Ganttovy diagramy vypadají jako nějaký tajný kód projektového managementu, kterému rozumí pouze profesionálové.
Ale nebojte se – ve skutečnosti jsou docela jednoduché, jakmile dekódujete, jak fungují.
Vše vysvětlíme a zodpovíme vaše otázky od toho, co je Ganttův diagram, až po to, jak jej efektivně využít ve vašem projektu.
| Co je Ganttův diagram v Excelu? | Ganttův diagram v Excelu je typ sloupcového grafu, který vám pomůže vizualizovat časovou osu projektu. |
| Proč tomu říkají Ganttův diagram? | Ganttův diagram je pojmenován po Henrym Ganttovi, který jej popularizoval v letech 1910–1915. |
| Proč je dobré používat Ganttův diagram? | Ganttův diagram vám pomůže nahlédnout do celkového obrazu, efektivně organizovat úkoly a udržet všechny na správné cestě. |
Obsah
Co je to Ganttův diagram
Ganttův diagram je v podstatě diagram, který ukazuje časovou osu vašeho projektu.
Zobrazuje počáteční a koncové datum každého úkolu spolu se závislostmi mezi úkoly, aby bylo zajištěno, že vše bude provedeno ve správném pořadí. Prosté a jednoduché.
Ganttovy diagramy mají několik klíčových částí:
- Seznam úkolů: Každý úkol ve vašem projektu má v grafu svůj vlastní řádek.
- Časová osa: Graf obsahuje na vodorovné ose vyznačená časová období – obvykle dny, týdny nebo měsíce.
- Datum zahájení a ukončení: Každý úkol má na časové ose pruh zobrazující jeho začátek a konec.
- Závislosti: Připojení ukazují, zda musí být dokončen jeden úkol, než může začít jiný.
Zapojte svou organizaci
Začněte smysluplné diskuse, získejte užitečnou zpětnou vazbu a vzdělávejte svůj tým. Přihlaste se k odběru šablony AhaSlides zdarma
🚀 Získejte kvíz zdarma☁️
K čemu se používá Ganttův diagram?
Existuje několik důvodů, proč je použití Ganttova diagramu dobré pro řízení projektů:
• Poskytuje jasnou vizuální reprezentaci časové osy projektu. Schopnost vidět úkoly, trvání, závislosti a milníky rozvržené vizuálně usnadňuje na první pohled pochopit celý plán.
• Pomáhá včas identifikovat problémy s plánováním. Při pohledu na Ganttův diagram můžete odhalit potenciální úzká hrdla, překrývání kritických úkolů nebo mezery v časové ose, které by mohly způsobit zpoždění. Poté můžete provést úpravy, abyste se vyhnuli problémům.
• Pomáhá sdělit harmonogram zúčastněným stranám. Sdílením Ganttova diagramu poskytujete spoluhráčům a klientům jednoduchý způsob, jak zobrazit časovou osu, vlastníky úkolů, závislosti a plánované milníky. To podporuje transparentnost a odpovědnost.
• Díky tomu je sledování pokroku jasné. Když aktualizujete Ganttův diagram tak, aby zobrazoval dokončené úkoly, probíhající úkoly a jakékoli změny, poskytuje graf „na první pohled“ stav projektu pro vás a ostatní členy týmu.
• Pomáhá efektivně spravovat zdroje. Když jsou úkoly se závislostmi na zdrojích rozvrženy vizuálně, můžete optimalizovat využití lidí, vybavení a dalších aktiv v celé časové ose.
• Umožňuje plánování scénářů typu what-if. Provedením změn v trvání úkolů, závislostech a sekvencích v Ganttově diagramu můžete modelovat různé scénáře, abyste určili nejlepší plán projektu před jeho realizací.
Jak vypadá Ganttův diagram?
Ganttův diagram vizuálně zobrazuje úkoly na časové ose. Obvykle zahrnuje:
• Seznam úkolů podél levé svislé osy. Každý úkol má svůj vlastní řádek.
• Horizontální časové měřítko podél spodní části, obvykle zobrazující přírůstky, jako jsou dny, týdny nebo měsíce.
