Enamik esinejaid teeb sama vea enne ühegi sõna kirjutamist. Nad avavad tühja kaardipaki ja hakkavad slaide täitma, lastes vormingul sisust välja tulla, selle asemel et seda teadlikult valida. Tulemuseks on tavaliselt mitme erineva esitlustüübi hübriid, mis ei ole päris ühelegi neist siduv. Struktuur on tehniliselt olemas. Aga see ei tundu vältimatu. See tundub kokkupanduna.
Formaat on esimene, mitte viimane otsus. Enne kui tead, milliseid slaide vajad, pead teadma, millist esitlust lood, mida see saavutada püüab, milliste piirangute all see toimib ja mida su publik ootab. Kõik muu tuleneb sellest.
See juhend hõlmab nelja konteksti, mis moodustavad enamiku professionaalsete esitluste aluseks: esitluste esitlemine ja müük, aruandlus ja teavitamine, ajaliselt piiratud vormingud ning kaug- ja hübriidedastus. Igal neist on oma väljakutsed ja toimivad strateegiad. Teadmine, millises kontekstis sa oled enne esitluste koostamise alustamist, eristab esitlusi, mis tunduvad õiged, nendest, mis tunduvad lihtsalt lõpetatud.
Miks on formaat olulisem kui sisu?
Esitluse sisu ja esitluse vorming ei ole sama probleem. Õige sisu vales vormingus võib niikuinii publiku kaotada. Müügikõnena esitatud andmemahukas kvartaliülevaade loob valesid ootusi ja jätab publiku ebakindlaks, mida nad peaksid sellest kaasa võtma. Uurimisaruande sarnaselt üles ehitatud tooteesitlus matab argumendi metodoloogia taha ja kaotab küsimuse ees ruumi.
Formaat seab ootused. See ütleb publikule, kuidas infot vastu võtta, mida neil sellega teha palutakse ja kui kaua nad peavad kaasatuna püsima. Kui formaat vastab kontekstile, tundub esitlus esimesest slaidist alates sidus. Kui see nii ei ole, tundub midagi valesti, isegi kui publik ei oska nimetada, mis see on.
Vali enne sisu valimist vorming. Sisu üle otsustamine muutub lihtsamaks, kui vorming on selge.
Esitamine ja müük
Olenemata sellest, kas tutvustate potentsiaalsetele klientidele uut toodet või esitlete otsustajatele turundusstrateegiat, on põhiline väljakutse sama: palute inimestel uskuda millessegi, mis pole veel täielikult olemas. Toode pole nende käes. Kampaania pole veel alanud. Tulemused on prognoosid. Teie ülesanne on muuta tulevik piisavalt reaalseks, et nad oleksid valmis sellesse investeerima.
See nõuab teistsugust struktuuri kui aruandlus või selgitamine. Sa ei edasta infot. Sa ehitad üles juhtumit.
Toote presentatsioonid
Alusta probleemist, mitte tootest. Sihtrühm tegeleb probleemidega enne, kui nad tegelevad lahendustega. Üks kuni kaks slaidi, mis toovad esile probleemi, loovad konteksti, mis muudab teie toote pigem vajalikuks kui valikuliseks. Kui alustate funktsioonidega, palute oma sihtrühmal hoolida vastustest küsimustele, mida nad pole veel esitanud.
Seejärel demonstreeri, mitte kirjelda. Näidake toodet töötamas realistlikul kasutusjuhul, mitte funktsioonide loendit läbi käimas. Ilma kontekstita loetletud funktsioonid on unustatavad. Funktsioon, mis lahendab äratuntava probleemi, on meeldejääv. Kui saate käivitada reaalajas demo, tehke seda. Kui mitte, siis lühike video toote kasutamisest teeb rohkem tööd kui ekraanipilt koos viiktekstidega.
Lõpetage tõenditega. Juhtumiuuringud, mõõdikud, iseloomustused või otseülekanne küsimuste ja vastuste voorus, mis toob esile vastuväited enne, kui publik ruumist lahkub. Eesmärk ei ole inimesi tõenditega üle külvata, vaid anda neile piisavalt kindlust, et nad tunneksid end kindlalt selles, mida te neilt palute omaks võtta või heaks kiita. Üks tugev juhtumiuuring on raskem kui viis nõrka.
