Egy üzleti megbeszélés csak akkor működik, ha a formátuma megfelel a céljának. Egy állapotfrissítéshez hasonló ötletelés megöli az ötleteket, és egy ötleteléshez hasonló döntéshozatali megbeszélés soha nem jut el döntésig. Ez az útmutató bemutatja a legtöbb vállalkozás által tartott 10 típusú megbeszélést, hogy mire szolgálnak, mennyi ideig tartanak, és hogyan lehet őket hasznosan tartani.
A méretarány érdekében Harvard Business Review beszámolók szerint a vezetők hetente közel 23 órát töltenek megbeszéléseken, szemben az 1960-as évek kevesebb mint 10 órájával. A megfelelő típusú megbeszélések kiválasztása és azok jó lebonyolítása sokat visszaad ennek az időnek.
Mi az az üzleti találkozó?
Egy üzleti megbeszélés olyan emberek összejövetele, akik azért jönnek össze, hogy információkat osszanak meg, problémákat oldjanak meg, vagy döntéseket hozzanak a munkával kapcsolatban. Lehet személyes, virtuális vagy hibrid, formális vagy informális, egy napi 10 perces állóvizsga-megbeszéléstől egy egész napos tervezési ülésig. Minden jó megbeszélésen közös cél van: valaminek előre kell lépnie a végére.
Gyors útmutató: milyen típusú megbeszélésre van szüksége?
| Ha szükséged van rá... | Futtass egy... | Tipikus hosszúság |
|---|---|---|
| Tartsa a csapatot összhangban a prioritásokkal | Havi csapatmegbeszélés | 30 - 60 perc |
| Felületi blokkolók gyorsak | Állj fel | Legfeljebb 15 perc |
| A célokhoz viszonyított haladás nyomon követése | Állapotfrissítő értekezlet | 30 perc |
| Javíts meg valamit, ami rosszul sült el | Problémamegoldó találkozó | 45 - 60 perc |
| Jussanak egyetlen egyértelmű döntésre | Döntéshozó ülés | 30 - 60 perc |
| Opciók generálása | Ötletbörze találkozó | 45 - 60 perc |
| Hosszú távú irány meghatározása | Stratégiai vezetői értekezlet | Fél nap vagy több |
| Jól kezdj el egy projektet | Projektindító találkozó | 60 - 90 perc |
| Segíts az embereknek megismerni egymást | Bemutató értekezlet | 30 perc |
| Hagyja, hogy a vezetők válaszoljanak a munkavállalók kérdéseire | Önkormányzati gyűlés | 45 - 60 perc |
A hosszúságok inkább általános kiindulópontok, mint szabályok. Rövidítsd le azokat a megbeszéléseket, amelyek korán érnek véget.
A 10 üzleti találkozótípus
1. Havi csapatmegbeszélések
A havi csapatmegbeszélések egy visszatérő egyeztető megbeszélés, ahol a csapat áttekinti az előrehaladást, kiosztja a következő feladatokat és megállapodik a prioritásokban. Akkor nyeri el a helyét, amikor több a megbeszélnivaló, mint amennyit egy gyors megbeszélésen megengedhet. A szokásos kudarc az, hogy információdömpinggé alakulnak: ha minden megosztott dolog elküldhető lett volna egy e-mailbe, küldd el az e-mailt, és tartsd meg a megbeszélést a blokkoló pontok, a több embert érintő döntések és az irányváltások számára.
Ne keverd össze egy minden kéz találkozása, amely az egész vállalatot összefogja, általában a felső vezetés vezetésével, nem pedig egyetlen csapatként.
2. Állóüléses megbeszélések
A stand-up, más néven napi scrum, egy rövid, kevesebb mint 15 perces napi összejövetel. Atlassian egy gyors körmérkőzésként írja le, ahol mindenki három kérdésre válaszol: mit értem el tegnap, mit fogok csinálni ma, és mi akadályoz. Az időkorlát inkább koordinációs eszközként, mintsem állapotjelentésként működik. Az állóvizsga olyan csapatoknak felel meg, akik nap mint nap egy közös projekten dolgoznak. A szétszórt csapatok számára egy megosztott csatornán írt állóvizsga is elvégezheti ugyanazt a munkát ütemezés nélkül.
