30+ ερωτήσεις έρευνας μετά την εκδήλωση που παράγουν αξιοποιήσιμα σχόλια

Η εκδήλωση τελείωσε. Οι συμμετέχοντες έφυγαν. Τώρα έρχεται το κομμάτι που διαχωρίζει τους διοργανωτές που βελτιώνονται από εκείνους που μαντεύουν: η συλλογή σχολίων. Οι έρευνες μετά την εκδήλωση σάς λένε τι λειτούργησε, τι δεν πήγε καλά και τι πρέπει να αλλάξετε την επόμενη φορά, αλλά μόνο εάν η ίδια η έρευνα είναι καλά σχεδιασμένη. Μια ασαφής έρευνα παράγει ασαφή δεδομένα.

Η έρευνα της SurveyMonkey σχετικά με το μήκος της έρευνας διαπίστωσε ότι τα ποσοστά ολοκλήρωσης μειώνονται στο 5-20% για έρευνες που χρειάζονται περισσότερο από 7-8 λεπτά για να ολοκληρωθούν [1]. Αυτό σημαίνει ότι οι ερωτήσεις που συμπεριλαμβάνετε πρέπει να αξίζουν τη θέση τους. Αυτός ο οδηγός καλύπτει 30+ ερωτήσεις έρευνας μετά την εκδήλωση, οργανωμένες με βάση αυτό που μετρούν, καθώς και πρακτικές οδηγίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα, τη μορφή και τα λάθη που μειώνουν τα ποσοστά απόκρισης.

Συνολική Ικανοποίηση

Ξεκινήστε γενικά πριν προχωρήσετε σε συγκεκριμένα. Αυτές οι ερωτήσεις σάς δίνουν μια γενική εικόνα για το πώς εξελίχθηκε το συμβάν προτού εμβαθύνετε στις λεπτομέρειες.

1. Πώς θα αξιολογούσατε τη συνολική σας εμπειρία στην εκδήλωση; (1-5)
2. Ανταποκρίθηκε η εκδήλωση στις προσδοκίες σας; (Υπέρβαση / Πληρότητα / Υπολειπόμενο)
3. Πόσο πιθανό είναι να παρακολουθήσετε μια μελλοντική εκδήλωση από αυτόν τον διοργανωτή; (Πολύ απίθανο έως Πολύ πιθανό)
4. Πόσο πιθανό είναι να προτείνετε αυτό το συμβάν σε έναν συνάδελφο; (Κλίμακα 0-10 NPS)
5. Ποια λέξη περιγράφει καλύτερα την εμπειρία σας; (Ανοιχτού τύπου ή σύννεφο λέξεων)

Περιεχόμενο και συνεδρίες

Αυτές οι ερωτήσεις αξιολογούν κατά πόσον το πρόγραμμα απέδωσε αξία και αντιστοιχούσε στις ανάγκες των συμμετεχόντων.

1. Πόσο σχετικό ήταν το περιεχόμενο με τις επαγγελματικές σας ανάγκες; (Καθόλου έως Υπερβολικά)
2. Ποια συνεδρία θεωρήσατε πιο πολύτιμη; (Αναδυόμενο μενού ή ανοιχτό)
3. Ποια συνεδρία θεωρήσατε λιγότερο πολύτιμη; (Αναδυόμενο μενού ή ανοιχτό)
4. Ήταν το περιεχόμενο στο σωστό επίπεδο για την εξειδίκευσή σας; (Πολύ βασικό / Ακριβώς σωστό / Πολύ προχωρημένο)
5. Απέκτησα πρακτικές γνώσεις που μπορώ να εφαρμόσω στην εργασία μου. (Διαφωνώ απόλυτα έως Συμφωνώ απόλυτα)

Ομιλητές και παρουσιαστές

1. Πώς θα αξιολογούσατε συνολικά την ποιότητα των ηχείων; (1-5)
2. Ποιος ομιλητής ή παρουσιαστής ξεχώρισε περισσότερο; (Ανοιχτού τύπου)
3. Υπήρχε αρκετή ευκαιρία για ερωτήσεις και απαντήσεις με τους ομιλητές; (Ναι / Όχι / Κάπως)
4. Ποια θέματα θα θέλατε να δείτε να καλύπτονται σε μελλοντικές εκδηλώσεις; (Ανοιχτού τύπου)

