل في هذا القسم. تعاون مع العميل للحصول على أمثلة من العالم الحقيقي للمستهلكين الذين يذكرون نقاط الألم التي يحاول مشروعك إصلاحها. يجب أن تحدد آرائهم كيفية تعامل فريقك مع المشروع.
الخطوة رقم 4 - أهداف المشروع
لذلك كنت قد بحثت في الماضي للمشروع، والآن حان الوقت لإلقاء نظرة على مستقبل.
إن وجود أهداف مباشرة وتعريف واضح لنجاح مشروعك سيساعد فريقك حقًا على العمل لتحقيقه. ليس هذا فحسب، بل سيُظهر لعميلك أنك جاد بشأن العمل ولديك مصالح كبيرة أيضًا في كيفية سير العمل.
اسأل الحاضرين في الاجتماع الافتتاحي "كيف سيبدو النجاح؟" هل هو المزيد من العملاء؟ المزيد من الاستعراضات؟ معدل رضا العملاء أفضل؟
مهما كان الهدف يجب أن يكون دائما...
- للتحقيق - لا تجهدوا أنفسكم. اعرف حدودك وتوصل إلى هدف لك في الواقع لديك فرصة لتحقيق.
- قابل للقياس - دعم هدفك بالبيانات. استهدف رقمًا محددًا وتتبع تقدمك نحوه.
- موقوت - أعط لنفسك تاريخ انتهاء. افعل كل ما بوسعك للوصول إلى أهدافك قبل هذا الموعد النهائي.
الخطوة رقم 5 – بيان العمل
إن وضع "اللحم" في "الاجتماع التمهيدي"، يعد بيان العمل (SoW) بمثابة غوص كبير في تفاصيل المشروع وكيفية تنفيذه. انها ال الفواتير الرئيسية على جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي ويجب أن يحظى بمعظم انتباهك.
تحقق من مخطط المعلومات الرسومي هذا حول ما يجب تضمينه في بيان العمل الخاص بك:
ضع في اعتبارك أن بيان العمل لا يتعلق بالمناقشة بقدر ما يتعلق بباقي جدول أعمال اجتماع بدء المشروع. هذا هو الوقت المناسب لمشروع يؤدي ببساطة إلى وضع خطة العمل للمشروع القادم ، ثم احفظ المناقشة لـ البند التالي من الاجتماع.
تمامًا مثل بقية الاجتماع الافتتاحي ، فإن بيان العمل الخاص بك هو متغير خارق. ستعتمد تفاصيل بيان عملك دائمًا على مدى تعقيد المشروع ، وحجم الفريق ، والأجزاء المعنية ، وما إلى ذلك.
هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من هذا مقال شامل عن صياغة بيان العمل.
الخطوة رقم 6 - قسم الأسئلة والأجوبة
على الرغم من أنك قد تشعر بأنك مجبر على ترك قسم الأسئلة والأجوبة الخاص بك حتى النهاية، إلا أننا نوصي في الواقع بالاحتفاظ به مباشرة بعد بيان العمل الخاص بك.
من المؤكد أن مثل هذا الجزء السميك سيثير أسئلة من عميلك وفريقك. نظرًا لأن الجزء الأكبر من الاجتماع لا يزال حاضرًا في أذهان الجميع، فمن الأفضل أن تضرب المكواة وهي ساخنة.
يمكن أن يساعد استخدام برنامج العرض التقديمي التفاعلي لاستضافة الأسئلة والأجوبة في إبقاء كل شيء يسير بسلاسة، خاصة إذا كان اجتماع بدء المشروع الخاص بك يحتوي على عدد حضور مرتفع....
- انها منظم - يتم ترتيب الأسئلة حسب الشهرة (من خلال التصويتات المؤيدة) أو حسب الوقت ويمكن وضع علامة "تمت الإجابة عليها" أو تثبيتها في الأعلى.
- انها أدار - يمكن الموافقة على الأسئلة ورفضها قبل عرضها على الشاشة.
- انها مجهول - يمكن تقديم الأسئلة بشكل مجهول، مما يعني أن كل شخص لديه صوت.
الخطوة رقم 7 - المشاكل المحتملة
كما قلنا من قبل ، فإن اجتماع انطلاق المشروع يدور حول أن تكون منفتحًا وصادقًا قدر الإمكان. هذا كيف تبني أ الشعور بالثقة مع عميلك منذ البداية.
