Flyer zum Kickoff-Meeting eines Nagelprojekts in 8 Schritten (+ kostenlose Vorlage!)

Selbst die diszipliniertesten Unternehmen können manchmal spüren, dass ihre Projekte in die Irre gehen. Meistens ist das Problem eines von Vorbereitung. Die Lösung? Ein gut strukturiertes und vollständig interaktives Projekt Kickoff-Meeting!

Mehr als nur Prunk und Zeremonie kann ein gut durchgeführtes Kickoff-Meeting wirklich etwas Schönes auf den richtigen Fuß bringen. Hier sind 8 Schritte, um ein Projekt-Kickoff-Meeting abzuhalten, das Aufregung aufbaut und bekommt jedermann auf der selben Seite.

Anstoßzeit!

Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?
Warum sind Projekt-Kickoff-Meetings so wichtig?
8 Schritte zu einem Kickass-Projekt-Kickoff-Meeting
Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings

Meeting-Tipps zum Erinnern

Sie müssen im Voraus eine Tagesordnung für das Kickoff-Meeting haben. Es ist sehr wichtig, frühzeitig eine E-Mail zum Projektstart zu senden! Schauen wir uns also einige Beispiele für Tagesordnungen für das Kickoff-Meeting an!

Die Auftaktsitzung sollte kurz und prägnant sein, mit vielen Spielen und Aktivitäten, denn hier AhaSlides ist sehr praktisch! Weitere Tipps finden Sie hier:

alternativer Text

Starten Sie das Gespräch.

Holen Sie sich während des Projekt-Kickoff-Meetings wertvollen Input von Ihrem Team und Ihren Kunden. Verwenden Sie mit dieser kostenlosen Vorlage Live-Umfragen, Fragen und Antworten und Tools zum Ideenaustausch!

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Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?

Wie es auf der Dose steht, ist ein Projekt-Kickoff-Meeting a Treffen, wo Sie Ihr Projekt starten.

Normalerweise ist ein Projekt-Kickoff-Meeting das erste Treffen zwischen dem Kunden, der ein Projekt in Auftrag gegeben hat, und dem Unternehmen, das es zum Leben erwecken wird. Beide Seiten setzen sich zusammen und besprechen die Grundlagen des Projekts, seinen Zweck, seine Ziele und wie es von der Idee bis zur Verwirklichung kommen wird.

Im Allgemeinen gibt es 2 Typen von Kickoff-Meetings zu beachten:

Externer Projektstart - Ein Entwicklungsteam setzt sich mit jemandem von . zusammen aussen das Unternehmen, wie ein Kunde oder Stakeholder, und bespricht den Plan für ein gemeinsames Projekt.
Internes PKM - Ein Team aus . Das Unternehmen setzt sich zusammen und bespricht den Plan für ein neues internes Projekt.

Obwohl beide Arten unterschiedliche Ergebnisse haben können, der Ablauf ist ziemlich gleich. Es gibt im Wesentlichen kein Teil eines externen Projektstarts, der nicht Teil eines internen Projektstarts ist – der einzige Unterschied besteht darin, für wen Sie ihn abhalten.

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Warum sind Projekt-Kickoff-Meetings so wichtig?

Der Zweck von Kickoff-Meetings sollte klar und deutlich sein! Es mag einfach erscheinen, ein Projekt zu starten, indem man den richtigen Leuten einfach eine Reihe von Aufgaben zuweist, insbesondere in der heutigen Arbeitswelt, in der Kanban-Boards eine zentrale Rolle spielen. Dies kann jedoch dazu führen, dass Teams ständig den Faden verlieren.

Denken Sie daran, nur weil Sie auf der gleiches Brett bedeutet nicht, dass Sie auf der selbe Seite.

Im Kern ist ein Projekt-Kickoff-Meeting ein ehrliches und offenes Dialog zwischen einem Kunden und einem Team. Es ist nicht eine Reihe von Ankündigungen, wie das Projekt funktionieren wird, aber a Konversation über Pläne, Erwartungen und Ziele, die in ungezügelter Debatte entstanden sind.

