একটি সুপরিকল্পিত এজেন্ডা সভার জন্য স্পষ্ট লক্ষ্য এবং প্রত্যাশা নির্ধারণ করে, যাতে প্রত্যেকে তাদের উদ্দেশ্য এবং আগে, চলাকালীন এবং পরে কী ঘটতে হবে তা জানে। এই নিবন্ধটি আপনাকে একটি সভার এজেন্ডা থাকার গুরুত্ব, কার্যকর এজেন্ডা তৈরির পদক্ষেপ এবং আপনার পরবর্তী সভায় ব্যবহারের জন্য উদাহরণ (টেমপ্লেট সহ) প্রদান করবে।
- কেন প্রতিটি সভার একটি এজেন্ডা প্রয়োজন
- একটি কার্যকরী মিটিং এজেন্ডা লিখতে 8টি মূল পদক্ষেপ
- মিটিং এজেন্ডা উদাহরণ এবং বিনামূল্যে টেমপ্লেট
- AhaSlides এর সাথে আপনার মিটিং এজেন্ডা সেট আপ করুন
- কী Takeaways
কেন প্রতিটি সভার একটি এজেন্ডা প্রয়োজন
প্রতিটি মিটিং ফলপ্রসূ এবং দক্ষ তা নিশ্চিত করার জন্য একটি এজেন্ডা প্রয়োজন। একটি মিটিং এজেন্ডা নিম্নলিখিত সুবিধা প্রদান করবে:
- সভার উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্য স্পষ্ট করুন, এবং আলোচনা ফোকাস এবং ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করুন।
- মিটিংয়ের সময় এবং গতি পরিচালনা করুন, নিশ্চিত করুন যে কোন অর্থহীন যুক্তি নেই, এবং যতটা সম্ভব সময় বাঁচান।
- অংশগ্রহণকারীদের জন্য প্রত্যাশা সেট করুন, এবং নিশ্চিত করুন যে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য এবং অ্যাকশন আইটেম কভার করা হয়েছে।
- দায়বদ্ধতা এবং সংগঠন প্রচার করে, আরো কার্যকর এবং দক্ষ মিটিং নেতৃস্থানীয়.
একটি কার্যকরী মিটিং এজেন্ডা লিখতে 8টি মূল পদক্ষেপ
একটি কার্যকর মিটিং এজেন্ডা লিখতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য এখানে কিছু মূল টিপস রয়েছে:
1/ বৈঠকের ধরন নির্ধারণ করুন
যেহেতু বিভিন্ন ধরণের মিটিংয়ে বিভিন্ন অংশগ্রহণকারী, ফর্ম্যাট এবং উদ্দেশ্য জড়িত থাকতে পারে, তাই পরিস্থিতির জন্য উপযুক্ত একটি বেছে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।
- প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং: একটি মিটিং যা প্রকল্প, এর লক্ষ্য, টাইমলাইন, বাজেট এবং প্রত্যাশার একটি ওভারভিউ প্রদান করে।
- সবগুলি হাত মিলিত হচ্ছে: এক ধরনের কোম্পানি-ব্যাপী মিটিং যেখানে সমস্ত কর্মচারীদের উপস্থিত থাকার জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়। কোম্পানির কর্মক্ষমতা, লক্ষ্য এবং পরিকল্পনা সম্পর্কে সবাইকে অবহিত করা এবং সংস্থার মধ্যে সাধারণ উদ্দেশ্য এবং দিকনির্দেশের ধারনা প্রচার করা।
- টাউন হলের সমাবেশ: একটি কোম্পানির টাউন হল মিটিং যেখানে কর্মীরা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে, আপডেট পেতে পারে এবং সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট এবং অন্যান্য নেতাদের মতামত প্রদান করতে পারে।
- কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা: একটি বৈঠক যেখানে সিনিয়র নেতা বা নির্বাহীরা দীর্ঘমেয়াদী দিকনির্দেশনা নিয়ে আলোচনা ও পরিকল্পনা করতে একত্রিত হন।
- ভার্চুয়াল টিম সভা: ভার্চুয়াল টিম মিটিংয়ের বিন্যাসে উপস্থাপনা, আলোচনা, এবং ইন্টারেক্টিভ ক্রিয়াকলাপ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে এবং ভিডিও কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যার, তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ, বা অন্যান্য ডিজিটাল যোগাযোগ সরঞ্জাম ব্যবহার করে পরিচালনা করা যেতে পারে।
- চিন্তাভাবনার অধিবেশন: একটি সৃজনশীল এবং সহযোগিতামূলক সভা যেখানে অংশগ্রহণকারীরা নতুন ধারণা তৈরি করে এবং আলোচনা করে।
- একের পর এক মিটিং: দুই ব্যক্তির মধ্যে একটি ব্যক্তিগত বৈঠক, প্রায়শই কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা, কোচিং বা ব্যক্তিগত উন্নয়নের জন্য ব্যবহৃত হয়।
2/ সভার উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য নির্ধারণ করুন