ولتحقيق هذه الغاية، من الأفضل مناقشة المشاكل المحتملة التي قد يواجهها المشروع على طول الطريق. لا أحد يطلب منك التنبؤ بالمستقبل هنا، فقط للتوصل إلى قائمة مؤقتة من العوائق التي قد تواجهها.
بما أنك وفريقك وعميلك ستقتربون من هذا المشروع بحصص مختلفة، فمن المثالي الحصول عليه كل شخص تشارك في مناقشة المشكلة المحتملة.
الخطوة رقم 8 – تسجيل الوصول
يعد تسجيل الوصول مع عميلك بانتظام طريقة أخرى لتعزيز الثقة بين الطرفين. في اجتماع بدء مشروعك، لديك بعض الأسئلة التي يجب الإجابة عليها ماذا، متى و من و كيف عمليات تسجيل الوصول هذه ستحدث.
تسجيل الوصول هو نوع من الموازنة بين شفافية و جهد. على الرغم من أنه من الجيد أن تكون منفتحًا وشفافًا قدر الإمكان، إلا أنه يتعين عليك إدارة هذا ضمن نطاق مدى توفرك فعليًا be منفتحة وشفافة.
تأكد من الإجابة على هذه الأسئلة قبل نهاية الاجتماع:
- ماذا؟ - ما هي التفاصيل التي يحتاج العميل إلى تحديثها بالضبط؟ هل يحتاجون إلى معرفة كل التفاصيل الدقيقة للتقدم، أم أن مجرد العلامات الكبيرة هي التي تهم؟
- عندما؟ - كم مرة يجب على فريقك تحديث عميلك؟ هل يجب عليهم نقل ما فعلوه كل يوم، أو مجرد تلخيص ما تمكنوا من تحقيقه في نهاية الأسبوع؟
- من؟ - من هو عضو الفريق الذي سيقوم بالاتصال بالعميل؟ هل سيكون هناك عضو في كل فريق في كل مرحلة، أم سيكون هناك مراسل واحد فقط طوال المشروع بأكمله؟
- كيف؟ - ما هي الطريقة التي سيبقى بها العميل والمراسل على اتصال؟ مكالمة فيديو عادية أو بريد إلكتروني أو مستند مباشر يتم تحديثه باستمرار؟
كما هو الحال مع معظم البنود المدرجة على جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي للمشروع، فمن الأفضل مناقشتها بشكل مفتوح. بالنسبة لفريق كبير ومجموعة كبيرة من العملاء، قد تجد أنه من الأسهل القيام بذلك استطلاع مباشر من أجل تقليص الخيارات لإنشاء أفضل صيغة تسجيل وصول ممكنة.
هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من بعض أفضل الممارسات لتسجيل الوصول مع عملائك.
إجراء المسح بشكل فعال مع AhaSlides
- ما هو مقياس التقييم؟ | منشئ مقياس المسح المجاني
- استضافة أسئلة وأجوبة مباشرة مجانية في عام 2024
- طرح أسئلة مفتوحة
- 12 أداة مسح مجانية في 2024
نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع
مع اجتماعك الافتتاحي المخطط له بخبرة في انتظار تفجير بعض العقول في غرفة الاجتماعات ، قد تكون اللمسة الأخيرة قليلاً من تفاعل لتجميعها معًا.
هل تعلم ذلك فقط 29٪ من الأنشطة التجارية يشعرون بالتواصل مع عملائهم (مؤسسة غالوب)؟ يعد فك الارتباط وباءً على مستوى B2B، ويمكن أن يجعل الاجتماعات الافتتاحية تبدو وكأنها عملية مسطحة وغير ملهمة من خلال الإجراءات الشكلية.
يمكن فعلاً إشراك عملائك وفرقك من خلال الشرائح التفاعلية تعزيز المشاركة و زيادة فترات الانتباه.
AhaSlides لديه ترسانة من الأدوات بما في ذلك استطلاعات الرأي الحية والأسئلة والأجوبة وشرائح العصف الذهني وحتى اختبارات مباشرة والألعاب لإشعال مشروعك بالطريقة الصحيحة.
انقر أدناه للحصول على نموذج مجاني لا يمكن تنزيله لاجتماع بدء الاجتماع. قم بتغيير أي شيء تريده وقم بتقديمه مجانًا!
انقر أدناه لإنشاء حساب مجاني AhaSlides قم بإنشاء حسابك وابدأ في إنشاء اجتماعاتك الخاصة الجذابة من خلال التفاعل!
