Da li ste učesnik?

E-mail pozivnice za sastanak | Najbolji savjeti, primjeri i predlošci (100% besplatno)

rad

Astrid Tran 23 Februar, 2024 14 min čitanje

Šta je dobro e-mail pozivnice za sastanak primjer?

Sastanci mogu biti suštinski element timske efikasnosti, koordinacije i jedinstva. Mnoge kompanije organizuju sastanke barem jednom sedmično, to može biti neformalni sastanak kako bi jednostavno imali duboki razgovor sa svojim zaposlenima ili formalniji sastanak upravnog odbora na kojem se razgovaralo o budućem planu kompanije i godišnjem izvještaju na kraju godine. Administratorski službenici ili lideri su obavezni da učesnicima ili gostima pošalju pozivnice za sastanak.

Poziv na sastanak je važan za efikasno i nesmetano vođenje zvaničnih sastanaka. Postoji mnogo načina za slanje pozivnica za sastanke. U ovom članku fokusiramo se na rješavanje problema e-poruke sa pozivnicama za sastanke, najprikladniji i najpopularniji način da pozovete ljude da učestvuju na vašim sastancima.

Sadržaj

Brzi predlošci za sastanke sa AhaSlides-ima

Alternativni tekst


Počni za nekoliko sekundi.

Nabavite brze šablone uz AhaSlides. Prijavite se besplatno i uzmite ono što želite iz biblioteke šablona!


🚀 Nabavite besplatne šablone ☁️

Šta je e-pošta sa pozivom na sastanak?

Ključni dio poslovnih aktivnosti, e-pošta s pozivnicom za sastanak je pisana poruka s demonstracijom svrhe sastanka i zahtjevom da se ljudi pridruže sastanku nakon određenog datuma i lokacije, plus detaljniji prilozi ako jesu. Može biti napisan u formalnom ili neformalnom stilu u zavisnosti od karakteristika sastanaka. Trebalo bi da budu napisane u odgovarajućem tonu i stilu kako bi se zadovoljile poslovne e-mail etikete.

Međutim, nemojte brkati e-poštu s pozivnicom za sastanak sa e-poštom sa zahtjevom za sastanak. Ključna razlika između ovih e-poruka je u tome što e-poruka sa zahtjevom za sastanak ima za cilj zakazati sastanak s nekim, dok e-poruka s pozivom na sastanak ima za cilj da vas pozove na sastanak na najavljene datume i lokaciju

Zašto je važna e-pošta sa pozivom na sastanak?

Korištenje pozivnica putem e-pošte donosi mnogo prednosti. Prednosti pozivnica putem e-pošte su navedene u nastavku:

  • Povezuje se direktno na kalendare. Kada primaoci prihvate pozivnicu, ona se vraća u njihov poslovni kalendar i dobićete podsetnik isti kao i drugi događaji zabeleženi u kalendaru.
  • Zgodno je i brzo. Vaši primaoci mogu doći do e-pošte odmah nakon što kliknete na dugme za slanje. Kako to ide direktno primaocu, ako je adresa e-pošte pogrešna, možete odmah dobiti obavijest i brzo potražiti daljnja rješenja.
  • Štedi vreme. Možete slati grupne e-poruke sa hiljadama adresa e-pošte u isto vrijeme.
  • To je ušteda. Ne morate trošiti budžet za slanje poštom.
  • Može se generirati direktno sa vaše željene webinar platforme. Osim ako nemate sastanak licem u lice, vaš prvi izbor će vjerovatno biti Zoom, Microsoft Teams ili nešto slično. Kada je RSVP potvrđen, svi linkovi i vremenski okviri se sinhronizuju putem e-pošte, tako da učesnik može izbjeći zabunu s drugim događajima.

Činjenica je da se svakog dana šalju milijarde e-mailova i da su mnoge od njih spam. Budući da svi koriste barem jednu e-poštu za razmjenu važnih poruka za posao, kupovine, sastanke i još mnogo toga. Međutim, kako morate pročitati tone e-mailova dnevno, nije iznenađujuće što se ponekad susrećete sa fenomenom „zamora e-pošte“. Stoga, isporuka dobre e-pošte s pozivnicom može izbjeći nepotreban nesporazum ili neznanje od strane primatelja.

Napišite pozivnicu za sastanak putem e-pošte korak po korak

Dobar email sa pozivnicom za sastanak je od suštinskog značaja i, po pravilu, utiče na a dostava putem e-pošte stopa.

