8 legfontosabb lépés az értekezlet napirendjének megírásához példákkal és ingyenes sablonokkal

Egy jól kidolgozott napirend világos célokat és elvárásokat határoz meg a megbeszéléssel kapcsolatban, biztosítva, hogy mindenki tudja a célját, és hogy minek kell történnie előtte, alatta és utána. Ez a cikk útmutatást ad a megbeszélés napirendjének fontosságáról, a hatékony napirend elkészítésének lépéseiről, és példákat (sablonokkal) mutat be a következő megbeszélésen való használatra.

• Miért kell minden megbeszéléshez napirend?
• 8 kulcsfontosságú lépés a hatékony értekezleti napirend megírásához
• Példák az ülések napirendjére és ingyenes sablonok
• Állítsa be értekezleti napirendjét az AhaSlides segítségével
• Kulcs elvezetések 

Miért kell minden megbeszéléshez napirend?

Minden értekezletnek napirendre van szüksége annak érdekében, hogy eredményes és hatékony legyen. Az ülés napirendje a következő előnyökkel jár:

• Tisztázza a találkozó célját és céljait, és segít a vita fókuszált és megfelelő szinten tartásában.
• Kezelje a találkozó idejét és ütemét, ügyeljen arra, hogy ne legyenek értelmetlen viták, és takarítson meg annyi időt, amennyit csak lehetséges.
• Tűzz ki elvárásokat a résztvevőkkel szemben, és gondoskodjon arról, hogy minden lényeges információra és műveleti elemre kiterjedjen.
• Elősegíti az elszámoltathatóságot és a szervezettséget, ami hatékonyabb és eredményesebb találkozókhoz vezet.

8 kulcsfontosságú lépés a hatékony értekezleti napirend megírásához

Íme néhány kulcsfontosságú tipp a hatékony értekezleti napirend összeállításához:

1/ Határozza meg a találkozó típusát 

Mivel a különböző típusú találkozók különböző résztvevőket, formátumokat és célokat foglalhatnak magukban, fontos, hogy a helyzetnek megfelelőt válasszuk ki.

• Projektindító találkozó: Egy találkozó, amely áttekintést ad a projektről, annak céljairól, ütemtervéről, költségvetéséről és elvárásairól.
• Teljes körű találkozó: Az egész vállalatra kiterjedő találkozó, amelyre minden alkalmazottat meghívnak. Mindenkit tájékoztatni a vállalat teljesítményéről, céljairól és terveiről, valamint előmozdítani a közös cél és irány érzetét a szervezeten belül.
• Önkormányzati gyűlés: A vállalati városháza ülése, ahol az alkalmazottak kérdéseket tehettek fel, frissítéseket kaphatnak, és visszajelzést adhatnak a felső vezetésnek és más vezetőknek.
• Stratégiai Menedzsment értekezlet: Értekezlet, amelyen a felsővezetők vagy vezetők összegyűlnek, hogy megvitassák és megtervezzék a hosszú távú irányt. 
• Virtuális csapat találkozó: A virtuális csapattalálkozók formátuma tartalmazhat prezentációkat, megbeszéléseket és interaktív tevékenységeket, és lebonyolítható videokonferencia szoftverrel, azonnali üzenetküldéssel vagy más digitális kommunikációs eszközökkel. 
• Ötletbörze: Kreatív és együttműködésen alapuló találkozó, amelyen a résztvevők új ötleteket generálnak és megvitatnak.
• Egy-egy találkozó: Két ember privát találkozója, amelyet gyakran teljesítményértékelésekre, coachingra vagy személyes fejlődésre használnak.

2/ Határozza meg a találkozó célját és céljait

Világosan fogalmazza meg, miért tartják a találkozót, és mit remél Ön vagy csapata.

3/ Határozza meg a legfontosabb témákat 

Sorolja fel a kulcsfontosságú témákat, amelyekkel foglalkozni kell, beleértve az esetleges fontos döntéseket, amelyeket meg kell hozni.

4/ Időkorlát hozzárendelése

Minden témához és az egész értekezlethez szánjon megfelelő időt, hogy biztosítsa az értekezlet ütemezését.

5/ Határozza meg a résztvevőket és szerepeiket

Készítsen listát arról, hogy kik vesznek részt a találkozón, és határozzák meg szerepeiket és felelősségeiket.

6/ Anyagok és igazoló dokumentumok készítése

Gyűjtsön össze minden releváns információt vagy anyagot, amelyre a találkozó során szükség lesz.

7/ A napirendet előre kiosztani

Küldje el az ülés napirendjét minden résztvevőnek, hogy mindenki készen álljon és felkészült.

8/ Szükség szerint felülvizsgálja és módosítja a napirendet

Az ülés előtt tekintse át a napirendet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az teljes és pontos, és végezze el a szükséges módosításokat.