3. Állapotfrissítő megbeszélések
Az állapotfrissítések általában hetente történnek, és a konkrét célokhoz képest követik nyomon az előrehaladást. Egy stand-up előadással ellentétben a kérdés az, hogy a projekt a tervek szerint halad-e, hol van előrébb vagy lemaradva, és mit jelent ez a következő mérföldkő szempontjából. Tartsa strukturáltan a jelentést: mindenki ugyanabban a formátumban számoljon be, és minden, ami valódi megbeszélést igényel, külön megbeszélést kap, így egy 30 perces frissítés nem válik egy nem tervezett órává.
4. Problémamegoldó megbeszélések
Ezeket akkor hívják össze, amikor valami rosszul sült el, vagy hamarosan el fog romlani, és egy csoportnak diagnosztizálnia kell a problémát, és meg kell állapodnia a megoldásban. Gyakran nem tervezettek, és több részlegről is bevonhatnak embereket. Koncentrálj a problémára, ne a hibáztatásra, és fejezd be egy elfogadott megoldással, megnevezett felelőssel és határidővel. Küldd el előre a releváns adatokat, hogy mindenki ugyanabból a képből induljon ki, hogy mi is valójában a probléma.
5. Döntéshozó ülések
A döntéshozó ülés célja egyetlen olyan döntés meghozatala, amelyhez több ember közreműködése vagy felhatalmazása szükséges. Hívjon meg mindenkit, akinek az aláírása szükséges, és senki mást. A döntést egyetlen kérdésként írja le, mielőtt beütemezi: az „Át kellene-e helyezni a bevezetést a 3. negyedévről a 4. negyedévre?” kérdés egy döntéshozó ülés, míg a „Mit gondolunk a bevezetési ütemtervről?” kérdés nem az. Utána jegyezze fel a döntést és az indoklást, hogy hónapokkal később ne kelljen újra megnyitni.
6. Ötletelő megbeszélések
Az ötletelési megbeszélések ötleteket generálnak; az értékelésük csak később történik. Amikor mindkettő egyszerre történik, az ítélkezés ösztöne elnyomja az ötleteket, és egy rövid lista marad a biztonságos javaslatokról. Az első részt töltsd ötletek megfogalmazásával megjegyzések nélkül, a második részt pedig csoportosítással és rangsorolással. Egy élő szó felhő vagy a nyitott dia lehetővé teszi a csendesebb emberek számára, hogy mindenki mással egy időben szólaljanak fel, ahelyett, hogy megvárnák, amíg szünetet tart a beszélgetésben.
7. Stratégiai vezetői megbeszélések
A stratégiai megbeszéléseken a felsővezetők áttekintik a hosszú távú irányokat, értékelik a teljesítményt a stratégiai célokhoz képest, és meghatározzák a következő negyedév vagy év prioritásait. Ezek jellemzően negyedéves vagy éves megbeszélések, és komoly felkészülést igényelnek: legalább 48 órával előre osszanak meg előzetes olvasmányokat, hogy a megbeszélés ne legyen felületes. Az eredménynek a prioritások és döntések egyértelmű listájának kell lennie, nem pedig a „továbbra is feltárandó” dolgok listájának. További részleteket talál az útmutatónkban. stratégiai vezetői értekezlet.
8. Projektindító megbeszélések
A projekt indulási értekezlet a projekt hivatalos kezdetét jelzi. Összehozza a projektvezetőt, a csapatot és az érdekelt feleket, hogy megvitassák, mit kell elérnie a projektnek, ki miért felelős, hogyan fog kommunikálni a csapat, és mit jelent a siker. Ez a legolcsóbb pillanat a feltételezések és kockázatok felszínre hozására is, mielőtt a munka lendületet vett volna az egyik irányba.
9. Bevezető találkozók
An bemutatkozó értekezlet Ez akkor történik, amikor valaki csatlakozik egy csapathoz, amikor két csoport elkezd együtt dolgozni, vagy amikor valaki új szerepkörbe lép. A cél a kapcsolatépítés: a háttér, a munkastílusok és az elvárások. A nyílt beszélgetések hajlamosak kudarcba fulladni, ezért adj az embereknek valami konkrétat, amiről beszélgetni lehet, például egy rövid kérdést vagy egy kis közös feladatot.
10. Városházi ülések
A Önkormányzati gyűlés egy tervezett, vállalatszintű vagy részlegszintű megbeszélés, amelyen a vezetők megosztják a legfrissebb információkat és válaszolnak az alkalmazottak kérdéseire. Wikipedia megjegyzi, hogy a formátum a 17. századi új-angliai városi gyűlés mintájára készült, de a városháza résztvevői nem szavaznak kötelező érvényű döntésekről. Az érték az átláthatóság és a kétirányú kommunikáció, és ez attól függ, hogy a kérdések és válaszok valódiak-e. Az előre átvilágított, softball kérdések értelmetlenek, ezért biztosítsanak névtelen lehetőséget az alkalmazottaknak a kérdések benyújtására az ülés előtt és alatt.
