Что такое диаграмма Ганта | Полное руководство + 7 лучших программ для создания диаграмм Ганта

Диаграммы Ганта кажутся секретным кодом управления проектами, понятным только профессионалам.

Но не бойтесь — они на самом деле довольно просты, как только вы расшифруете, как они работают.

Мы объясним все, ответив на ваши вопросы, от того, что такое диаграмма Ганта, до того, как ее эффективно использовать в вашем проекте.

Содержание

• Что такое диаграмма Ганта
• Для чего используется диаграмма Ганта?
• Как выглядит диаграмма Ганта?
• Что общего между диаграммами Ганта и диаграммами Перта?
• Как сделать диаграмму Ганта
• Программное обеспечение для построения диаграмм Ганта
  • №1 — Microsoft Project
  • # 2 - Microsoft Excel
  • #3 – Проект Ганта
  • #4 – Умное рисование
  • #5 – Трелло
  • #6 – Команда Ганта
  • #7 – Асана
• Что такое примеры диаграммы Ганта?
• Takeaways
• Часто задаваемые вопросы

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это, по сути, диаграмма, на которой показана временная шкала вашего проекта.

Он показывает даты начала и окончания для каждой задачи, а также зависимости между задачами, чтобы убедиться, что все выполняется в правильном порядке. Легко и просто.

Диаграммы Ганта состоят из нескольких ключевых частей:

• Список задач: Каждая задача в вашем проекте получает свою строку на диаграмме.
• Временная шкала. Диаграмма содержит горизонтальную ось, отмечающую периоды времени – обычно дни, недели или месяцы.
• Даты начала и окончания: для каждой задачи отображается полоса, показывающая время ее начала и окончания на временной шкале.
• Зависимости: соединения показывают, должна ли одна задача быть завершена, прежде чем можно будет начать другую.

Для чего используется диаграмма Ганта?

Есть несколько причин, по которым использование диаграммы Ганта полезно для управления проектами:

• Он обеспечивает четкое визуальное представление графика проекта. Возможность видеть задачи, продолжительность, зависимости и вехи, представленные визуально, позволяет легко понять полное расписание с первого взгляда.

• Это помогает выявить проблемы с расписанием на ранней стадии. Глядя на диаграмму Ганта, вы можете обнаружить потенциальные узкие места, дублирование критических задач или пробелы на временной шкале, которые могут вызвать задержки. Затем вы можете внести коррективы, чтобы избежать проблем.

• Это помогает сообщить расписание заинтересованным сторонам. Делясь диаграммой Ганта, вы даете товарищам по команде и клиентам простой способ увидеть временную шкалу, владельцев задач, зависимости и запланированные этапы. Это способствует прозрачности и подотчетности.

• Это делает отслеживание прогресса понятным. По мере того как вы обновляете диаграмму Ганта для отображения выполненных задач, текущих задач и любых изменений, диаграмма обеспечивает «краткий обзор» состояния проекта для вас и других членов команды.

• Это помогает эффективно управлять ресурсами. Когда задачи с зависимостями от ресурсов отображаются визуально, вы можете оптимизировать использование людей, оборудования и других активов на протяжении всей временной шкалы.

• Это позволяет планировать сценарии «что, если». Внося изменения в продолжительность задач, зависимости и последовательности на диаграмме Ганта, вы можете моделировать различные сценарии, чтобы определить лучший план проекта, прежде чем реализовывать его в реальности.

Как выглядит диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта визуально отображает задачи на временной шкале. Обычно он включает:

• Список задач вдоль левой вертикальной оси. Каждая задача получает свою строку.

• Горизонтальная шкала времени внизу, обычно показывающая приращения, такие как дни, недели или месяцы.

• Для каждой задачи полоса от запланированной даты начала до даты окончания. Длина полосы указывает запланированную продолжительность задачи.

• Зависимости между задачами показаны линиями или стрелками, соединяющими задачи. Это показывает, какие задачи должны быть выполнены, прежде чем могут начаться другие.

• Вехи обозначены вертикальными линиями или значками в определенные даты. Они отмечают важные контрольные точки или сроки выполнения.

• Ресурсы, назначенные каждой задаче, могут отображаться на панелях задач или в отдельном столбце.

• Фактический прогресс иногда обозначается штриховкой, затенением или цветовым кодированием частей полос задач, представляющих выполненную работу.

Что общего между диаграммами Ганта и диаграммами Перта?

Диаграммы Ганта и диаграммы PERT:

• Являются инструментами планирования и управления проектами.

• Визуально представлять временную шкалу проекта с задачами, вехами и длительностью.

• Помогите определить риски, зависимости и потенциальные проблемы в плане проекта.

• Может обновляться, чтобы отражать ход выполнения задачи и изменения в расписании.

• Помощь в распределении и отслеживании использования ресурсов.

• Облегчить мониторинг состояния и производительности проекта.

• Улучшите коммуникацию, предоставив четкое визуальное представление о графике и статусе проекта.