Logistics και οργάνωση

1. Πώς θα αξιολογούσατε συνολικά την οργάνωση της εκδήλωσης; (1-5)
2. Ήταν ο χώρος κατάλληλος και άνετος; (Ναι / Όχι / Εν μέρει)
3. Πώς θα αξιολογούσατε τη διαδικασία εγγραφής και check-in; (1-5)
4. Ήταν οι ανακοινώσεις της εκδήλωσης (πρόγραμμα, ενημερώσεις, οδηγίες) σαφείς και έγκαιρες; (Ναι / Όχι / Εν μέρει)
5. Πώς θα αξιολογούσατε την ποιότητα του φαγητού και του ποτού; (1-5 ή Δ/Υ)

Δικτύωση και αλληλεπίδραση

1. Προσέφερε η εκδήλωση επαρκείς ευκαιρίες δικτύωσης; (Ναι / Όχι / Κάπως)
2. Έκανα πολύτιμες επαγγελματικές επαφές σε αυτή την εκδήλωση. (Διαφωνώ απόλυτα έως Συμφωνώ απόλυτα)
3. Ποια μορφή δικτύωσης προτιμάτε; (Δομημένες συνεδρίες / Ανοιχτή δικτύωση / Και τα δύο)

Αξία και μελλοντική πρόθεση

1. Η εκδήλωση ήταν μια καλή αξιοποίηση του χρόνου μου. (Διαφωνώ απόλυτα έως Συμφωνώ απόλυτα)
2. Η εκδήλωση άξιζε το κόστος της εισόδου. (Διαφωνώ απόλυτα έως Συμφωνώ απόλυτα)
3. Τι θα αλλάζατε σε αυτή την εκδήλωση; (Ανοιχτού τύπου)
4. Ποιο ήταν το πιο πολύτιμο κομμάτι της εκδήλωσης; (Ανοιχτού τύπου)
5. Υπάρχουν επιπλέον σχόλια ή προτάσεις; (Ανοιχτού τύπου)

Εικονικές και υβριδικές εκδηλώσεις: πρόσθετες ερωτήσεις

Εάν η εκδήλωσή σας είχε εικονικό ή υβριδικό στοιχείο, προσθέστε μερικές ερωτήσεις συγκεκριμένες για αυτήν την εμπειρία.

1. Πώς θα αξιολογούσατε την ποιότητα της εικονικής πλατφόρμας; (1-5)
2. Αντιμετωπίσατε τεχνικά προβλήματα κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης; (Ναι / Όχι)
3. Πόσο ενδιαφέρουσα ήταν η εικονική εμπειρία σε σύγκριση με μια εκδήλωση με φυσική παρουσία; (Πολύ λιγότερο / Λιγότερο / Περίπου το ίδιο / Περισσότερο)

Λάθη που μειώνουν τα ποσοστά ανταπόκρισης

Κάνοντας πάρα πολλές ερωτήσεις. Στοχεύστε σε 10 ερωτήσεις ή λιγότερες [3]. Κάθε επιπλέον ερώτηση μειώνει την ολοκλήρωση. Κόψτε οτιδήποτε είναι καλό να γνωρίζετε αντί για οτιδήποτε χρειάζεται να γνωρίζετε.

Αποστολή πολύ αργά. Η μνήμη ξεθωριάζει γρήγορα. Στείλτε την έρευνά σας εντός 24 ωρών από την εκδήλωση, ιδανικά με μια προτροπή στην αίθουσα κατά την τελική συνεδρία. Οι έρευνες μέσω SMS που αποστέλλονται εντός δύο ωρών από το τέλος μιας εκδήλωσης λαμβάνουν 32% περισσότερες ολοκληρώσεις από εκείνες που αποστέλλονται αργότερα [2]. Ένα email παρακολούθησης 3-4 ημέρες αργότερα μπορεί να καταγράψει ένα ακόμη 20-30% των απαντήσεων από εκείνους που έχασαν την πρώτη αποστολή [3].

Βασιζόμενοι μόνο σε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου. Οι ανοιχτές απαντήσεις είναι πλούσιες αλλά δύσκολο να αναλυθούν σε κλίμακα και μειώνουν τα ποσοστά ολοκλήρωσης. Χρησιμοποιήστε κλίμακες αξιολόγησης για ποσοτικά δεδομένα. Περιορίστε τις ανοιχτές ερωτήσεις σε μία ή δύο ανά έρευνα.