Hogyan vezessünk le jól bármilyen típusú megbeszélést
A formátum mind a 10 típusban változik, de a szokások, amelyek miatt érdemes részt venni egy megbeszélésen, ugyanazok maradnak.
- A szervezés előtt határozd meg a célt. Meg tudja mondani, hogy milyen döntés fog születni, milyen információkat fognak megosztani, vagy milyen problémát fognak megoldani? Ha nem, akkor valószínűleg még nincs szükség a találkozóra.
- Ossz meg egy napirendet. A ülés napirendje A téma a helyes mederben tartja a beszélgetést, és lehetővé teszi a felkészülést. Elég egy témalista idővel megjelölve.
- Hívd meg a megfelelő embereket. Vond be azokat, akiknek a véleményére vagy felhatalmazására szükség van, és küldd el mindenkinek a jegyzeteket.
- Adj minden témának egy bizonyos időt. A bonyolultabb feladatokra szánj több időt, tartsd magad az ütemtervhez, és minden egy óránál hosszabb időszakban iktass be egy rövid szünetet.
- Legyen interaktív. Egy olyan megbeszélésen, ahol egy ember beszél, és mindenki más hallgat, a résztvevők gyorsan elveszítik a figyelmet. közvélemény-kutatások, a gyors kérdések és válaszok, valamint a nyitott kérdések arra ösztönzik az embereket, hogy részt vegyenek. Az ingyenes AhaSlides A csomag akár 50 résztvevőt is támogat, ami a legtöbb csapatmegbeszélést lefedi.
- Döntések rögzítése és nyomon követése. A jegyzőkönyveknek csak a meghozott döntéseket, a kijelölt feladatokat, az egyes feladatokért felelősöket és a határidőt kell rögzíteniük. Küldd el őket 24 órán belül, majd kérj visszajelzést, hogy a következő megbeszélés még jobb legyen.
Gyakori hibák elkerülése érdekében
- Rossz típust használ a célhoz. Döntsd el, milyen kimenetre van szükséged, majd válaszd ki a formátumot, amely előállítja azt.
- Túl sok ember meghívása. A nagy termek lelassítják a döntéseket, és csökkentik az egyes személyek bevonódását.
- A követés kihagyása. Egy írásba nem foglalt döntés ugyanolyan hatással bír, mintha nem lett volna döntés.
- Az ismétlődő megbeszélések automatikus futtatása. Néhány havonta kérdezd meg, hogy a találkozó továbbra is megfelel-e eredeti céljának. Ha nem, mondd le, vagy változtasd meg a formátumot.
Gyakran Ismételt Kérdések
Miért fontosak az üzleti megbeszélések?
A megbeszélések lehetővé teszik az információk, az ötletek és a visszajelzések áramlását a szervezeten belül, és ezek a leggyorsabb helyszínek arra, hogy az embereket egy döntéshozatalhoz összehangolják.
Milyen találkozókat kell tartania egy vállalkozásnak?
A legtöbb vállalkozás vegyesen szervez megbeszéléseket teljes körűen, vezetői értekezleteket, csapatmegbeszéléseket, projektmegbeszéléseket és egyéni megbeszéléseket, valamint funkcióspecifikus üléseket, például értékesítési, marketing, pénzügyi és felvételi áttekintőket, képzési üléseket és ügyféltalálkozókat. Kezdje a fenti 10 típussal, és csak ott adjon hozzá továbbiakat, ahol egyértelmű cél indokolja.
Milyen hosszúnak kell lennie egy üzleti megbeszélésnek?
Olyan rövid, amennyire a cél megengedi. Az állóvizsga-megbeszéléseknek 15 percnél rövidebbeknek, a státuszfrissítéseknek és a döntéshozatalnak körülbelül 30 percnek kell lenniük, és csak a stratégiai vagy tervezési megbeszélések tarthatnak fél napnál tovább.
Mi a különbség egy állóvizsga-megbeszélés és egy állapotfrissítő megbeszélés között?
A stand-up egy napi, nagyon rövid konzultáció az egyes feladatokról és a blokkoló pontokról. Általában hetente történik egy állapotfrissítés, amely azt vizsgálja, hogy egy egész projekt a céljainak megfelelően halad-e.