Основные различия между диаграммами Ганта и диаграммами PERT:

Диаграммы Ганта:

• Показать запланированные даты начала и окончания каждой задачи.
• Больше внимания уделяйте планированию и времени выполнения задач.
• Используйте простой формат гистограммы.

Графики PERT:

• Рассчитать ожидаемую продолжительность задачи на основе оптимистичных, пессимистичных и наиболее вероятных оценок.
• Больше внимания уделяйте логической сети, определяющей последовательность задач.
• Используйте формат диаграммы узлов и стрелок, который показывает зависимости и логику между задачами.

Таким образом, и диаграммы Ганта, и диаграммы PERT предназначены для моделирования и визуализации графика проекта. Они помогают с планированием, отслеживанием прогресса и общением. Но диаграммы Ганта больше фокусируются на временной шкале и сроках выполнения задач, тогда как диаграммы PERT больше фокусируются на логике и зависимостях между задачами для определения ожидаемой продолжительности.

Как сделать диаграмму Ганта

Создание диаграммы Ганта в электронной таблице позволяет легко отслеживать, обновлять и планировать сценарии «что, если» по мере продвижения вашего проекта.

Вот шаги, чтобы сделать базовую диаграмму Ганта в управлении проектами:

#1 – Перечислите все задачи, необходимые для завершения вашего проекта. Разбивайте большие задачи на более мелкие, более управляемые подзадачи.

#2 – Оцените продолжительность каждой задачи в единицах времени, подходящих для вашего проекта (дни, недели, месяцы и т. д.). Учитывайте зависимости между задачами.

#3 – Назначьте владельцев и/или ресурсы для каждой задачи. Определите все общие ресурсы с конфликтующими зависимостями задач.

#4 – Определите дату начала и окончания вашего проекта. Рассчитывайте даты начала задач на основе зависимостей.

#5 – Создайте таблицу или таблица с колонками для:

• Название задачи
• Продолжительность задачи
• Начало
• Дата окончания
• Назначенные ресурсы
• % завершения (необязательно)
• Зависимости задач (необязательно)

№ 6. Отметьте задачи на временной шкале с помощью столбцов, охватывающих даты начала и окончания.

#7 — Добавляйте визуальные представления зависимостей между задачами с помощью стрелок или линий.

№ 8. Отметьте важные вехи на временной шкале с помощью значков, штриховки или вертикальных линий.

№ 9. Периодически обновляйте диаграмму Ганта по мере выполнения задач, изменения продолжительности или изменения зависимостей. При необходимости настройте панели задач и зависимости.

№ 10. Добавьте столбец «% выполнения» или «прогресс» и заполняйте его с течением времени, чтобы сразу увидеть статус проекта.

# 11 — Используйте визуальную временную шкалу, чтобы определить проблемы с расписанием, конфликты ресурсов или риски, которые могут вызвать задержки. Активно вносите коррективы, чтобы улучшить план проекта.

Программное обеспечение для построения диаграмм Ганта

На рынке так много вариантов, что именно они привлекают наше внимание своими универсальными функциями и несложным интерфейсом. Все, от вашего почти вышедшего на пенсию босса до нового стажера, могли легко видеть, создавать и отслеживать диаграмму Ганта.

№1 — Microsoft Project

• Полнофункциональное приложение для управления проектами.
• Упрощает создание и редактирование таблиц для задач, ресурсов, назначений и календарных дат.
• Автоматически создает диаграмму Ганта на основе данных таблицы.
• Позволяет указать критический путь, крайние сроки, выравнивание ресурсов и другие расширенные функции.
• Интегрируется с Excel, Outlook и SharePoint для совместной работы над проектами.
• Требуется покупка месячной или годовой подписки.

# 2 - Microsoft Excel

• Встроенное программное обеспечение для работы с электронными таблицами, которое поставляется с базовыми шаблонами диаграмм Ганта.
• Простой ввод сведений о задаче в таблицу и создание на ее основе диаграммы.
• Множество бесплатных или недорогих надстроек для диаграмм Ганта с большим количеством шаблонов и функций.
• Знакомый интерфейс для большинства людей.
• Ограниченные возможности управления проектами, помимо базовых диаграмм Ганта.

#3 – Проект Ганта

• Приложение с открытым исходным кодом для управления проектами, разработанное специально для диаграмм Ганта.
• Имеет функции для описания задач, назначения ресурсов, отслеживания хода выполнения и создания отчетов.
• Позволяет повторять задачи, зависимости задач и вычислять критический путь.
• Интерфейс может быть менее интуитивным для некоторых.
• Отсутствует интеграция с другим программным обеспечением и функциями совместной работы.
• Бесплатная загрузка и использование.

#4 – Умное рисование

• Включает профессионально разработанные шаблоны диаграмм Ганта.
• Имеет функции автоматического создания временной шкалы, редактирования с помощью перетаскивания и зависимости задач.
• Интегрируется с Microsoft Office для обмена файлами и данными.
• Относительно простой в использовании интерфейс.
• Требуется платная подписка, но предлагается бесплатная 30-дневная пробная версия.

