¿Grandes memorandos desapareciendo? ¿Nuevo personal esperando ser presentado? ¿Equipos que rompen sus objetivos pero no obtienen reconocimiento? parece un reunión de manos libres está en la agenda!
Una empresa all-hands es posiblemente la mejor forma de unir a todo tu equipo en una reunión informal pero intensamente productiva.
¡Aquí le mostramos cómo hacerlo bien, con una agenda de ejemplo y una plantilla interactiva gratuita!
¿Qué es una reunión All-Hands?
An reunión de manos libres es simplemente una reunión en la que participan todo el personal de una empresa. Es una reunión periódica, que se celebra quizás una vez al mes, y suele estar dirigida por los directores de la empresa.
Una reunión de todos intenta lograr algunas cosas clave...
- para actualizar al personal con cualquier nuevos anuncios no apto para correo electrónico.
- para establecer objetivos de la empresa y seguir el progreso hacia los existentes.
- recompensar logros destacados de individuos y equipos.
- a reconocer al personal los que se han sumado y los que se han ido.
- contestar preguntas de los empleados desde todos los rincones del negocio.
De acuerdo a una estudio del 2013Las reuniones generales pueden inspirar conversaciones francas. Los líderes tienen la oportunidad de escuchar directamente a personas de distintos niveles de la organización.
Con todo eso, el superior El objetivo de una reunión de todos es inyectar un sentido de unidad en una empresa. No es sorprendente que en estos días esto sea algo que tenga cada vez más demanda, y las reuniones con todos los participantes están disfrutando de un aumento en popularidad entre las empresas que buscan mantener fuertes conexiones dentro de sus filas.
Fun Fact ⚓ El significado de "reunión de todos los tripulantes" proviene del antiguo llamado naval, "todos los tripulantes a cubierta", que se utilizaba para llevar a todos los miembros de la tripulación de un barco a la cubierta superior para ayudar a navegar en una tormenta.
¿Por qué realizar una reunión de todos los empleados?
Lo entiendo; todos intentamos evitar el síndrome de "otra reunión más". Añadir una más a la lista de reuniones semanales, mensuales y anuales puede parecer una buena manera de poner a tu personal en tu contra, pero en realidad, podría... reducir el número de reuniones que realiza.
¿Cómo? Porque una reunión general lo abarca todo. Toma las partes importantes de muchas de las otras reuniones que tendrá durante su mes laboral y las condensa en un espacio de tiempo reducido de 1 hora.
De acuerdo a una estudio del 2013Las reuniones generales pueden inspirar conversaciones francas. Los líderes tienen la oportunidad de escuchar directamente a personas de distintos niveles de la organización.
En última instancia, esto realmente puede liberar algo de tiempo en su agenda. Estos son algunos de los otros beneficios de una reunión entre todos...
- Sea inclusivo - Es difícil expresar lo mucho que puede significar para su equipo que esté dispuesto a sentarse con ellos cada semana o mes. Darles la oportunidad de hacer sus preguntas candentes a través de una sesión de preguntas y respuestas y ser lo más abierto y honesto posible con ellos construye una maravillosa cultura empresarial.
- Ser un equipo - Así como es fantástico escuchar al jefe, también es fantástico ver las caras de los compañeros de trabajo. El trabajo remoto y las oficinas segmentadas a menudo pueden aislar a las personas que deberían estar más solidarias. Una reunión entre todos les ofrece una oportunidad informal de verse y charlar nuevamente.
- No te pierdas a nadie - La idea detrás de una reunión general es que es todas las manos en el mazo. Si bien puede tener algunas ausencias, puede entregar sus mensajes sabiendo que todos, incluidos los trabajadores remotos, están escuchando lo que necesitan escuchar.
manos arriba para Todas las manos!
Si todos van a estar allí, poner en un show. ¡Obtenga esta plantilla de presentación interactiva y gratuita para su próxima reunión!
Orden del día de la reunión general
Necesita un ejemplo de agenda de reunión de todos para comprender realmente lo que Qué pasa en un all-hands?
Aquí hay 6 elementos típicos que puede ver en la agenda, así como los límites de tiempo recomendados para mantener todo bajo control. 1 hora.
1. Rompehielos
⏰ 5 minutos
Al ser una reunión de toda la empresa con caras potencialmente nuevas, es muy probable que algunos colegas no hayan tenido la oportunidad de sentarse y charlar entre ellos por un tiempo. Utilice 1 o 2 rompehielos para mantener el espíritu de equipo fuertes y calentar esos hermosos cerebros antes de que comience la reunión.
Son esenciales al inicio de las reuniones de todo el personal, porque rompen la atmósfera formal que puede afectar el compromiso de los empleados y al mismo tiempo ayudan a los colegas a descubrir conexiones inesperadas entre departamentos.
Pruebe algunas de estas ideas:
- ¿Qué GIF describe tu estado de ánimo? - Muestre a todos algunos GIF y pídales que voten por el que mejor se adapte a cómo se sienten.