কেন মিটিং অনুষ্ঠিত হচ্ছে এবং আপনি বা আপনার দল কী অর্জন করতে চান তা স্পষ্টভাবে বলুন।
3/ মূল বিষয়গুলি চিহ্নিত করুন
কোন গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন সহ কভার করা প্রয়োজন এমন মূল বিষয়গুলির তালিকা করুন।
4/ একটি সময়সীমা বরাদ্দ করুন
প্রতিটি বিষয় এবং পুরো সভার জন্য উপযুক্ত সময় বরাদ্দ করুন যাতে মিটিংটি সময়সূচীতে থাকে।
5/ অংশগ্রহণকারীদের এবং তাদের ভূমিকা চিহ্নিত করুন
মিটিংয়ে কারা অংশগ্রহণ করবে তার একটি তালিকা তৈরি করুন এবং তাদের ভূমিকা ও দায়িত্ব উল্লেখ করুন।
6/ উপকরণ এবং সহায়ক নথি প্রস্তুত করুন
মিটিং চলাকালীন প্রয়োজনীয় কোনো প্রাসঙ্গিক তথ্য বা উপকরণ সংগ্রহ করুন।
7/ এজেন্ডা অগ্রিম বিতরণ
প্রত্যেকে প্রস্তুত এবং প্রস্তুত তা নিশ্চিত করতে সকল উপস্থিতদের কাছে মিটিং এজেন্ডা পাঠান।
8/ প্রয়োজন অনুযায়ী এজেন্ডা পর্যালোচনা এবং সংশোধন করুন
এটি সম্পূর্ণ এবং নির্ভুল তা নিশ্চিত করতে সভার আগে আলোচ্যসূচি পর্যালোচনা করুন এবং প্রয়োজনীয় সংশোধন করুন।
মিটিং এজেন্ডা উদাহরণ এবং বিনামূল্যে টেমপ্লেট
এখানে মিটিং এজেন্ডার কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে যা বিভিন্ন ধরণের মিটিং এর জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে:
1/ টিম মিটিং এজেন্ডা
তারিখ:
অবস্থান:
অংশগ্রহণকারীগণ:
টিম মিটিংয়ের উদ্দেশ্য:
- প্রকল্প বাস্তবায়ন অগ্রগতি আপডেট করা
- বর্তমান সমস্যা ও সমাধান পর্যালোচনা করতে
টিম মিটিং এজেন্ডা:
- পরিচিতি ও স্বাগত (5 মিনিট) | @WHO
- পূর্ববর্তী বৈঠকের পর্যালোচনা (10 মিনিট) | @WHO
- প্রকল্প আপডেট এবং অগ্রগতি রিপোর্ট (20 মিনিট) | @WHO
- সমস্যা সমাধান এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ (20 মিনিট) | @WHO
- খোলা আলোচনা এবং প্রতিক্রিয়া (20 মিনিট) | @WHO
- অ্যাকশন এবং পরবর্তী পদক্ষেপ (15 মিনিট) | @WHO
- সমাপনী এবং পরবর্তী সভার ব্যবস্থা (5 মিনিট) | @WHO
AhaSlides সহ বিনামূল্যে মাসিক মিটিং টেমপ্লেট
2/ অল হ্যান্ড মিটিং এজেন্ডা
তারিখ:
অবস্থান:
ATTendees:
সভা উদ্দেশ্য:
- কোম্পানির কর্মক্ষমতা আপডেট করা এবং কর্মীদের জন্য নতুন উদ্যোগ ও পরিকল্পনা প্রবর্তন করা।
একটি মিটিং এজেন্ডা:
- স্বাগত এবং ভূমিকা (5 মিনিট)
- কোম্পানির কর্মক্ষমতা আপডেট (20 মিনিট)
- নতুন উদ্যোগ এবং পরিকল্পনার সূচনা (20 মিনিট)
- প্রশ্নোত্তর সেশন (৩০ মিনিট)
- কর্মচারী স্বীকৃতি এবং পুরস্কার (15 মিনিট)
- সমাপনী এবং পরবর্তী সভার ব্যবস্থা (5 মিনিট)
সব হাত মিটিং টেমপ্লেট
3/ প্রকল্প কিকঅফ মিটিং এজেন্ডা
তারিখ:
অবস্থান:
অংশগ্রহণকারীগণ:
সভা উদ্দেশ্য:
- প্রকল্পের জন্য স্পষ্ট লক্ষ্য এবং প্রত্যাশা স্থাপন করা
- প্রকল্প দল পরিচয় করিয়ে দিতে
- প্রকল্পের চ্যালেঞ্জ এবং ঝুঁকি নিয়ে আলোচনা করা
একটি মিটিং এজেন্ডা:
- স্বাগত এবং ভূমিকা (5 মিনিট) | @WHO
- প্রকল্প ওভারভিউ এবং লক্ষ্য (15 মিনিট) | @WHO
- দলের সদস্য পরিচিতি (5 মিনিট) | @WHO
- ভূমিকা এবং দায়িত্ব অ্যাসাইনমেন্ট (20 মিনিট) | @WHO
- সময়সূচী এবং টাইমলাইন ওভারভিউ (15 মিনিট) | @WHO
- প্রকল্পের চ্যালেঞ্জ এবং ঝুঁকি নিয়ে আলোচনা (20 মিনিট) | @WHO
- অ্যাকশন আইটেম এবং পরবর্তী পদক্ষেপ (15 মিনিট) | @WHO
- সমাপনী এবং পরবর্তী সভার ব্যবস্থা (5 মিনিট) | @WHO
মনে রাখবেন যে এইগুলি শুধুমাত্র উদাহরণ, এবং বৈঠকের নির্দিষ্ট চাহিদা এবং লক্ষ্যগুলির উপর ভিত্তি করে এজেন্ডা আইটেম এবং বিন্যাস সামঞ্জস্য করা যেতে পারে।
AhaSlides এর সাথে আপনার মিটিং এজেন্ডা সেট আপ করুন
AhaSlides এর সাথে একটি মিটিং এজেন্ডা সেট আপ করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন: আপনি ইতিমধ্যে না থাকলে, সাইন আপ করুন অহস্লাইডস এবং একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন। অথবা আমাদের মাথা পাবলিক টেমপ্লেট লাইব্রেরি.
- একটি মিটিং এজেন্ডা টেমপ্লেট চয়ন করুন: আমাদের কাছে বিভিন্ন ধরণের মিটিং এজেন্ডা টেমপ্লেট রয়েছে যা আপনি একটি সূচনা পয়েন্ট হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন। শুধু আপনার প্রয়োজনের সাথে সবচেয়ে ভালো মানানসই একটি বেছে নিন এবং ক্লিক করুন "টেমপ্লেট পান"।
- টেমপ্লেটটি কাস্টমাইজ করুন: একবার আপনি একটি টেমপ্লেট বেছে নিলে, আপনি আইটেমগুলি যোগ বা অপসারণ, বিন্যাস সামঞ্জস্য করে এবং রঙের স্কিম পরিবর্তন করে এটি কাস্টমাইজ করতে পারেন।
- আপনার এজেন্ডা আইটেম যোগ করুন: আপনার এজেন্ডা আইটেম যোগ করতে স্লাইড সম্পাদক ব্যবহার করুন. আপনি পাঠ্য, একটি স্পিনার হুইল, পোল, ছবি, টেবিল, চার্ট এবং আরও অনেক কিছু যোগ করতে পারেন।
- আপনার দলের সাথে সহযোগিতা করুন: আপনি যদি একটি দলের সাথে কাজ করছেন, আপনি এজেন্ডায় সহযোগিতা করতে পারেন। উপস্থাপনা সম্পাদনা করার জন্য কেবল দলের সদস্যদের আমন্ত্রণ জানান, এবং তারা পরিবর্তন করতে, মন্তব্য যোগ করতে এবং সম্পাদনার পরামর্শ দিতে পারে।
- এজেন্ডা ভাগ করুন: আপনি প্রস্তুত হলে, আপনি আপনার দলের সাথে বা অংশগ্রহণকারীদের সাথে এজেন্ডা ভাগ করতে পারেন৷ আপনি একটি লিঙ্ক বা QR কোডের মাধ্যমে শেয়ার করতে পারেন।
AhaSlides এর মাধ্যমে, আপনি সহজেই একটি পেশাদার, সুগঠিত মিটিং এজেন্ডা তৈরি করতে পারেন যা আপনাকে ট্র্যাকে থাকতে এবং আপনার মিটিংয়ের উদ্দেশ্যগুলি অর্জন করতে সহায়তা করবে।
কী Takeaways
AhaSlides টেমপ্লেটগুলির সাহায্যে এই মূল পদক্ষেপগুলি এবং উদাহরণগুলি অনুসরণ করে, আমরা আশা করি আপনি একটি সুগঠিত মিটিং এজেন্ডা তৈরি করতে পারবেন যা আপনাকে সাফল্যের জন্য সেট আপ করবে।
সচরাচর জিজ্ঞাস্য
বৈঠকের আলোচ্যসূচিকে কী বোঝায়?
এজেন্ডাকে মিটিং ক্যালেন্ডার, সময়সূচী বা ডকেটও বলা হয়। এটি একটি মিটিংয়ের সময় কী ঘটবে তা গঠন, নির্দেশিকা এবং নথিভুক্ত করার জন্য তৈরি করা পরিকল্পিত রূপরেখা বা সময়সূচীকে বোঝায়।
এজেন্ডা নির্ধারণ সভা কী?
একটি এজেন্ডা সেটিং মিটিং একটি নির্দিষ্ট ধরনের সভাকে বোঝায় যা আসন্ন বৃহত্তর সভার জন্য এজেন্ডা পরিকল্পনা এবং নির্ধারণের উদ্দেশ্যে অনুষ্ঠিত হয়।
প্রকল্প বৈঠকের জন্য এজেন্ডা কি?
একটি প্রকল্প সভার জন্য এজেন্ডা হল বিষয়, আলোচনা এবং কর্ম আইটেমগুলির একটি পরিকল্পিত রূপরেখা যা প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত সমাধান করা প্রয়োজন।
