ما هو عملية تخطيط المشروع في إدارة المشاريع؟

تتضمن الإدارة الجيدة للمشروع خمس خطوات أساسية: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والانتهاء بالإغلاق. من المهم ملاحظة أنه لا يمكن لأي من المشاريع الناجحة تجاهل أي من هذه المراحل، وخاصة عملية تخطيط المشروع التي تحافظ على متابعة كل شيء، مثل التسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

يقع تخطيط المشروع في صميم دورة حياة المشروع ، مما يعني أيضًا أنه يمثل المرحلة الأكثر تحديًا. ومع ذلك ، هناك دائمًا طريقة للوصول إلى هناك.

في هذه المقالة ، نتعرف على المزيد حول تخطيط المشروع ، والتعريف ، والأمثلة ، والعملية ، وبعض أدوات التخطيط لمساعدتك على فهم عملية تخطيط المشروع بشكل أفضل ومعرفة كيفية التعامل مع صعوباتها. 

نصائح لمشاركة أفضل

• إدارة المشاريع
• مثال على جدول المشروع
• منهجية الشلال

ما هو تعريف تخطيط المشروع؟

يمكن تعريف تخطيط المشروع على أنه العملية المنهجية لتحديد وتنظيم ووضع الإستراتيجيات للخطوات والموارد اللازمة اللازمة لتحقيق هدف محدد ضمن إطار زمني محدد. إنه نهج استباقي يتضمن تحديد الأهداف ووضع خارطة طريق وتخصيص الموارد لتحسين الإنتاجية وتخفيف المخاطر.

هذا الموضوع ذو علاقة بـ: عملية الإدارة الإستراتيجية | الدليل النهائي مع أفضل 7 نصائح

7 مراحل عملية تخطيط المشروع

في هذا الجزء ، نتعمق في الخطوات السبع التي ينطوي عليها تخطيط المشروع على النحو التالي:

المرحلة الأولى: تحديد أهداف المشروع ونطاقاته

تدور المرحلة الأولى من عملية تخطيط المشروع حول التحديد الواضح لأهداف المشروع ونطاقه. وهذا يستلزم فهم النتائج المرجوة ، وتحديد أصحاب المصلحة ، ووضع أهداف قابلة للقياس. يحدد تحديد حدود المشروع والتسليمات والقيود الأساس لأنشطة التخطيط اللاحقة.

على سبيل المثال ، تحدد شركة Nike هدف المبيعات لبيع 3,00,000،30،XNUMX وحدة العام المقبل ، وهو ما يزيد بنسبة XNUMX٪ مقارنة بالمبيعات الحالية.

المرحلة الثانية: إجراء تقييم شامل للمشروع

يعد التقييم الشامل للمشروع أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات مستنيرة وتخفيف المخاطر. تتضمن هذه المرحلة إجراء تحليل مفصل لمتطلبات المشروع والموارد والمخاطر المحتملة والتبعيات. ومن خلال تقييم جدوى المشروع وقدرته على البقاء والتحديات المحتملة، يمكن للمخططين تحديد عوامل النجاح الحاسمة ووضع استراتيجيات لمعالجة العوائق المحتملة.

المرحلة 3: تطوير هيكل تنظيم العمل (WBS)

في خطوة تخطيط المشروع هذه ، يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مكونات أصغر يمكن إدارتها. يُطلق على هذا النهج اسم هيكل تقسيم العمل (WBS) الذي يوفر تمثيلًا هرميًا للمهام والمهام الفرعية والمخرجات ، مما يضمن الوضوح والتنظيم. يسهل تخصيص الموارد وتسلسل المهام ويضع إطارًا منطقيًا لتنفيذ المشروع.

المرحلة 4: تقدير الموارد ووضع الجداول الزمنية

يعتبر تقدير الموارد وإنشاء الجدول الزمني محوريين أيضًا لنجاح تخطيط المشروع. تهدف هذه المرحلة إلى تحديد الموظفين اللازمين ومخصصات الميزانية والمواد المطلوبة لكل مهمة. من خلال النظر في تبعيات المهام والأولويات والموارد المتاحة ، يمكن للمخططين أو المديرين تطوير جداول زمنية واقعية ، وتحديد المعالم الرئيسية على طول الطريق.

المرحلة الخامسة: تحديد المخاطر واستراتيجيات التخفيف

لا يوجد مشروع محصن ضد المخاطر، ومعالجتها في وقت مبكر أمر حيوي لمعالجة الخطة. خلال هذه المرحلة، يتم تحديد المخاطر والشكوك المحتملة وتحليلها وترتيب أولوياتها. يتم تطوير استراتيجيات استباقية للتخفيف من المخاطر، بما في ذلك خطط الطوارئ وآليات نقل المخاطر ومسارات العمل البديلة. ويضمن رصد وتقييم المخاطر بشكل منتظم القدرة على التكيف طوال دورة حياة المشروع.