- Comparte una historia vergonzosa Aquí hay una que ha demostrado generar buenas ideas. Pidan a todos que escriban una historia corta y vergonzosa y la envíen anónimamente. Leerlas en voz alta puede ser un comienzo divertidísimo para la agenda de la reunión general.
- ¡Examen sorpresa! - No hay situación que no pueda agravarse con un poco de trivialidad. Un cuestionario rápido de 5 minutos sobre eventos actuales o prácticas de la empresa puede inspirar la creatividad y comenzar con una buena y limpia diversión.
💡 Echa un vistazo 10 rompehielos para cualquier reunión - ¡en línea o de otro modo!
2. Actualizaciones del equipo
⏰ 5 minutos
Existe la posibilidad de que veas algunas caras nuevas en esta reunión, además de que te pierdas un par de salidas recientes. lo mejor es abordar esto temprano en la agenda para que nadie esté sentado esperando incómodamente ser presentado.
Dar las gracias al personal que se acaba de ir no solo es un buen liderazgo, te humaniza frente a tu gente. Del mismo modo, presentar caras nuevas a la empresa desde el principio es una excelente manera de ayudarlos a sentirse incluidos y hacer que todos se sientan cómodos durante el resto de la reunión.
Solo un agradecimiento rápido y un saludo servirán para esto, pero puede hacer un esfuerzo adicional haciendo una breve presentación.
Es esencial colocar esto al principio de la agenda (dentro de los primeros 10 minutos) para mostrar respeto hacia los antiguos colegas y al mismo tiempo proporcionar un cierre para los miembros restantes del equipo.
Esto también ayuda a que los nuevos empleados se sientan realmente bienvenidos en lugar de ser considerados como algo secundario, lo que en última instancia establece un tono positivo que reduce la ansiedad de todos los presentes.
3. Noticias de la compañía
⏰ 5 minutos
Otro punto breve pero esencial en la agenda de la reunión general es mantener al equipo al tanto de las actividades de la empresa. ¿Por qué es importante? Para mantener a todos informados sobre los acontecimientos, eventos y aspectos logísticos de la empresa que afectan a todos.
Tengan en cuenta que no se trata de proyectos ni objetivos (eso viene enseguida), sino de anuncios que afectan a toda la empresa. Puede tratarse de nuevos acuerdos, nuevos planes de trabajo en equipo y también de todas esas cosas aburridas, como qué día vendrá el fontanero a recoger la taza de café que dejó la última vez.
Esta actividad tiene como objetivo garantizar la transparencia y la alineación sobre lo que sucede en toda la empresa, manteniendo al mismo tiempo un tono ligero e informativo.
4. Progreso de la meta
⏰ 20 minutos
Ahora estamos en el verdadero meollo de su mano de obra. Aquí es donde mostrarás los objetivos y te jactarás con orgullo (o llorarás públicamente) del progreso de tu equipo hacia ellos.
Este segmento generalmente ocurre después de los anuncios generales y suele estar dirigido por jefes de departamento o líderes de equipo, con el anfitrión o moderador guiando el flujo.
Esta es posiblemente la sección más importante de tu reunión, así que consulta estos rápidos consejos...
- Usar datos visuales - Puede que esto no sea una sorpresa, pero los gráficos y tablas hacen una mucho más mejor trabajo para aclarar datos que el texto. Muestre el progreso de cada departamento como un punto en un gráfico para darles una indicación más clara de dónde vienen y hacia dónde (con suerte) van.
- Felicitar y dar un empujoncito - Para su equipo, esta podría ser la parte más estresante de toda la agenda de la reunión. Disipa los temores felicitando a los equipos por su buen trabajo y empujando suavemente a los equipos que tienen un desempeño deficiente preguntándoles qué necesitarían para tener más posibilidades de alcanzar sus objetivos.
- Hágalo interactivo - Como es la parte más larga de la reunión de todos y con muchos aspectos que no se aplican directamente a todos, es posible que desees mantener el enfoque en la sala con algo de interactividad. Pruebe una encuesta, una calificación a escala, una nube de palabras o incluso un cuestionario para ver cómo en la pista tu equipo cree que lo son.
Una vez que haya pronunciado esta parte de la charla, es una buena idea reunir a los equipos en salas de trabajo para que puedan pensar en una respuesta triple...
- Lo que les gustó de su actualización de progreso.
- Lo que no les gustó de su actualización de progreso.
- Un bloqueador que se interpone en el camino de un mejor progreso.
Esta actividad tiene como objetivo fomentar la transparencia y la rendición de cuentas al tiempo que motiva a los equipos con reconocimiento o estímulo constructivo.
5. Reconocimiento del personal
⏰ 10 minutos
El reconocimiento es un motivador poderoso, y su reunión con todo el personal es el momento perfecto para destacar a los héroes anónimos de su organización.
No es necesario que cante y baile (muchos miembros de su personal podrían sentirse incómodos con esto de todos modos), pero un poco de reconocimiento y posiblemente un pequeño premio pueden hacer mucho, no sólo para el individuo, sino para su reunión como entero.
En términos generales, hay dos maneras de hacer esto:
- Antes de la reunión, todos los líderes de equipo envían el nombre de alguien de su equipo que haya ido más allá en su función. Utilice la reunión para reconocer el nombre más enviado de cada equipo.
