E-mail s pozvánkou na schůzku | Nejlepší tipy, příklady a šablony (100 % zdarma)

Schůzky mohou být zásadním prvkem efektivity, koordinace a jednoty týmu. Mnoho společností pořádá schůzky alespoň jednou týdně, a to buď neformální setkání, kde se zaměstnanci podrobně povídají, nebo formálnější setkání představenstva, kde se projednává budoucí plán společnosti a výroční zpráva. Administrativní pracovníci nebo vedoucí pracovníci jsou povinni zaslat účastníkům nebo hostům pozvánky na schůzky.

Pozvánka na schůzku je důležitá pro efektivní a hladký průběh oficiálních schůzek. Existuje mnoho způsobů, jak poslat pozvánky na schůzku. V tomto článku se zaměříme na řešení e-maily s pozvánkou na schůzku, nejpohodlnější a nejoblíbenější způsob, jak pozvat lidi k účasti na vašich schůzkách.

Obsah

• Co je to e-mail s pozvánkou na schůzku?
• Proč je e-mail s pozvánkou na schůzku důležitý?
• Napište e-mail s pozvánkou na schůzku krok za krokem
• Typy e-mailu s pozvánkou na schůzku a příklady
• Bottom Line

Šablony pro rychlé schůzky s AhaSlides

Co je to e-mail s pozvánkou na schůzku?

Klíčovou součástí obchodních aktivit je e-mail s pozvánkou na schůzku, který je písemnou zprávou s demonstrací účelu schůzky a žádostí o účast v daném datu a místě konání. V případě potřeby obsahuje podrobnější přílohy. Pozvánka může být napsána formálním nebo neformálním způsobem v závislosti na charakteru schůzky. Měla by být napsána vhodným tónem a stylem, aby splňovala etiketu obchodních e-mailů.

Nezaměňujte si však e-mail s pozvánkou na schůzku s e-mailem s žádostí o schůzku. Hlavní rozdíl mezi těmito e-maily spočívá v tom, že e-mail s žádostí o schůzku si klade za cíl domluvit schůzku s někým, zatímco e-mail s pozvánkou na schůzku si klade za cíl pozvat vás na schůzku v oznámených termínech a na oznámeném místě.

Proč je e-mail s pozvánkou na schůzku důležitý?

Používání e-mailových pozvánek přináší spoustu výhod. Výhody e-mailových pozvánek jsou uvedeny níže:

• Propojuje se přímo s kalendáři. Když příjemci přijmou pozvánku, je přidána zpět do jejich pracovního kalendáře a vy dostanete připomenutí, stejně jako u jiných událostí uvedených v kalendáři.
• Je to pohodlné a rychlé. Vaši příjemci mohou obdržet e-mail ihned po kliknutí na tlačítko Odeslat. Jak to jde přímo k příjemci, pokud je e-mailová adresa nesprávná, můžete okamžitě dostat oznámení a rychle přejít na další řešení.
• Je to časově nenáročné. Můžete posílat skupinové e-maily s tisíci e-mailových adres současně.
• Je to úsporné. Nemusíte vynakládat rozpočet na poštovné.
• Může být generován přímo z vaší preferované platformy webináře. Pokud se nesetkáte tváří v tvář, vaše první volba bude pravděpodobně Zoom, Microsoft Teams, nebo něco ekvivalentního. Po potvrzení RSVP se všechny odkazy a časové rámce synchronizují prostřednictvím e-mailu, takže se účastník může vyhnout záměně s jinými událostmi.

Je faktem, že každý den se odesílají miliardy e-mailů a mnoho z nich je spam. Každý používá alespoň jeden e-mail k výměně důležitých zpráv týkajících se práce, nákupů, schůzek a dalších záležitostí. Vzhledem k tomu, že si však musíte denně přečíst tuny e-mailů, není divu, že se někdy setkáváte s fenoménem „únavy z e-mailů“. Doručení dobrého e-mailu s pozvánkou tedy může zabránit zbytečnému nedorozumění nebo ignoranci ze strany příjemců.

Napište e-mail s pozvánkou na schůzku krok za krokem

Důležitý je dobrý e-mail s pozvánkou na schůzku a zpravidla to ovlivňuje an doručování e-mailem hodnotit.

Existují etikety a zásady, které musí každý dodržovat, aby vyplnil e-mail s pozvánkou na obchodní schůzku a projevil úctu příjemcům. Postup psaní standardního e-mailu s pozvánkou na schůzku se naučíte podle těchto kroků:

Krok 1: Napište silný předmět

Je faktem, že 47 % příjemců e-mailů si přečte e-maily s jasným a stručným předmětem. První dojem je důležitý. To může příjemcům zajistit pocit naléhavosti nebo důležitosti, což vede k vyšší míře otevření.