Αγνοώντας τα αποτελέσματα. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι κανείς δεν θα συμπληρώσει την επόμενη έρευνά σας είναι να συλλέξετε σχόλια και να μην ενεργήσετε ποτέ βάσει αυτών. Μοιραστείτε τα βασικά ευρήματα με τους συμμετέχοντες και ενημερώστε τους για τις αλλαγές που κάνετε με βάση τα σχόλιά τους. Ακόμα και ένα σύντομο email ανακεφαλαίωσης χτίζει εμπιστοσύνη και αυξάνει τη συμμετοχή σε μελλοντικές έρευνες.

Χρήση καθοδηγητικών ερωτήσεων. Η ερώτηση «Πόσο σας άρεσε η καταπληκτική μας κεντρική ομιλία;» δεν είναι ουδέτερη. Διατηρήστε τη διατύπωση αντικειμενική και αποφύγετε τις έμφυτες υποθέσεις.

Ξεχνώντας να τμηματοποιήσω. Οι VIP, οι συμμετέχοντες που συμμετέχουν για πρώτη φορά, οι συμμετέχοντες που επιστρέφουν και οι εικονικοί συμμετέχοντες συχνά έχουν διαφορετικές εμπειρίες. Κατ' ελάχιστον, σχεδιάστε ξεχωριστή ανάλυση αυτών των ομάδων και εξετάστε το ενδεχόμενο προσαρμοσμένων σετ ερωτήσεων εάν η εκδήλωσή σας είναι αρκετά μεγάλη για να την υποστηρίξει.

Συμβουλές για τη σύνταξη ερωτήσεων που λαμβάνουν ειλικρινείς απαντήσεις

Ακόμα και μια καλά δομημένη έρευνα μπορεί να παράγει αναξιόπιστα δεδομένα εάν οι μεμονωμένες ερωτήσεις είναι κακογραμμένες. Ακολουθούν πέντε πρακτικά πράγματα που πρέπει να ελέγξετε πριν την στείλετε.

Χρησιμοποιήστε μια σταθερή κλίμακα σε όλη τη διάρκεια. Η ανάμειξη μιας κλίμακας 1-5 σε μια ενότητα με μια κλίμακα 1-10 σε μια άλλη αναγκάζει τους ερωτηθέντες να επαναπροσδιορίζουν το νοητικό τους πλαίσιο κάθε λίγες ερωτήσεις. Επιλέξτε μία κλίμακα για όλα τα αξιολογημένα στοιχεία και μείνετε πιστοί σε αυτήν. Οι περισσότερες έρευνες συμβάντων λειτουργούν καλά με ένα κλίμακα πέντε σημείων επειδή απαντάται γρήγορα και αναλύεται εύκολα.

Περιορίστε τις ερωτήσεις σε μία ιδέα ο καθένας. «Πώς θα αξιολογούσατε την ποιότητα του περιεχομένου και την παρουσίαση του ομιλητή;» είναι δύο ερωτήσεις σε μία. Οι ερωτηθέντες που άρεσαν στο περιεχόμενο αλλά δυσκολεύτηκαν να παρακολουθήσουν τον ομιλητή δεν έχουν καλή απάντηση. διπλές ερωτήσεις σε ξεχωριστά στοιχεία, ακόμα κι αν προσθέτει μία ακόμη γραμμή στην έρευνα.

Δώστε στους ερωτηθέντες μια ευκαιρία να απαντήσουν σε ερωτήσεις που μπορεί να μην ισχύουν. Αν ρωτήσετε για φαγητό και ποτό σε μια εκδήλωση όπου ορισμένοι συμμετέχοντες παρευρέθηκαν μόνο εικονικά, συμπεριλάβετε την επιλογή «Δεν ισχύει». Το να αναγκάσετε κάποιον να αξιολογήσει κάτι που δεν βίωσε διαστρεβλώνει τα δεδομένα σας και απογοητεύει τον ερωτηθέντα.

Αποφύγετε την ορολογία και την εσωτερική ορολογία. Η ομάδα σας μπορεί να αναφέρεται σε μια συγκεκριμένη συνεδρία ως «το απογευματινό πρόγραμμα ξεκούρασης», αλλά οι συμμετέχοντες την γνωρίζουν από τον τίτλο της συνεδρίας. Χρησιμοποιήστε την ίδια γλώσσα που χρησιμοποίησαν οι συμμετέχοντες όταν εγγραφήκαν ή έλαβαν το πρόγραμμα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για έρευνες που καλύπτουν πολυήμερες ή πολυπαραμετρικές εκδηλώσεις.