Hier sind einige der Vorteile der Durchführung eines Projekt-Kickoff-Meetings:

Es bringt alle bereit - „Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen.“ Wenn Abraham Lincoln heute noch leben würde, würden Sie sicher sein, dass er die ersten 4 von 6 Projektstunden in einem Projekt-Kickoff-Meeting verbringen würde. Denn diese Meetings beinhalten alle die notwendigen Schritte, um jedes Projekt auf den richtigen Fuß zu bringen.
Es geht um alle wichtigen Spieler - Kickoff-Meetings können erst beginnen, wenn alle anwesend sind: Manager, Teamleiter, Kunden und alle anderen, die am Projekt beteiligt sind. Ohne die Klarheit eines Kickoff-Meetings, um alles zu klären, kann man leicht den Überblick darüber verlieren, wer für was verantwortlich ist.
Es ist offen und kooperativ - Wie gesagt, bei Projekt-Kickoff-Meetings geht es um Debatten. Die besten Meetings beinhalten alle Teilnehmer und bringen die besten Ideen aus allen.

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8 Schritte zu einem Kickass-Projekt-Kickoff-Meeting

Was genau steht also auf der Tagesordnung eines Projekt-Kickoff-Meetings? Wir haben es auf die folgenden 8 Schritte reduziert, aber Sie sollten immer daran denken, dass es kein festes Menü für diese Art von Meeting.

Verwenden Sie diese 8 Schritte als Leitfaden, aber vergessen Sie nie, dass die endgültige Agenda bei Ihnen liegt Sie!

Schritt Nr. 1 – Vorstellung und Eisbrecher

Der einzige Weg, ein Kickoff-Meeting zu starten, besteht natürlich darin, die Teilnehmer miteinander vertraut zu machen. Unabhängig von der Länge oder dem Umfang Ihres Projekts müssen Kunden und Teammitglieder per Du miteinander kommunizieren, bevor sie effizient zusammenarbeiten können.

Während eine einfache Vorstellung im Stil einer „Runde um den Tisch“ ausreicht, um die Leute mit den Namen vertraut zu machen, kann ein Eisbrecher eine weitere Ebene hinzufügen Persönlichkeit und die Stimmung aufhellen vor dem Projektstart.

Probier diese: Drehe das Rad 🎡

Legen Sie einige einfache Einführungsthemen auf a Spinnerrad, dann lassen Sie jedes Teammitglied daran drehen und beantworten, auf welchem Thema das Rad landet. Lustige Fragen sind erwünscht, aber achten Sie darauf, dass es mehr oder weniger professionell bleibt!

Ein Spinnerrad, das als Eisbrecher verwendet werden kann.

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Schritt Nr. 2 – Projekthintergrund

Nachdem die Formalitäten und Feierlichkeiten erledigt sind, ist es an der Zeit, mit dem eigentlichen Geschäft loszulegen. Um das Meeting erfolgreich zu starten, sollten Sie eine klare Agenda für das Kick-off-Meeting haben!

Wie bei allen großartigen Geschichten ist es das Beste, am Anfang zu beginnen. Skizzieren Sie die gesamte Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihren Kunden, um alle am Projekt Beteiligten über die bisherigen Geschehnisse auf den neuesten Stand zu bringen.

Dies können Screenshots von E-Mails, Texten, Protokollen früherer Meetings oder andere Ressourcen sein, die Ihrem Unternehmen und Ihrem Kunden einen beliebigen Kontext hinzufügen. Machen Sie es jedem leicht, sich zu visualisieren, indem Sie eine Zeitleiste erstellen.

Schritt 3 – Projektnachfrage

Zusätzlich zum Korrespondenzhintergrund möchten Sie tief eintauchen in die Details von warum dieses Projekt wird erst angestoßen.

Dies ist ein entscheidender Schritt, da er einen klaren Überblick über die Schwachstellen bietet, die das Projekt lösen soll, was sowohl Teams als auch Kunden jederzeit im Auge behalten müssen.

Protip 👊

Phasen wie diese sind reif für Diskussionen. Fragen Sie Ihre Kunden und Ihr Team, um ihre Ideen vorzubringen, warum dieses Projekt ihrer Meinung nach erfunden wurde.

