Die Veranstaltung ist vorbei. Die Teilnehmer sind gegangen. Jetzt kommt der entscheidende Schritt, der erfolgreiche Organisatoren von denen unterscheidet, die nur raten: das Einholen von Feedback. Umfragen nach der Veranstaltung zeigen, was gut funktioniert hat, was nicht so gut lief und was beim nächsten Mal verbessert werden sollte – aber nur, wenn die Umfrage selbst gut konzipiert ist. Eine unpräzise Umfrage liefert unpräzise Daten.
Die Untersuchungen von SurveyMonkey zur Umfragelänge ergaben, dass die Abschlussquoten auf 5–20 % sinken, wenn die Bearbeitung länger als 7–8 Minuten dauert [1]. Das bedeutet, dass die von Ihnen gestellten Fragen ihre Relevanz verdienen müssen. Dieser Leitfaden enthält über 30 Fragen für Nachbefragungen, geordnet nach dem jeweiligen Messgegenstand, sowie praktische Hinweise zu Zeitrahmen, Format und häufigen Fehlern, die die Rücklaufquote negativ beeinflussen.
Allgemeine Zufriedenheit
Beginnen Sie mit einem allgemeinen Überblick, bevor Sie ins Detail gehen. Diese Fragen ermöglichen Ihnen einen ersten Eindruck davon, wie das Ereignis verlaufen ist, bevor Sie sich mit den Details befassen.
- Wie würden Sie Ihre Gesamterfahrung bei der Veranstaltung bewerten? (1-5)
- Hat die Veranstaltung Ihre Erwartungen erfüllt? (Übertroffen / Erfüllt / Verfehlt)
- Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie an einer zukünftigen Veranstaltung dieses Veranstalters teilnehmen werden? (Sehr unwahrscheinlich bis Sehr wahrscheinlich)
- Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Veranstaltung einem Kollegen empfehlen? (NPS-Skala 0-10)
- Welches Wort beschreibt Ihre Erfahrung am besten? (Offene Frage oder Wortwolke)
Inhalte und Sitzungen
Anhand dieser Fragen wird beurteilt, ob das Programm einen Mehrwert bot und den Bedürfnissen der Teilnehmer entsprach.
- Wie relevant war der Inhalt für Ihre beruflichen Bedürfnisse? (Überhaupt nicht bis Extrem)
- Welche Sitzung fanden Sie am wertvollsten? (Auswahlliste oder offene Liste)
- Welche Sitzung empfanden Sie als am wenigsten wertvoll? (Auswahlliste oder offene Liste)
- War der Inhalt auf dem richtigen Niveau für Ihre Fachkenntnisse aufbereitet? (Zu einfach / Genau richtig / Zu fortgeschritten)
- Ich habe praktische Erkenntnisse gewonnen, die ich in meiner Arbeit anwenden kann. (Stimme überhaupt nicht zu bis Stimme voll und ganz zu)
Referenten und Moderatoren
- Wie würden Sie die Qualität der Lautsprecher insgesamt bewerten? (1-5)
- Welcher Redner oder Präsentator stach am meisten hervor? (Offenes Ende)
- Gab es ausreichend Gelegenheit für Fragen und Antworten mit den Referenten? (Ja / Nein / Teilweise)
- Welche Themen würden Sie sich für zukünftige Veranstaltungen wünschen? (Offenes Ende)
Logistik und Organisation
- Wie würden Sie die Organisation der Veranstaltung insgesamt bewerten? (1-5)
- War der Veranstaltungsort angemessen und komfortabel? (Ja / Nein / Teilweise)
- Wie würden Sie den Registrierungs- und Check-in-Prozess bewerten? (1-5)
- Waren die Kommunikationsmaßnahmen zur Veranstaltung (Zeitplan, Aktualisierungen, Anfahrtsbeschreibung) klar und zeitnah? (Ja / Nein / Teilweise)
- Wie würden Sie die Qualität der Speisen und Getränke bewerten? (1-5 oder N/A)
Vernetzung und Engagement
- Bietet die Veranstaltung ausreichend Möglichkeiten zum Netzwerken? (Ja / Nein / Teilweise)
- Ich habe bei dieser Veranstaltung wertvolle berufliche Kontakte geknüpft. (Stimme überhaupt nicht zu bis Stimme voll und ganz zu)
- Welches Netzwerkformat bevorzugen Sie? (Strukturierte Sitzungen / Offenes Networking / Beides)
Wert und Zukunftsabsicht
- Die Veranstaltung war eine gute Nutzung meiner Zeit. (Stimme überhaupt nicht zu bis Stimme voll und ganz zu)
- Die Veranstaltung war den Eintrittspreis wert. (Stimme überhaupt nicht zu bis Stimme voll und ganz zu)
- Was würdest du an dieser Veranstaltung ändern? (Offenes Ende)
- Was war der wertvollste Aspekt der Veranstaltung? (Offenes Ende)
- Irgendwelche zusätzlichen Kommentare oder Vorschläge? (Offenes Ende)
Virtuelle und hybride Veranstaltungen: Weitere Fragen
Falls Ihre Veranstaltung eine virtuelle oder hybride Komponente hatte, fügen Sie einige Fragen hinzu, die speziell auf diese Erfahrung zugeschnitten sind.
