Големи бележки изчезват? Нов персонал, който чака да бъде представен? Отбори, които разбиват целите си, но не получават признание? Прилича на съвместна среща е на дневен ред!
Фирмените всички ръце е вероятно най-добрият начин да обедините целия си екип в непринудена, но изключително продуктивна среща.
Ето как да го направите правилно с примерен дневен ред и безплатен интерактивен шаблон!
Какво е съвместна среща?
An съвместна среща е просто среща, включваща целият персонал на една компания. Това е редовна среща - случва се може би веднъж месечно - и обикновено се ръководи от ръководителите на компанията.
Срещата на всички ръце се опитва да постигне няколко ключови неща...
- да актуализира персонала с всякакви нови съобщения не е подходящ за имейл.
- за да настроите фирмени цели и проследяване на напредъка към съществуващите.
- възнаграждавам изключителни постижения от отделни лица и екипи.
- да се признават персонала които са се присъединили, както и тези, които са напуснали.
- отговарям въпроси на служителите от всеки ъгъл на бизнеса.
Според 2013 проучване, срещите с участието на всички могат да вдъхновят откровени разговори. Лидерите имат възможност да чуят директно от хора на различни нива в организацията.
С всичко това, последен целта на общата среща е да се инжектира чувство за единство в компания. Не е изненадващо, че в наши дни това е нещо, което е все по-търсено и срещите на всички се радват на нарастваща популярност сред компаниите, които искат да поддържат силни връзки в своите редици.
Забавен факт ⚓ Значението на „среща на всички ръце“ идва от стария военноморски призив „всички ръце на палубата“, използван за извеждане на всички членове на екипажа на кораб на горната палуба, за да помогнат при навигация при буря.
Защо да провеждате обща среща?
Разбирам; всички се опитваме да избегнем синдрома „няма друга среща“. Добавянето на още една към списъка със седмични, месечни и годишни срещи може да изглежда като добър начин да настроите персонала си срещу вас, но всъщност би могло... намалете броя на срещите, които провеждате.
как? Защото срещата на всички е всеобхватна. Той взема важните части от много други срещи, които ще имате през работния си месец, и ги свежда до тесен 1-часов интервал.
Според 2013 проучване, срещите с участието на всички могат да вдъхновят откровени разговори. Лидерите имат възможност да чуят директно от хора на различни нива в организацията.
В крайна сметка това наистина може да освободи малко време в графика ви. Ето някои от другите предимства на срещата на всички...
- Бъдете приобщаващи - Трудно е да се изрази колко много може да означава за вашия екип, че сте готови да седнете с тях всяка седмица или месец. Даването на възможността да задават горещите си въпроси чрез въпроси и отговори и да бъдете възможно най-открити и честни с тях изгражда чудесна фирмена култура.
- Бъдете екип - Както е страхотно да се чуеш с шефа, така е страхотно и да видиш лицата на колегите. Дистанционната работа и сегментираните офиси често могат да изолират хората, които са предназначени да работят най-много. Срещата на всички ръце им предлага неформален шанс да се видят и да разговарят отново.
- Не пропускайте никого - Цялата идея зад общата среща е, че е всички ръце на палубата. Въпреки че може да имате няколко отсъствия, можете да предавате съобщенията си със знанието, че всички, включително отдалечените работници, чуват това, което трябва да чуят.
Ръцете горе за Всички ръце!
Ако всички ще бъдат там, организира шоу. Вземете този безплатен, интерактивен шаблон за презентация за следващата си обща среща!
Дневен ред за всички ръце
Нуждаете се от пример за дневен ред на срещата за всички ръце, за да разберете какво наистина всъщност се случва на всички ръце?
Ето 6 типични точки, които може да видите в дневния ред, както и препоръчителните времеви ограничения, за да поддържате всичко на чисто 1 часа.
1. Ледоразбивачи
⏰ 5 минути
Тъй като това е среща в цялата компания с потенциално нови лица, има голям шанс някои колеги да не са имали възможността да седнат и да поговорят помежду си от известно време. Използвайте 1 или 2 ледоразбивача, за да ги запазите дух на колективност силни и загрейте тези красиви мозъци, преди да започне сериозността на срещата.
Те са от съществено значение в началото на срещите на всички, защото разчупват официалната атмосфера, която може да повлияе на ангажираността на служителите, като същевременно помагат на колегите да открият неочаквани връзки между отделите.
Опитайте някои от тези идеи:
- Кой GIF описва настроението ви? - Подарете на всички няколко GIF-а и ги помолете да гласуват за този, който най-добре описва как се чувстват.
- Споделете смущаваща история - Ето една, която е доказано, че генерира добри идеи. Помолете всички да напишат кратка, неудобна история и да я изпратят анонимно. Четенето им на глас може да бъде забавно начало на дневния ред на вашата среща с всички участници.