Gegebenenfalls sollten Sie immer versuchen, die Stimme des Kunden in diesem Abschnitt. Arbeiten Sie mit dem Kunden zusammen, um reale Beispiele von Verbrauchern zu finden, die Schwachstellen erwähnen, die Ihr Projekt zu beheben versucht. Ihre Meinung sollte prägen, wie Ihr Team an das Projekt herangeht.

Schritt Nr. 4 – Projektziele

Sie haben sich also mit den passt des Projekts, jetzt ist es Zeit, einen Blick auf die Zukunft.

Klare Ziele und eine klare Definition des Erfolgs Ihres Projekts helfen Ihrem Team dabei, darauf hinzuarbeiten. Darüber hinaus zeigt es Ihrem Kunden, dass Sie die Arbeit ernst nehmen und ebenso viel Wert auf den Erfolg legen.

Fragen Sie die Teilnehmer des Kickoff-Meetings „Wie wird Erfolg aussehen?“ Sind es mehr Kunden? Mehr Bewertungen? Eine bessere Kundenzufriedenheitsrate?

Egal, welches Ziel es ist, es sollte immer sein ...

Erreichbare - Überfordern Sie sich nicht. Kennen Sie Ihre Grenzen und setzen Sie sich ein Ziel, das Sie berührt das Schneidwerkzeug haben eine Chance zu erreichen.
Messbar - Untermauern Sie Ihr Ziel mit Daten. Streben Sie eine bestimmte Zahl an und verfolgen Sie Ihren Fortschritt in Richtung dieser Zahl.
Zeitgesteuert - Setzen Sie sich ein Enddatum. Tun Sie alles, um Ihre Ziele vor Ablauf der Frist zu erreichen.

Schritt Nr. 5 – Die Leistungsbeschreibung

Ein Statement of Work (SoW) ist das Herzstück des Kickoff-Meetings und enthält ausführliche Informationen zu den Einzelheiten des Projekts und seiner Durchführung. Es ist die Hauptabrechnung auf der Tagesordnung des Kickoff-Meetings und sollte die meiste Aufmerksamkeit erhalten.

In dieser Infografik erfahren Sie, was Sie in Ihre Leistungsbeschreibung aufnehmen sollten:

Infografik zur Erläuterung der 6 Mini-Schritte zur Bekanntgabe einer Leistungsbeschreibung bei einem Projekt-Kickoff-Meeting.

Denken Sie daran, dass es in der Leistungsbeschreibung nicht so sehr um Diskussionen geht wie im Rest der Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings. Dies ist wirklich die Zeit für einen Projektvorsprung zu einfach den Aktionsplan erstellen für das kommende Projekt, dann speichern Sie die Diskussion für das nächster Punkt der Sitzung.

Genau wie der Rest Ihres Kickoff-Meetings lautet Ihre Leistungsbeschreibung super variabel. Die Besonderheiten Ihrer Leistungsbeschreibung hängen immer von der Komplexität des Projekts, der Größe des Teams, den beteiligten Teilen usw. ab.

Sie wollen mehr erfahren? 💡 Schau dir das an umfassender Artikel zum Erstellen eines Leistungsverzeichnisses.

Schritt Nr. 6 – Fragen-und-Antwort-Bereich

Auch wenn Sie sich vielleicht gezwungen fühlen, Ihren Fragen-und-Antwort-Abschnitt bis zum Schluss aufzuheben, empfehlen wir Ihnen, ihn direkt nach deiner Leistungsbeschreibung.

Ein solch umfangreicher Abschnitt wird sicherlich Fragen sowohl Ihres Kunden als auch Ihres Teams aufwerfen. Da der Hauptteil des Meetings noch so frisch in den Köpfen aller ist, ist es am besten, das Eisen zu schmieden, solange es heiß ist.

Die Verwendung einer interaktiven Präsentationssoftware zur Durchführung Ihrer Fragen-und-Antwort-Runde kann dazu beitragen, dass alles reibungslos abläuft, insbesondere wenn bei Ihrem Projekt-Kickoff-Meeting eine hohe Teilnehmerzahl vorliegt ...