Ελέγξτε την έρευνα πριν την στείλετε. Εκτελέστε μόνοι σας ολόκληρη την έρευνα και, στη συνέχεια, ζητήστε από ένα άτομο εκτός της ομάδας σχεδιασμού να την συμπληρώσει αυτοπροσώπως. Αναζητήστε ερωτήσεις που προκαλούν δισταγμό, κλίμακες που φαίνονται ασαφείς ή λογικά άλματα που δεν βγάζουν νόημα σε κάποιον που δεν συμμετείχε στη σύνταξη της έρευνας. Αυτό που φαίνεται προφανές στον διοργανωτή είναι συχνά ασαφές σε έναν συμμετέχοντα που απαντά γρήγορα στο τηλέφωνο.

Λάβετε υπόψη την εμπειρία κινητής τηλεφωνίας. Η πλειονότητα των απαντήσεων σε έρευνες μετά την εκδήλωση προέρχονται από τηλέφωνα, συχνά ενώ οι συμμετέχοντες ταξιδεύουν σπίτι. Το μεγάλο κείμενο ερωτήσεων, οι μικροί στόχοι πατήματος και οι διατάξεις πολλαπλών στηλών εμποδίζουν την ολοκλήρωση της έρευνας σε κινητά. Κάντε προεπισκόπηση της έρευνάς σας σε ένα τηλέφωνο πριν από την αποστολή και περικόψτε οποιαδήποτε ερώτηση απαιτεί κύλιση για να διαβάσετε ολόκληρο το κείμενο. Μια έρευνα που λειτουργεί καλά σε μια οθόνη τεσσάρων ιντσών θα λειτουργεί καλά παντού. Εάν η πλατφόρμα σας το υποστηρίζει, ενεργοποιήστε την αυτόματη προώθηση μετά από κάθε επιλογή αξιολόγησης, ώστε οι ερωτηθέντες να μην χρειάζεται να πατήσουν ξεχωριστό κουμπί "επόμενο". Αυτή η μικρή αλλαγή από μόνη της μπορεί να μειώσει σημαντικά την απώλεια συμμετεχόντων σε κινητά.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο θα πρέπει να διαρκεί μια έρευνα μετά την εκδήλωση;

Στοχεύστε σε 8-10 ερωτήσεις που δεν χρειάζονται περισσότερο από πέντε λεπτά για να συμπληρωθούν. Η διαφορά μεταξύ μιας πεντάλεπτης και μιας δεκάλεπτης έρευνας είναι σημαντική. Δώστε προτεραιότητα στις πιο σημαντικές μετρήσεις σας και μειώστε τις υπόλοιπες. Εάν χρειάζεστε πραγματικά περισσότερα δεδομένα, σκεφτείτε να διεξάγετε δύο μικρότερες έρευνες: μία αμέσως μετά την εκδήλωση που θα καλύπτει τη συνολική ικανοποίηση και μια δεύτερη μια εβδομάδα αργότερα για πιο εμπεριστατωμένη συμβολή από τους πιο αφοσιωμένους συμμετέχοντες. Ένας άλλος χρήσιμος εμπειρικός κανόνας: εάν μια ερώτηση δεν αντιστοιχεί σε μια απόφαση που θα μπορούσατε ρεαλιστικά να πάρετε πριν από την επόμενη εκδήλωση, μειώστε την. Κάθε επιπλέον ερώτηση που κρατάτε είναι ένας μικρός φόρος για κάθε ερωτηθέντα που συμπληρώνει την έρευνα.

Πρέπει να προσφέρω κάποιο κίνητρο για τη συμπλήρωση της έρευνας;

Τα κίνητρα μπορούν να αυξήσουν τα ποσοστά απόκρισης, αλλά μπορούν επίσης να προσελκύσουν απαντήσεις χαμηλής ποιότητας από άτομα που βιάζονται να συμμετάσχουν μόνο και μόνο για να λάβουν την ανταμοιβή. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να κάνετε την έρευνα εύκολη και αρκετά σύντομη ώστε να μην χρειάζεται κίνητρο. Εάν τα ποσοστά απόκρισης εξακολουθούν να είναι χαμηλά, σκεφτείτε να συμμετάσχετε σε κλήρωση αντί για μια εγγυημένη ανταμοιβή, η οποία μειώνει το κίνητρο για βιασμό. Το πιο αποτελεσματικό κίνητρο είναι να πείτε στους συμμετέχοντες ότι τα σχόλιά τους θα επηρεάσουν τον τρόπο διεξαγωγής της επόμενης εκδήλωσης: οι άνθρωποι απαντούν όταν πιστεύουν ότι η συμβολή τους έχει σημασία.