Postoje etikete i principi kojih se svi moraju pridržavati da bi popunili e-poruku s pozivnicom za poslovni sastanak u odnosu na primaoce. Možete naučiti kako napisati standardnu ​​e-poruku s pozivnicom za sastanak slijedeći ove korake:

Korak 1: Napišite jaku temu

Činjenica je da 47% primalaca e-pošte čita mejlove koji imaju jasan i koncizan naslov. Važan je prvi utisak. Ovo može osigurati da primaoci osjećaju hitnost ili važnost, što dovodi do veće otvorenosti.

  • Kratko, ciljano. Budite činjenični, a ne zagonetni.
  • Potvrdu o dolasku možete tražiti u naslovu kao znak hitnosti.
  • Ili dodajte ton osjećaja kao što je ne zaboravite važnost, hitnost,...
  • Dodajte vrijeme ako želite naglasiti problem osjetljiv na vrijeme 

Na primjer: „Sastanak 4/12: Sesija za razmišljanje o projektu” ili „Važno. Molimo Vas da odgovorite: Sastanak za novu strategiju proizvoda 10/6”

Korak 2: Počnite s kratkim uvodom

U prvom redu, dobra je ideja da ukratko objasnite ko ste, koja je vaša pozicija u organizaciji i zašto im se obraćate. Tada možete direktno pokazati svrhu sastanka. Mnogi ljudi griješe kada iznose nejasnu svrhu sastanka jer pretpostavljaju da učesnici moraju znati za to.

  • Neka vaše predstavljanje bude prijatno ili povezano sa poslom
  • Podsjetite učesnike ako treba da završe neke zadatke ili ponesu nešto sa sobom na sastanak.

Na primjer Pozdrav članu tima, radujem se što ću vas vidjeti na predstavljanju novog proizvoda sljedećeg ponedjeljka.

Korak 3: Podijelite vrijeme i lokaciju

Trebalo bi da navedete tačno vreme sastanka. Također biste im trebali reći kako i gdje se sastanak održava, bilo lično ili online, i ponuditi smjernice ili linkove do platforme u slučaju da im zatrebaju.

  • Dodajte vremensku zonu ako zaposleni rade u različitim dijelovima svijeta
  • Navedite procijenjeno trajanje sastanka
  • Kada dajete upute, budite što detaljniji ili priložite smjernicu za mapiranje

Na primjer: Pridružite nam se u petak, 6. oktobra, u 1:00 sati u sali za sastanke 2, na drugom spratu u upravnoj zgradi.

pozivnica za sastanak email | email zahtjeva za sastanak
Pošaljite e-poštu sa pozivnicom za sastanak svom timu - Izvor: Alamy

Korak 4: Navedite dnevni red sastanka

Pokrijte ključne ciljeve ili predloženi dnevni red sastanka. Ne spominjite detalje. Možete jednostavno navesti temu i vremenski okvir. Za formalne sastanke možete priložiti detaljan dokument. Ovo je posebno korisno za pomoć polaznicima da unaprede pripreme.

Na primjer, možete početi sa: Planiramo da razgovaramo..../ Želimo da se pozabavimo nekim od pitanja Ili kao sljedeću vremensku liniju:

  • 8:00-9:30: Uvod u projekat
  • 9:30-11:30: Prezentacije Howarda (IT), Nour (Marketing) i Charlotte (Prodaja)

Korak 5: Zatražite RSVP

Zahtijevanje RSVP-a može pomoći u potvrđivanju odgovora vaših primalaca. Da biste spriječili ambivalentnost, u vašu e-poštu treba navesti željeni odgovor i vremensko ograničenje za učesnike da vas obavijesti o svom prisustvu ili odsustvu. Na taj način, ako niste primili njihov RSVP u vrijeme kada regulišete, možete izvršiti brze naknadne radnje.

Na primjer: Molimo Vas da odgovorite do [datum] na [e-mail adresu ili broj telefona]

Korak 6: Dodajte profesionalni e-mail potpis i brendiranje

Potpis poslovne e-pošte treba da kombinuje puno ime, naziv pozicije, naziv kompanije, kontakt informacije, lične web stranice i druge hiperlinkove adrese.

Svoj potpis možete lako prilagoditi Gmail.

Na primjer:

Jessica Madison

Regionalni direktor marketinga, Inco industrija

555-9577-990

Postoji mnogo besplatnih kreatora potpisa e-pošte koji vam štede vrijeme i trud, kao npr Moj potpis.