- Wie würden Sie die Qualität der virtuellen Plattform bewerten? (1-5)
- Sind während der Veranstaltung irgendwelche technischen Probleme aufgetreten? (Ja / Nein)
- Wie ansprechend war das virtuelle Erlebnis im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung? (Viel weniger / Weniger / Ungefähr gleich / Mehr)
Fehler, die die Antwortraten beeinträchtigen
Zu viele Fragen stellen. Streben Sie maximal 10 Fragen an [3]. Jede zusätzliche Frage verringert die Bearbeitungszeit. Streichen Sie alles, was zwar nett zu wissen ist, aber nicht unbedingt notwendig.
Zu spät gesendet. Das Gedächtnis verblasst schnell. Versenden Sie Ihre Umfrage innerhalb von 24 Stunden nach der Veranstaltung, idealerweise mit einer Erinnerung im Saal während der Abschlussveranstaltung. SMS-Umfragen, die innerhalb von zwei Stunden nach Veranstaltungsende versendet werden, erzielen 32 % mehr Antworten als später versendete Umfragen [2]. Eine Nachfass-E-Mail 3–4 Tage später kann weitere 20–30 % der Antworten von denjenigen einbringen, die die erste Sendung verpasst haben [3].
Ausschließlich auf offene Fragen angewiesen. Offene Antworten liefern zwar wertvolle Informationen, sind aber in großem Umfang schwer auszuwerten und senken die Teilnahmequote. Verwenden Sie für quantitative Daten Bewertungsskalen. Beschränken Sie offene Fragen auf ein bis zwei pro Umfrage.
Die Ergebnisse ignorieren. Der schnellste Weg, um zu verhindern, dass jemand Ihre nächste Umfrage ausfüllt, ist, Feedback zu sammeln, ohne darauf zu reagieren. Teilen Sie die wichtigsten Ergebnisse mit den Teilnehmenden und informieren Sie sie darüber, welche Änderungen Sie aufgrund ihres Feedbacks vornehmen. Selbst eine kurze Zusammenfassung per E-Mail schafft Vertrauen und erhöht die Teilnahme an zukünftigen Umfragen.
Suggestivfragen. „Wie sehr hat Ihnen unsere großartige Keynote gefallen?“ ist keine neutrale Frage. Formulieren Sie Ihre Frage objektiv und vermeiden Sie implizite Annahmen.
Vergessen zu segmentieren. VIPs, Erstbesucher, wiederkehrende Teilnehmer und virtuelle Teilnehmer machen oft unterschiedliche Erfahrungen. Planen Sie daher mindestens eine separate Analyse dieser Gruppen ein und erwägen Sie, maßgeschneiderte Fragenkataloge zu erstellen, sofern Ihre Veranstaltung groß genug ist.
Tipps zum Formulieren von Fragen, die ehrliche Antworten erhalten
Selbst eine gut strukturierte Umfrage kann unzuverlässige Daten liefern, wenn die einzelnen Fragen schlecht formuliert sind. Hier sind fünf praktische Punkte, die Sie vor dem Absenden überprüfen sollten.