Példák az ülések napirendjére és ingyenes sablonok 

Íme néhány példa az ülések napirendjére, amelyek különböző típusú értekezletekhez használhatók:

1/ Csapattalálkozó napirendje

Találka: 

Bérleti díj: 

résztvevők: 

A csapattalálkozó céljai:

• A projekt végrehajtási folyamatának frissítése
• Az aktuális problémák és megoldások áttekintése

Csapattalálkozó napirendje: 

• Bevezetés és üdvözlés (5 perc) | @WHO
• Az előző ülés áttekintése (10 perc) | @WHO
• Projektfrissítések és előrehaladási jelentések (20 perc) | @WHO
• Problémamegoldás és döntéshozatal (20 perc) | @WHO
• Nyílt vita és visszajelzés (20 perc) | @WHO
• Művelet és következő lépések (15 perc) | @WHO
• A záró és a következő ülés megbeszélése (5 perc) | @WHO

Ingyenes havi találkozó sablon az AhaSlides szolgáltatással

2/ Minden kéz ülésének napirendje

Találka: 

Bérleti díj: 

attvégtagok: 

A találkozó céljai:

• A vállalat teljesítményének frissítése és új kezdeményezések és tervek bevezetése az alkalmazottak számára.

Az ülés napirendje: 

• Köszöntő és bemutatkozás (5 perc)
• Vállalati teljesítményfrissítés (20 perc)
• Új kezdeményezések, tervek bemutatása (20 perc)
• Kérdések és válaszok (30 perc)
• Munkavállalói elismerés és díjak (15 perc)
• Záró és következő megbeszélés (5 perc)

Minden kéz találkozó sablon

3/ A projekt indító ülésének napirendje

Találka: 

Bérleti díj: 

résztvevők:

A találkozó céljai:

• Világos célok és elvárások megfogalmazása a projekttel szemben
• A projektcsapat bemutatása
• A projekt kihívásainak és kockázatainak megvitatása

Az ülés napirendje: 

• Köszöntő és bemutatkozás (5 perc) | @WHO
• A projekt áttekintése és a célok (15 perc) | @WHO
• Csapattagok bemutatkozása (5 perc) | @WHO
• Szerep- és felelősségi feladatok (20 perc) | @WHO
• Menetrend és idővonal áttekintése (15 perc) | @WHO
• A projekt kihívásainak és kockázatainak megvitatása (20 perc) | @WHO
• Akcióelemek és a következő lépések (15 perc) | @WHO
• A záró és a következő ülés megbeszélése (5 perc) | @WHO

Vegye figyelembe, hogy ezek csak példák, a napirendi pontok és a formátum az ülés konkrét igényei és céljai alapján módosítható. 

Állítsa be értekezleti napirendjét az AhaSlides segítségével 

A megbeszélés napirendjének beállításához az AhaSlides szolgáltatással, kövesse az alábbi lépéseket:

• Hozzon létre egy fiókot: Ha még nem tetted, iratkozz fel AhaSlides és hozzon létre egy fiókot. Vagy irány a miénk Nyilvános sablonok könyvtára.

• Válasszon egy megbeszélés napirendi sablont: Számos ülésnapirend-sablonunk van, amelyeket kiindulási pontként használhat. Egyszerűen válassza ki az igényeinek leginkább megfelelőt, és kattintson "Sablon beszerzése".

• A sablon testreszabása: Miután kiválasztotta a sablont, testreszabhatja azt elemek hozzáadásával vagy eltávolításával, a formázás módosításával és a színséma módosításával.

• Adja hozzá napirendi pontjait: Használja a diaszerkesztőt a napirendi pontok hozzáadásához. Hozzáadhat szöveget, pörgettyűt, szavazásokat, képeket, táblázatokat, diagramokat és egyebeket.

• Együttműködés a csapattal: Ha csapattal dolgozik, együttműködhet a napirenden. Egyszerűen hívja meg a csapat tagjait a prezentáció szerkesztésére, és ők változtatásokat hajthatnak végre, megjegyzéseket fűzhetnek hozzá, és módosításokat javasolhatnak.

• Oszd meg a napirendet: Ha készen áll, megoszthatja a napirendet csapatával vagy a résztvevőkkel. Megoszthat linket vagy QR-kóddal.

Az AhaSlides segítségével könnyedén létrehozhat egy professzionális, jól felépített értekezlet-napirendet, amely segít a pályán maradni és elérni a találkozó céljait.

Kulcs elvezetések 

Ha követi ezeket a kulcsfontosságú lépéseket és példákat az AhaSlides-sablonok segítségével, reméljük, sikerül egy jól felépített értekezleti napirendet létrehoznia, amely felkészíti Önt a sikerre.

Gyakran ismételt kérdések