Turunduspresentatsioonid
Turunduspresentatsioonid teil on konkreetne usaldusväärsuse probleem: te palute otsustajatel rahastada strateegiat, mis põhineb tulemustel, mida pole veel saabunud. Nende esitluste publik on tavaliselt näinud optimistlikke prognoose, mis ei ole täitunud. Nad on enne alustamist skeptilised.
Tooge näiteid võrreldavate algatuste tulemustest. Kui teil on andmeid varasemate kampaaniate, sarnaste tööstusharude või analoogsete turgude kohta, alustage nende numbritega enne oma strateegia esitlemist. Sihtrühm on uue plaani suhtes vastuvõtlikum, kui nad usuvad, et selle esitlejal on usaldusväärset kogemust.
Tunnista riske. Turunduspresentatsioonid, mis esitlevad ainult positiivseid külgi, tunduvad kogenud otsustajatele naiivsetena. Slaid, mis käsitleb, mis võib valesti minna ja kuidas te sellele reageeriksite, loob usaldusväärsust rohkem kui slaid, mis ignoreerib ebaõnnestumise võimalust. See näitab ka, et olete strateegia piisavalt hoolikalt läbi mõelnud, et seda stressitestida.
Seo iga strateegiline valik mõõdetava tulemusega. „Suurendame bränditeadlikkust” ei ole strateegia. „Suurendame bränditud otsingumahtu 20% kuue kuu jooksul, mõõdetuna igal nädalal” on. Otsustajad rahastavad strateegiaid, mida nad saavad hinnata. Ebamäärased eesmärgid ei anna neile midagi, millest kinni hoida, ega midagi, mida heaks kiita.
Aruandlus ja teavitamine
Mitte iga esitlus ei püüa kedagi milleski veenda. Kvartaliülevaated, uurimistulemused, staatuseuuendused, tulemuslikkuse aruanded: neil esitlustel on erinev ülesanne. Publikult ei paluta heakskiitu ega omaksvõttu. Neil palutakse aru saada.
See kõlab lihtsam kui esitlus. Praktikas on sellel oma spetsiifiline ebaõnnestumise viis: publikut üle koormatakse põhjalikkuse nimel infoga ja seejärel imestatakse, miks keegi peamist järeldust ei mäleta.
Aruande esitluse eesmärk ei ole näidata kõike, mida sa tead. See on anda oma publikule selge ja täpne pilt sellest, mis on oluline ja miks. Kõik muu on müra.
Juhtige leidu, mitte metoodikat
Enamik andmeesitlusi on struktureeritud töö tegemise järjekorras: siin on see, mida me mõõtsime, siin on see, kuidas me seda mõõtsime, siin on see, mida me leidsime. See on loogiline esineja vaatenurgast ja tagurpidi publiku vaatenurgast.
Sinu publik ei pea enne aru saama, kuidas sa numbrini jõudsid, aru saama, mida see number tähendab. Esita esmalt oma järeldus. Toeta seda visualiseeringuga. Käsitle metoodikat ainult siis, kui keegi küsib või kui järelduse usaldusväärsus sõltub publiku arusaamast selle loomise viisist.
„Tulu on kolmandiku võrra kasvanud“, millele järgneb diagramm, mis näitab, et see on efektiivsem kui kolm metoodika slaidi, millele järgneb sama diagramm. Arusaam jõuab kohale enne, kui publik on oma tähelepanu pühendanud sellele, kuidas te sinna jõudsite.
Üks ülevaade diagrammi kohta
Kui visualiseeringu nähtavaks muutumise eel on vaja selgitust, on diagramm liiast. Lihtsustage seni, kuni leid on ilmne, ja lisage seejärel oma suuline selgitus kontekstina, mitte dekodeerimisrõngana.
Mitme andmeseeria ühte diagrammi mahutamine on andmete esitamisel kõige levinum viga. See tundub tõhus, kuid tekitab segadust. Kui teil on kolm olulist teavet, kasutage kolme diagrammi. Lisaslaidid on seda väärt.