Verwenden Sie durchgehend eine einheitliche Skala. Die Verwendung einer 1-5-Skala in einem Abschnitt und einer 1-10-Skala in einem anderen zwingt die Befragten, ihre Denkweise alle paar Fragen neu zu justieren. Wählen Sie für alle Bewertungspunkte eine einheitliche Skala und bleiben Sie dabei. Die meisten Umfragen zu Veranstaltungen funktionieren gut mit einer solchen Skala. Fünf-Punkte-Skala weil es schnell zu beantworten und leicht zu analysieren ist.
Beschränken Sie die Fragen jeweils auf eine Idee. „Wie würden Sie die Qualität des Inhalts und des Vortrags bewerten?“ – das sind im Grunde zwei Fragen in einer. Befragte, denen der Inhalt gefallen hat, die aber den Vortrag schwer verständlich fanden, haben keine zufriedenstellende Antwort. Aufteilung doppeldeutige Fragen in separate Punkte, auch wenn dadurch eine weitere Zeile zur Umfrage hinzugefügt wird.
Geben Sie den Befragten die Möglichkeit, Fragen, die möglicherweise nicht auf sie zutreffen, auszusortieren. Wenn Sie bei einer Veranstaltung, an der einige Teilnehmer nur virtuell teilgenommen haben, nach Speisen und Getränken fragen, fügen Sie die Option „Nicht zutreffend“ hinzu. Jemanden zu zwingen, etwas zu bewerten, das er nicht erlebt hat, verfälscht Ihre Daten und frustriert den Befragten.
Vermeiden Sie Fachjargon und interne Terminologie. Ihr Team bezeichnet eine bestimmte Session möglicherweise als „Nachmittags-Workshop“, die Teilnehmenden kennen sie jedoch unter dem Sessiontitel. Verwenden Sie dieselbe Sprache, die Ihre Teilnehmenden bei der Anmeldung oder beim Erhalt des Programms verwendet haben. Dies ist besonders wichtig für Umfragen zu mehrtägigen oder mehrteiligen Veranstaltungen.
Testen Sie die Umfrage, bevor Sie sie versenden. Gehen Sie die gesamte Umfrage selbst durch und bitten Sie anschließend eine Person außerhalb des Planungsteams, sie ohne weitere Vorbereitung auszufüllen. Achten Sie dabei auf Fragen, die Zögern auslösen, Skalen, die unklar erscheinen, oder logische Sprünge, die für jemanden, der nicht an der Erstellung der Umfrage beteiligt war, nicht nachvollziehbar sind. Was dem Organisator selbstverständlich erscheint, ist für einen Teilnehmer, der schnell am Telefon antwortet, oft nicht verständlich.
Berücksichtigen Sie dabei die mobile Nutzererfahrung. Die meisten Antworten auf Umfragen nach Veranstaltungen kommen von Smartphones, oft während die Teilnehmenden auf dem Heimweg sind. Lange Fragetexte, kleine Tippziele und mehrspaltige Layouts erschweren die Teilnahme auf Mobilgeräten. Testen Sie Ihre Umfrage vor dem Versenden auf einem Smartphone und kürzen Sie alle Fragen, deren vollständiger Text Scrollen erfordert. Eine Umfrage, die auf einem 4-Zoll-Bildschirm gut funktioniert, funktioniert überall. Aktivieren Sie, falls Ihre Plattform dies unterstützt, die automatische Weiterleitung nach jeder Auswahl, damit die Teilnehmenden nicht erneut auf „Weiter“ tippen müssen. Allein diese kleine Änderung kann die Abbruchrate auf Mobilgeräten deutlich senken.
Häufig gestellte Fragen
Wie lang sollte eine Umfrage nach der Veranstaltung sein?
Konzentrieren Sie sich auf 8–10 Fragen, deren Beantwortung nicht länger als fünf Minuten dauert. Der Unterschied zwischen einer fünfminütigen und einer zehnminütigen Umfrage ist erheblich. Konzentrieren Sie sich auf Ihre wichtigsten Kennzahlen und streichen Sie den Rest. Falls Sie wirklich mehr Daten benötigen, erwägen Sie zwei kürzere Umfragen: eine direkt nach der Veranstaltung zur allgemeinen Zufriedenheit und eine zweite eine Woche später, um detaillierteres Feedback von den engagiertesten Teilnehmern zu erhalten. Eine weitere hilfreiche Faustregel: Wenn eine Frage nicht zu einer Entscheidung führt, die Sie realistischerweise vor der nächsten Veranstaltung treffen können, streichen Sie sie. Jede zusätzliche Frage bedeutet einen kleinen Mehraufwand für jeden Teilnehmer.