#5 – Трелло

• Инструмент управления проектами в стиле Канбан.
• Добавляйте задачи в виде «карточек», которые можно перетаскивать и размещать визуально на временной шкале.
• Просмотр задач на нескольких временных горизонтах от недель до месяцев.
• Назначать участников и сроки выполнения карточкам.
• Базовый с точки зрения обработки зависимостей между задачами, управления ресурсами и использованием активов, а также отслеживания прогресса в достижении контрольных точек.

#6 – Команда Ганта

• Комплексное решение, специально предназначенное для управления проектами полного жизненного цикла.
• Автоматизирует планирование и оптимизацию временной шкалы.
• Позволяет определять зависимости задач, моделировать сценарии «что, если», назначать и выравнивать ресурсы по нескольким проектам, а также отслеживать прогресс по контрольным точкам.
• Поставляется с библиотекой шаблонов и аналитическими отчетами.
• Требовать платную подписку.

#7 – Асана

• Приложение для управления проектами, ориентированное на управление задачами.
• Дополнение позволяет визуализировать временную шкалу с задачами, сроками выполнения и вехами, добавлять зависимости задач, экспортировать/распечатывать диаграммы, фильтровать по проектам и базовые возможности Ганта.
• Недостатки: управление ресурсами по проектам, анализ освоенного объема и планирование сценариев «что, если».
• Бесплатная версия. Платные уровни для большего количества функций.

Что такое примеры диаграммы Ганта?

Диаграммы Ганта можно использовать в различных ситуациях. Вот несколько ярких примеров:

• Графики проекта: Диаграмма Ганта может визуально отображать временную шкалу для любого типа проекта с задачами, длительностью, зависимостями и вехами. Это может быть для строительных проектов, планирования мероприятий, разработки программного обеспечения, научных исследований и т. д.

• Производственные графики. Диаграммы Ганта часто используются в производстве для планирования производственных циклов, показывая расписание всех шагов от приобретения материалов до сборки, упаковки и отгрузки.

• Распределение ресурсов. Диаграммы Ганта помогают оптимизировать распределение ресурсов, таких как люди, оборудование и помещения, между несколькими проектами с течением времени. Задачи цветового кодирования по ресурсам могут прояснить это.

• Отслеживание хода выполнения. Диаграммы Ганта для текущих проектов можно обновлять, чтобы отображать фактические даты начала/окончания выполненных задач, отставание от текущих задач и любые изменения или задержки. Это обеспечивает представление о статусе проекта.

• Сценарии «что, если». Настраивая последовательности задач, продолжительность и зависимости на диаграмме Ганта, менеджеры проектов могут моделировать альтернативы, чтобы определить наиболее эффективный график, прежде чем внедрять его в реальность.

• Коммуникационный инструмент: совместное использование диаграмм Ганта с заинтересованными сторонами обеспечивает визуальную сводку основных этапов проекта, владельцев задач и запланированных и фактических сроков, что повышает согласованность и подотчетность.

В общем, диаграммы Ганта можно применять к любому сценарию, где визуализация последовательности задач, зависимостей и временных шкал может дать информацию для оптимизации планов, распределения ресурсов, отслеживания хода выполнения и сообщения о состоянии. Конкретные примеры бесконечны, они ограничены только человеческим творчеством и потребностью в ясности и эффективности.

Takeaways

Диаграммы Ганта настолько эффективны, потому что они переводят сложные временные рамки проекта и зависимости в простое визуальное представление, которое легко понять, обновить и поделиться им. Основные преимущества заключаются в улучшении планирования, связи, отслеживания прогресса и планирования, что делает их предпочтительными для руководителей проектов.

Часто задаваемые вопросы

Почему диаграммы Ганта так хороши?

Почему диаграммы Ганта эффективны

• Визуальная временная шкала — смотрите полный план с первого взгляда
• Раннее обнаружение проблем — визуальное выявление потенциальных проблем
• Коммуникация – способствует ясности и подотчетности
• Планирование – зависимости и приоритеты становятся ясными
• Отслеживание прогресса — обновленная диаграмма показывает статус
• Анализ «что, если» — альтернативные модели
• Интеграция – работа с программным обеспечением для управления проектами

Диаграммы Ганта переводят сложные временные шкалы и зависимости в простые визуальные элементы, которые легко понять, обновить и поделиться ими.

Преимущества заключаются в улучшении планирования, коммуникации, отслеживания и планирования.

Из каких 4 компонентов состоит диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта требует 4 аспекта: столбцы, столбцы, даты и вехи.

Является ли диаграмма Ганта временной шкалой?

Да, диаграмма Ганта — это, по сути, визуальное представление расписания проекта на временной шкале, которое помогает при планировании, координации и управлении. На диаграмме информация о задаче отображается по оси xy для перевода сложных временных параметров, зависимостей и длительности в простой, удобный для сканирования формат.