Vrste e-pošte pozivnica za sastanke i primjeri

Imajte na umu da će različite vrste sastanaka imati različite standarde i stilove pisanja koje treba slijediti. Obično razdvajamo e-poruke sa pozivnicama za sastanke na osnovu njihovog nivoa formalnog ili neformalnog, uključujući ili isključujući virtuelne sastanke ili čiste sastanke na mreži. U ovom dijelu prikupljamo i predstavljamo vam neke tipične vrste pozivnica za sastanke i svaki tip šablona koji se popularno koriste u e-porukama s pozivnicama za poslovne sastanke.

šablon za pozivnicu putem e-pošte
E-pošta sa pozivnicom za savršen sastanak - Izvor: freepik

#1. E-mail sa zahtjevom za formalni sastanak

Formalni email sa zahtjevom za sastanak koristi se za velike sastanke koji se obično dešavaju jednom do tri puta godišnje. To je veliki formalni sastanak, tako da bi vaša e-pošta trebala biti napisana u formalnom stilu pisanja. Priloženi dodaci su potrebni kako bi učesnicima bilo jasnije kako da učestvuju na sastanku, kako da pronađu lokaciju i detaljniji dnevni red.

Formalni sastanci uključuju:

  • Sastanak uprave
  • Sastanak odbora
  • Sastanak odbora direktora 
  • Skupština dioničara 
  • Sastanak o strategiji 

Primer 1: Akcionari šablon za pozivnicu

Predmet: Važno. Pozvani ste na godišnju skupštinu. [Vrijeme]

[ime primaoca]

[Ime kompanije]

[Naziv posla]

[Adresa kompanije]

[Datum]

Poštovani dioničari,

Sa zadovoljstvom Vas pozivamo na godišnju skupštinu koja će se održati dana [Vrijeme], [Adresa]

Godišnja skupština dioničara je izuzetna prilika za informacije, razmjenu i diskusiju između [Ime kompanije] i svi naši dioničari.

To je također prilika da se izrazite i glasate za aktivnu ulogu u donošenju važnih odluka za [Ime kompanije], bez obzira na broj dionica koje posjedujete. Sastanak će obuhvatiti sljedeće ključne dnevne redove:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Uputstva za učešće na ovom sastanku, dnevni red i tekstove odluka koje ćete dostaviti na odobrenje naći ćete u priloženom dokumentu ispod

Želio bih da vam se zahvalim, u ime odbora, na vašem doprinosu i vašoj lojalnosti prema [Ime kompanije] i radujem se što ću vas poželjeti dobrodošlicu na sastanak [Datum]

Najbolje želje,

[Ime]

[Naziv pozicije]

[Ime kompanije]

[Adresa i web stranica kompanije]

Primer 2: Sastanak o strategiji šablon za pozivnicu

[ime primaoca]

[Ime kompanije]

[Naziv posla]

[Adresa kompanije]

[Datum]

Predmet: Sastanak marketing kampanje za pokretanje projekta: 2/28

U ime [Ime kompanije], Pozivam Vas da prisustvujete poslovnom sastanku koji se održava u [Naziv konferencijske sale, Naziv zgrade] [Datum i vrijeme]. Sastanak će trajati [Trajanje].

Zadovoljstvo mi je poželjeti vam dobrodošlicu u prvu fazu našeg projekta kako biste razgovarali o našem predstojećem prijedlogu [Detalji] i cijenimo vaše vrijedne uvide u to. Evo kratkog sažetka našeg dnevnog reda:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Ovaj prijedlog cijeli naš tim smatra jednim od najvažnijih. Za vašu daljnju referencu, ovom pismu smo priložili dokument koji vam daje detaljnije informacije kako bi vam bilo zgodno da se pripremite za sastanak unaprijed.

Svi se radujemo razgovoru s vama kako bismo razgovarali o tome šta još možemo učiniti da ovaj prijedlog uspješno funkcionira. Molimo Vas da sva pitanja ili preporuke za sastanak dostavite prije [Rok] direktno meni odgovorom na ovu e-poštu.

Ugodan dan pred vama.

Hvala vam,

Topli pozdravi,

[Ime]

[Naziv pozicije]

[Ime kompanije]

[Adresa i web stranica kompanije]

#2. E-mail sa pozivom za neformalni sastanak

Sa formalnim pozivom na sastanak e-poštom, ako je to jednostavno sastanak sa članovima na nižem nivou ili članovima tima. Mnogo vam je lakše da smislite kako da pišete na odgovarajući način. Možete pisati u neformalnom stilu sa prijateljskim i radosnim tonom.

Neformalni sastanci uključuju:

  • Brainstorming sastanak
  • Sastanak za rješavanje problema
  • trening
  • Sastanak za prijavu
  • Team Building Meeting
  • Čavrljanje na kavi 

Primjer 3: Predložak e-pošte s pozivnicom za sastanak za prijavu

Subject line: Hitno. [Ime projekta] ažuriranja. [Datum]

Poštovani timovi,

Pozdrav!

Bilo je ugodno i zabavno imati vremena raditi s vama u vezi s tim [Ime projekta]. Međutim, da bismo mogli efikasno da nastavimo sa svojim planovima, verujem da je pravo vreme da iznesemo izveštaj o napretku koji je postignut i bio bih zahvalan za priliku da se sretnemo na [lokacija] da dalje razgovaramo o tome na [Datum i vrijeme].

Priložio sam i listu svih dnevnih redova o kojima treba da razgovaramo. Ne zaboravite pripremiti izvještaj o izvršenju zadatka. Iskoristite ovo [Veza] da mi javiš da li ćeš uspeti.

Molim vas da mi svoju potvrdu pošaljete e-poštom što prije.

Topli pozdravi,

[Ime]

[Naziv posla]

[Ime kompanije]

Primer 4: Team building predložak e-pošte s pozivnicom

Poštovani članovi tima,

Obavještavamo vas da je [Naziv odjela] organizuje a Team Building sastanak za sve naše osoblje članovi na [Datum i vrijeme]

Za daljnji profesionalni razvoj izuzetno je značajno da rastemo zajedno, a to se može dogoditi samo ako radimo kao tim kako bismo naše vještine i talente iskoristili za bolji učinak. To je razlog zašto naš odjel mjesečno promoviše razne teambuilding aktivnosti.

Molimo dođite i pridružite se događaju kako bismo mogli čuti vaš glas o tome kako možemo poboljšati da vam pružimo bolju podršku. Biće ih i nekoliko igre za izgradnju tima uz piće i lagana osvježenja osigurat će kompanija.

Radujemo se što ćemo imati zabavne trenutke na ovom team-building događaju koji je organiziran da pomogne svakom od nas da raste. U slučaju da smatrate da niste u mogućnosti da učestvujete na ovom sastanku, molimo Vas da obavijestite [ime koordinatora] at [Telefonski broj]

S poštovanjem,

[Ime]

[Naziv posla]

[Ime kompanije]

šablon za pozivnicu putem e-pošte
Kako napisati e-mail pozivnicu za sastanak

#3. E-pošta s pozivnicom za gostujućeg govornika

E-pošta sa pozivom za gostujućeg govornika treba da sadrži informacije relevantne za govornika u pogledu sastanka i mogućnosti govora. Od vitalnog je značaja da govornik zna na koji način može doprinijeti vašem događaju i koje su prednosti koje može dobiti da bude dio vašeg događaja.

Primjer 5: Šablon e-pošte s pozivnicom za govornika

drag [govornik],

Nadamo se da će vas ova poruka dobro pronaći! Danas vam pružamo fantastičnu priliku za govor za vaše razmišljanje. Željeli bismo Vas zamoliti da budete naš časni govornik za [Naziv sastanka], događaj fokusiran na [Opis svrhe i publike vašeg događaja]. Čitav [Naziv sastanka] tim je inspirisan vašim dostignućima i smatra da biste bili savršeni stručnjak da se obratite našoj publici profesionalaca istomišljenika.

[Naziv sastanka] će se održati u [Mjesto, uključujući grad i državu] on [Datumi]. Očekuje se da će naš događaj ugostiti oko [Procijenjen broj učesnika#]. Naš cilj je da [Ciljevi sastanka].

Vjerujemo da ste sjajan govornik i da bi vaš glas bio kritičan dodatak tom razgovoru s obzirom na vaš opsežan rad u [Oblast ekspertize]. Možete razmotriti predstavljanje vaših ideja do [Trajanje] minuta koje se odnose na oblast [Tema sastanka]. Svoj prijedlog možete poslati prije [roka] slijedite [link] kako bi naš tim mogao saslušati vaše ideje i unaprijed odrediti pojedinosti vašeg govora.

U svakom slučaju, ako niste u mogućnosti da prisustvujete, ponizno vas molimo da nas kontaktirate putem [link]. Hvala vam na vašem vremenu i pažnji, radujemo se pozitivnom odgovoru od vas.

Najbolje,
[Ime]
[Naziv posla]
[Kontakt informacije]
[Adresa web stranice kompanije]

#4. E-mail pozivnice za webinar

U današnjim trendovima, sve više ljudi organizira online sastanke jer je to ušteda vremena i troškova, posebno za timove koji rade na daljinu. Ako koristite konferencijske platforme, postoje dobro prilagođene poruke s pozivnicama koje se direktno šalju vašem sudioniku prije početka sastanka, kao što je predložak e-pošte s pozivnicom Zoom. Za virtuelni webinar možete pogledati sljedeći primjer.

Savjeti: Koristite ključne riječi kao što su “Čestitamo”, “Uskoro”, “Savršeno”, “Ažuriraj”, , “Dostupno”, “Najbolje”, “Najbolje”, “Posebno”, “Pridruži nam se”, “Besplatno” itd.

Primer 6: Šablon e-pošte za pozivnicu za webinar

Predmet: Čestitamo! Pozvani ste na [Naziv webinara]

drag [ime_kandidata],

[Ime kompanije] sa zadovoljstvom organizira webinar za [Tema webinara] na [Datum] u [vrijeme], s ciljem [[Svrhe webinara]

Biće to dobra prilika da zaradite ogromne beneficije od vaših pozvanih stručnjaka iz oblasti [teme vebinara] i dobijete besplatne poklone. Naš tim je tako oduševljen vašim prisustvom.

Napomena: Ovaj webinar je ograničen na [Broj ljudi]. Da sačuvate svoje mjesto, molimo vas da se registrirate [Veza], i slobodno ga podijelite sa svojim prijateljima. 

Nadam se da se vidimo tamo!

ugodan dan,

[Tvoje ime]

[potpis]

The Bottom Line

Srećom, postoji mnogo dostupnih šablona pozivnica za poslovne sastanke na internetu koje možete prilagoditi i poslati svojim sudionicima za nekoliko sekundi. Ne zaboravite da sačuvate nešto u svom oblaku kako biste mogli da pripremite svoju e-poštu sa savršenim pisanjem, posebno u slučaju hitnosti.

Ako tražite i druga rješenja za svoje poslovanje, možete pronaći AhaSlides je dobar alat za prezentaciju s mnogim nevjerovatnim funkcijama za podršku vašim webinar događajima, aktivnostima izgradnje tima, konferencijama i još mnogo toga.

Često Postavljena Pitanja

Kako napisati e-mail za sastanak?

Ključne tačke koje treba uključiti u svoju e-poruku o terminu sastanka:
- Jasna tema
- Pozdrav i predstavljanje
- Traženi detalji sastanka - datum(i), vremenski raspon, svrha
- Dnevni red/teme za diskusiju
- Alternative ako primarni datumi ne rade
- Detalji o sljedećim koracima
- Zatvaranje i potpis

Kako da pošaljem pozivnicu za timski sastanak putem e-pošte?

- Otvorite svoj klijent e-pošte ili uslugu web pošte (kao što je Gmail, Outlook ili Yahoo Mail).
- Kliknite na dugme "Napiši" ili "Nova e-pošta" da započnete izradu nove e-pošte.
- U polje "Za" unesite adrese e-pošte članova tima koje želite pozvati na sastanak. Možete odvojiti više adresa e-pošte zarezima ili koristiti adresar svog klijenta e-pošte za odabir primatelja.
- Ako imate aplikaciju kalendara integrisanu sa vašim klijentom e-pošte, detalje o sastanku možete dodati u pozivnicu kalendara direktno iz e-pošte. Potražite opciju poput "Dodaj u kalendar" ili "Ubaci događaj" i navedite potrebne informacije.

Kako da pošaljem pozivnicu putem e-pošte?

Evo ključnih stvari koje treba uključiti u kratku pozivnicu putem e-pošte:
- Pozdrav (adresa primaoca po imenu)
- Naziv događaja i datum/vrijeme
- Detalji lokacije
- Kratka pozivna poruka
- Detalji za odgovor (rok, način kontakta)
- Zatvaranje (vaše ime, domaćin događaja)

Ref: Zaista | Sherpany