Desapareixen grans notes? Nou personal esperant ser presentat? Equips trencant els seus objectius però sense reconeixement? Sembla un reunió de totes les mans està a l'agenda!
Una empresa amb totes les mans és possiblement la millor manera d'unir tot el vostre equip en una reunió informal però intensament productiva.
A continuació s'explica com fer-ho bé, amb un exemple d'agenda i una plantilla gratuïta i interactiva!
Què és una reunió de totes les mans?
An reunió de totes les mans és simplement una reunió que implica tot el personal d'una empresa. És una reunió periòdica, potser una vegada al mes, i normalment la dirigeixen els responsables de l'empresa.
Una reunió de totes les mans intenta aconseguir algunes coses clau...
- per actualitzar el personal amb qualsevol nous anuncis no apte per al correu electrònic.
- per establir objectius de l'empresa i fer un seguiment del progrés cap a les existents.
- per recompensar èxits destacats de persones i equips.
- a reconèixer el personal tant els que s'han incorporat com els que han marxat.
- respondre preguntes dels empleats de tots els racons del negoci.
D'acord amb una 2013 estudi, les reunions amb tothom poden inspirar converses sinceres. Els líders tenen l'oportunitat d'escoltar directament les persones de diversos nivells dins d'una organització.
Amb tot això, el final L'objectiu d'una reunió de totes les mans és injectar un sentit d'unitat en una empresa. No sorprèn, en aquests dies, això és una cosa que cada cop està més demandada, i les reunions de totes les mans gaudeixen d'un augment de popularitat entre les empreses que busquen mantenir les connexions fortes a les seves files.
Fet divertit ⚓ El significat de "reunió de totes les mans" prové de l'antiga crida naval, "totes les mans a la coberta", que s'utilitza per portar tots els membres de la tripulació d'un vaixell a la coberta superior per ajudar a navegar en una tempesta.
Per què organitzar una reunió de totes les mans?
Ho entenc; tots intentem evitar la síndrome de "ni una reunió més". Afegir-ne una altra a la llista de reunions setmanals, mensuals i anuals pot semblar una bona manera de posar el teu personal en contra teva, però en realitat, podria... reduir el nombre de reunions que celebreu.
Com? Perquè una reunió de totes les mans ho abarca tot. Pren les parts importants de moltes de les altres reunions que tindreu durant el vostre mes laboral i les condensa en una franja horària limitada d'1 hora.
D'acord amb una 2013 estudi, les reunions amb tothom poden inspirar converses sinceres. Els líders tenen l'oportunitat d'escoltar directament les persones de diversos nivells dins d'una organització.
En última instància, això realment pot alliberar temps a la vostra agenda. Aquests són alguns dels altres avantatges d'una reunió entre mans...
- Sigues inclusiu - És difícil expressar quant pot significar per al teu equip que estiguis disposat a seure amb ells cada setmana o mes. Donar-los l'oportunitat de fer les seves preguntes candents a través d'unes preguntes i respostes i ser tan oberts i honestos amb ells com sigui possible crea una cultura d'empresa meravellosa.
- Sigues un equip - De la mateixa manera que és fantàstic escoltar el cap, també és fantàstic veure les cares dels companys de feina. El treball remot i les oficines segmentades sovint poden aïllar a les persones que estan destinades a estar més envellides. Una reunió de totes les mans els ofereix una oportunitat informal de tornar-se a veure i xerrar entre ells.
- No et perdis ningú - La idea que hi ha darrere d'una reunió de totes les mans és que ho és totes les mans a la coberta. Tot i que és possible que tingueu algunes absències, podeu enviar els vostres missatges sabent que tothom, inclosos els treballadors remots, escolta el que necessiten.
Mans amunt per Totes les mans!
Si tothom hi serà, fer un espectacle. Agafeu aquesta plantilla de presentació gratuïta i interactiva per a la vostra propera reunió entre mans!
