一份精心设计的议程能够明确目标和预期，让每个人都清楚自己的目的以及会前、会中和会后需要完成的事项。本指南将介绍议程的重要性、撰写有效议程的八个步骤，以及您可以在下次会议中使用的示例（附带模板）。
为什么每次会议都需要议程
会议占用大量工作时间。《哈佛商业评论》的一项研究发现，高管们每周花费近 23 小时在会议上，而 20 世纪 60 年代这一数字还不到 10 小时（Perlow、Hadley 和 Eun，《停止会议狂潮》，2017 年制定日程表可以帮助你更有效地利用时间。它能：
- 明确目的和目标 控制会议节奏，确保讨论不偏离主题。
- 管理好时间和节奏这样一来，无谓的争论就少了。
- 为参与者设定期望 并确保每个决策和行动事项都涵盖在内。
- 促进问责因为每件物品都有一个主人。
这项研究也提出了一个警告：会议研究员史蒂文·罗格尔伯格表示，他的研究表明，制定议程可能会影响会议效率。 就其本身而言，对提高效率并无帮助。而且，领导者往往只是“把不同的日期放在议程首位”，然后重复上周的内容。以下步骤旨在帮助您制定一份专为本次会议设计的议程，而不是照搬上次会议的议程。
编写高效会议议程的 8 个关键步骤
1. 确定会议类型
不同的会议涉及不同的人员、形式和目标，因此请先选择会议类型。
- 项目启动会：项目目标、时间表、预算和预期概述。
- 全体员工会议公司全体会议，分享业绩、目标和计划，建立共同的方向感。
- 市政厅会议员工可以向高层领导提问、了解最新情况并提出反馈意见。
- 战略管理会议高层领导制定长期发展方向。
- 虚拟团队会议：通过视频或聊天进行演示、讨论和互动活动。
- 头脑风暴会议：一场创意会议，人们在会上提出并讨论新想法。
- 一对一会面：用于绩效评估、指导或发展的私人谈话。
2. 明确目的和目标
说明召开会议的原因以及您希望达成的目标。如果您无法确定具体结果，请询问是否可以发送信息代替。罗格尔伯格也提出了同样的观点：有时您可以发送信息，然后利用会议时间进行五分钟的提问（沃顿知识面试).
3. 确定关键主题
列出所有必须讨论的主题，包括需要做出的任何决定。趁着精力最充沛、注意力最集中的时候，把最重要的事项放在首位。
4. 设定时间限制
给每个议题安排一个时间段，给整个会议设定一个结束时间，这样会议就能按计划进行。
5. 确定与会人员及其角色
列出所有参与者以及每个人的职责，例如汇报最新情况、做笔记或计时。
6. 准备材料和辅助文件
收集大家在会议期间需要的物品，并提前分享任何需要阅读的材料。
7. 提前分发议程
将议程发送给所有参会人员，以便大家做好准备。邀请他们在会前添加自己的议题。
8. 根据需要进行审查和修改
会前请检查议程，确保其完整准确，并删减任何不需要与会人员讨论的内容。
会议议程示例和免费模板
以下是三个可供参考的议程模板。议程项目和时间安排应根据会议的需要和目标进行调整。
1. 团队会议议程
日期：
地点：
与会者：
目标： 更新项目进度；回顾当前存在的问题和解决方案。
- 介绍和欢迎（5 分钟）| @WHO
- 上次会议回顾（10 分钟）| @WHO
- 项目更新和进度报告（20 分钟）| @WHO
- 解决问题和决策（20 分钟）| @WHO
- 公开讨论和反馈（20 分钟）| @WHO
- 行动和后续步骤（15分钟）| 世界卫生组织
- 闭幕和下次会议安排（5 分钟）| @WHO
免费月度会议模板
2. 全体员工会议议程
日期：
地点：
与会者：
目的： 分享公司业绩，并介绍新的举措和计划。
- 欢迎和介绍（5 分钟）
- 公司业绩更新（20 分钟）
- 新举措和计划（20分钟）
- 问答环节（30 分钟）
- 员工表彰和奖励（15 分钟）
- 闭幕式和下次会议安排（5 分钟）
3. 项目启动会议议程
日期：
地点：
与会者：
目标： 设定明确的目标和期望；介绍团队成员；讨论挑战和风险。
- 欢迎和介绍（5 分钟）| @WHO
- 项目概述和目标（15 分钟）| @WHO
- 团队成员介绍（5 分钟）| @WHO
- 角色和责任分配（20 分钟）| @WHO
- 时间表和时间表概览（15 分钟）| @WHO
- 项目挑战与风险（20分钟）| 世界卫生组织
- 行动项目和后续步骤（15 分钟）| @WHO
- 闭幕和下次会议安排（5 分钟）| @WHO
更多开球创意尽在我们的计划中 项目启动会议指南.
制定会议议程 AhaSlides
要将议程转化为团队成员可以查看、投票和共同编辑的内容：
- 创建一个帐户。 注册 AhaSlides 或浏览 公共模板库.
- 选择会议议程模板 并点击 获取模板.
添加您的议程项目。 将模板中的列表幻灯片替换为您自己的议程。然后添加一个快速破冰环节、一个投票或一个开放式问题，以便人们从第一张幻灯片就开始参与。
协作与分享。 邀请团队成员编辑演示文稿，然后在会议开始前以链接或二维码的形式分享议程。
关键外卖
- 在列出会议议题之前，请先确定会议类型和明确目标。
- 把最重要的物品放在第一位，并给每件物品设定使用时间和负责人。
- 提前发送议程，并邀请与会者补充内容。
- 每次会议都要制定新的议程。单靠议程并不能保证会议有效。
常见问题
会议议程指的是什么？
议程是会议流程的计划大纲，有时也称为日程安排或议程顺序。它列出了会议议题、时间安排以及每个议题的负责人。
什么是议程制定会议？
议程制定会议旨在计划和决定即将召开的大型会议的议程。
项目会议的议程是什么？
项目会议议程概述了与项目相关的议题、讨论内容和行动事项，例如项目进展、风险和后续步骤。
