Әрқашан белгіленген мерзімге сәйкес келетін ең жақсы схемалар

Бизнесте мерзімдерді өткізіп жіберуге тыйым салынады. Белгіленген мерзімдерді орындау тиімді және өнімді жұмыс процесін қолдау және жұмыс берушілермен және клиенттермен қарым-қатынасты сақтау үшін маңызды. Сонымен, мерзімдерді қалай оңай және тиімді орындауға болады? Мерзімді басқару - бұл өнер. Бұл уақытты басқару дағдылары туралы ғана емес, сонымен қатар көшбасшылық және басқа да қасиеттермен байланысты. Жоғары сапалы нәтижелермен белгіленген мерзімдерді қатаң сақтауға көмектесетін 14 дәлелденген жолды қарастырайық.

*Белгіленген мерзімге жету қиын ба? - Сурет: бүгін АҚШ*

Кеңестер AhaSlides

Мерзімдерді сақтау неге маңызды?

Мерзімдердің маңызды болуының бірнеше себептері бар және біз белгіленген мерзімге сәйкес келуіміз керек.

Жұмысыңызды аяқтағаныңызға көз жеткізіңіз: Көптеген адамдар мүмкіндігінше кейінге қалдыруға бейім. Шынымды айтсам, белгіленген мерзімдер бізді шектеулі уақыт ішінде көбірек істеуге итермелейді. Егер сізде нақты мақсат және жеделдік сезімі бар екеніне көз жеткізудің бірінші жолы сізді дереу әрекет етуге итермелеуі мүмкін болса, белгіленген мерзімге міндеттеме алу.
Құрмет пен сенімге ие болыңыз: жиі өткізіп алған мерзімдер адам мен олар жұмыс істейтін компания туралы теріс имиджді қалдырады. Ұзақ мерзімді перспективада ешкім жұмыс істеуді және жұмыс істеуді қаламайды, өйткені олар жұмыс өнімділігі мен командалардың жетістіктеріне, фирмалар мен клиенттер арасындағы қарым-қатынасқа әсер етеді.
Жағымсыз салдардан аулақ болыңыз: Көптеген салалар қатаң мерзімдерді басқаруды талап етеді, өйткені оларды орындамау сізді заңды бұзады және қаржылық айыппұлдарға әкелуі мүмкін.
Мәселелерді ертерек анықтаңыз: тапсырмаларды белгіленген мерзімге дейін аяқтаған кезде, сізде қайта тексеруге көбірек уақыт болады, бұл жұмыс сапасын жақсартады және менеджерлеріңіздің мойындауына ие болады.

Мерзімдерді орындаудың 14 тиімді жолы

Белгіленген мерзімде қалуға көмектесу үшін мына пайдалы кеңестерді орындаңыз:

Мерзіміңізді біліңіз

Белгіленген мерзімге қол жеткізгіңіз келсе, бірінші орындалатын нәрсе - жұмысты белгіленген мерзімде аяқтау үшін қойылатын талаптарды, қанша күн қалды, олар сіздің жұмысыңызды уақытында аяқтауға жеткілікті ме, қанша адам аяқтау керек екенін түсіну. тапсырмалар және т.б. Егер жобалардың нақты аяқталу мерзімі болмаса, дереу сұраудан тартынбаңыз.

Нақты мерзім туралы келіссөздер жүргізіңіз

Белгісіздік – өнімділіктің жауы. Менеджер ретінде қызметкерлеріңізге беретін мерзімдеріңізді анық білу өте маңызды. Қызметкерлерге қатысты, егер сіз соңғы мерзімнің қолайсыз екенін тапсаңыз, жұмыс берушілеріңізбен келіссөздер жүргізуге немесе ашық сөйлесуге тырысыңыз. Тым тығыз мерзім немесе шамадан тыс жүктеме сапасыз жұмыс пен өнімділікке әкелуі мүмкін.

Ешқашан міндеттемеңіз

Белгілі бір уақыт аралығында не істеуге болатыны туралы шынайы болыңыз. Артық міндеттеме күйзеліске, сапаның бұзылуына және мерзімін өткізіп алуға әкелуі мүмкін. Қол жеткізуге болатын мақсаттарды қою сау жұмыс қарқынын қамтамасыз етеді, стрессті азайтады және тұрақты жоғары сапалы нәтижелерге ықпал етеді.

Тапсырмаларға басымдық беріңіз

Бірнеше тапсырманы бір уақытта орындау қажет болған мерзімге жету үшін шұғыл және маңыздылығына негізделген тапсырмаларды анықтаудан бастаңыз. Басымдылық маңызды элементтердің бірінші кезекте шешілуін қамтамасыз етеді, бұл негізгі құрамдастарды елемеу қаупін азайтады. Бұл тәсіл бүкіл жобада стратегиялық фокусты сақтауға көмектеседі.

Тапсырма тәуелділіктерін анықтау

Тапсырмалар арасындағы өзара тәуелділікті мойындау да маңызды. Жобада кейбір тапсырмаларды басқасына көшу алдында орындау қажет, ал кейбіреулерін дербес орындауға болады. Логикалық және тиімді жұмыс процесін жасауға көмектесу үшін әрбір тапсырманың басқалармен қалай байланысатынын түсіну менеджердің рөлі болып табылады. Тәуелді тапсырмаларды дәйекті түрде шешу кедергілердің алдын алады және біркелкі прогресске ықпал етеді.

Бақылау тізімін жасаңыз

Әрекет жасамас бұрын бақылау парағын жасау көптеген артықшылықтар әкелуі мүмкін. Тексеру парағы ұйымдасқан және мақсатқа жетуге, үлгеріміңізді және қайтарылған әрекеттерді бақылауға арналған құнды құрал болып табылады. Таңертең немесе күннің соңында бақылау парағын жасауға болады.

*Мерзімдерді орындау бойынша кеңестер - Сурет: Түсінік*

Кез келген алаңдататын нәрселерді тастаңыз

Белгіленген мерзімге жетудің ең тиімді кеңестерінің бірі - тұрақты электрондық пошта хабарландырулары, әлеуметтік медиа ескертулері және қажетсіз кездесулер сияқты үзіліссіз элементтерсіз мүмкіндігінше назар аудару. Қысқа үзілістерден кейін қысқа үзілістерден тұратын қарқынды жұмысты орындау немесе қажетсіз алаңдаушылықсыз жұмыс кеңістігін қайта реттеу үшін Помодоро эффекті уақытын пайдалануды қарастыруға болады.

Уақытыңызды бюджеттеңіз

Мұқият жоспарсыз бәрі дұрыс емес болуы мүмкін. Жобаның басталуынан бастап уақытыңызды мұқият жоспарлауға тырысыңыз. Кешенді уақыт бюджетін әзірлеу бүкіл жобаны басқарылатын тапсырмаларға бөлуді, әрқайсысына қажетті уақытты бағалауды және ресурстарды орынды бөлуді қамтиды.

Буфер уақытын қосыңыз

«Командалардың тек 37% -ы жобаларды уақытында аяқтайды, көбінесе емес».Сонымен, әрқашан белгіленген мерзімге сай болуыңызды қамтамасыз етудің тағы бір тамаша тәсілі буферлік уақытты қосу болып табылады, бұл әрбір тапсырма үшін болжанған ұзақтықтан қосымша уақытты бөлуді білдіреді. Буферлік уақыт жобаның соңғы мерзіміне қауіп төндірмей, өзгермелі жағдайларға бейімделу икемділігін қамтамасыз етеді. Ол келесі тапсырмалардағы кідірістердің домино эффектісін жасамай реттеуге мүмкіндік береді.

Мотивацияларды іздеңіз

Материалдық немесе материалдық емес сыйақылар сияқты мотивациялар сізді белгіленген мерзімге жетуге ынталандыруға көмектеседі. Сіздің құмарлықтарыңыз бен мүдделеріңізге сәйкес келетін жобаның аспектілерін анықтаңыз. Жұмыста өзіңізге ұнайтын нәрсеге назар аудару ынта мен жігерді қайта жандандыруы мүмкін. Мүмкін болса, қиындықтарды әлеует пен қабілеттеріңізді ашуға болатын оқу тәжірибесі ретінде қарастырыңыз.

Алдымен өз күштеріңізге қарай ойнаңыз

Жоспар жасағанда немесе тапсырмаларға басымдық бергенде, дағдыларыңыз бен тәжірибеңізге сәйкес келетін тапсырмаларды анықтаңыз. Бастапқыда сіз жақсы болатын тапсырмаларды шешу сенімділікті арттырады, серпін береді және жобаның қалған бөлігіне оң реңк береді. Күшті жақтары көрсетілгендіктен, сізге қиын аспектілерге ауыртпалық емес, жетістік сезімімен жақындау оңайырақ болады.

Ең өнімді кезде жұмыс істеңіз

Миыңыз сергек және қуаттанған кезде сіз өнімдірек жұмыс жасайсыз деу рас. Әртүрлі адамдар үшін өнімділіктің шыңы әртүрлі. Таңертеңгілік адам болсаңыз да, түстен кейін тиімдірек болса да, жұмысыңызды биологиялық сағатпен теңестіру тиімділікті арттырып, тапсырмалардың оңтайлы фокус пен қуатпен орындалуын қамтамасыз етеді.

Левередж құралдары

Құралдарды пайдалану мүмкіндігін ешқашан жіберіп алмаңыз. Мысалы, жұмыс үрдісіңізде қайталанатын тапсырмаларды анықтаңыз және осы процестерді оңтайландыру үшін автоматтандыру құралдарын іздеңіз. Кейбір тапсырмаларды ақысыз құралдардың қолдауымен құны мен уақытын үнемдеу арқылы орындауға болады. Мысалы, сияқты онлайн презентация құралдарын пайдалану AhaSlides тартымды және интерактивті слайдтарды, кездесулерді, мұзжарғыштарды және оқиғаларды әзірлеуге көмектесу.

Көмек сұрау

Белгіленген мерзімдерді тиімді орындау үшін әріптестеріңізден және тәжірибелі мамандардан көмек сұраудан тартынбаңыз. Көмек сұрау – қиындықтарды жеңудің, жұмыс жүктемесін басқарудың және жобаның сәттілігін қамтамасыз етудің стратегиялық және белсенді жолы. Көмек сұраған кезде сізге қажет нақты көмек туралы нақты хабарлау керек екенін ескеріңіз. Адамның тапсырманың немесе қиындықтың сипатын түсінуіне көз жеткізу үшін мәтінмәнді, мәліметтерді және кез келген сәйкес ақпаратты қамтамасыз етіңіз.

*Мерзімдерді орындау үшін ынтымақтастық - Сурет: Shutterstock*

Негізгі тағамдар

💡Егер сіз келесі іс-шараға соңғы минутта дайындалып жатсаңыз немесе соңғы мерзім жақындап қалса, көріңіз AhaSlides. Бұл интерактивті презентация құралы есте қаларлық виртуалды мұзжарғыштарды, ми шабуылдарын, викториналарды және т.б. құрастыруға көмектесетін тамаша құралдар жинағы.

Жиі қойылатын сұрақтар

Мерзімдерді орындауға қабілетіңізді қалай көрсетесіз?

Мерзімдерді орындау мүмкіндігін бірнеше негізгі атрибуттар мен мінез-құлықтар арқылы сипаттауға болады, мысалы, олардың өзектілігіне және жобаның жалпы мақсаттарына әсер етуіне негізделген тапсырмаларды ажырату, жұмыс пен өмірдің салауатты теңгерімін сақтау, егжей-тегжейге мұқият назар аудару, бейімделу және проблемаларды шешу. шешу және т.б.

Мерзімдермен қалай жақсы жұмыс істей аламын?

Помодоро эффектінің таймерін пайдаланыңыз
Идеал жұмыс кеңістігін жасаңыз
Басқарылатын істер тізімін жоспарлаңыз және оны ұстаныңыз
Көп тапсырмадан аулақ болыңыз
Күрделі тапсырмаларды кейінірек қалдырыңыз
Алаңдаушылықты жою

Жауаптарды орындаудың қысқа мерзімдерін қалай шешесіз?

Кездесулер кезінде сұрақ-жауап сессияларын өткізу әдеттегі әрекет болып табылады және олардың көпшілігі қатаң мерзімдермен, әр сұраққа жұмсалатын уақытпен, сұрақтар жинау уақытымен және т.б. Сонымен, онлайн сұрақ-жауап құралдарын пайдалану сияқты AhaSlidesбұл процесті жеңілдетуге және жиналыстарыңыздың жалпы тиімділігін арттыруға көмектеседі. Қатысушылар сұрақтарын тікелей платформа арқылы жібере алады, бұл физикалық сұрақ карталарын немесе қолды көтеру қажеттілігін болдырмайды. Бұл уақытты үнемдеп қана қоймайды, сонымен қатар әрбір қатысушының үлес қосуға тең мүмкіндігін қамтамасыз етеді, инклюзивті және бірлескен ортаны қалыптастырады.

Сілтеме: шынында | Mindtools