• Krátké, cílené. Buďte věcní, ne záhadní.
• Z důvodu naléhavosti můžete v předmětu požádat o potvrzení účasti.
• Nebo přidejte sentimentální tón jako nezapomeňte na důležitost, naléhavost,...
• Přidejte čas, pokud chcete zdůraznit problém citlivý na čas 

Například: „Schůzka 4/12: Projekt brainstorming“ nebo „Důležité. Odpovězte, prosím, schůzka o nové produktové strategii 10/6“

Krok 2: Začněte rychlým úvodem

Hned v prvním řádku je dobré stručně uvést, kdo jste, jaké je vaše postavení v organizaci a proč je oslovujete. Poté můžete přímo ukázat účel schůzky. Mnoho lidí dělá tu chybu, že sdělují vágní účel schůzky, protože předpokládají, že o tom musí účastníci vědět.

• Udělejte svůj úvod příjemným nebo souvisejícím s prací
• Připomeňte účastníkům, že potřebují dokončit nějaké úkoly nebo si s sebou něco přinést na schůzku.

NapříkladDobrý den, člene týmu, těším se na setkání s vámi na uvedení nového produktu na trh příští pondělí.

Krok 3: Sdílejte čas a místo

Měli byste uvést přesný čas schůzky. Měli byste jim také říci, jak a kde se schůzka koná, ať už osobně nebo online, a nabídnout pokyny nebo odkazy na platformu v případě, že je budou potřebovat.

• Přidejte časové pásmo, pokud nějací zaměstnanci pracují v různých oblastech světa
• Uveďte předpokládanou dobu trvání schůzky
• Při udávání pokynů buďte co nejpodrobnější nebo přiložte mapové vodítko.

NapříkladPřidejte se k nám v pátek 6. října v 1:00 v zasedací místnosti č. 2 ve druhém patře administrativní budovy.

Krok 4: Navrhněte program schůzky

Zahrňte klíčové cíle nebo navrhovaný program schůze. Neuvádějte podrobnosti. Můžete jednoduše uvést téma a časový harmonogram. U formálních schůzek můžete přiložit podrobný dokument. To je obzvláště užitečné pro pomoc účastníkům s přípravou předem.

Například, můžete začít takto: Plánujeme projednat..../ Chceme se zabývat některými z problémů nebo takto:

• 8:00-9:30: Úvod do projektu
• 9:30-11:30: Prezentace Howarda (IT), Nour (marketing) a Charlotte (prodej)

Krok 5: Požádejte o RSVP

Vyžadování RSVP může pomoci potvrdit odpověď od vašich příjemců. Aby se předešlo ambivalenci, měla by být ve vašem e-mailu uvedena preferovaná odpověď a časový limit pro účastníky, aby vás informovali o své účasti nebo nepřítomnosti. Tím, že pokud jste neobdrželi jejich RSVP v době, kterou regulujete, můžete provést rychlé následné akce.

Například: Odpovězte prosím do [datum] na [e-mailovou adresu nebo telefonní číslo]

Krok 6: Přidejte profesionální e-mailový podpis a branding

Podpis firemního e-mailu by měl obsahovat celé jméno, název pozice, název společnosti, kontaktní informace, osobní webové stránky a další hypertextové adresy.

Svůj podpis můžete snadno přizpůsobit pomocí Gmail.

Například:

Jessica Madisonová

Regionální ředitel marketingu, Inco industry

555-9577-990

Existuje spousta bezplatných nástrojů pro tvorbu e-mailových podpisů, které vám ušetří čas a úsilí, například Můj podpis.

Typy e-mailu s pozvánkou na schůzku a příklady

Mějte na paměti, že různé typy schůzek budou mít různé standardy a styly psaní. Obvykle oddělujeme e-maily s pozvánkami na schůzky na základě jejich úrovně formální nebo neformální, včetně nebo vyloučení virtuálních schůzek nebo čistě online schůzek. V této části shromažďujeme a představujeme vám některé typické typy pozvánek na schůzky a šablony každého typu, které se s oblibou používají v e-mailech s pozvánkami na obchodní schůzky.

#1. E-mail s žádostí o formální schůzku

Formální e-mail s žádostí o schůzku se používá pro velké schůzky, které se obvykle konají jednou až třikrát ročně. Jedná se o velkou formální schůzku, takže váš e-mail by měl být napsán formálním stylem. Přiložené dodatky jsou potřebné k tomu, aby účastník jasněji vysvětlily, jak se schůzky zúčastnit, jak najít místo konání a podrobně specifikovat program.