Kasuta märkusi teadlikult. Nooled, viiktekstid ja esiletõstetud andmepunktid suunavad tähelepanu olulisele. Märkusteta diagramm palub publikul ise vajalik teave leida. Enamik ei leia õiget. Mõned ei leia üldse.
Tõlkige numbrid keelde
Statistikat on esitluses raskem omastada kui slaidil. Väide „Tulu kasvas 34.7%” nõuab publikult peas arvutusi, samal ajal kui sa sind kuulad. Väide „Tulu on kasvanud rohkem kui kolmandiku võrra” jõuab kohale kohe.
Konkreetsed võrdlused ja ümardatud arvud toimivad esitlustes viisil, mis täpsete arvudega harva juhtub. Salvesta täpsed numbrid slaidile, kus inimesed saavad neid lugeda. Kasuta ümardatud versiooni oma kõnes, kus inimesed saavad seda kuulda. Need kaks toimivad koos, mitte ei konkureeri omavahel.
Hoidke struktuur nähtavana
Aruandeanded hõlmavad sageli laia teemat, mistõttu suunamine on olulisem kui üheski teises vormingus. Öelge oma publikule alguses, mida ja mis järjekorras te käsitlete. Andke selged signaalid üleminekutele. Tehke lõpus kokkuvõte enne küsimustele avamist.
Sihtrühm, kes andmemahukas esitluses teema kaotab, küsib harva selgitusi. Nad istuvad vaikselt ja töötlevad esitluse edenedes üha vähem. Nähtav struktuur hoiab selle ära. See hoiab inimesed orienteerituna isegi keerulise sisu korral.
Ajaliselt piiratud esitlused
Igal esitlusel on ajapiirang. Viie- või kümneminutilise formaadiga muutub see, et ajapiirangust saab peamine piirang, mitte üks mitmest. Sa ei kujunda esitlust, mis mahub ajaraami. Sa kujundad esitluse ajaraami enda ümber.
Aja nappuse korral on instinkt rääkida kiiremini. See instinkt on vale. Kiirem rääkimine ei tee esitlust lühemaks. See raskendab selle jälgimist. Õige reageering lühikesele ajalimiidile on sisu vähendamine, mitte esitusviisi tihendamine.
See nõuab teistsugust distsipliini, kui enamik esinejaid on harjunud. Mitte distsipliini kõige tõhusaks käsitlemiseks, vaid distsipliini otsustamiseks, mida üldse mitte käsitleda.
Viieminutilised esitlused
Viis minutit on jõhkralt lühike. Sul on aega ühe põhipunkti, kahe toetava tõendi ja kokkuvõtte jaoks. See ongi kogu esitlus. Kui sa üritad rohkem kui seda mahutada, siis sa ei kavanda viieminutilist esitlust. Sa kavandad pikemat ja loodad, et see mahub ära.
Kirjuta oma põhipunkt enne, kui midagi muud kirjutad. Kõik viieminutilises esitluses on loodud selleks, et seda ühte ideed üles ehitada, toetada või edasi suunata. Kui slaid ei toeta otseselt põhipunkti, lõika see läbi ilma läbirääkimisteta.
Alusta asjaga, mitte kontekstiga. Viies minutis pole ruumi ülesehitusele, mis teenib oma koha järk-järgult. Esita esimese kolmekümne sekundi jooksul oma väide ja seejärel kuluta ülejäänud aeg selle kaitsmisele. Säilita kontekst slaidide jaoks, mitte sissejuhatuseks.
Harjuta täpselt nelja minuti ja kolmekümne sekundini. Viieminutilisest ajavahemikust ülejooksmine on üks nähtavamaid viise, kuidas oma usaldusväärsust publiku silmis õõnestada. See piirang on osa testist. Valmistu lõpuks ette üheks küsimuseks. Tea, milline on kõige tõenäolisem vastuväide või jätk, ja hoia valmis kolmekümnesekundiline vastus, et sa ei tuleks ootamatult ette, kui aeg on juba möödas.
Kümneminutilised esitlused
Kümme minutit on paljude töökohal toimuvate esitluste magus koht. Piisavalt aega tõsiseks vaidluseks. Mitte nii palju aega, et tähelepanust probleemiks saaks. Väljakutse ei ole halastamatu kärpimine, vaid olemasoleva ruumi hea kasutamine, mitte selle täitmine automaatselt.
Hästi struktureeritud kümneminutiline esitlus koosneb umbes viiest kuni seitsmest slaidist. Tiitelslaid, üks slaid, mis selgitab, miks see teie sihtrühmale oluline on, kolm slaidi, mis toovad esile kolm selgelt eristuvat punkti, ja kokkuvõte selge üleskutsega tegutsemisele. See annab teile umbes üheksakümmend sekundit slaidi kohta, mis on piisavalt, et selgitada ilma kiirustamata.
Kolme põhislaidiga lähevad enamiku kümneminutiliste esitluste puhul valesti. Esinejad kasutavad neid sama punkti kolme aspekti, mitte kolme erineva argumendi esitamiseks. Iga põhislaid peaks saama iseseisva väitena esitada. Kui kaks slaidi on mõttekad ainult koos, on need üks slaid, mis vajab redigeerimist, mitte kaks slaidi, mis vajavad teineteist.
Kuluta esimesed üheksakümmend sekundit sellele, miks see teema ruumis viibijatele oluline on, mitte sellele, miks teema üldiselt oluline on. Kümneminutiline esitlus, mis algab publiku juba olemasoleva kontekstiga, raiskab aega, mida publik endale kõige vähem lubada saab. Jõua kohe konkreetse asjakohasuse juurde ja lase ülejäänud esitlusel sealt edasi areneda.
Jäta lõpus üheksakümmend sekundit ühe selge üleskutse või lühikese küsimuse jaoks. Lõpetamine küsimusega „Kas on küsimusi?“ ilma ajata neile vastata on struktuuriline viga, mis juhtub peaaegu igas kümneminutilises esitluses, mida pole hoolikalt planeeritud. Ehita ruum teadlikult sisse, selle asemel, et lõpus avastada, et seda pole olemas.
Kaug- ja hübriidvormingud
Kaugettekannete tegemine eemaldab enamiku tagasiside mehhanismidest, millele esinejad toetuvad, seda ise märkamatagi. Ruumis valitsev energia. Silmside, mis annab märku, et keegi jälgib. Kerge ettepoole kallutamine, mis annab märku siirast huvist. Liigutamine, mis annab märku, et tähelepanu kaob enne, kui see täielikult kaob.
Midagi sellist ei eksisteeri veebinaril ega salvestatud esitlusel. Sa räägid tühjusesse ja järeldad peaaegu mitte millegi põhjal, kas see toimib. See muudab hea esitluse kujundust.
Looge suhtlust sagedamini, kui see vajalikuks tundub
Otseesinemise ruumis suudab hea esineja hoida tähelepanu viisteist kuni kakskümmend minutit osalemismomentide vahel, jälgides ruumi ja kohandades seda. Veebis on see aken lühem ja signaalid selle sulgumise kohta enamasti puuduvad.
Praktiline lahendus on suhtlust sisse viia sagedamini kui päriselus kohtudes. Küsitlus iga kümne kuni kaheteistkümne minuti järel, mitte iga kahekümne minuti järel. Vestlusteema, mis annab inimestele midagi, millele vastata, mitte ei paku passiivset vaatamiskogemust. Küsimuste ja vastuste segment esitluse keskel, mitte täielikult lõppu jäetuna, kust see pikalt vastates katkeb.
Sellised tööriistad nagu AhaSlides muudavad selle lihtsaks. Otseülekande küsitlused, sõnapilved ja anonüümsed küsimused ja vastused saab otse teie esitlusvoogu manustada, nii et üleminek sisult osalemisele tundub pigem tahtlik kui häiriv. Interaktsioon ei asenda head sisu. See hoiab teie publiku sellega piisavalt kaua ühenduses, et seda omastada.
Loo rütm teadlikult
Otseülekannetel on ruumi loomulik rütm. Publiku reaktsioonid, naer, energia muutus, kui midagi hästi tabab. Veebiesitlustel seda pole. Rütm tuleb luua.
Muutke oma tempot teadlikumalt kui päriselus. Oluliste punktide puhul aeglustage tempot, selle asemel et kogu ettekande vältel ühtlast tempot hoida. Andke üleminekutele selgesõnaline märk: „liigume nüüd teise osa juurde“ teeb veebis rohkem tööd kui ruumis, kus publik näeb teid füüsiliselt nihkumas. Muutke oma visuaalset ilmet osade vahel seal, kus saate, näiteks erineva slaiditausta, paigutuse nihkega või millegi muuga, mis annab ekraani jälgivale publikule märku, et midagi on muutunud.
Pea paus kauem, kui tundub mugav. Veebipublik vajab veidi rohkem töötlemisaega kui otsevaatajad, sest nemad haldavad oma keskkonda, märguandeid, ümbritsevat müra ja ekraani vaatamisega kaasnevat kognitiivset koormust, mitte ruumis viibimist. Paus, mis tundub sulle liiga pikk, on neile ilmselt paras.
Valmistu tehniliseks rikkeks
Tehniline probleem otseülekande ruumis on piinlik. Veebinaril on tehniline probleem ootuspärane. Teie publik on kogenud piisavalt ebaõnnestunud videokõnesid, et eeldada, et küsimus on millal, mitte kas. See, kuidas te sellega toime tulete, on olulisem kui see, kas see juhtub.
Testi oma heli, video, slaidide ja internetiühendust enne iga kaugesitlust. Mitte päev varem. Tund enne. Platvormid uuenevad, ühendused muutuvad ja seadmed, mis eile töötasid, ei tööta mõnikord täna.
Olge varuplaan kõige tõenäolisemate tõrgete jaoks. Teadke, mida teete, kui teie slaidid ei laadi, kui heli katkeb või kui platvormil on seansi keskel probleeme. Kasutage publikuga suhtlemiseks teist viisi – vestlussõnumit, varulinki või kaasesinejat, kes saab teie ühenduse taastamise ajal juhtimise üle võtta. Publik annab andeks ühe tehnilise probleemi, kui sellega rahulikult tegeletakse. Nad kaotavad usalduse esinejate vastu, kes tunduvad olevat üllatunud probleemidest, mida oleks saanud ette näha.
Hübriidpresentatsioonid
Hübriidruumid, kus osa inimesi on kohal ja osa ekraanil, on kõige raskemini õigesti paigalseisev formaat. Ruumis viibival publikul ja eemal viibival publikul on põhimõtteliselt erinevad kogemused ning enamik hübriidesitlusi teenib tahtmatult ühte teise arvelt.
Kõige levinum ebaõnnestumine on ruumis viibiva publiku jaoks ruumi kujundamine ja kaugkülastajate kohtlemine vaatlejatena. Nad ei näe selgelt, mis ruumis toimub. Nad ei kuule kõrvalvestlusi. Nad ei suuda energiat lugeda. Nad eemalduvad kiiremini ja täielikumalt kui ükski teine publikutüüp.
Kujunda esmalt kaugpubliku jaoks ja seejärel kontrolli, kas ruumisisene kogemus ikka toimib. Räägi nii kaamerasse kui ka ruumi. Veendu, et slaidid on loetavad ka väikesel ekraanil, mitte ainult suurel. Kasuta interaktiivseid tööriistu, milles mõlemad publikud saavad samaaegselt osaleda. Tunnusta kaugpublikut selgesõnaliselt, selle asemel, et neid teisejärgulisena käsitleda.
Kujunduspõhimõtted, mis kehtivad kõikjal
Esitluste vormingud on erinevad. Kujunduspõhimõtted, mis neid toimima panevad, ei ole erinevad. Need kolm reeglit kehtivad olenemata sellest, kas esitlete oma esitlust investoritele, kvartalitulemusi, peate viieminutilise ettekande või korraldate veebiseminari.
. 10-20-30 reegel
Mitte rohkem kui kümme slaidi. Mitte rohkem kui kakskümmend minutit. Mitte väiksem kui kolmekümnepunktine font. See algselt investoritele mõeldud esitluste jaoks välja töötatud raamistik osutub kasulikuks kõikjal, sest selle kehtestatud piirangud on universaalselt väärtuslikud: vähem slaide sunnib prioriseerimist, kahekümneminutiline piirang sunnib redigeerimist ja suured fondid sunnivad... visuaalne selgus.
Enamik esitlusi rikub kõiki kolme korraga. Neil on liiga palju slaide, need on liiga pikad ja kasutavad nii väikeseid fonte, et kolmandas reas olevad inimesed arvavad sisu üle. 10-20-30 reegel on kõigi kolme harjumuse korrektsioon korraga.
5/5/5 reegel
Mitte rohkem kui viis täpploendit slaidi kohta. Mitte rohkem kui viis sõna täpploendi kohta. Mitte rohkem kui viis järjestikust tekstirohket slaidi reas. Need piirangud toimivad koos, et vältida professionaalsete esitluste kõige levinumat kujundusviga: slaidid, mis asendavad esinejat, selle asemel et teda toetada.
Kui teie slaidid sisaldavad kõike teadmisväärset, siis teie publik loeb neid selle asemel, et teid kuulata. Reegel 5/5/5 hoiab slaidid piisavalt lihtsana, et esineja jääks peamiseks teabeallikaks, mitte jutustajaks, kes ekraanilt ette loeb.
. 7x7 reegel
5/5/5 rangem versioon detailirohkete esitluste jaoks: mitte rohkem kui seitse rida slaidi kohta, mitte rohkem kui seitse sõna rea kohta. Põhimõte on sama, mis kahel teisel reeglil ja sama, mis selle sarja mujal mainitud 7x7 artiklis: minimeerige slaiditeksti nii, et see toetaks teie kõnet, mitte ei asendaks seda. See arv on suunis. Põhimõtte üle ei saa vaielda.
Kõik kolm reeglit eksisteerivad samal põhjusel. Liiga palju tähelepanu pakkuvad slaidid juhivad tähelepanu esinejalt eemale. Parajalt tähelepanu pakkuvad slaidid suunavad seda esinejale. Need reeglid on erinevad viisid sama standardi saavutamiseks.
AhaSlidesiga edasi liikudes
Igal selles juhendis esitatud vormingul on sama algpõhjuse oma versioon: kuidas hoida oma sihtrühma piisavalt kaua kohal ja kaasatuna, et teie sõnum kohale jõuaks. Strateegiad erinevad kontekstist olenevalt, kuid väljakutse on pidev.
Interaktiivsed elemendid käsitlevad seda väljakutset otse, olenemata vormingust. Esitluses palutakse publikul hinnata lahendatava probleemi tõsidust küsitluse abil, mis muudab probleemi isiklikuks enne, kui olete oma lahenduse kohta midagi öelnud. Andmeesitluses toob otseülekanne küsimuste ja vastuste voorus sessiooni keskel esile segaduse enne, kui see süveneb. Viieminutilises ettekandes annab üks sõnapilve küsimus alguses teada, kus teie publik on, enne kui alustate. Kaugseansi puhul asendavad regulaarsed suhtlusmomendid tagasiside mehhanisme, mille vorming eemaldab.
AhaSlides on loodud töötama kõigis neis kontekstides. Küsitlused, viktoriinid, sõnapilved ja küsimuste ja vastuste sessioonid toimuvad teie esitlusvoo sees, mitte selle kõrval, seega tundub osalemine sessiooni osana olenemata vormingust, publiku suurusest või edastuskeskkonnast.
Formaat on konteiner. Ahaslides hoiab inimesi kaasatuna selle sisuga.
Pakke kuni
Enamik esitlusprobleeme on varjatud vormindusvead. Andmeesitlus, mis kõiki segadusse ajas, ei olnud segane mitte sellepärast, et andmed olid halvad. See oli segane seetõttu, et see oli üles ehitatud pigem uurimistöö kui äribriifina. Esitlus, mis kohale ei jõudnud, ei olnud veenev mitte sellepärast, et toode oli nõrk. See oli veenev seetõttu, et see keskendus omadustele, mitte probleemidele.
Vali vorming enne sisu valimist. Sobita struktuur kontekstiga. Rakenda kujunduspõhimõtteid, mis hoiavad slaidid sinu kasuks, mitte kahjuks töötamas.
Tehke need kolm asja ja sisul on suur tõenäosus jõuda just nii, nagu te kavatsesite.