• U každého úkolu pruh od plánovaného data zahájení do data ukončení. Délka pruhu udává plánovanou dobu trvání úkolu.
• Závislosti mezi úkoly jsou znázorněny čarami nebo šipkami spojujícími úkoly. To ukazuje, které úkoly musí být dokončeny, než mohou začít ostatní.
• Milníky jsou označeny svislými čarami nebo ikonami v konkrétních datech. Označují důležité kontrolní body nebo termíny.
• Prostředky přiřazené ke každému úkolu mohou být zobrazeny na hlavním panelu nebo v samostatném sloupci.
• Skutečný pokrok je někdy indikován hašováním, stínováním nebo barevným kódováním částí pruhů úkolů představujících vykonanou práci.
Co mají společného Ganttovy a Pertovy diagramy?
Ganttovy diagramy i PERT diagramy:
• Jsou nástrojem pro plánování a řízení projektů.
• Vizuálně reprezentujte časovou osu projektu s úkoly, milníky a trváním.
• Pomozte identifikovat rizika, závislosti a potenciální problémy v plánu projektu.
• Může být aktualizován, aby odrážel průběh úkolu a změny v plánu.
• Pomoc s přidělováním a sledováním využití zdrojů.
• Usnadnit sledování stavu a výkonu projektu.
• Zlepšete komunikaci poskytnutím jasné vizuální reprezentace časové osy a stavu projektu.
Hlavní rozdíly mezi Ganttovými a PERT diagramy jsou:
Ganttovy diagramy:
• Ukažte plánovaná data zahájení a ukončení každého úkolu.
• Zaměřte se více na plánování a načasování úkolů.
• Použijte jednoduchý formát sloupcového grafu.
PERT grafy:
• Vypočítejte očekávanou dobu trvání úkolu na základě optimistických, pesimistických a nejpravděpodobnějších odhadů.
• Zaměřte se více na logickou síť, která určuje posloupnost úkolů.
• Použijte formát diagramu uzlu a šipky, který ukazuje závislosti a logiku mezi úkoly.
Stručně řečeno, Ganttovy diagramy i PERT diagramy mají za cíl modelovat a vizualizovat harmonogram projektu. Pomáhají s plánováním, sledováním pokroku a komunikací. Ganttovy diagramy se ale více zaměřují na časovou osu a načasování úkolů, zatímco PERT diagramy se zaměřují více na logiku a závislosti mezi úkoly, aby určily očekávanou dobu trvání.
Jak vytvořit Ganttův diagram
Vytvoření Ganttova diagramu v tabulkovém procesoru umožňuje snadné sledování, aktualizaci a plánování scénářů „co kdyby“ v průběhu vašeho projektu.
Zde jsou kroky k vytvoření základního Ganttova diagramu v projektovém řízení:
#1 – Uveďte všechny úkoly potřebné k dokončení vašeho projektu. Rozdělte větší úkoly na menší, lépe zvládnutelné dílčí úkoly.
#2 – Odhadněte trvání každého úkolu v časových jednotkách vhodných pro váš projekt (dny, týdny, měsíce atd.). Zvažte závislosti mezi úkoly.
#3 – Ke každému úkolu přiřaďte vlastníky a/nebo zdroje. Identifikujte všechny sdílené prostředky s konfliktními závislostmi úloh.
#4 – Určete datum zahájení a termín dokončení vašeho projektu. Vypočítejte data zahájení úkolů na základě závislostí.
#5 – Vytvořte tabulku popř tabulkový procesor se sloupci pro:
- Název úkolu
- Trvání úkolu
- Datum zahájení
- Datum dokončení
- Přiřazené zdroje
- % dokončeno (volitelné)
- Závislosti úkolů (volitelné)
#6 – Zakreslete úkoly na časovou osu pomocí pruhů od začátku do konce.
#7 – Přidejte vizuální reprezentace závislostí mezi úkoly pomocí šipek nebo čar.
#8 – Označte důležité milníky na své časové ose pomocí ikon, stínování nebo svislých čar.