المرحلة 6: التواصل وإشراك أصحاب المصلحة

مثل الغراء، يمكن للتواصل الفعال أن يحافظ على تماسك المشروع. يعد وضع خطة اتصال تحدد القنوات والتردد ومشاركة أصحاب المصلحة أمرًا ضروريًا. تعمل تحديثات الحالة المنتظمة وتقارير التقدم والمناقشات التعاونية على تعزيز الشفافية وتعزيز التنسيق وإدارة توقعات أصحاب المصلحة.

المرحلة 7: المراقبة والتحكم والتقييم

الوصول إلى المرحلة النهائية من إطار التخطيط الفعال للمشروع هو مرحلة المراقبة والتقييم المستمرة. تركز هذه المرحلة على تتبع التقدم ومقارنته بالمراحل المحددة وتحديد الانحرافات. إذا لزم الأمر ، يتم إجراء تعديلات لإعادة تنظيم المشروع مع أهدافه. يتم توثيق الدروس المستفادة ، مما يتيح نقل المعرفة والتحسين المستقبلي.

ما هي مكونات تخطيط المشروع؟

فيما يلي 7 مكونات رئيسية لعملية تخطيط المشروع:

• نطاق التخطيط في الإدارة: تحديد حدود وأهداف المشروع بوضوح.
• هيكل تنظيم العمل (WBS): تقسيم المشروع إلى مهام أصغر يمكن إدارتها.
• الجدول الزمني والمعالم: إنشاء جدول زمني واقعي وتحديد معالم لتتبع التقدم.
• تخصيص الموارد: تحديد وتخصيص الموارد اللازمة ، بما في ذلك الموظفين والميزانية والمواد.
• تحليل المخاطر والتخفيف من حدتها: تحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات للتخفيف منها.
• خطة تواصل: إنشاء قنوات اتصال فعالة لتسهيل التنسيق والتعاون بين أصحاب المصلحة في المشروع.
• الرصد والتقييم: تنفيذ آليات لمراقبة تقدم المشروع وتقييم الأداء مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا.

لماذا تعتبر عملية تخطيط المشروع ضرورية؟

يزيد من أداء المشروع وإمكانية النجاح

هناك عدد من الأسباب وراء فشل المشاريع وأحدها هو الفشل في تحديد الأهداف والغايات والمسؤوليات بين أعضاء الفريق (ما يقرب من 39٪ تقديري). لن يتم تشغيل المشروع بسلاسة إذا كان أعضاء الفريق مرتبكين بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم الفردية. علاوة على ذلك، فإن عدم وجود أهداف وغايات واضحة أو سوء فهم اتجاه وغرض المشروع يمكن أن يؤدي إلى اختلال ونقص التركيز، مما يؤدي إلى مواطن خلل غير متوقعة، وتوسع النطاق.

يحسن تعاون الفريق والتواصل 

تخلق الخطة المنظمة جيدًا فرصة لأعضاء الفريق للتواصل والتعاون بشكل فعال. خاصة عندما يتعلق الأمر بالمشاريع المشتركة بين الأقسام أو الشركات ، بمشاركة العديد من الموظفين والخبراء من خلفيات مختلفة يعملون معًا ، يكون دور التخطيط أكثر وضوحًا. نتيجة لذلك ، يعمل التواصل والتعاون الواضحان على تعزيز العمل الجماعي ، وتعزيز الرؤية المشتركة ، وتقليل النزاعات بين الموظفين ، وتعزيز بيئة المشروع الإيجابية.

يضمن تعظيم الاستفادة من الموارد

التخطيط هو الممارسة النهائية للاستخدام الأفضل للموارد بما في ذلك الوقت والموارد البشرية والميزانية والمعدات والمواد. من خلال تحديد الموارد المطلوبة مسبقًا ، يمكن لفريق المشروع التأكد من توفر الموارد المناسبة في الوقت المناسب ، وتقليل التأخير والازدواجية ، فضلاً عن تحسين الكفاءة.

يقلل من المخاطر والقضايا غير المتوقعة

من خلال تحديد المخاطر في وقت مبكر ، يمكن لفريق المشروع تطوير استراتيجيات التخطيط للاستجابة للمخاطر وخطط الطوارئ لمعالجتها. يساعد هذا النهج الاستباقي في تقليل احتمالية وتأثير المخاطر ، وتحسين أداء المشروع وتقليل فرص الفشل.

ما هي أفضل عملية تخطيط المشروع؟

من أجل تخطيط أفضل للمشروع بالإضافة إلى التغلب على التحديات التي قد تتم مواجهتها أثناء التخطيط، يجدر النظر في بعض منهجيات تخطيط المشروع. وهي تشير إلى الأساليب والأطر المنظمة المستخدمة لتخطيط وإدارة المشاريع بشكل فعال.

