सर्वेक्षण में आने वाली अधिकांश समस्याएं तकनीक से संबंधित नहीं होतीं। ये समस्याएं लिंक खोलने से पहले ही उत्पन्न हो जाती हैं: अस्पष्ट उद्देश्य, अव्यवस्थित ढंग से तैयार किए गए प्रश्न, या डेटा के उपयोग की कोई योजना न होना। यह गाइड पूरी प्रक्रिया को कवर करती है, जिसमें यह परिभाषित करना शामिल है कि आप वास्तव में क्या जानना चाहते हैं, साथ ही AhaSlides का उपयोग करके प्रश्नों का डिज़ाइन, वितरण और विश्लेषण भी शामिल है।
ऑनलाइन सर्वेक्षण करने की आवश्यकता ही क्यों है?
इससे पहले कि हम इसके तरीके पर बात करें, यह समझना जरूरी है कि इसके क्या फायदे और नुकसान हैं।
ऑनलाइन सर्वेक्षणों से छपाई और वितरण का खर्च बच जाता है और आप दूरस्थ कर्मचारियों तक तुरंत पहुंच सकते हैं। परिणाम आपको हाथ से बनाई गई स्प्रेडशीट के बजाय डैशबोर्ड पर मिलते हैं। अधिकांश मानव संसाधन और प्रशिक्षण एवं विकास संबंधी कार्यों के लिए: प्रशिक्षण मूल्यांकन, कर्मचारियों की प्रतिक्रिया जानना, कार्यक्रम के बाद की प्रतिक्रिया - यह सरल संचालन ही डिजिटल होने का पर्याप्त कारण है।
हालांकि, प्रतिक्रिया दर में अंतर एक वास्तविक समस्या है। शोध से पता चलता है कि ऑनलाइन सर्वेक्षणों में औसतन 33-44% पूर्णता दर होती है, जबकि कागज़ आधारित सर्वेक्षणों में यह दर 56-75% होती है [1]। यह अंतर जनसंख्या-स्तर के शोध के लिए सबसे अधिक मायने रखता है। आंतरिक सर्वेक्षणों में, जहाँ आप संदर्भ को नियंत्रित करते हैं (प्रशिक्षण सत्र का अंत, कंपनी की सभी कर्मचारियों की बैठक, टीम मीटिंग), प्रतिक्रिया दर काफी अधिक होती है क्योंकि प्रतिभागी पहले से ही उपस्थित होते हैं और सक्रिय रूप से भाग लेते हैं।
वैश्विक ऑनलाइन सर्वेक्षण सॉफ्टवेयर बाजार का मूल्य 2023 में लगभग 3.6 बिलियन डॉलर था, और 78% से अधिक उद्यम अब कर्मचारी प्रतिक्रिया और बाजार अनुसंधान के लिए इन प्लेटफार्मों का उपयोग करते हैं [2]। उपकरण कार्यप्रवाह के साथ तालमेल बिठा चुके हैं।
चरण 1: सबसे पहले अपना उद्देश्य परिभाषित करें
सर्वेक्षण में सबसे आम गलती लक्ष्य के बजाय प्रश्नों से शुरू करना है। कोई भी टूल खोलने से पहले, तीन बातों का उत्तर दें:
प्रशिक्षण मूल्यांकन सर्वेक्षण जिसका लक्ष्य "यह समझना है कि प्रतिभागी कार्यस्थल पर विषयवस्तु को लागू कर सकते हैं या नहीं", उसमें उन प्रश्नों से बहुत भिन्न प्रश्न होते हैं जिनका उद्देश्य "यह जांचना है कि लोगों ने सत्र का आनंद लिया या नहीं" होता है। दोनों ही वैध हैं, लेकिन उन्हें मिलाने से एक ऐसा सर्वेक्षण बनता है जो किसी भी प्रश्न का स्पष्ट उत्तर नहीं देता।
चरण 2: अपना AhaSlides खाता सेट अप करें
ahaslides.com और एक निःशुल्क खाता बनाएं। डैशबोर्ड से 'सर्वे' पर जाएं।
चरण 3: अपने प्रश्न तैयार करें
AhaSlides सर्वे विभिन्न डेटा आवश्यकताओं के अनुरूप कई प्रकार के प्रश्नों का समर्थन करता है:
बहुविकल्पी यह परिभाषित उत्तर सेट वाले बंद-छोर वाले प्रश्नों के लिए काम करता है: विभाग, भूमिका, पिछले सत्र में उपस्थिति।
मूल्यांकन का पैमाना ये दृष्टिकोण और संतुष्टि संबंधी डेटा के लिए सही प्रारूप हैं। आप बिंदुओं की संख्या और लेबल निर्धारित कर सकते हैं। अधिकांश पेशेवर संदर्भों के लिए 5-बिंदु पैमाने का उपयोग करें; जब आपको समूहों के बीच सूक्ष्म अंतरों का पता लगाना हो या समय के साथ होने वाले परिवर्तन को ट्रैक करना हो, तो 7-बिंदु पैमाने पर जाएं।