- Поп викторина! - Няма ситуация, която да не може да се засили с малко любопитни факти. Бърз 5-минутен тест за текущи събития или фирмени практики може да вдъхнови креативността и да започне всичките ви ръце с добро чисто забавление.
💡 Проверете 10 ледоразбивачи за всяка среща - онлайн или по друг начин!
2. Актуализации на екипа
⏰ 5 минути
Има шанс да видите някои нови лица на тази среща, както и да пропуснете няколко скорошни заминавания. Най-добре е да обърнете се към това рано в дневния ред, така че никой да не седи неудобно и да чака да бъде представен.
Изказването на големи благодарности на току-що напусналия персонал е не само добро лидерство, то ви хуманизира пред вашите хора. По същия начин ранното представяне на нови лица в компанията е чудесен начин да им помогнете да се почувстват включени и да успокоите всички до края на срещата.
Само бързи благодарности и поздрави ще са подходящи за това, но можете да отидете повече, като направите кратка презентация.
Важно е това да се постави рано в дневния ред (в рамките на първите 10 минути), за да се покаже уважение към бившите колеги, като същевременно се осигури приключване на разговора за останалите членове на екипа.
Това също така помага на новите служители да се чувстват истински добре дошли, а не като на закъснение, като в крайна сметка създава положителен тон, който намалява тревожността у всички присъстващи.
3. Фирмени новини
⏰ 5 минути
Друг бърз, но важен елемент от дневния ред на вашата среща на всички е да информирате екипа си за дейностите на компанията. Защо това е важно? Това е, за да се поддържат всички в крак с времето и да се информират за по-широки развития, събития и логистични бележки на компанията, които засягат всички.
Имайте предвид, че не става въпрос за проекти и цели (това ще стане след малко), а по-скоро за съобщения, които засягат цялата компания. Това може да е за новосключени сделки, нови планове за изграждане на екип, които са в процес на разработка, както и за всички онези необходими скучни неща, като например кой ден ще дойде водопроводчикът да вземе чашата за кафе, която е оставил последния път.
Тази дейност има за цел да осигури прозрачност и съгласуваност относно случващото се в цялата компания, като същевременно поддържа лек и информативен тон.
4. Напредък на целта
⏰ 20 минути
Сега сме в истинското месо на всичките ви ръце. Това е мястото, където ще покажете целите и ще се хвалите гордо (или ще плачете публично) за напредъка на вашия екип към тях.
Този сегмент обикновено идва след общи съобщения и често се води от ръководители на отдели или екипи, като водещият или модераторът насочва потока.
Това е може би най-важният раздел от вашата среща, така че вижте тези бързи съвети...
- Използвайте визуални данни - Това може да не е изненада, но графиките и диаграмите го правят много по-добра работа за изясняване на данни, отколкото на текст. Покажете напредъка на всеки отдел като точка на графика, за да им дадете по-ясна представа откъде идват и накъде (надявам се) отиват.
- Поздравете и подтикнете - За вашия екип това може да е най-нервната част от целия дневен ред на срещата. Разсейте страховете, като поздравите екипите за добрата им работа и леко побутнете екипите, които не се представят добре, като ги попитате какво ще им трябва, за да имат по-добър шанс да постигнат целите си.
- Направете го интерактивен - Тъй като това е най-дългата част от вашата среща с всички участници и с много аспекти, които не се отнасят директно за всички, може да искате да запазите фокуса в стаята с известна интерактивност. Опитайте анкета, оценка по скала, облак от думи или дори тест, за да видите как на път вашият екип си мисли, че са.
След като изнесете тази част от разговора, добра идея е да поставите екипи в стаи за разбивка, така че да могат да обмислят тристранен отговор...
- Какво им хареса в актуализацията на напредъка си.
- Какво не им хареса в тяхната актуализация за напредъка.
- Блокер, който пречи на по-добрия напредък.
Тази дейност има за цел да насърчи прозрачността и отчетността, като същевременно мотивира екипите с признание или конструктивно насърчение.
5. Признание на персонала
⏰ 10 минути
Признанието е мощен мотиватор, а вашата среща на всички е идеалният момент да откроите невъзпятите герои във вашата организация.
Не е нужно да изпълнявате цяла песен и да танцувате (много от служителите ви така или иначе може да се почувстват неудобно от това), но известно признание и евентуално малка награда могат да направят много не само за отделния човек, но и за вашата среща като дупка.
Най-общо казано, има два начина да направите това:
- Преди срещата, всички ръководители на екипи подават името на някой от екипа си, който се е подобрил в ролята си. Използвайте срещата, за да признаете най-подаденото име от всеки отбор.
- По време на срещата - Направете облак от думи на живо за „тихия герой“ на всеки. Името, което е изпращано най-много от вашата аудитория, ще се извисява в центъра на облака от думи, което ви дава възможност публично да признаете кой е той.
Ритуалът за признаване на служителите може да повиши морала, да изгради уважение между екипите и да добави положителен емоционален тласък към вашата среща на всички.
тип 💡 Въртящото се колело е перфектният инструмент за раздаване на награди. Няма нищо по-хубаво за ангажиране на публиката!
6. Отворете Въпроси и отговори
⏰ 15 минути
Завършете с това, което мнозина считат за най-висок приоритет в една среща на всички участници: въпросите и отговорите на живо.
Това е шанс за всеки от който и да е отдел да зададе въпроси към висшите служители. Очаквайте всичко и всичко от този сегмент и го приветствайте, тъй като вашият екип може да почувства, че това е единственият момент, в който може да получи директен отговор на основателна загриженост.
Ако имате голям екип, един от начините да се справите ефективно с въпросите и отговорите е да зададете въпроси няколко дни преди вашата обща среща, след което да ги филтрирате, за да намерите онези, на които си струва да отговорите пред тълпата.
Целта на този сегмент не е просто да дава отговори, а да дава глас на екипа ви, да показва, че ръководството ви слуша, и да закрива срещата с тон на откритост и уважение.
Но ако искате да бъдете по-прозрачни относно целия процес, просто позволете на екипа си да ви задава въпроси чрез платформа за въпроси и отговори на живо. По този начин можете да запазите всичко организиран, модериран и 100% удобен за отдалечени работници.
Как да проведете среща на всички с помощта на AhaSlides
1. Подгответе презентацията си
- Създайте нова презентация на AhaSlides.
- Структурирайте слайдовете си с ключови теми, които искате да обхванете: актуализации на компанията, постижения на екипа, съобщения, въпроси и отговори и др.
- Използвайте смес от информативни слайдове (текст, изображения, диаграми) и интерактивни слайдове (анкети, викторини, облаци от думи, въпроси и отговори).
2. Добавете интерактивни елементи
- Анкети: Съберете мнения или бърза обратна връзка за нови инициативи.
- Слайдове с въпроси и отговори: Позволете на служителите да задават въпроси на живо, на които можете да отговорите по време на или след презентацията.
- Облаци от думи: Запишете настроенията на екипа или подчертайте ключови теми.
- Викторини: Ангажирайте екипа със забавни проверки на знанията или фирмени любопитни факти.
3. Споделен достъп
- Преди срещата, споделете уникален линк или код за присъединяване с всички участници, за да могат да участват, използвайки своите смартфони или устройства.
- Насърчете всички да се присъединят няколко минути по-рано, за да избегнат закъснения.
4. По време на срещата
- Представяйте слайдовете си, като превключвате между информативно съдържание и интерактивни дейности.
- Използвайте резултатите от анкети на живо и отговорите с въпроси и отговори, за да стимулирате дискусиите.
- Поддържайте динамиката на сесията, като включвате всички, а не само чрез еднопосочна комуникация.
5. Ангажирайте се и следете за развитието
- Използвайте анализите от анкети и въпроси и отговори, за да отговорите на притесненията и да отпразнувате постиженията.
- Запазете отговорите и резултатите за бъдещи справки или за споделяне с по-широкия екип.
- По желание, споделете пълната презентация или резюме след срещата.
Допълнителни помощни средства за обща среща
Ако искате да развиете всичките си ръце в нещо малко по-дълго от 1 час, опитайте тези допълнителни дейности...
1. Клиентски истории
Моментите, когато вашата компания е докоснала клиент, могат да бъдат изключително мощна мотивация за вашия екип.
Преди или по време на срещата накарайте екипа ви да ви изпрати блестящи отзиви от клиенти. Прочетете ги за целия екип или дори направете тест, за да може всеки да отгатне кой клиент е дал кой отзив.
2. Екипен разговор
Нека бъдем честни, членовете на екипа често са много по-близки до ръководителите на екипа си, отколкото до своя изпълнителен директор.
Позволете на всеки да чуе познат глас, като поканите лидерите на всеки отбор да дойдат на сцената и да представят своята версия на напредък на целта стъпка. Това е по-вероятно да бъде свързано и точно и дава на другите почивка от вашия глас!
3. Време за викторина!
Подправете всичките си ръце със състезателна викторина. Можете да поставите всеки отбор в... отбори, след което да се състезават за класирането чрез въпроси, свързани с работата.
Какво е нашето планирано съдържание тази година? Какъв беше процентът на приемане на най-голямата ни функция миналата година? Въпроси като тези не само показват някои важни показатели за компанията, но и зареждат срещите ви и помагат за изграждането на желаните екипи.