Formální setkání zahrnují:

• Porada vedení
• schůze výboru
• zasedání představenstva 
• Schůze akcionářů 
• Strategická porada 

Příklad 1: akcionáři šablona e-mailu s pozvánkou

Předmět: Důležité. Zveme vás na výroční valnou hromadu. [Čas]

[Jméno příjemce]

[Jméno společnosti]

[Pracovní pozice]

[Adresa společnosti]

[Datum]

Vážení akcionáři,

Dovolujeme si Vás pozvat na výroční valnou hromadu, která se bude konat dne [Čas], [Adresa]

Výroční valná hromada je výjimečnou příležitostí pro informace, výměnu a diskusi mezi nimi [Jméno společnosti] a všichni naši akcionáři.

Je to také příležitost vyjádřit se a hlasovat, abyste sehráli aktivní roli při přijímání zásadních rozhodnutí [Jméno společnosti], bez ohledu na počet akcií, které vlastníte. Setkání se bude týkat následujících klíčových programů:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Pokyny k účasti na této schůzi, program a znění usnesení, která mají být předložena ke schválení, naleznete v přiloženém dokumentu níže

Rád bych vám jménem představenstva poděkoval za váš příspěvek a vaši věrnost [Jméno společnosti] a těším se, že vás přivítám na Setkání dne [Datum]

S pozdravem,

[Název]

[Název pozice]

[Jméno společnosti]

[Adresa a webové stránky společnosti]

Příklad 2: Strategická porada šablona e-mailu s pozvánkou

[Jméno příjemce]

[Jméno společnosti]

[Pracovní pozice]

[Adresa společnosti]

[Datum]

Předmět: Spuštění projektu Zasedání marketingové kampaně: 2

Jménem [Jméno společnosti], dovoluji si Vás pozvat na obchodní schůzku, která se koná v hod [Název konferenčního sálu, název budovy] [Datum a čas]. Setkání bude trvat [Doba trvání].

Je mi potěšením přivítat vás v první fázi našeho projektu, kde můžete prodiskutovat náš nadcházející návrh [Podrobnosti], a oceňujeme vaše cenné postřehy o něm. Zde je stručné shrnutí našeho programu na tento den:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Tento návrh považuje celý náš tým za jeden z nejdůležitějších. Pro vaši informaci jsme k tomuto dopisu přiložili dokument s podrobnějšími informacemi, abyste se na schůzku mohli pohodlně připravit předem.

Všichni se těšíme na rozhovor s vámi, kde probereme, co dalšího můžeme udělat pro to, aby tento návrh úspěšně fungoval. Veškeré dotazy nebo doporučení pro schůzku zašlete prosím předem. [Uzávěrka] přímo mně odpovědí na tento e-mail.

Přeji vám krásný den.

Poděkoval vám,

Warm jde,

[Název]

[Název pozice]

[Jméno společnosti]

[Adresa a webové stránky společnosti]

#2. E-mail s pozvánkou na neformální schůzku

V případě formálního e-mailu s pozvánkou na schůzku se jedná jednoduše o schůzku s pracovníky na nižší úrovni managementu nebo členy týmu. Je pro vás mnohem snazší vymyslet, jak vhodně psát. Můžete psát neformálním stylem s přátelským a radostným tónem.

Neformální setkání zahrnují:

• Brainstormingové setkání
• Porada k řešení problémů
• Trénink
• Odbavovací schůzka
• Teambuildingové setkání
• Kávové chaty 

Příklad 3: Šablona e-mailu s pozvánkou na schůzku pro přihlášení

Předmět: Naléhavé. [Název projektu] aktualizace. [Datum]

Vážení týmy,

Posílám pozdrav!

Bylo příjemné a zábavné mít čas na spolupráci s vámi [Název projektu]. Abychom však mohli efektivně pokračovat v našich plánech, věřím, že nastal správný čas, abychom podali zprávu o dosaženém pokroku, a ocenil bych příležitost setkat se s vámi na adrese [umístění] k projednání věci dále na [Datum a čas].

Připojil jsem také seznam všech agend, které musíme projednat. Nezapomeňte si připravit zprávu o dokončení úkolu. Použijte prosím toto [Link] abys mi dal vědět, jestli to zvládneš.

Potvrzení mi prosím zašlete co nejdříve e-mailem.

Warm jde,

[Název]

[Pracovní pozice]

[Jméno společnosti]

Příklad 4: Tým building šablona e-mailu pozvánky

Vážení členové týmu,

Tímto vás informujeme, že [Název oddělení] pořádá a Teambuildingové setkání pro všechny naše zaměstnance členové na [Datum a čas]

Pro další profesní rozvoj je nesmírně důležité, že rosteme společně, a to se může stát pouze tehdy, když budeme pracovat jako tým, abychom mohli využít naše dovednosti a talenty k lepšímu výkonu. To je důvod, proč naše oddělení každý měsíc propaguje různé teambuildingové aktivity.

Přijďte a připojte se k události, abychom mohli naslouchat vašemu hlasu o tom, jak se můžeme zlepšit, abychom vám poskytli lepší podporu. Pár jich také bude týmové hry, a lehké občerstvení zajistí společnost.

Těšíme se na příjemné chvíle strávené na této teambuildingové akci, která je uspořádána tak, aby nám všem pomohla v růstu. Pokud si myslíte, že se tohoto setkání nemůžete zúčastnit, laskavě nás informujte. [Jméno koordinátora] at [Telefonní číslo]

S pozdravem,

[Název]

[Pracovní pozice]

[Jméno společnosti]

#3. E-mail s pozvánkou hostujícího řečníka

E-mail s pozvánkou na setkání s hostujícím řečníkem by měl obsahovat informace relevantní pro řečníka ohledně schůzky a možnosti vystoupení. Je nezbytné, aby řečník věděl, jak může přispět k vaší akci a jaké výhody může získat účastí na ní.

Příklad 5: Šablona e-mailu s pozvánkou hostujícího řečníka

Drahý [Mluvčí],

Doufáme, že vás tato zpráva najde dobře! Dnes vás oslovujeme s fantastickou příležitostí pro vaši kontemplaci. Rádi bychom vás požádali, abyste se laskavě stali naším čestným řečníkem [Název schůzky], akce zaměřená na [Popis účelu a publika vaší akce]. Celá [Název schůzky] tým je inspirován vašimi úspěchy a má pocit, že byste byli dokonalým odborníkem, který osloví naše publikum stejně smýšlejících profesionálů.

[Název schůzky] se bude konat v [Místo, včetně města a státu] on [Termíny]. Očekává se, že naše akce bude hostit až cca [Odhadovaný počet účastníků#]. Naším cílem je [Cíle schůzky].

Věříme, že jste skvělý řečník a váš hlas by byl vzhledem k vaší rozsáhlé práci v [oblast odbornosti] klíčovým doplňkem této konverzace. Můžete zvážit prezentaci svých myšlenek v délce až [Délka] minut, které se týkají dané oblasti. [Téma schůzky]. Svůj návrh můžete odeslat před [deadline], následujte [odkaz], aby si náš tým mohl vyslechnout vaše nápady a předem určit podrobnosti vašeho projevu.

V každém případě, pokud se nemůžete zúčastnit, žádáme vás, abyste nás kontaktovali prostřednictvím [link]. Děkujeme za váš čas a pozornost a těšíme se na vaši pozitivní odpověď.

Nejlepší,
[Název]
[Pracovní pozice]
[Kontaktní informace]
[Adresa webových stránek společnosti]

#4. E-mail s pozvánkou na webinář

V dnešních trendech stále více lidí pořádá online schůzky, protože šetří čas a náklady, zejména pro týmy pracující na dálku. Pokud používáte konferenční platformy, existují dobře přizpůsobené pozvánky, které se účastníkům zasílají přímo před zahájením schůzky, například šablona e-mailu s pozvánkou Zoom. Pro virtuální webinář se můžete podívat na následující vzor.

Rady: Používejte klíčová slova jako „Gratulujeme“, „Brzy“, „Perfektní“, „Aktualizovat“, „K dispozici“, „Nakonec“, „Top“, „Speciální“, „Připojte se k nám“, „Zdarma“, “ atd.

Příklad 6: Šablona e-mailu s pozvánkou na webinář

Předmět: Gratulujeme! Jsi pozván na [Název webináře]

Drahý [Candidate_Name],

[Jméno společnosti] s velkou radostí pořádá webinář pro [Téma webináře] dne [Datum] na [Čas] s cílem [[Účely webináře]

Bude to pro vás dobrá příležitost získat obrovské výhody od vašich pozvaných odborníků v oblasti [témat webinářů] a získat dárky zdarma. Náš tým je z vaší přítomnosti tak nadšený.

Poznámka: Tento webinář je omezen na [Počet lidí]. Chcete-li uložit své místo, zaregistrujte se [Odkaz] a neváhejte jej sdílet se svými přáteli. 

Doufám, že tě tam uvidím!

Měj krásný zbytek dne,

[Tvé jméno]

[Podpis]

Bottom Line

Naštěstí na internetu existuje mnoho dostupných šablon pozvánek na obchodní schůzky, které si můžete upravit a odeslat svým účastníkům během několika sekund. Nezapomeňte si některé uložit do svého cloudu, abyste si mohli připravit svůj e-mail s perfektním psaním, zejména v případě naléhavosti.

Předpokládejme, že hledáte i jiná řešení pro své podnikání. V tom případě, Zjistíte, že AhaSlides je dobrý prezentační nástroj s mnoha úžasnými funkcemi, které podpoří vaše webináře, teambuildingové aktivity, konference a další.

Nejčastější dotazy

Ref: Vskutku | Sherpany