ओपन एंडेड सवाल उत्तरदाताओं को मुक्त-पाठ उत्तर लिखने दें। यह अनुवर्ती प्रश्नों ("आप इस प्रशिक्षण में क्या बदलाव करना चाहेंगे?") के लिए उपयोगी है, जहाँ आप संख्याओं के बजाय गुणात्मक जानकारी चाहते हैं।
मैट्रिक्स प्रश्न एक जैसे कथनों को एक ही तालिका में समूहित करें ताकि आपको प्रश्नों को बार-बार दोहराने की आवश्यकता न पड़े।
चरण 4: सर्वेक्षण वितरित करें
AhaSlides एक साझा करने योग्य लिंक और एक जॉइन कोड जनरेट करता है। लाइव सेशन के लिए, अपनी प्रेजेंटेशन पर जाएं और एक सर्वे स्लाइड जोड़ें। यहां अपने सर्वे का लिंक डालें। जब आप AhaSlides पर प्रेजेंटेशन देंगे और इस स्लाइड पर जाएंगे, तो दर्शक सभी प्रश्न एक ही पेज पर देख सकेंगे।
एसिंक्रोनस वितरण के लिए, लिंक को स्लैक, ईमेल या अपने एलएमएस में पेस्ट करें।
चरण 6: परिणामों का विश्लेषण करें और उन पर कार्रवाई करें
AhaSlides विज़ुअल डैशबोर्ड के रूप में वास्तविक समय में परिणाम दिखाता है। लाइव सत्रों के लिए, आप स्क्रीन साझा कर सकते हैं और प्रतिभागियों के साथ परिणामों पर चर्चा कर सकते हैं, जब संदर्भ ताज़ा हो।
गहन विश्लेषण के लिए, प्रतिक्रियाओं को एक्सेल में निर्यात करें। वहां से आप विभाग या भूमिका के अनुसार तुलनात्मक विश्लेषण कर सकते हैं, विभिन्न समूहों के औसत अंक निकाल सकते हैं, या बड़े पैमाने पर खुली प्रतिक्रियाओं में रुझान की पहचान करने के लिए एआई टूल के माध्यम से डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं।
सर्वे चलाने से पहले विश्लेषण चरण को अपनी कार्यप्रणाली में शामिल करें, बाद में नहीं। यदि परिणाम आने पर क्या होगा, इसकी कोई योजना नहीं है, तो डेटा एक ऐसे डैशबोर्ड में पड़ा रहेगा जिसे कोई दोबारा नहीं देखेगा।
एक व्यावहारिक तरीका: सर्वेक्षण वितरित करने से पहले, उन दो या तीन प्रश्नों को लिख लें जिनके उत्तर आप डेटा से प्राप्त करना चाहते हैं। फिर, परिणाम प्राप्त होने के बाद, अपने निष्कर्षों को सीधे उन प्रश्नों से जोड़ें। इससे विश्लेषण केंद्रित रहता है और हितधारकों को सरल भाषा में परिणाम समझाना आसान हो जाता है, बजाय इसके कि एक कच्चा दस्तावेज़ भेजा जाए जिसे अधिकतर लोग खोलेंगे ही नहीं।
बेहतर डेटा प्राप्त करने के लिए व्यावहारिक सुझाव
सही परिवेश न होने पर एक अच्छी तरह से तैयार किया गया सर्वेक्षण भी अधूरे या अविश्वसनीय परिणाम दे सकता है। ये सुझाव किसी भी प्लेटफॉर्म पर लागू होते हैं।
सर्वेक्षण का समय सोच-समझकर निर्धारित करें। अनुभव ताजा रहते ही प्रतिक्रिया मांगें। सत्र के तीन दिन बाद भेजा गया प्रशिक्षण मूल्यांकन प्रतिभागी के इनबॉक्स और स्मृति में मौजूद अन्य सभी चीजों से प्रतिस्पर्धा करता है। सत्र के अंतिम 10 मिनट में या तुरंत बाद इसे चलाने से अधिक सटीक स्मरण और लगातार उच्च पूर्णता दर प्राप्त होती है।
एक स्पष्ट प्रस्तावना लिखें। पहले प्रश्न से पहले, प्रतिभागियों को बताएँ कि सर्वेक्षण में कितना समय लगेगा, क्या उनके उत्तर गुमनाम रहेंगे और डेटा का उपयोग किस लिए किया जाएगा। एक या दो वाक्य पर्याप्त हैं। जो प्रतिभागी उद्देश्य को समझते हैं, उनके जल्दबाजी में जवाब देने के बजाय सोच-समझकर उत्तर देने की अधिक संभावना होती है।
प्रश्न के प्रकार को आवश्यक डेटा से मिलाएँ। रेटिंग स्केल विभिन्न समूहों की तुलना करने या समय के साथ होने वाले परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए अच्छे होते हैं। खुले सिरे वाले प्रश्न संदर्भ और बारीकियों को उजागर करते हैं। बहुविकल्पीय प्रश्न सटीक गणना प्रदान करते हैं। एक आम गलती यह है कि हर चीज के लिए खुले सिरे वाले प्रश्नों का उपयोग किया जाता है क्योंकि वे व्यापक प्रतीत होते हैं, जबकि रेटिंग स्केल वास्तव में एक समूह में अधिक तुलनीय और उपयोगी डेटा प्रदान कर सकता है।
भाषा को सरल रखें। प्रश्न इस तरह लिखें कि वे ज़्यादा से ज़्यादा लोगों के पढ़ने के स्तर के अनुकूल हों, न कि केवल वरिष्ठ अधिकारियों के। तकनीकी शब्दावली, संक्षिप्त शब्दों और दोहरे नकारात्मक वाक्यों से बचें। "क्या यह सत्र आपकी अपेक्षाओं पर खरा नहीं उतरा?" इस तरह का प्रश्न अक्सर कॉर्पोरेट सर्वेक्षणों में पूछा जाता है और इससे ऐसा डेटा मिलता है जिसे कोई समझ नहीं पाता। प्रकाशित करने से पहले प्रत्येक प्रश्न को ज़ोर से पढ़ें। यदि आप अटकते हैं या अटक जाते हैं, तो उसे दोबारा लिखें।
अतुल्यकालिक सर्वेक्षणों के लिए रिमाइंडर भेजें। अतुल्यकालिक सर्वेक्षणों के लिए प्रतिक्रिया दर में आमतौर पर 10-20 प्रतिशत अंकों तक सुधार होता है, यदि समय सीमा से 48 घंटे पहले एक ही रिमाइंडर भेजा जाए। रिमाइंडर संक्षिप्त रखें और समय सीमा को स्पष्ट रूप से दोहराएं। एक से अधिक रिमाइंडर न भेजें - इससे असंतोष पैदा होता है जो भविष्य के सर्वेक्षणों पर भी असर डालता है।
लॉन्च करने से पहले ठीक करने योग्य सामान्य गलतियाँ
पायलट को छोड़ देना। सर्वेक्षण को पहले एक या दो सहकर्मियों को भेजें। वे अस्पष्ट शब्दों, टूटे हुए लिंक और अनुपयोगी डेटा उत्पन्न करने वाले प्रश्नों जैसी गलतियों को पकड़ लेंगे - ऐसी चीजें जो आप खुद एक घंटे तक ड्राफ्ट को घूरने के बाद भी नहीं देख पाएंगे।
बहुत सारे खुले सिरे वाले प्रश्न। एक या दो उपयोगी होते हैं। छह बोझ बन जाते हैं। अधिकांश उत्तरदाता ऐसे सर्वेक्षण को बीच में ही छोड़ देंगे जो लिखित परीक्षा की तरह लगे।
आगे की बातचीत में कोई सहयोग नहीं मिला। यदि लोग सर्वेक्षण पूरा कर लेते हैं और उन्हें परिणामों के बारे में कोई जानकारी नहीं मिलती, तो अगले सर्वेक्षण में प्रतिक्रिया दर कम हो जाती है। संक्षेप में यह कहकर बात समाप्त करें: "हमें ये जानकारी मिली, और हम ये बदलाव कर रहे हैं।"
ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल
ऑनलाइन सर्वेक्षण में कितने प्रश्न होने चाहिए?
लाइव सेशन के लिए, जहाँ प्रतिभागी वास्तविक समय में उत्तर दे रहे हों, 5 से 8 प्रश्न रखने का लक्ष्य रखें। आमतौर पर इतने प्रश्नों को पूरा करने में 3 से 5 मिनट लगते हैं और जब लोग पहले से ही विषय में सक्रिय हों, तो लगभग 100% सफलता दर बनी रहती है। लिंक के माध्यम से भेजे जाने वाले एसिंक्रोनस सर्वे के लिए, 10 से 12 प्रश्न एक उचित सीमा है। सर्वे थकान पर किए गए शोध से लगातार पता चलता है कि लगभग 10 मिनट के प्रतिक्रिया समय के बाद सफलता दर कम हो जाती है, इसलिए व्यावहारिक सीमा प्रश्नों की संख्या से अधिक उत्तर देने में लगने वाले वास्तविक समय पर निर्भर करती है। सर्वे को वितरित करने से पहले उसका समय निर्धारित कर लें।
क्या सर्वेक्षण गुमनाम होने चाहिए?
यह विषय पर निर्भर करता है। प्रबंधन की प्रभावशीलता, कार्यस्थल संस्कृति, वेतन या ऐसे किसी भी विषय पर जहां उत्तरदाताओं को अपनी पहचान उजागर होने का डर हो, ऐसे प्रश्नों के लिए गुमनाम रूप से जानकारी एकत्र करना अधिक ईमानदार उत्तर देता है। प्रशिक्षण मूल्यांकन के लिए जहां आपको परिणामों को व्यक्तिगत रिकॉर्ड से जोड़ना हो या विशिष्ट लोगों से संपर्क करना हो, वहां नाम सहित उत्तर देना उपयुक्त होता है। मुख्य बात पारदर्शिता है: यदि आप प्रतिभागियों को बताते हैं कि सर्वेक्षण गुमनाम है, तो वास्तव में यह गुमनाम होना चाहिए। एक बार विश्वास टूट जाए तो उसे दोबारा बनाना मुश्किल होता है और इसका असर आपके द्वारा बाद में किए जाने वाले हर सर्वेक्षण पर पड़ेगा।
मुझे ओपन-टेक्स्ट रिस्पॉन्स के साथ क्या करना चाहिए?
उत्तरों की विविधता को समझने के लिए 15 से 20 प्रतिक्रियाओं का एक नमूना पढ़कर शुरुआत करें। फिर प्रतिक्रियाओं को मैन्युअल रूप से विषयों में समूहित करें या बार-बार आने वाले विचारों को टैग करने के लिए स्प्रेडशीट या एआई टूल का उपयोग करें। छोटे सर्वेक्षणों (50 से कम प्रतिक्रियाओं) के लिए, मैन्युअल कोडिंग किसी भी स्वचालित तरीके की तुलना में तेज़ और अधिक सटीक होती है। बड़े डेटासेट के लिए, ChatGPT या Claude जैसे टूल कुछ ही सेकंड में पेस्ट किए गए टेक्स्ट ब्लॉक से विषयों का सारांश निकाल सकते हैं। दोनों ही मामलों में, ओपन-टेक्स्ट डेटा तब सबसे उपयोगी होता है जब आप इसे किसी चीज़ से जोड़ सकें: "40% ओपन प्रतिक्रियाओं में गति को एक समस्या के रूप में बताया गया है" उद्धरणों की दीवार की तुलना में अधिक उपयोगी है।
AhaSlides के साथ सर्वेक्षण चलाना
AhaSlides लाइव सर्वे और इवेंट से पहले या बाद में भेजे जाने वाले एसिंक्रोनस सर्वे दोनों के लिए उपयुक्त है। इसमें रेटिंग स्केल, बहुविकल्पीय प्रश्न, मैट्रिक्स प्रश्न और खुले सिरे वाले प्रश्न सभी उपलब्ध हैं।
नियमित प्रशिक्षण मूल्यांकन करने वाली प्रशिक्षण एवं विकास टीमों के लिए, त्वरित सेटअप, लाइव परिणाम और एक्सेल निर्यात का संयोजन एक समर्पित सर्वेक्षण प्लेटफॉर्म की आवश्यकता के बिना आपकी अधिकांश जरूरतों को पूरा करता है।
सूत्रों का कहना है
[1] नल्टी, डी.डी. (2008). "ऑनलाइन और पेपर सर्वेक्षणों के लिए प्रतिक्रिया दरों की पर्याप्तता।" उच्च शिक्षा में आकलन एवं मूल्यांकन. यूनिवर्सिटी ऑफ अलास्का फेयरबैंक्स पीडीएफ — मेटा-विश्लेषण से पता चलता है कि ऑनलाइन सर्वेक्षणों की औसत सफलता दर 33% है, जबकि कागज आधारित सर्वेक्षणों की सफलता दर 56% है।
[2] ग्रैंड व्यू रिसर्च. ऑनलाइन सर्वे सॉफ्टवेयर बाजार का आकार और हिस्सेदारी रिपोर्ट, 2030। https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/online-survey-software-market-report — बाजार के आकार और उद्यमों द्वारा अपनाए जाने से संबंधित आंकड़े।