- Durante la reunión - Crea una nube de palabras en vivo para el "héroe silencioso" de cada uno. El nombre más enviado por tu audiencia aparecerá en el centro de la nube, lo que te dará la oportunidad de reconocerlo públicamente.
El ritual de reconocimiento del personal puede aumentar la moral, generar respeto entre los miembros del equipo y agregar un toque emocional positivo a la reunión de todo el personal.
Consejo 💡 Una ruleta es la herramienta perfecta para regalar premios. ¡No hay nada como esto para involucrar al público!
6. Preguntas y respuestas abiertas
⏰ 15 minutos
Termine con lo que muchos consideran la máxima prioridad en una reunión general: la sesión de preguntas y respuestas en vivo.
Esta es una oportunidad para que cualquier persona de cualquier departamento haga preguntas a los altos mandos. Espere cualquier cosa de este segmento y déle la bienvenida también, ya que su equipo puede sentir que es el único momento en el que pueden obtener una respuesta directa a una inquietud válida.
Si tiene un equipo grande, una forma de abordar las preguntas y respuestas de manera eficiente es solicitar preguntas unos días antes de la reunión general y luego filtrarlas para encontrar aquellas que valga la pena responder frente a la multitud.
El propósito de este segmento no es solo brindar respuestas, es darle voz a su equipo, demostrar que el liderazgo está escuchando y cerrar la reunión con un tono de Apertura y respeto.
Pero, si desea mayor transparencia sobre todo el proceso, simplemente permita que su equipo le haga preguntas a través de una plataforma de preguntas y respuestas en vivo. De esta manera, podrá mantener todo al día. organizado, moderado y 100% amigable para trabajadores remotos.
Cómo realizar una reunión general con AhaSlides
1. Prepare su presentación
- Crear una nueva presentación en AhaSlides.
- Estructura tus diapositivas con los temas clave que quieras cubrir: actualizaciones de la empresa, logros del equipo, anuncios, preguntas y respuestas, etc.
- Utilice una mezcla de diapositivas informativas (texto, imágenes, gráficos) y diapositivas interactivas (encuestas, cuestionarios, nubes de palabras, preguntas y respuestas).
2. Agregue elementos interactivos
- Encuestas: Recopilar opiniones o comentarios rápidos sobre nuevas iniciativas.
- Diapositivas de preguntas y respuestas: Permita que los empleados envíen preguntas en vivo, que usted puede responder durante o después de la presentación.
- Nubes de palabras: Capte los sentimientos del equipo o resalte temas clave.
- Cuestionarios: Involucre al equipo con divertidas comprobaciones de conocimientos o trivias sobre la empresa.
3. Compartir acceso
- Antes de la reunión, comparta la enlace o código de unión único con todos los asistentes para que puedan participar utilizando sus teléfonos inteligentes o dispositivos.
- Se recomienda a todos unirse unos minutos antes para evitar retrasos.
4. Durante la reunión
- Presenta tus diapositivas, alternando entre contenido informativo y actividades interactivas.
- Utilice los resultados de encuestas en vivo y las respuestas de preguntas y respuestas para estimular los debates.
- Mantenga la sesión dinámica involucrando a todos en lugar de sólo una comunicación unidireccional.
5. Involucrar y dar seguimiento
- Utilice la información obtenida de las encuestas y las preguntas y respuestas para abordar las inquietudes y celebrar los logros.
- Guarde las respuestas y los resultados para futuras referencias o para compartirlos con todo el equipo.
- Opcionalmente, comparta la presentación completa o el resumen después de la reunión.
Porciones extra para una reunión de todos
Si estás buscando desarrollar tu trabajo en algo que dure un poco más de 1 hora, prueba estas actividades adicionales...
1. Historias de clientes
Los momentos en que su empresa ha tocado a un cliente pueden ser una motivación muy poderosa para su equipo.
Ya sea antes o durante la reunión, pídale a su equipo que le envíe comentarios entusiastas de los clientes. Léalos para todo el equipo, o incluso haga un cuestionario para que todos puedan adivinar qué cliente dio qué opinión.
2. Charla de equipo
Seamos honestos, los miembros del equipo suelen estar mucho más cerca de los líderes de su equipo que de su director ejecutivo.
Permita que todos escuchen una voz familiar invitando a los líderes de cada equipo a subir al escenario y entregar su versión del progreso de la meta paso. Es más probable que esto sea identificable y preciso, ¡y le da a los demás un descanso de su voz!
3. ¡Tiempo de prueba!
Dale sabor a tu equipo con una prueba competitiva. Puedes poner a cada equipo en... equipos y luego hacer que desafíen la tabla de clasificación a través de preguntas relacionadas con el trabajo.
¿Cuál es nuestra producción de contenido proyectada para este año? ¿Cuál fue la tasa de adopción de nuestra característica más importante el año pasado? Preguntas como estas no sólo enseñan algunas métricas importantes de la empresa, sino que también hacen que sus reuniones sean más interesantes y ayudan a construir los equipos que desea.