Es ist organisiert - Fragen werden nach Popularität (durch Upvotes) oder nach Zeit sortiert und können als „beantwortet“ markiert oder oben angeheftet werden.
Es ist moderiert - Fragen können genehmigt und abgelehnt werden, bevor sie auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Es ist anonym - Fragen können anonym eingereicht werden, so dass jeder zu Wort kommt.

Schritt Nr. 7 – Mögliche Probleme

Wie bereits erwähnt, geht es bei einem Projekt-Kickoff-Meeting darum, so offen und ehrlich wie möglich zu sein. Das ist wie baut man ein Gefühl des Vertrauens mit Ihrem Kunden von Anfang an.

Zu diesem Zweck sollten Sie am besten die potenziellen Probleme besprechen, die im Laufe des Projekts auftreten können. Niemand verlangt von Ihnen, die Zukunft vorherzusagen, sondern nur, dass Sie eine vorläufige Liste der Hindernisse erstellen, auf die Sie stoßen könnten.

Da Sie, Ihr Team und Ihr Kunde dieses Projekt mit unterschiedlichen Anforderungen angehen, ist es ideal, jedermann in die mögliche Problemdiskussion eingebunden.

Schritt Nr. 8 – Einchecken

Regelmäßige Gespräche mit Ihrem Kunden sind eine weitere Möglichkeit, das Vertrauen zwischen beiden Parteien zu festigen. Bei Ihrem Projekt-Kickoff-Meeting müssen Sie einige Fragen zu folgenden Themen stellen: Was, Wann wer und wie Diese Check-Ins werden stattfinden.

Das Einchecken ist ein ziemlich feiner Balanceakt zwischen Transparenz und Anstrengung. Es ist zwar schön, so offen und transparent wie möglich zu sein, aber Sie müssen dies im Rahmen Ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit für be offen und transparent.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fragen vor dem Ende des Meetings beantwortet haben:

Was? - Wie detailliert muss der Kunde auf dem Laufenden gehalten werden? Muss er über jedes noch so kleine Detail des Fortschritts informiert werden oder kommt es nur auf die großen Abnahmen an?
Wann? - Wie oft sollte Ihr Team Ihren Kunden auf dem Laufenden halten? Sollten sie jeden Tag mitteilen, was sie getan haben, oder am Ende der Woche nur zusammenfassen, was sie geschafft haben?
Wer? - Welches Teammitglied wird die Verbindung zum Kunden herstellen? Wird es in jeder Phase ein Mitglied aus jedem Team geben oder nur einen einzigen Ansprechpartner für das gesamte Projekt?
Wie? - Auf welche Weise bleiben der Kunde und der Korrespondent in Kontakt? Regelmäßiger Videoanruf, E-Mail oder kontinuierlich aktualisiertes Live-Dokument?

Wie bei den meisten Tagesordnungspunkten eines Projekt-Kickoff-Meetings ist es am besten, offen zu diskutieren. Bei einem großen Team und einer großen Gruppe von Kunden ist es vielleicht einfacher, Live-Umfrage um die Optionen zu reduzieren, um die bestmögliche Check-in-Formel zu erstellen.

Sie wollen mehr erfahren? 💡 Schauen Sie sich einige an Best Practices für den Check-in bei Ihren Kunden.

Effektiv befragen mit AhaSlides

Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings

Während Ihr fachmännisch geplantes Kickoff-Meeting nur darauf wartet, im Sitzungssaal einige umzuhauen, kann der letzte Schliff ein bisschen sein Interaktion alles zusammenbringen.

Wussten Sie nur das? 29% der Unternehmen sich mit ihren Kunden verbunden fühlen (Gallup)? Der Rückzug ist auf B2B-Ebene eine Epidemie und kann dazu führen, dass sich Kickoff-Meetings aufgrund der Formalitäten wie ein flacher, wenig inspirierender Prozess anfühlen.

Die Einbindung Ihrer Kunden und Teams durch interaktive Folien kann wirklich Teilnahme steigern und Aufmerksamkeitsspanne erhöhen.

AhaSlides hat ein Arsenal an Werkzeugen einschließlich Live-Umfragen, Fragen und Antworten und Brainstorming-Folien und sogar Live-Quiz und Spiele, um Ihr Projekt richtig zu entzünden.

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Stichworte: Geschäftstreffen