#9 – Pravidelně aktualizujte svůj Ganttův diagram, jak jsou úkoly dokončeny, doba trvání se mění nebo se mění závislosti. Podle potřeby upravte panely úkolů a závislosti.
#10 – Přidejte sloupec % dokončení nebo průběhu a vyplňte jej v průběhu času, abyste na první pohled označili stav projektu.
#11 – Použijte vizuální časovou osu k identifikaci problémů s plánováním, konfliktů zdrojů nebo rizik, která by mohla způsobit zpoždění. Proaktivně proveďte úpravy, abyste svůj plán projektu zlepšili.
Software Ganttova diagramu
S tolika možnostmi na trhu jsou to ty, které nás upoutají svými všestrannými funkcemi a nekomplikovaným rozhraním. Každý, od vašeho šéfa, který je téměř v důchodu, až po nového stážistu, mohl snadno vidět, vytvářet a sledovat Ganttův diagram.
#1 – Microsoft Project
• Plně vybavená aplikace pro řízení projektů.
• Usnadňuje vytváření a úpravu tabulek pro úkoly, zdroje, přiřazení a kalendářní data.
• Automaticky generuje Ganttův diagram na základě dat tabulky.
• Umožňuje kritickou cestu, termíny, vyrovnávání zdrojů a další pokročilé funkce.
• Integruje se s aplikacemi Excel, Outlook a SharePoint pro spolupráci na projektech.
• Vyžaduje zakoupení měsíčního nebo ročního předplatného.
#2 – Microsoft Excel
• Vestavěný tabulkový procesor, který je dodáván se základními šablonami Ganttových diagramů.
• Jednoduché zadání podrobností úkolu do tabulky a vytvoření grafu z toho.
• Spousta bezplatných nebo levných doplňků Ganttova diagramu s více šablonami a funkcemi.
• Známé rozhraní pro většinu lidí.
• Omezené možnosti řízení projektů nad rámec základních Ganttových diagramů.
#3 – Ganttův projekt
• Open source aplikace pro řízení projektů navržená speciálně pro Ganttovy diagramy.
• Má funkce pro popis úkolů, přiřazování zdrojů, sledování průběhu a generování zpráv.
• Umožňuje opakování úkolů, závislosti úkolů a výpočet kritické cesty.
• Rozhraní může být pro některé méně intuitivní.
• Chybí integrace s dalším softwarem a funkcemi pro spolupráci.
• Zdarma ke stažení a použití.
#4 – SmartDraw
• Obsahuje profesionálně navržené šablony Ganttova diagramu.
• Má funkce pro automatické vytváření časové osy, úpravy přetažením a závislosti na úkolech.
• Integruje se s Microsoft Office pro výměnu souborů a dat.
• Relativně snadno použitelné rozhraní.
• Vyžaduje placené předplatné, ale nabízí bezplatnou 30denní zkušební verzi.
#5 – Trello
• Nástroj pro řízení projektů ve stylu Kanban.
• Přidejte úkoly jako „karty“, které můžete přetáhnout a vizuálně uspořádat na časové ose.
• Zobrazení úkolů v různých časových horizontech od týdnů po měsíce.
• Přiřaďte ke kartám členy a termíny splatnosti.
• Základní, pokud jde o zacházení se závislostmi mezi úkoly, správu zdrojů a využití majetku a sledování pokroku směrem k milníkům.
#6 – TeamGantt
• Řešení all-in-one specificky pro řízení celého životního cyklu projektu.
• Automatizuje plánování a optimalizaci časové osy.
• Umožňuje definovat závislosti úkolů, modelovat scénáře „co kdyby“, přiřazovat a vyrovnávat zdroje napříč více projekty a sledovat pokrok oproti milníkům.
• Dodává se s knihovnou šablon a analytickými zprávami.
• Vyžadovat placené předplatné.
#7 – Ásana
• Aplikace pro správu projektů zaměřená na správu úkolů.