Τι πρέπει να κάνω με τα αποτελέσματα;

Ξεκινήστε υπολογίζοντας τις βασικές σας μετρήσεις: τη συνολική βαθμολογία ικανοποίησης, το NPS και τυχόν συγκεκριμένες βαθμολογίες που παρακολουθείτε σε ετήσια βάση. Στη συνέχεια, διαβάστε τις ανοιχτές απαντήσεις αναζητώντας θέματα. Αναζητήστε μοτίβα, όχι μεμονωμένα παράπονα. Μόλις έχετε μια σαφή εικόνα, κοινοποίηση μιας σύνοψης με την ομάδα σας και, όπου είναι απαραίτητο, με τους συμμετέχοντες. Ένα σύντομο email με την ένδειξη "ορίστε τι μας είπατε και ορίστε τι αλλάζουμε" κλείνει τον κύκλο ανατροφοδότησης και αυξάνει την πιθανότητα συμμετοχής των συμμετεχόντων σε μελλοντικές έρευνες. Βοηθά επίσης να παρακολουθείτε τις ίδιες βασικές ερωτήσεις από εκδήλωση σε εκδήλωση, ώστε να μπορείτε να μετράτε την πρόοδο με την πάροδο του χρόνου αντί να αντιμετωπίζετε κάθε έρευνα ως μεμονωμένη άσκηση. Οι βαθμολογίες συγκριτικής αξιολόγησης παρέχουν ένα πλαίσιο που ένα μεμονωμένο σημείο δεδομένων δεν μπορεί.

Συλλογή σχολίων κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης με την AhaSlides

Η πιο αποτελεσματική στιγμή για τη συλλογή σχολίων είναι πριν οι συμμετέχοντες αποχωρήσουν από την αίθουσα. Το AhaSlides σάς επιτρέπει να κλείσετε τη συνεδρία με ζωντανές διαφάνειες: κλίμακες αξιολόγησης για τις ποσοτικές ερωτήσεις σας, ένα σύννεφο λέξεων για να αποτυπώσετε την ατμόσφαιρα της αίθουσας και μια ανοιχτή διαφάνεια για συγκεκριμένες προτάσεις, με τα αποτελέσματα να εμφανίζονται στην οθόνη καθώς η αίθουσα απαντά. Η συλλογή εντός της αίθουσας είναι ο τρόπος με τον οποίο επιτυγχάνετε τα ποσοστά ολοκλήρωσης 85-95% που αναφέρονται παραπάνω και η παρακολούθηση της συλλογικής ανατροφοδότησης που εμφανίζεται στην οθόνη δίνει στη συνεδρία μια συγκεκριμένη στιγμή κλεισίματος.

Για το πλήρες ερωτηματολόγιο, Έρευνες AhaSlides Μετατρέψτε τις ερωτήσεις της έρευνας μετά την εκδήλωση παραπάνω σε μία μόνο φόρμα που οι ερωτηθέντες συμπληρώνουν σε μία σελίδα και υποβάλλουν μία φορά. Αποκαλύψτε την ως την τελευταία διαφάνεια της συνεδρίας λήξης και, στη συνέχεια, μοιραστείτε την ίδια έρευνα ως σύνδεσμο ή κωδικό QR με τους συμμετέχοντες που έφυγαν νωρίς. Μπορούν να απαντήσουν σε οποιαδήποτε συσκευή χωρίς να απαιτείται λογαριασμός.

Πηγές

[1] SurveyMonkey. Πόσο πρέπει να διαρκεί μια έρευνα; https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] Εξερεύνηση. Ποιο είναι ένα καλό ποσοστό απόκρισης σε έρευνα μετά την εκδήλωση; https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] Κέντρο ASAE. 5 βέλτιστες πρακτικές για τη δημιουργία και την κοινοποίηση ερευνών μετά την εκδήλωση. (Σεπτέμβριος 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys