ビジネスにおける10種類の会議とベストプラクティス

ビジネスミーティングは、その形式が目的に合致している場合にのみ効果を発揮します。進捗報告のような形式で行われるブレインストーミングはアイデアを潰し、ブレインストーミングのような形式で行われる意思決定会議は決して決定に至りません。このガイドでは、多くの企業が実施している10種類のミーティングについて、それぞれの目的、所要時間、そして効果的なミーティングにするための方法を解説します。

スケールとして、 ハーバード·ビジネス·レビュー 経営幹部が会議に費やす時間は週に約23時間にも上り、1960年代の10時間未満から大幅に増加しているという報告がある。適切な会議形式を選び、それをうまく運営することで、その時間を大幅に節約できる。

ビジネスミーティングとは何ですか？

ビジネスミーティングとは、情報共有、問題解決、業務に関する意思決定を行うために人々が集まる場です。対面、オンライン、ハイブリッドなど形式も様々で、10分間の毎日のスタンドアップミーティングから1日かけて行う計画会議​​まで、形式も非公式なものまであります。優れたビジネスミーティングに共通するのは、目的意識です。つまり、ミーティングの最後には何らかの成果が生まれるべきだということです。

クイックガイド：どのタイプの会議が必要ですか？

会議の長さはあくまで目安であり、厳密なルールではありません。予定より早く終わった会議は、時間を短縮しましょう。

ビジネスにおける10種類の会議

1. 月例チームミーティング

月例チームミーティングは、チームが進捗状況を確認し、今後の作業を割り当て、優先順位を決定するための定期的な会合です。簡単なスタンドアップミーティングでは伝えきれない内容がある場合に有効です。よくある失敗は、ミーティングを情報伝達の場にしてしまうことです。共有する内容がすべてメールで済む場合は、メールで済ませ、ミーティングは障害、複数の人に影響を与える決定事項、方向転換などに限定しましょう。

と混同しないでください 全員参加の会議これは、単一のチームではなく、通常は上級幹部が主導し、会社全体を一つにまとめるものです。

2. 立ちながらのミーティング

スタンドアップミーティング（デイリースクラムとも呼ばれる）は、15分以内で行われる短い毎日のミーティングである。 アトラシアン これは、各参加者が「昨日達成したこと」「今日やること」「何が妨げになっているか」という3つの質問に答える、手短なラウンドロビン形式のミーティングだと説明されています。時間制限があるため、ステータスレポートではなく、調整ツールとして機能します。スタンドアップミーティングは、共有プロジェクトに日々取り組むチームに適しています。分散チームの場合は、共有チャネルに書面によるスタンドアップミーティングを投稿することで、スケジュール調整なしで同じ効果が得られます。

3. 状況報告会議

進捗状況の報告は通常週1回行われ、特定の目標に対する進捗状況を追跡します。スタンドアップミーティングとは異なり、プロジェクトが順調に進んでいるか、どこが先行しているか遅れているか、そしてそれが次のマイルストーンにどのような影響を与えるかが問われます。報告は構造化して行いましょう。全員が同じ形式で報告し、本格的な議論が必要な事項は別途会議を開くことで、30分の報告が予定外の1時間にならないようにします。

4. 問題解決のための会議

これは、何らかの問題が発生した、または発生しそうな場合に、グループで原因究明と解決策の合意を行うために開催されます。多くの場合、計画外に開催され、複数の部署から人が参加することもあります。責任の所在ではなく、問題そのものに焦点を当て、合意された解決策、担当者、期限を設定して終了しましょう。全員が問題の実態を共通認識として把握できるよう、関連データを事前に送付してください。

5. 意思決定会議

意思決定会議は、複数の人からの意見や承認を必要とする一つの決定を下すために開催されます。承認が必要な人全員を招待し、それ以外の人は招待しないでください。会議をスケジュールする前に、決定事項を一つの質問として書き出してください。「発売を第3四半期から第4四半期に延期すべきか？」は意思決定会議ですが、「発売スケジュールについてどう思いますか？」はそうではありません。会議後には、決定事項とその理由を記録しておき、数か月後に再び議論されることのないようにしてください。

6. ブレーンストーミング会議

ブレインストーミング会議はアイデアを生み出すためのものであり、評価は後で行うものです。両方を同時に行うと、判断しようとする本能がアイデアを抑制し、無難な提案の短いリストしか残らないことになります。最初の段階では、コメントせずにアイデアを出し、2番目の段階でそれらをグループ化してランク付けしましょう。 単語の雲 あるいは、自由形式のスライドを使うことで、普段あまり発言しない人も、会話の途切れを待つことなく、他の人と同じタイミングで発言できるようになる。

7. 戦略経営会議

戦略会議は、上級リーダーが長期的な方向性を検討し、戦略目標に対するパフォーマンスを評価し、次の四半期または年の優先事項を設定する場です。通常、四半期ごとまたは年ごとに開催され、十分な準備が必要です。議論が表面的なものにならないよう、少なくとも48時間前には事前資料を共有してください。成果物は、優先事項と決定事項の明確なリストであるべきであり、「さらに検討すべき事項」のリストであってはなりません。詳細については、ガイドを参照してください。 経営戦略会議.

8. プロジェクト開始会議

A プロジェクトキックオフミーティング これはプロジェクトの正式な開始を告げるものです。プロジェクトマネージャー、チーム、そして関係者が一堂に会し、プロジェクトが達成すべき目標、各担当者の責任、チーム間のコミュニケーション方法、そして成功の定義について話し合います。また、作業が一方向に勢いを増す前に、前提条件やリスクを明らかにする最も費用対効果の高い機会でもあります。

9. オリエンテーションミーティング

An 紹介会 チームに誰かが加わるとき、2つのグループが一緒に働き始めるとき、または誰かが新しい役割に就くときに起こります。目的は、お互いの経歴、働き方、期待などを共有し、関係性を築くことです。漠然とした会話はすぐに立ち消えになりがちなので、短い質問や小さな共同作業など、具体的な話題を与えて話を進めましょう。

10. タウンホールミーティング

A 会館、学習センター等でのミーティング、会合、食事会、意見交換会、慈善活動等 これは、リーダーが最新情報を共有し、従業員からの質問に答える、会社全体または部門全体を対象とした計画的なセッションです。 Wikipedia この形式は17世紀に遡るニューイングランドのタウンミーティングをモデルにしているが、タウンミーティングの参加者は拘束力のある決定に投票するわけではないと指摘されている。その価値は透明性と双方向コミュニケーションにあり、それは質疑応答が真摯なものであることに依存する。事前に選別された当たり障りのない質問では目的が損なわれるため、従業員がセッション前とセッション中に匿名で質問を提出できる方法を提供する必要がある。

あらゆる種類の会議をうまく​​運営する方法

10種類の会議タイプによって形式は異なるが、会議に参加する価値のあるものにするための習慣は変わらない。

1. スケジュールを立てる前に、目的を明確にしましょう。 どのような決定が下されるのか、どのような情報が共有されるのか、どのような問題が解決されるのか、具体的に説明できますか？もし説明できないのであれば、おそらく現時点ではその会議は必要ないでしょう。
2. 議題を共有する。 A 会議の議題 議論を脱線させずに進め、参加者が準備できるようにする。各トピックに割り当てられた時間を示したリストがあれば十分だ。
3. 適切な人材を招待しましょう。 意見や権限が必要な人にはメモを含め、それ以外の人にはメモを送付してください。
4. それぞれのトピックに十分な時間をかけましょう。 複雑な作業には長めの時間を確保し、スケジュールを厳守し、1時間を超える作業には短い休憩を挟む。
5. インタラクティブにします。 一人が話して他の人が聞いているだけの会議は、すぐに集中力が途切れてしまう。 世論調査簡単な質疑応答と自由回答形式の質問で、参加者の関心を引きつけます。 AhaSlides このプランは最大50名まで参加可能で、ほとんどのチームミーティングに対応できます。
6. 決定事項を記録し、フォローアップを行う。 議事録には、決定事項、割り当てられたタスク、それぞれの担当者と期限のみを記載すれば十分です。24時間以内に送付し、次回の会議の改善のためにフィードバックを求めましょう。

よくある間違いは避けるために

• 目的に対して不適切なタイプを使用している。 必要な出力内容を決定し、次にその出力形式を選択します。
• 招待する人数が多すぎる。 広い部屋では意思決定が遅くなり、一人ひとりの関与度も低下する。
• フォローアップは省略します。 書面に残されていない決定は、決定がないのと同じ効果を持つ。
• 定期的な会議を自動操縦で運営する。 数か月ごとに、その会議が本来の目的を果たしているかどうかを自問自答してください。そうでない場合は、会議を中止するか、形式を変更してください。

よくある質問

ビジネスにおいて会議が重要なのはなぜですか?

会議は、組織内で情報、アイデア、フィードバックが上下に行き渡る場であり、意思決定に関して人々の意見を一致させる最も迅速な方法である。

企業はどのような会議を開催すべきでしょうか?

ほとんどの企業では、全体会議、リーダーシップ会議、チーム会議、プロジェクト会議、1対1の面談に加え、営業、マーケティング、財務、採用レビューなどの機能別セッション、研修、顧客会議など、さまざまな形式の会議を実施しています。まずは上記の10種類の会議から始め、明確な目的がある場合にのみ他の会議を追加してください。

ビジネスミーティングはどのくらいの時間行うべきでしょうか？

目的が許す限り短時間で済ませる。スタンドアップミーティングは15分以内、状況報告と意思決定は30分程度、戦略会議や計画会議のみ半日以上を費やすべきである。

スタンドアップミーティングとステータスアップデートミーティングの違いは何ですか？

スタンドアップミーティングは、個々のタスクと課題について毎日行う非常に短い確認作業です。ステータスアップデートは通常週に一度行われ、プロジェクト全体が目標に対して順調に進んでいるかどうかを確認します。