تخطيط الشلال

منهجية الشلال هي نهج تسلسلي يقسم المشروع إلى مراحل متميزة ، مع بناء كل مرحلة على المرحلة السابقة. إنه يتبع تقدمًا خطيًا ، حيث يجب إكمال كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. تشمل المراحل الرئيسية عادةً جمع المتطلبات والتصميم والتطوير والاختبار والنشر والصيانة. الشلال هو الأنسب للمشاريع ذات المتطلبات المحددة والمستقرة.

PRINCE2 (مشاريع في بيئات خاضعة للرقابة)

PRINCE2 هي منهجية لإدارة المشاريع قائمة على العمليات تستخدم على نطاق واسع في المملكة المتحدة وعلى مستوى العالم. يوفر إطارًا منظمًا لتخطيط المشروع ومراقبته ومراقبته. يقسم PRINCE2 المشاريع إلى مراحل يمكن إدارتها ويؤكد على الحوكمة الفعالة وإدارة المخاطر ومشاركة أصحاب المصلحة. ومن المعروف على نطاق واسع لتركيزها على مبررات الأعمال والوثائق الشاملة.

PRISM (تكامل المشاريع ، والنطاق ، والوقت ، وإدارة الموارد)

PRISM هي منهجية لإدارة المشاريع طورها معهد إدارة المشاريع (PMI). يوفر إطارًا شاملاً يشمل التكامل والنطاق والوقت وإدارة الموارد. يؤكد PRISM على نهج منظم لتخطيط المشروع ، ودمج العمليات مثل تحديد أهداف المشروع ، وإنشاء هياكل تقسيم العمل ، وجدولة الأنشطة ، وتخصيص الموارد.

هذا الموضوع ذو علاقة بـ: أفضل نماذج التخطيط الاستراتيجي في عام 2024 | تنزيل مجاني

ما هي بعض أدوات وبرامج تخطيط المشاريع؟

أصبحت أدوات وبرامج تخطيط المشاريع لا غنى عنها لإدارة المشاريع بشكل فعال في مشهد الأعمال الديناميكي سريع الخطى اليوم. كمدير للمشروع، قد ترغب في إلقاء نظرة على أهم هذه الاقتراحات:

مشروع Microsoft هو برنامج تخطيط مشروع شامل يستخدم على نطاق واسع من قبل المتخصصين في مختلف الصناعات. يوفر مجموعة من الميزات القوية لإدارة المهام والموارد والجداول الزمنية والميزانيات.

أسانا هي أداة متعددة الاستخدامات لتخطيط المشاريع معروفة بميزاتها القوية ومرونتها. يوفر منصة مركزية للفرق لتخطيط المشاريع وتنظيمها وتتبعها بشكل فعال.

Trello هو برنامج تخطيط مهام شائع معروف ببساطته وجاذبيته المرئية. تتكون واجهته سهلة الاستخدام من لوحات وقوائم وبطاقات ، مما يسمح للفرق بتنظيم المهام وتحديد أولوياتها دون عناء.

هذا الموضوع ذو علاقة بـ: 10 نصائح لاستخدام Asana Project Management بشكل فعال في عام 2024

ما هي الخطوات العشر لتخطيط المشروع؟

تختلف عملية تخطيط المشروع من منظمة إلى أخرى ، اعتمادًا على نطاق وحجم المشاريع. قد يفضل بعض المديرين خطوات تخطيط المشروع العشر على النحو التالي:

1. تحديد أهداف وغايات المشروع.
2. تحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
3. قم بإجراء تحليل شامل لنطاق المشروع.
4. تطوير هيكل تفصيلي لتقسيم العمل (WBS).
5. تحديد تبعيات المشروع وتسلسل المهام.
6. تقدير متطلبات الموارد وإنشاء خطة موارد.
7. ضع جدولًا زمنيًا واقعيًا للمشروع.
8. تحديد وتقييم مخاطر المشروع.
9. ضع خطة اتصال.
10. الحصول على موافقات المشروع والانتهاء من خطة المشروع.

أسئلة شائعة

افكار اخيرة

من المهم ملاحظة أن تخطيط المشروع هو أفضل عملية للحفاظ على تقدم كل شيء بشكل إيجابي. في حين أن برامج تخطيط المشاريع يمكن أن تساعد في تحسين إنتاجية عملية تخطيط المشروع، يرجى عدم اعتبار ذلك أمرا مفروغا منه، فإن دور مدير المشروع وتنسيق الفريق أكثر أهمية بكثير.

لذلك، لا تنسى أن يكون لديك اجتماع تمهيدي لربط جميع الفرق في بداية المشروع والتدريب على المهارات لضمان أداء فرقك عاليًا وتحفيزهم خلال المشروع بأكمله. إذا كنت بحاجة إلى عروض تقديمية أو تدريب أكثر جاذبية وإثارة للاجتماعات ، الإنهيارات يمكن أن تكون أفضل شريك لك مع العديد من الميزات والقوالب المتقدمة المجانية وخطة أسعار تنافسية لجميع الشركات.

المرجع: بيجوس | خطة الأسبوع | الهدف التعليمي