Най-доброто ръководство за срещи на всички 2024 г.: Дневен ред + безплатен шаблон!

Големи бележки изчезват? Нов персонал, който чака да бъде представен? Отбори, които разбиват целите си, но не получават признание? Прилича на съвместна среща е на дневен ред!

Фирмените всички ръце е вероятно най-добрият начин да обедините целия си екип в непринудена, но изключително продуктивна среща.

Ето как да го направите правилно с примерен дневен ред и безплатен интерактивен шаблон!

Съдържание

• Какво е съвместна среща?
• Защо да провеждате обща среща?
• Шаблон за срещи за всички ръце
• Дневен ред за всички ръце
  • Допълнителни помощи за среща на всички
• Често задавани въпроси

Какво е съвместна среща?

An съвместна среща е просто среща, включваща целият персонал на една компания. Това е редовна среща - случва се може би веднъж месечно - и обикновено се ръководи от ръководителите на компанията.

Срещата на всички ръце се опитва да постигне няколко ключови неща...

• да актуализира персонала с всякакви нови съобщения не е подходящ за имейл.
• за да настроите фирмени цели и проследяване на напредъка към съществуващите.
• възнаграждавам изключителни постижения от отделни лица и екипи.
• да се признават персонала които са се присъединили, както и тези, които са напуснали.
• отговарям въпроси на служителите от всеки ъгъл на бизнеса.

С всичко това, последен целта на общата среща е да се инжектира чувство за единство в компания. Не е изненадващо, че в наши дни това е нещо, което е все по-търсено и срещите на всички се радват на нарастваща популярност сред компаниите, които искат да поддържат силни връзки в своите редици.

Забавен факт ⚓ Значението на „среща на всички ръце“ идва от стария военноморски призив „всички ръце на палубата“, използван за извеждане на всички членове на екипажа на кораб на горната палуба, за да помогнат при навигация при буря.

Срещата на „всички ръце“ същото ли е като „кметството“?

Честно казано, не. Макар и доста сходна, събранието на кметството е различно от общото събрание по един голям начин:

Всички ръце се фокусират повече върху предоставянето на предварително планирана информация, докато кметството се фокусира повече върху въпроси и отговори.

Това означава, че докато всичките имат усещането за редовна среща, кметството може да се почувства по-скоро като спокойно политическо събитие, откъдето всъщност получава името си.

Все пак те са две еднакви в много отношения. И двете са редовни срещи в цялата компания, ръководени от висшите служители, които предоставят на служителите необходимата информация и признания.

Вижте най-добрите идеи за срещи от:

• Срещи в бизнеса
• Начална среща на проекта
• Кметство Ръководство за срещи

Защо да провеждате обща среща?

разбирам; всички ние се опитваме да избегнем синдрома „не друга среща“. Добавянето на още една към списъка със седмични, месечни и годишни срещи може да изглежда като добър начин да настроите персонала си срещу вас, но всъщност може намалете броя на срещите, които провеждате.

как? Защото срещата на всички е всеобхватна. Той взема важните части от много други срещи, които ще имате през работния си месец, и ги свежда до тесен 1-часов интервал.

В крайна сметка това наистина може да освободи малко време в графика ви. Ето някои от другите предимства на срещата на всички...

1. Бъдете приобщаващи - Трудно е да се изрази колко много може да означава за вашия екип, че сте готови да седнете с тях всяка седмица или месец. Даването на възможността да задават горещите си въпроси чрез въпроси и отговори и да бъдете възможно най-открити и честни с тях изгражда чудесна фирмена култура.
2. Бъдете отбор - Както е страхотно да се чуеш с шефа, така е страхотно и да видиш лицата на колегите. Дистанционната работа и сегментираните офиси често могат да изолират хората, които са предназначени да работят най-много. Срещата на всички ръце им предлага неформален шанс да се видят и да разговарят отново.
3. Не пропускайте никого - Цялата идея зад общата среща е, че е всички ръце на палубата. Въпреки че може да имате няколко отсъствия, можете да предавате съобщенията си със знанието, че всички, включително отдалечените работници, чуват това, което трябва да чуят.