Sollte ich einen Anreiz für die Teilnahme an der Umfrage anbieten?
Anreize können die Rücklaufquote erhöhen, aber auch zu minderwertigen Antworten führen, da manche die Umfrage nur schnell ausfüllen wollen, um die Belohnung zu erhalten. Besser ist es, die Umfrage so einfach und kurz zu gestalten, dass kein Anreiz nötig ist. Sollten die Rücklaufquoten weiterhin niedrig sein, bietet sich die Teilnahme an einem Gewinnspiel anstelle einer garantierten Belohnung an, um den Anreiz zur Eile zu verringern. Der effektivste Anreiz besteht darin, den Teilnehmenden zu vermitteln, dass ihr Feedback Einfluss auf die Gestaltung der nächsten Veranstaltung hat: Menschen beteiligen sich, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Meinung zählt.
Was soll ich mit den Ergebnissen anfangen?
Beginnen Sie mit der Berechnung Ihrer wichtigsten Kennzahlen: Gesamtzufriedenheitswert, NPS und alle spezifischen Werte, die Sie im Jahresvergleich erfassen. Lesen Sie anschließend die offenen Antworten und suchen Sie nach wiederkehrenden Themen. Achten Sie auf Muster, nicht auf einzelne Beschwerden. Sobald Sie sich ein klares Bild gemacht haben, Zusammenfassung teilen Besprechen Sie das Feedback mit Ihrem Team und gegebenenfalls mit den Teilnehmenden. Eine kurze E-Mail mit dem Inhalt „Das haben Sie uns mitgeteilt, und das ändern wir“ schließt den Feedback-Kreislauf und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmenden an zukünftigen Umfragen teilnehmen. Es ist außerdem hilfreich, dieselben Kernfragen von Veranstaltung zu Veranstaltung zu verwenden, um den Fortschritt im Zeitverlauf zu messen, anstatt jede Umfrage als isolierte Maßnahme zu betrachten. Vergleichswerte liefern einen Kontext, den ein einzelner Datenpunkt nicht bieten kann.
Feedback während der Veranstaltung mit AhaSlides einholen
Der effektivste Zeitpunkt für Feedback ist, bevor die Teilnehmenden den Raum verlassen. Mit AhaSlides können Sie die Sitzung mit Live-Folien abschließen: Bewertungsskalen für Ihre quantitativen Fragen, eine Wortwolke, um die Stimmung im Raum zu erfassen, und eine Folie für offene Fragen mit konkreten Vorschlägen. Die Ergebnisse werden live auf dem Bildschirm angezeigt, sobald die Teilnehmenden reagieren. Durch die direkte Feedback-Erfassung im Raum erreichen Sie die oben genannten Abschlussquoten von 85–95 %. Das gleichzeitige Betrachten des gesammelten Feedbacks auf dem Bildschirm verleiht der Sitzung einen stimmigen Abschluss.
Den vollständigen Fragebogen finden Sie hier: AhaSlides-Umfragen Wandeln Sie die obenstehenden Fragen der Nachbefragung in ein einziges Formular um, das die Teilnehmenden auf einer Seite ausfüllen und einmal absenden können. Zeigen Sie dieses Formular als letzte Folie Ihrer Abschlusspräsentation an und teilen Sie die Umfrage anschließend als Link oder QR-Code mit den Teilnehmenden, die die Veranstaltung vorzeitig verlassen haben. Diese können die Umfrage von jedem Gerät aus beantworten, ohne dass ein Konto erforderlich ist.
Quellen
[1] SurveyMonkey. Wie lang sollte eine Umfrage sein? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Explori. Was ist eine gute Rücklaufquote bei Umfragen nach einer Veranstaltung? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] ASAE Center. 5 bewährte Methoden zum Erstellen und Verteilen von Umfragen nach Veranstaltungen. (September 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