Agenda de la reunió de totes les mans
Necessites un exemple d'agenda de reunions per a totes les mans per embolicar realment el teu cap en realitat passa a totes mans?
Aquí teniu 6 temes típics que podeu veure a l'ordre del dia, així com els límits de temps recomanats per mantenir-ho tot ajustat 1 hores.
1. Trencagels
⏰ 5 minuts
En ser una reunió a tota l'empresa amb potencialment algunes cares noves, hi ha una bona probabilitat que alguns companys no hagin tingut l'oportunitat de seure i xerrar entre ells des de fa temps. Utilitzeu 1 o 2 trencagels per mantenir esperit d'equip forts i escalfeu aquells bells cervells abans que comenci el pes de la reunió.
Són essencials a l'inici de les reunions amb tothom, perquè trenquen l'atmosfera formal que pot afectar el compromís dels empleats i ajuden els companys a descobrir connexions inesperades entre departaments.
Proveu algunes d'aquestes idees:
- Quin GIF descriu el teu estat d'ànim? - Regala a tothom uns quants GIF i demana'ls que votin pel que millor s'adapti a com se senten.
- Comparteix una història vergonyosa - Aquí en teniu una que ha demostrat que genera bones idees. Demaneu a tothom que escrigui una història curta i vergonyosa i que l'envieu de forma anònima. Llegir-les en veu alta pot ser un començament divertit per a l'agenda de la vostra reunió de tothom.
- Test pop! - No hi ha situació que no es pugui augmentar amb una mica de curiositats. Un qüestionari ràpid de 5 minuts sobre esdeveniments actuals o pràctiques de l'empresa pot inspirar la creativitat i començar amb una bona diversió.
💡 Fes una ullada 10 trencadors de gel per a qualsevol reunió - en línia o d'una altra manera!
2. Actualitzacions de l'equip
⏰ 5 minuts
Hi ha la possibilitat que vegeu algunes cares noves en aquesta reunió, a més de perdre's un parell de sortides recents. El millor és abordar això aviat a l'ordre del dia perquè ningú estigui assegut a l'espera de ser presentat.
Donar les grans gràcies al personal que acaba de marxar no només és un bon lideratge, sinó que t'humanitza davant la teva gent. De la mateixa manera, presentar noves cares a l'empresa d'hora és una manera fantàstica d'ajudar-los a sentir-se inclosos i de posar a tothom a gust durant la resta de la reunió.
Només un agraïment ràpid i una salutació serviran per això, però podeu fer un esforç addicional fent una breu presentació.
És essencial incloure això al principi de l'ordre del dia (dins dels primers 10 minuts) per mostrar respecte pels antics companys i, alhora, tancar la sessió amb la resta de membres de l'equip.
Això també ajuda els nous empleats a sentir-se realment benvinguts en lloc de com si fossin pensaments secundaris, establint en última instància un to positiu que redueix l'ansietat de tots els presents.
3. Notícies de l'empresa
⏰ 5 minuts
Un altre punt ràpid però essencial a l'agenda de la vostra reunió de tots els membres és actualitzar el vostre equip sobre les activitats de l'empresa. Per què és important això? És per mantenir tothom alineat i informat sobre els desenvolupaments més amplis de l'empresa, els esdeveniments i les notes logístiques que afecten a tothom.
Tingueu en compte que no es tracta de projectes i objectius (això vindrà en un minut), sinó d'anuncis que afecten tota l'empresa. Pot tractar-se de nous acords tancats, nous plans de treball en equip en curs i també totes aquelles coses avorrides necessàries, com ara quin dia vindrà el lampista a recollir la tassa de cafè que va deixar l'última vegada.
Aquesta activitat té com a objectiu garantir la transparència i l'alineació sobre el que està passant a l'empresa, alhora que manté un to lleuger i informatiu.
4. Progrés de l'objectiu
⏰ 20 minuts
Ara estem en la veritable carn de les vostres mans. Aquí és on mostrareu els objectius i presumireu amb orgull (o plorareu públicament) del progrés del vostre equip cap a ells.
Aquest segment normalment ve després dels anuncis generals i sovint està dirigit pels caps de departament o els caps d'equip, amb l'amfitrió o el moderador guiant el flux.
Aquesta és possiblement la secció més important de la vostra reunió, així que consulteu aquests consells ràpids...
- Utilitzeu dades visuals - Això no pot ser una sorpresa, però els gràfics i els gràfics sí molt millor aclarir les dades que el text. Mostra el progrés de cada departament com un punt en un gràfic per donar-los una indicació més clara d'on provenen i cap a on van (esperem).
- Felicitar i donar un cop - Per al vostre equip, aquesta podria ser la part més nerviosa de l'agenda de la reunió de totes les mans. Allay té por felicitant els equips pel seu bon treball i empentant suaument els equips que tenen un rendiment inferior preguntant-los què necessitarien per tenir més possibilitats d'assolir els seus objectius.
- Feu que sigui interactiu - Com a part més llarga de la vostra reunió de totes les mans, i amb molts aspectes que no s'apliquen directament a tothom, potser voldreu mantenir el focus a la sala amb una mica d'interactivitat. Proveu una enquesta, una puntuació a escala, un núvol de paraules o fins i tot un qüestionari per veure com sobre la pista el teu equip creu que ho són.
Un cop hàgiu fet aquesta part de la xerrada, és una bona idea posar els equips a les sales de treball perquè puguin fer una pluja d'idees sobre una resposta de tres eixos...
- Què els va agradar de la seva actualització de progrés.
- Què no els va agradar de la seva actualització de progrés.
- Un bloquejador que està impedint un millor progrés.
Aquesta activitat té com a objectiu fomentar la transparència i la rendició de comptes alhora que motiva els equips amb reconeixement o encoratjament constructiu.
5. Reconeixement del personal
⏰ 10 minuts
El reconeixement és un poderós motivador, i la vostra reunió amb tothom és el moment perfecte per destacar els herois anònims de la vostra organització.
No heu de posar una cançó i un ball sencers (molt del vostre personal podria sentir-se incòmode amb això de totes maneres), però un cert reconeixement i possiblement un petit premi pot fer molt, no només per a l'individu, sinó per a la vostra reunió com a un forat.
En termes generals, hi ha dues maneres de fer-ho:
- Abans de la reunió, tots els líders d'equip envien el nom d'una persona del seu equip que ha anat més enllà en el seu paper. Utilitzeu la reunió per reconèixer el nom més enviat de cada equip.
- Durant la reunió - Organitza un núvol de paraules en directe per a l'"heroi silenciós" de tothom. El nom més enviat pel teu públic apareixerà al centre del núvol de paraules, donant-te l'oportunitat de reconèixer públicament qui sigui.
El ritual de reconeixement del personal pot augmentar la moral, fomentar el respecte entre l'equip i afegir un impuls emocional positiu a la reunió de tots els membres.
Punta 💡 Una roda giratòria és l'eina perfecta per regalar premis. No hi ha res com aquesta per captar l'atenció del públic!
6. Obriu Q&A
⏰ 15 minuts
Acabeu amb el que molts consideren la màxima prioritat en una reunió amb tothom: la sessió de preguntes i respostes en directe.
Aquesta és una oportunitat per a qualsevol persona de qualsevol departament de fer preguntes als màxims responsables. Espereu qualsevol cosa d'aquest segment i doneu-li la benvinguda també, ja que el vostre equip pot pensar que és l'única vegada que pot obtenir una resposta directa a una preocupació vàlida.
Si teniu un equip gran, una manera de fer front a les preguntes i respostes de manera eficient és fer preguntes uns dies abans de la vostra reunió de totes les mans i, a continuació, filtrar-les per trobar les que val la pena respondre davant de la multitud.
L'objectiu d'aquest segment no és només proporcionar respostes, sinó donar veu al vostre equip, demostrar que el lideratge escolta i tancar la reunió amb un to de... obertura i respecte.
Però, si voleu ser més transparents sobre tot el procés, simplement deixeu que el vostre equip us faci preguntes a través d'una plataforma de preguntes i respostes en directe. D'aquesta manera, podeu mantenir-ho tot controlat. organitzat, moderat i 100% amigable per als treballadors a distància.
Com dur a terme una reunió amb tothom utilitzant AhaSlides
1. Prepara la teva presentació
- Crea una presentació nova a AhaSlides.
- Estructura les diapositives amb els temes clau que vulguis tractar: actualitzacions de l'empresa, èxits de l'equip, anuncis, preguntes i respostes, etc.
- Utilitzeu una barreja de diapositives informatives (text, imatges, gràfics) i diapositives interactives (enquestes, qüestionaris, núvols de paraules, preguntes i respostes).
2. Afegir elements interactius
- Enquestes: Recopilar opinions o comentaris ràpids sobre noves iniciatives.
- Diapositives de preguntes i respostes: Permet que els empleats enviïn preguntes en directe, que pots respondre durant o després de la presentació.
- Núvols de paraules: Capturar els sentiments de l'equip o destacar els temes clau.
- Proves: Involucra l'equip amb divertides proves de coneixements o preguntes d'empresa.
3. Comparteix l'accés
- Abans de la reunió, compartiu enllaç o codi d'unió únic amb tots els assistents perquè puguin participar-hi utilitzant els seus telèfons intel·ligents o dispositius.
- Animeu a tothom a unir-s'hi uns minuts abans per evitar retards.
4. Durant la reunió
- Presenteu les diapositives, alternant entre contingut informatiu i activitats interactives.
- Utilitzeu els resultats de les enquestes en directe i les respostes a les preguntes i respostes per estimular els debats.
- Mantingueu la sessió dinàmica implicant tothom en lloc d'una comunicació unidireccional.
5. Interactuar i fer un seguiment
- Utilitzeu les dades de les enquestes i les preguntes i respostes per abordar les preocupacions i celebrar els èxits.
- Deseu les respostes i els resultats per a futures consultes o per compartir-los amb l'equip en general.
- Opcionalment, podeu compartir la presentació o el resum complet després de la reunió.
Ajudes addicionals per a una reunió de totes les mans
Si voleu desenvolupar les vostres mans en alguna cosa una mica més d'1 hora, proveu aquestes activitats addicionals...
1. Històries de clients
Els moments en què la vostra empresa ha tocat un client poden ser una motivació molt poderosa per al vostre equip.
Ja sigui abans o durant la reunió, feu que el vostre equip us enviï ressenyes entusiastes dels clients. Llegiu-les per a tot l'equip, o fins i tot feu un qüestionari perquè tothom pugui endevinar quin client ha fet quina ressenya.
2. Xerrada en equip
Siguem sincers, els membres de l'equip sovint estan molt més a prop dels seus líders d'equip que del seu director general.
Feu que tothom escolti una veu coneguda convidant els líders de cada equip a pujar a l'escenari i oferir la seva versió del progrés de l'objectiu pas. És més probable que es pugui relacionar i sigui precís, i fa que els altres facin un descans de la vostra veu!
3. Temps del qüestionari!
Condimenta les teves mans amb un qüestionari competitiu. Podeu posar cada equip en... equips, i després fer-los desafiar per a la taula de classificació mitjançant preguntes relacionades amb el treball.
Quin és el nostre contingut previst per aquest any? Quina va ser la taxa d'adopció de la nostra funció més important l'any passat? Preguntes com aquestes no només ensenyen algunes mètriques importants de l'empresa, sinó que també impulsen les reunions i ajuden a construir els equips que voleu.