Ръцете горе за Всички ръце!

Ако всички ще бъдат там, организира шоу. Вземете този безплатен, интерактивен шаблон за презентация за следващата си обща среща!

Дневен ред за всички ръце

Нуждаете се от пример за дневен ред на срещата за всички ръце, за да разберете какво наистина всъщност се случва на всички ръце?

Ето 6 типични точки, които може да видите в дневния ред, както и препоръчителните времеви ограничения, за да поддържате всичко на чисто 1 часа.

1. Ледоразбивачи

⏰ 5 минути

Тъй като това е среща в цялата компания с потенциално нови лица, има голям шанс някои колеги да не са имали възможността да седнат и да поговорят помежду си от известно време. Използвайте 1 или 2 ледоразбивача, за да ги запазите дух на колективност силни и загрейте тези красиви мозъци, преди да започне сериозността на срещата.

Опитайте някои от тези идеи:

• Кой GIF описва настроението ви? - Подарете на всеки няколко GIF-а и ги помолете да гласуват за този, който най-добре отговаря на това как се чувстват.
• Споделете смущаваща история - Ето един такъв доказано генерира добри идеи. Помолете всеки да напише кратка, неудобна история и да я изпрати анонимно. Прочитането на тези неща може да бъде забавно начало на вашия дневен ред за срещи.
• Поп викторина! - Няма ситуация, която да не може да се засили с малко любопитни факти. Бърз 5-минутен тест за текущи събития или фирмени практики може да вдъхнови креативността и да започне всичките ви ръце с добро чисто забавление.

💡 Проверете 10 ледоразбивачи за всяка среща - онлайн или по друг начин! Заедно с няколко идеи за среща за стартиране на проекта!

2. Актуализации на екипа

⏰ 5 минути

Има шанс да видите някои нови лица на тази среща, както и да пропуснете няколко скорошни заминавания. Най-добре е да обърнете се към това рано в дневния ред, така че никой да не седи неудобно и да чака да бъде представен.

Изказването на големи благодарности на току-що напусналия персонал е не само добро лидерство, то ви хуманизира пред вашите хора. По същия начин ранното представяне на нови лица в компанията е чудесен начин да им помогнете да се почувстват включени и да успокоите всички до края на срещата.

Само бързи благодарности и поздрави ще са подходящи за това, но можете да отидете повече, като направите кратка презентация.

3. Фирмени новини

⏰ 5 минути

Друга бърза, но съществена точка от дневния ред на срещите ви е тази, в която можете да актуализирате екипа си за идвания и излизания на компанията.

Имайте предвид, че тук не става въпрос за проекти и цели (това идва след минута), а по-скоро за съобщения, които засягат цялата компания. Това може да е за сключени нови сделки, нови тийм-билдинг планове в процес на подготовка, както и всички тези необходими скучни неща, като например кой ден водопроводчикът ще дойде да вземе чашата за кафе, която е оставил последния път.

4. Напредък на целта

⏰ 20 минути

Сега сме в истинското месо на всичките ви ръце. Това е мястото, където ще покажете целите и ще се хвалите гордо (или ще плачете публично) за напредъка на вашия екип към тях.

Това е може би най-важният раздел от вашата среща, така че вижте тези бързи съвети...

• Използвайте визуални данни - Това може да не е изненада, но графиките и диаграмите го правят много по-добра работа за изясняване на данни, отколкото на текст. Покажете напредъка на всеки отдел като точка на графика, за да им дадете по-ясна представа откъде идват и накъде (надявам се) отиват.
• Поздравете и подтикнете - За вашия екип това може да е най-нервната част от целия дневен ред на срещата. Разсейте страховете, като поздравите екипите за добрата им работа и леко побутнете екипите, които не се представят добре, като ги попитате какво ще им трябва, за да имат по-добър шанс да постигнат целите си.
• Направете го интерактивен - Тъй като това е най-дългата част от вашата среща с всички участници и с много аспекти, които не се отнасят директно за всички, може да искате да запазите фокуса в стаята с известна интерактивност. Опитайте анкета, оценка по скала, облак от думи или дори тест, за да видите как на път вашият екип си мисли, че са.