• Doplněk vám umožňuje vizualizovat časovou osu s úkoly, termíny a milníky, přidávat závislosti úkolů, exportovat/tisknout graf, filtrovat podle projektu a základní Ganttovské funkce.
• Nedostatky: správa zdrojů napříč projekty, analýza získané hodnoty a plánování scénářů what-if.
• Bezplatná verze. Placené úrovně pro více funkcí.
Jaké jsou příklady Ganttova diagramu?
Ganttovy diagramy lze použít v různých situacích. Zde je několik hlavních příkladů:
• Plány projektů: Ganttův diagram může vizuálně rozvrhnout časovou osu pro jakýkoli typ projektu s úkoly, trváním, závislostmi a milníky. To by mohlo být pro stavební projekty, plánování událostí, softwarové inženýrství, výzkumné studie atd.
• Výrobní plány: Ganttovy diagramy se ve výrobě často používají k plánování výrobních sérií, zobrazující plánování všech kroků od nákupu materiálu přes montáž až po balení a expedici.
• Alokace zdrojů: Ganttovy diagramy mohou pomoci optimalizovat alokaci zdrojů, jako jsou lidé, vybavení a zařízení, napříč více projekty v průběhu času. Úlohy barevného kódování podle zdrojů to mohou objasnit.
• Sledování průběhu: Ganttovy diagramy pro probíhající projekty lze aktualizovat tak, aby zobrazovaly skutečná data zahájení/dokončení dokončených úkolů, skluz u rozpracovaných úkolů a jakékoli změny nebo zpoždění. To poskytuje pohled na stav projektu.
• Scénáře What-if: Úpravou sekvencí úkolů, trvání a závislostí na Ganttově diagramu mohou projektoví manažeři modelovat alternativy, aby určili nejúčinnější plán před realizací ve skutečnosti.
• Komunikační nástroj: Sdílení Ganttových diagramů se zúčastněnými stranami poskytuje vizuální shrnutí milníků projektu, vlastníků úkolů a plánovaných a skutečných časových plánů, což zvyšuje soulad a odpovědnost.
Obecně lze Ganttovy diagramy použít na jakýkoli scénář, kde vizualizace posloupnosti úkolů, závislostí a časových os může poskytnout přehled pro optimalizaci plánů, alokaci zdrojů, sledování pokroku a komunikaci o stavu. Konkrétních příkladů je nepřeberné množství, limituje je pouze kreativita lidí a potřeba srozumitelnosti a efektivity.
Takeaways
Ganttovy diagramy jsou tak efektivní, protože převádějí složité časové osy a závislosti projektů do jednoduchého vizuálu, který lze snadno pochopit, aktualizovat a sdílet. Klíčové výhody spočívají ve zlepšeném plánování, komunikaci, sledování pokroku a plánování, díky čemuž jsou mezi projektovými manažery oblíbené.
Často kladené otázky
Proč jsou Ganttovy diagramy tak dobré?
Proč jsou Ganttovy diagramy účinné
- Vizuální časová osa – podívejte se na celý plán na první pohled
- Včasná detekce problémů – odhalte potenciální problémy vizuálně
- Komunikace – podporovat srozumitelnost a odpovědnost
- Plánování – vyjasní se závislosti a priority
- Sledování průběhu – aktualizovaný graf ukazuje stav
- What-if analýza – modelové alternativy
- Integrace – práce se softwarem pro řízení projektů
Ganttovy diagramy převádějí složité časové osy a závislosti do jednoduchých vizuálů, které lze snadno pochopit, aktualizovat a sdílet.
Výhody plynou z lepšího plánování, komunikace, sledování a plánování
Jaké jsou 4 složky Ganttova diagramu?
Ganttův diagram vyžaduje 4 aspekty: pruhy, sloupce, data a milníky.
Je Ganttův diagram časovou osou?
Ano – Ganttův diagram je v podstatě vizuální znázornění časového plánu projektu, které pomáhá s plánováním, koordinací a řízením. Graf zobrazuje informace o úkolu na ose xy, aby bylo možné převést složité načasování, závislosti a trvání do jednoduchého, skenovatelného formátu.