След като изнесете тази част от разговора, добра идея е да поставите екипи в стаи за разбивка, така че да могат да обмислят тристранен отговор...

1. Какво им хареса в актуализацията на напредъка си.
2. Какво не им хареса в тяхната актуализация за напредъка.
3. Блокер, който пречи на по-добрия напредък.

5. Признание на персонала

⏰ 10 минути

Няма нищо по-лошо от това да робуваш на нещо, за което нямаш заслуга. Фундаментално желание на всеки от членовете на вашия персонал е да жадува за кредит там, където се дължи кредит, така че използвайте тази част от вашата обща среща, за да им дадете светлината на прожекторите, която заслужават.

Не е нужно да изпълнявате цяла песен и да танцувате (много от служителите ви така или иначе може да се почувстват неудобно от това), но известно признание и евентуално малка награда могат да направят много не само за отделния човек, но и за вашата среща като дупка.

Най-общо казано, има два начина да направите това:

1. Преди срещата, всички ръководители на екипи подават името на някой от екипа си, който се е подобрил в ролята си. Използвайте срещата, за да признаете най-подаденото име от всеки отбор.
2. По време на срещата - Задръжте a облак от живи думи за всеки "тих герой". Името, което се представя най-много от вашата аудитория, ще се издига широко в центъра на облака от думи, което ви дава шанс публично да признаете кой е той.

тип 💡 А въртящо се колело е перфектният инструмент за раздаване на награди. Няма нищо подобно за ангажиране на публиката!

6. Отворете Въпроси и отговори

⏰ 15 минути

Завършете с това, което мнозина смятат за най-висок приоритет в общата среща: Въпроси и отговори на живо.

Това е шанс за всеки от който и да е отдел да зададе въпроси към висшите служители. Очаквайте всичко и всичко от този сегмент и го приветствайте, тъй като вашият екип може да почувства, че това е единственият момент, в който може да получи директен отговор на основателна загриженост.

Ако имате голям екип, един от начините да се справите ефективно с въпросите и отговорите е да зададете въпроси няколко дни преди вашата обща среща, след което да ги филтрирате, за да намерите онези, на които си струва да отговорите пред тълпата.

Но ако искате да сте по-прозрачни за целия процес, просто оставете екипа си да ви задава въпроси чрез a платформа за въпроси и отговори на живо. По този начин можете да запазите всичко организиран, модериран и 100% удобен за отдалечени работници.

Допълнителни помощни средства за обща среща

Ако искате да развиете всичките си ръце в нещо малко по-дълго от 1 час, опитайте тези допълнителни дейности...

1. Клиентски истории

Моментите, когато вашата компания е докоснала клиент, могат да бъдат изключително мощна мотивация за вашия екип.

Преди или по време на срещата накарайте екипа ви да ви изпрати блестящи отзиви от клиенти. Прочетете ги за целия екип или дори направете тест, за да може всеки да отгатне кой клиент е дал кой отзив.

2. Екипен разговор

Нека бъдем честни, членовете на екипа често са много по-близки до ръководителите на екипа си, отколкото до своя изпълнителен директор.

Позволете на всеки да чуе познат глас, като поканите лидерите на всеки отбор да дойдат на сцената и да представят своята версия на напредък на целта стъпка. Това е по-вероятно да бъде свързано и точно и дава на другите почивка от вашия глас!

3. Време за викторина!

Подправете всичките си ръце със състезателна викторина. Можете да поставите всеки отбор в... отбори, след което да се състезават за класирането чрез въпроси, свързани с работата.

Какво е нашето планирано съдържание тази година? Какъв беше процентът на приемане на най-голямата ни функция миналата година? Въпроси като тези не само учат на някои важни фирмени показатели, те също стимулират вашата среща и помагат изградете отборите, които искате.

Често задавани въпроси